Conceito
Para gerar os pedidos de compra é preciso seguir o processo de cotação, onde o usuário terá acesso as informações de preço, prazo dos fornecedores que possuem vínculos com o estabelecimento.
O EMSys possui todo processo que o cliente precisa para planejar o seu estoque, neste documento vamos falar dos seguintes pontos:
- Selecionar os Itens que possui a parametrização necessária.
- Pode gerar o relatório antes para analisar a quantidade que os itens tem no estoque.
- Gerar o arquivo de cotação.
- Encaminhar para o(s) fornecedor(es)
- Importar o arquivo com as informações de preço e prazo encaminhado pelos fornecedores.
- Analisar qual a melhor opção e gerar o Pedido de compras.
Configuração dos Itens
Acesse o link clicando na opção abaixo, para identificar quais são as principais informações para o preenchimento no cadastro dos itens.
Planejamento de Compra
O planejamento de compras é essencial para definir um calendário para as cotações. Isso ajuda a evitar que os processos sejam iniciados fora dos prazos e possam comprometer a qualidade das compras, sem uma programação adequada, se houver atrasos, pode ser necessário pular etapas, por exemplo.
Além disso, é crucial pensar nos pagamentos. Isso ajuda a evitar sobrecarga de compromissos na mesma data. Então, o controle de pagamentos das compras realizadas deve ser mantido organizado. O ideal é que isso seja feito com um software especializado — assim, há menos chances de erros ou necessidade de retrabalho.
Gerar o Pedido de Compra
Para gerar o pedido acesse o menu Planejamento de Compra (Gerencial → estoque → Planejamento de compra → Planejamento de Compra)
Faça o preenchimento dos campos e selecione corretamente as informações para iniciar o planejamento e gerar os relatórios.
- Selecione a(s) Empresa(s).
- Selecione o(s) Almoxarifado(s).
- Selecione os filtros correspondente a movimentação que será realizada, selecione a Família de compras, o Item, a Marca, Categoria, Sub-Categoria ou selecione a Opção |Selecionar Sub-Categoria|, Fornecedor, Selecione a melhor condição de pagamento para os fornecedores e o tipo de planejamento. Faça o preenchimento destas informações, algumas opções são obrigatórias porém quanto mais campos forem preenchidos melhor será o entendimento e propostas do fornecedor sobre o planejamento.
- Selecione a opção de demanda que melhor se enquadra no planejamento que será gerado.
- Clique em Gerar Cotação.
Após finalizar com os preenchimentos das informações na tela, é possível gerar o pedido de compra através da cotação.
Criticar Quantidade de Compra
A cotação de preços é uma pesquisa feita pelo comprador, que antecede a compra. Ela ajuda na tomada de decisão sobre determinado produto ou serviço. Através dela o cliente pode ter acesso as informações importantes como valores, condições de pagamento e prazos.
Ao clicar em Gerar Cotação será apresentado uma outra tela, onde o usuário precisa criticar a quantidade de compra dos itens selecionados para efetuar a compra.
Colunas que o usuário pode fazer edição:
- Qtd. Criticada
- Observação
Nesta tela o usuário pode fazer as alterações dos itens conforme a necessidade antes de concluir com o pedido de compra, como por exemplo:
- Incluir Item: É possível incluir itens neste menu, facilitando o processo ao usuário sem precisar voltar ao menu Planejamento de Compra. Clique na opção Incluir Item selecione os itens.
OBSERVAÇÃO
Quando o usuário incluir um item, é necessário informar um valor no campo Qtd. Criticada para o item.
- Excluir Item: Quando o usuário ou o sistema selecionou o item que não precisa efetuar compra, para isso selecione o item corretamente.
- Und. Padrão, Und. Agrup. 1 e Und. Agrup. 2: Irá definir qual unidade o sistema vai considerar na cotação, são informações no cadastro do Item.
Mensagem para Confirmar alteração:
- Cancelar: Clique em cancelar para retornar a tela anterior.
- Continuar: Quando estiver tudo ok, pode clicar nesta opção para dar continuidade no processo de cotação.
Será direcionado para a tela Envio de Cotação para Fornecedor.
Envio de Cotação para Fornecedor
Selecione os fornecedores que iram receber o E-mail para fazer a cotação dos itens selecionados.
OBSERVAÇÃO
É possivel utilizar o filtro Segmento, para mais informações de como definir o segmento para cada fornecedor acesse o seguinte documento: "Cadastro Segmento Fornecedor | EMSys"
- Dta. Limite Cotação: Definir uma data limite para os fornecedores retornar o arquivo com as informações de valores de cada Item.
- Enviar e-mail: Deixar está opção habilitada para o sistema encaminhar o E-mail, quando for desabilitada os fornecedores não iram receber o E-mail.
- Gerar Arquivo: Informe a data Limite da Cotação e clique em Gerar arquivo.
- Cancelar: Utilize está opção para cancelar o processo de cotação.
Cotação encaminhado para os fornecedores com sucesso, aguarde o retorno para fazer a importação do arquivo.
Para Salvar o arquivo, clique em Salvar e selecione a pasta de acordo com sua organização.
Clique em Ok.
Para Continuar com o processo clique na opção Yes.
Gerenciador de Planejamento de Compra
Neste menu o usuário terá acesso ao detalhes dos planejamento de compras gerado no EMSys. Fica localizado no caminho: Gerencial → Estoque → Planejamento de Compra → Gerenciador de Planejamento de Compras
