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Aqui você vai encontrar:

O que é a ferramenta? 


A auditoria de caixas é o nome dado ao processo de conferência dos lançamentos de um caixa já fechado para validar se não existe nenhuma falta ou sobra de valores.

Essa auditoria normalmente é realizada pelo responsável financeiro da loja, que analisa se não está havendo nenhum furo de caixa, se o troco está correto, se existe alguma sobra, se os valores de cartão estão corretos, entre outras situações.

No SetaERP, esse processo é realizado por meio de um relatório chamado Resumo de Caixa, ele mostra as movimentações de entradas e saídas que foram registradas no período selecionado. 

Dúvidas frequentes (FAQ)


Veja as Principais dúvidas sobre: Falta de Caixa, Reabrir, Correção e Reimprimir o Fechamento

Como proceder na verificação de falta no caixa?

Para a verificação, realize uma conferência do que foi registrado no Seta com o que foi informado no fechamento.

Exemplo:

Identificando que a falta provém de dinheiro, some as totalizações de vendas e recebimentos, junto de saldo anterior e compare com os registros de "sangrias" e saídas do caixa.

Como reabrir um caixa já fechado?

Caso você tenha esquecido de realizar algum lançamento seja ele uma venda ou recebimento em um caixa já fechado, é possível realizar o estorno do fechamento do caixa, acessar o mesmo, fazer os lançamentos necessários e fecha-lo novamente, lembrando é claro que a data de abertura vai ser sempre a inicial e data de fechamento vai ser a data final do fechamento definitivo do caixa.

Segue abaixo todos os passos para realizar a reabertura do caixa :

  • 1) Retaguarda → Financeiro → Auditoria nos caixas → Deve localizar o caixa que vai ser reaberto 

  • 2. Clique na opção "ESTORNOS" informe o usuário e senha para realizar o processo

  • 3) Na tela seguinte irá aparecer todos os lançamentos realizados nesse caixa, vá com o cursor até o ultimo lançamento e clique no botão "ESTORNAR" da tela

  • 4) Na tela seguinte irá aparecer os dados sobre o fechamento do caixa que foi realizado, anote os mesmos para quando for fazer o fechamento novamente já tenha os dados em mãos, e clique novamente no botão "ESTORNAR".

  • 5) Na tela seguinte o sistema exige que seja informado uma justificativa de o por que o caixa deve ser reaberto (deve conter no mínimo 15 caracteres)  após isso clique em OK, irá aparecer a tela de confirmação de estorno, informe que SIM e na sequencia a tela de impressão caso deseje imprimir os dados com o estorno do fechamento do caixa. 

  • 6) O próximo passo é logar no caixa reaberto, caso o caixa do dia já foi aberto irá aparecer uma tela com os caixas que se encontram nessa situação, escolha o caixa que foi reaberto anteriormente para realizar os lançamentos necessários. 

  • 7) Após logar para que possa ter certeza que estou no caixa correto, basta ir no fechamento de caixa e verificar  o número do caixa logado e a data que provavelmente seja anterior a data do dia, após isso feche essa tela, e pode realizar os lançamentos necessários para posterior fechamento correto.

Como Reimprimir Fechamento de Caixa no SetaERP?

1- Fazer acesso ao Retaguarda -> Financeiro -> Auditoria nos Caixas

2- Localizar pela Competência ou Data de Fechamento

3- Dê dois cliques sobre o caixa desejado, e clique em imprimir no menu lateral > Selecionar a Impressora, Número de Cópias desejado e o Número de Colunas que será sempre 40 Colunas.



Manual de uso da ferramenta

Abaixo você terá todas as instruções de uso da ferramenta

Como configurar as permissões de acesso

Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso.

Auditoria nos Caixas

  • Acessar: Permite acessar os caixas já fechados. Podendo ainda ver o Caixa Geral e as ocorrências 
  • Modificar: Corrigir o Fechamento de um caixa
  • Ver Caixa Aberto: permite acessar os caixas que não foram fechados.

Auditoria nos Caixas - Auditar

Permissão de acesso para marcar um caixa como auditado.

Conferência dos Caixas

Acessar: Permite conferir os caixas na tela de auditoria nos caixas.

Funcionalidade da Auditoria de caixa 

Para acessar a tela de auditoria, na retaguarda do SETA clique em financeiro => auditoria nos caixas

Irá abrir a tela abaixo:

Código: É o código único que se refere ao caixa

Competência: É a data que o caixa foi aberto

Fechamento: É a data que o caixa foi fechado

Funcionário: É o nome do funcionário que abriu o caixa

Empresa: É a empresa onde foi aberto o caixa

Fundo de Caixa: É o valor que fica no Fundo de Caixa

Ok: É uma coluna que permite selecionar um determinado caixa

E há um campo abaixo de observações onde você pode inserir várias informações referentes ao caixa.

Por padrão ao abrir a tela serão mostrados os caixas ainda não auditados e já fechados. 

Filtros que podem ser aplicados na tela de auditoria: 

Competência / Fechamento – Selecione uma das formas que serão aplicadas as datas no filtro, competência buscara a data informada na abertura do caixa e fechamento buscará a data de fechamento do caixa. 

Data – Informe a data de início e fim para a busca de data, de acordo com o filtro aplicado acima a data buscará pela competência ou fechamento. 

Funcionários – Busque pelo nome do funcionário para filtras apenas os caixas daquele colaborador. 

Empresa – Em bases com mais de uma empresa, filtre qual empresa desejar. 

Não auditado – Neste filtro são mostrados os caixas fechados ainda não conferidos. 

Auditado – Este filtro mostrará os caixa fechados e conferidos. 

Ambos – Serão exibidos os caixas fechados conferidos ou não. 

Caixas abertos – Com este filtro os caixas abertos serão exibidos. 

 Em nosso exemplo vamos trabalhar com o filtro de caixas não auditados. Então clicamos no botão 'Não Auditado', no período 01/08/23 a 01/09/23 de todos os funcionários e de todas as empresas.

Na tela a direita serão exibidos os resultados, em algumas funções você pode trabalhar com vários caixas selecionados e outras funcionam de acordo com o caixa selecionado. 

Resumo do Caixa

Vamos explicar cada função. 

  • F8 – Filtrar – Este botão executa a busca de acordo com os filtros selecionados. 
  • F7 – Resumo – Este filtro é utilizado para o caixa crediário, clicando em resumo será exibido o resumo do caixa. 

Do lado direito são mostradas as movimentações de cada forma de pagamento. 

As fontes em preto são as entradas no sistema: 

As fontes em preto são as entradas no sistema: 

Saldo anterior – Valor informado no fechamento de caixa como troco final. A busca é realizada sempre pelo último código do caixa fechado pelo funcionário. 

Suprimento – Caso seja necessário incluir mais valores no sistema será especificado neste campo. 

Vendas à vista – As vendas lançadas na condição a vista no sistema são mostradas neste campo. 

Vendas a prazo cartão e cheque – Mostra as vendas a prazo realizadas nas condições de cartão e cheque. 

Recebimento de títulos – Títulos recebidos dos clientes são exibidos aqui. 

Receitas financeiras – Recebimentos de juros dos títulos em atraso são exibidos separadamente. 

Vale presente – Aqui você verá as vendas de vale presente. 

Totais de entrada – Totaliza todas as entradas que houve no sistema, este totalizador é alimentado automaticamente pelo sistema conforme as vendas ou recebimentos que são inseridos no caixa. 


As fontes em vermelho são os pagamentos e os valores informados no fechamento de caixa pelo operador: 

Devoluções/troca clientes – Aqui será registradas as saídas de devoluções e trocas de mercadorias, que foram utilizadas no caixa, caso a devolução tenha sido feita e não utilizada crédito ela não contabiliza. 

Despesas financeiras – Os valores referentes a descontos de juros. 

Vales presentes – Quando o cliente resgata vales presentes será possível conferir neste campo. 

Sangrias e pagamentos – Todos os pagamentos realizados através de outros pagamentos e sangrias, conforme a descrição inserida na operação. 

Formas de pagamento informadas no fechamento – Quando o usuário realiza o fechamento de caixa ele informa os valores que possui em cartões, dinheiro e cheques, estas informações aparecem como saídas no fechamento. 

Troco final – O fundo de caixa que será utilizado na próxima abertura de caixa é tratado nesta saída. 

Total das saídas – Valor totalizado de todas as saídas do caixa. 


Resultado – Entradas menos as saídas, o resultado pode ser confere quando for = a R$0,00, faltou quando houver mais entradas no sistema que saídas informadas, sobrou indica que houve mais saídas informadas do que entradas no SETA. 

Cartões registrados – Detalhamento de todos os cartões lançados no caixa, dividido por bandeiras e total. 

Cheques registrados – detalhamento de todos os cheques que foram lançados no caixa. 

Estes detalhamentos dependem de um parâmetro global para aparecer automaticamente, consulte abaixo no detalhamento do botão mostrar operadoras. 

 

Do lado esquerdo temos funções de: 

Ver detalhes – Clicando neste botão será mostrado os detalhes dos registros por exemplo clicando sobre vendas à vista e clicando em ver detalhes serão mostradas as vendas à vista uma a uma. 

Imprimir – Imprimi a lista em tela. 

Consultar venda – Irá abrir a tela do comprovante de venda. 

Fechar – irá sair da tela. 

Mostrar operadoras – Esta função do resumo depende de uma opção global para funcionar, acesse a retaguarda do SETA => => configurações => parâmetros globais => abas vendas, localize a opção => Mostrar automaticamente as vendas por operadora de cartão e cheques por banco na auditoria dos caixas, com esta opção desmarcada o resumo de cartões e cheques não é exibido em tela sendo necessário clicar sobre este botão para exibir, com a opção marcada este botão ficará desabilitado. 

Anotações do caixa – Clicando neste botão irá abrir a tela de anotações lançadas no caixa. 

Imprimir: Permite visualizar informações sobre o caixa, primeiro irá mostrar o Resumo do Caixa com as seguintes informações como o código do mesmo, funcionário que abriu, Data de Abertura, Data Fechamento, Micro, Empresa, Número de Lotes e depois ele mostra 3 colunas e duas respectivas informações. Tem a coluna de Descrição, a coluna com símbolo de + ou - dependendo da movimentação, a coluna de Valor que refere ao quanto foi movimentado no caixa e a coluna de Doc que se refere ao número de documentos que tem um grupo de transação, por exemplo, Vendas a Vista teve 40 documentos, Vendas a prazo, 5 documentos e no final mostra o resultado e dois campos para realizar a assinatura, um o visto do caixa e outro o visto do conferente

Imprimir Detalhado: Além das informações que há no botão Imprimir, há outras informações como dados de vendas faturadas, títulos recebidos e condicionais pendentes. Na seção de vendas faturadas, por exemplo, temos a coluna de pedido, cliente, pagto, peças, subtotal, desc/acre, total e original e totalizador dos títulos. Os títulos a receber tem as colunas de clientes, título, vencimento, valor, desconto/acréscimo e recebido e o totalizador dos títulos. E a Seção de Condicionais Pendentes tem as colunas de Pedido, Cliente, Telefone, Data, Dias, peças e valor e um totalizador

Imprimir Lotes: Além das informações do Caixa, Funcionário, Abertura e Fechamento, permite visualizar todos os lotes de todas as movimentações, seguido do código do cliente, o nome dele, o tipo da operação (podendo ser por exemplo: SALDO ANTERIOR, VENDA A VISTA, ESTORNADO, RECEBIMENTO ACRÉSCIMO, ao lado tem a informação do número do documento, depois ou a letra E ou a letra S e o valor da transação. Logo abaixo, tem o último lote, o código do caixa e as formas de pagamento (dinheiro, cartão, cheque, vale presente, troco final) com seus respectivos tipos de movimentação ( E ou S) e o valor de cada forma de pagamento. Por fim, tem logo abaixo uma coluna de Entradas, Saídas, Saldo, Venda a Vista, Cartão Crédito, Cheques Pre, Recebimentos, Acréscimos, Descontos e ao lados seus respectivos valores.

Fechar – Sair da tela. 

Informações do caixa – A parte inferior esquerda da tela temos os dados referentes ao caixa. 

Código: Código do caixa

Funcionário: Funcionário que abriu o caixa

Computador: Nome do computador onde o caixa foi aberto

Empresa: Código da empresa que foi aberto o caixa

Competência: Dia que esse caixa foi aberto

Abertura: Data e hora que o caixa foi aberto

Fechamento: Data e hora que o caixa foi fechado

Nº de Lotes: Quantidade de registros no caixa


No canto superior direito do caixa é possível abrir a tela de log registrado no caixa. 

Resumo Caixa Fácil

  • F6 Resumo caixa fácil – De acordo com a evolução do SETA e a criação do caixa fácil os relatórios de auditoria também evoluíram. 

Neste relatório resumo do caixa fácil, você pode selecionar um ou mais caixas simultâneos para auditar. 

Caso selecione mais de um caixa serão exibidos cada movimento e não unificado. 

Clique na caixa de seleção no lado direito na coluna ok. 

Após selecionar um ou mais caixas clique em resumo caixa fácil ou use a tecla F6. 

Será apresentada a tela com as movimentações dos caixas. 

Na fonte em preto temos as entradas: 

Total das entradas – Valor de toda movimentação de valores no caixa. 

Saldo anterior – Valor que foi lançado como troco final no dia anterior. 

Suprimento – Valores adicionais lançados na abertura de caixa. 

Recebimento de vendas – Total das vendas do caixa. 

Cartão – Todas as vendas de cartão, aqui são apresentadas por operadora e bandeira, mostrando já neste resumo todas bandeiras e operadoras utilizadas. 

Crediário – Recebimentos de vendas a prazo. 

Crédito do cliente – Quando o cliente paga utilizando crédito disponível será apresentado aqui. 

Dinheiro – Todas as vendas à vista, em dinheiro. 

Vale presente – Vendas de vale presente, quando o cliente compra um vale sem levar a mercadoria. 

Recebimento de Títulos: Todas as baixas de títulos somando Valor da baixa e Acréscimos

Recebimentos Capital: São os valores da baixa de títulos

Receitas Financeiras: São os valores dos juros e multa

Formas: São as formas de pagamento que foram pagas os títulos como por exemplo Carteiras Digitais.

Obs.: Caso tenha alguma venda no Pix ou carteiras digitais, o valor fica registrado automaticamente no caixa no campo das entradas e saídas

Em vermelho temos todas as saídas: 

Total das saídas – Soma de todas as saídas do caixa, pagamentos e informação de fechamento de caixa. 

Devoluções/trocas (clientes) – Esse valor referente as trocas e devoluções, geralmente anula as entradas de devoluções, são o mesmo valor. 

Crediário – Vendas realizadas no crediário. 

Sangrias / pagamentos – São exibidos como saídas todos os pagamentos e sangrias realizados no caixa. 

Cartão – A soma dos cartões de crédito e débito informadas no fechamento de caixa. 

Cheque – A soma dos cheques informados no fechamento. 

Dinheiro – Total do dinheiro que está sendo retirado no fechamento de caixa. 

Troco final – Valor que será deixado para a próxima abertura do caixa. 

Vale presente – Vales resgatados, quando o cliente vai na loja e utiliza os vales que ganhou. 

Obs.: Caso tenha alguma venda no Pix ou carteiras digitais, o valor fica registrado automaticamente no caixa no campo das entradas e saídas

Resultado – O valor de entradas diminuindo as saídas gera um resultado que poder ser: 

Confere – Quando o valor do resultado é igual a R$0,00. 

Faltou – Quando o resultado for um saldo maior de entrada será apresentado como faltou. 

Sobrou – Resultado das saídas maior que entradas no sistema irá gerar um resultado como sobrou. 

Descendo a barra de rolagem na margem direita da tela, temos um resumo de vendas que nos mostra. 

Total de Dinheiro – Mostra quanto existe de dinheiro no sistema, seria o valor a ser depositado ou guardado deste caixa. 

Resultado de vendas – Números das vendas brutas e líquidas, um resumo deste caixa.  

Venda Bruta: É o total de Vendas Brutas

Descontos: É o total de descontos

Subtotal: É o resultado da Venda Bruta menos os descontos

Trocas: É o total de trocas

Ressarcimento: É o total de ressarcimentos

Venda Líquida: É o total da venda líquida (subtotal), mas discriminadas pelas condições de pagamento realizadas no caixa como 'A VISTA ATIVO', ' VISTA FUNCIONÁRIO'

Vendas vale presente – Vendas realizadas como vale presente. 

Estatísticas do dia – Um resumo do número de vendas, número de itens, Total vendido e Total Devolvido, itens por ticket e ticket médio.

Ainda nessa tela tem o menu lateral

Imprimir – Irá gerar uma impressão do relatório de caixa, como já é impresso no fechamento. 

Ver detalhes – Esta função mostra as vendas e movimentações quando selecionado por exemplo, crediário, dinheiro, cartões. 

É possível imprimir a lista em tela, consultar o comprovante de venda dos itens ou fechar a tela. 

Desempenho diário - Aqui temos um atalho para o desemprenho dos vendedores, este relatório pode ser obtido na tela de caixa ou no menu relatórios. 

Fechar – Fecha a tela e retorna para a tela de auditoria. 

Auditado

F5 – Auditado – Ao clicar neste botão o caixa selecionado será alterado para o status de auditado, que indica que o caixa foi conferido e está correto. 

É necessário auditar um caixa por vez. 

Caixa Geral

  • Caixa geral – Selecione vários caixas na tela de auditoria e clique em caixa geral e obtenha um agrupamento de todos os caixas selecionados.  Nessa tela do caixa geral irá aparecer o código do caixa, a data da competência, fechamento, o funcionário, o código da empresa e uma caixa de seleciona na coluna OK que é possível selecionar um ou mais caixa ao mesmo tempo.
  • Selecione um caixa por exemplo e clique no menu lateral Visualizar. Ele irá mostrar as informações do caixa como saldo inicial, suprimentos, vendas e formas de pagamento realizados, recebimento de parcelas o total de recebimentos( as formas de pagamento dinheiro/vales, cheque bom, cheque pré) e o o valor final com vendas somado os recebimentos, além disso ele mostra as despesas, o fechamento dos caixas, fundo de caixa, total de falta e sobra e por fim o resultado: confere.

Exemplo

  • Resumo do Caixa Geral:  Mostra o total por empresa, o total de vendas e peças. Organiza os valores por forma de pagamento como dinheiro, cartões, cheque e crediário. Mostra também o Total Falta e Total Sobra e por fim se sobrou ou não. No final mostra o saldo inicial, suprimentos, vendas (dinheiro+cartões+cheques), pagamentos, fechamento do caixa e fundo de caixa.


Visualizar / imprimir – Gera um relatório com visualização em tela ou envia para impressão o arquivo. 

Fechar – Volta para a tela de auditoria.

Ocorrências

Ocorrências – Selecione um caixa e clique neste botão para ter acesso a todas as ocorrências de caixa, o SETA gera diversas ocorrências e são agrupadas por tipos.  

No lado direto da tela são apresentadas as ocorrências em lista mostrando data e hora de cada registro clicando em cima de cada um é possível ver todos os detalhes daquela ocorrências. 

Um pouco abaixo é possível verificar o usuário que gerou aquela ocorrência, qual o tipo dela e a ordem que foi gravada. 

Filtro – O sistema possui vários tipos de ocorrências e podem ser filtradas alterando no campo de filtro em nosso exemplo utilizamos o tipo todas, alguns exemplos de tipos são análise de crediário, anotações, cobrança, combinar pagamento entre outros. 

Nova – Insere uma nova ocorrência no caixa selecionado. O seta permite o usuário adicionar um novo registro, digite o que deseja e clique em OK. O sistema irá perguntar: 'Confirma o registro da Ocorrência', clique em 'Sim'.

Excluir – Deleta uma ocorrência do caixa mediante usuário e senha de pessoa autorizada. 

Fechar – Volta para a tela de auditoria. 

Correção Fechamento

Correção fechamento – Caso o operador de caixa digite valores incorretos no fechamento de caixa é possível pela auditoria corrigir estes lançamentos deixando o caixa com valores corretos. 

Na parte superior direita da tela são apresentadas as informações de código do caixa, data de competência, abertura e fechamento, usuário do caixa e nome do computador utilizado para fechar o caixa. 

Logo abaixo temos informações semelhantes ao fechamento de caixa, a fonte em preto indica os valores informados pelo operador no fechamento, os campos que informam o fechamento são: 'Dinheiro enviado para o Financeiro', 'Soma das operações com cartão', 'Soma das operações com Cheque', 'Dinheiro mantido no caixa para troco'. No campo em frente cada valor informe os valores corretos, a fonte dos valores corrigidos ficará em vermelho. 

Após informar os valores corretos clique em corrigir ou use o atalho f8, para concluir a operação digite seu usuário e senha.  

No campo observações você pode informar o motivo desta correção e será gravado como uma ocorrência. 

Cancelar irá fechar a tela sem executar alterações. 

Estornos

  • Estornos – É possível estornas movimentações do caixa, selecione o caixa que deseja realizar a operação e clique em estornos. 

Será solicitado o usuário e senha para verificar permissão de estornos  

A permissão de acesso que controla esta função se encontra na retaguarda do SETA => em configurações => permissão de acesso => auditoria os caixas => modificar. 

A tela com todos os movimentos de caixa será aberta. 

Clique sobre a última linha que corresponde ao fechamento de caixa e então clique em estornar, após estornar o fechamento faça os demais estornos, o caixa voltará para o status aberto, abra o módulo de caixa com o usuário e senha de caixa e faça novamente o processo de fechamento. 

Fechar – fecha a tela de auditoria de caixa. 


  • Sem rótulos