Descrição Geral

A tela Gestão Integrada de Assinaturas tem como objetivo permitir que o usuário selecione o tipo de assinatura que será utilizado. Atualmente, as opções disponíveis são:

  • Compras: Refere-se à assinatura eletrônica relacionada ao processo de compras no sistema.
  • Contas a Pagar: Refere-se à assinatura eletrônica relacionada aos processos de contas a pagar.

Módulos que exibem a tela 009087

• Compras

• Contas a Pagar

Configurações necessárias (Compras)

Para realizar os procedimentos de aprovação ou reprovação de pedidos de compra, é necessário que já estejam cadastrados os dados nas seguintes telas:

• 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica

• 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica

• 004006 - Compras de Produto Acabado

• 004002 - Compras de Matéria-prima

• 004005 - Compras de Consumíveis/Imobilizáveis

Pré-requisitos

▪ 014004 - Usuários e suas Restrições de Acesso

▪ 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica

Procedimentos

Para utilizar a nova tela Gestão Integrada de Assinaturas, é necessário ativar o parâmetro USA_ASSINATURA_INTEGRADA. Caso o usuário prefira continuar utilizando as telas 004032 - Assinatura Eletrônica de Compras e 009078 - Assinatura Eletrônica, o parâmetro deve permanecer desativado.

Essa funcionalidade ficará disponível em paralelo por um período de transição. No entanto, é importante destacar que, a partir de uma atualização em um pacote da versão 9, a tela Gestão Integrada de Assinaturas será definida como o padrão do produto, substituindo as opções anteriores.

OBS: Essa unificação das telas não foram alteradas nenhuma regra de negócio de como já funcionavam as telas 00402 - Assinatura Eletrônica de Compras e 009078 - Assinatura Eletrõnica.

Parâmetros

USA_ASSINATURA_INTEGRADA

Para que seja possível controlar o processo de assinatura eletrônica e realizar a aprovação ou reprovação de pedidos de compra, é necessário configurar previamente o seguinte parâmetro:

• CONTROLAR_ASS_COMPRAS

Pesquisas (Compras)

1. Acesse a tela 004032 - Assinatura Eletrônica de Compras.

2. Preencha os campos da tela, conforme o tópico Detalhamento da tela.

3. Clique no botão Procura Registros (F12) para efetuar a pesquisa de acordo com as informações preenchidas nos campos.

Aprovação e Reprovação (Compras)

1. Acesse a tela 004032 - Assinatura Eletrônica de Compras.

2. Após a pesquisa, selecione o pedido de compra a ser aprovado marcando o checkbox correspondente.

Caso seja necessário selecionar vários pedidos de uma só vez, clique no botão Selecionar.

No pop-up apresentado escolha a opção correspondente à seleção a ser feita.

3. Clique no botão Aprovação para aprovar ou reprovar o pedido de compra selecionado.

No pop-up apresentado escolha a opção correspondente.

4. Para confirmar a aprovação ou reprovação do pedido de compra e assinar os documentos, clique no botão Confirmar.

Será apresentada a janela para digitação da assinatura eletrônica do usuário da hierarquia.

5. Informe a assinatura solicitada e confirme.

Será solicitada a senha do usuário. 

Ao pesquisar os pedidos de compra, note que serão exibidas na barra inferior informações referentes ao valor e as quantidades dos pedidos não assinados, aprovados, reprovados e selecionados, além do total de pedidos apresentados na pesquisa.


Detalhamento da tela (Compras)

Tela inicial:

O usuário pode selecionar o Tipo de Assinatura que ele irá trabalhar.


Regras de Negócio

  1. Seleção Obrigatória:

    • É obrigatório selecionar uma das opções ("Compras" ou "Contas a Pagar") para habilitar o botão Avançar.
  2. Acesso Controlado:

    • A exibição e utilização desta tela dependem do perfil de usuário, respeitando os níveis de permissão configurados no sistema.

Campos

Nome do CampoTipoDescrição
Tipo de AssinaturaRadioButtonPermite selecionar o tipo de assinatura (Compras ou Contas a Pagar).

Botões

Nome do BotãoDescrição
VoltarRetorna à etapa anterior.
AvançarAvança para a próxima etapa do fluxo.
Fechar TelaFecha a tela atual.

Tela de seleção Compras:

A tela permite configurar e gerenciar a assinatura eletrônica de documentos relacionados a compras. O objetivo é centralizar e padronizar o processo de assinaturas, proporcionando maior controle e segurança.


Tipos de Documentos (Compras)

Campos DisponíveisDescrição
Seleção do Tipo de Documento

Lista de tipos de documentos disponíveis para seleção e assinatura.

Botões

Os botões de navegação (>, >>, <, <<) permitem adicionar ou remover tipos de documentos selecionados.

Data Assinatura

Campo para informar a data em que o documento foi assinado.

Data Emissão

Campo para registrar a data de emissão do documento.

Emissão - Vencimento

Campo numérico que informa a diferença, em dias, entre a emissão e o vencimento do documento.

Status

Campo de seleção para definir o status atual do documento. Exemplo de valores: Pendente, Aprovado, Rejeitado.

ID/Ordem

Campos numéricos que indicam o identificador e a ordem de processamento do documento.

Hierarquia

Campos DisponíveisDescrição
Superior

Campo que permite definir um responsável ou aprovador hierarquicamente superior.

Substituto

Campo para indicar o substituto responsável, caso o superior esteja indisponível.

Próximo/Último

Campo de seleção para definir a sequência de aprovação ou o próximo passo no processo.

Botões

Nome do BotãoDescrição
VoltarRetorna à etapa anterior.
AvançarAvança para a próxima etapa do fluxo.
Fechar TelaFecha a tela atual.

Assinatura eletrônica - compras

A Assinatura Eletrônica permite administrar os direitos e limites de cada usuário para aprovação ou reprovação de documentos. Através da configuração de níveis hierárquicos e de alçadas de aprovação é possível identificar os usuários que farão parte deste controle.

Este conceito aplicado ao Módulo Compras possibilita controlar também a aprovação para os pedidos de compra que necessitam de tal procedimento, e visa impedir a execução de uma solicitação que esteja fora da alçada do usuário solicitante.

Nesta tela é possível visualizar, de acordo com as permissões de cada usuário, todos os pedidos de compra que dependem de assinatura eletrônica para serem aprovados. Pode-se então realizar uma análise e efetuar a aprovação ou reprovação dos pedidos apresentados, mediante confirmação através de assinatura eletrônica.

O processo de aprovação atualizará o campo Status aprovação dos pedidos de compra para "aprovado" ou "reprovado" nas seguintes telas:

• 004006 - Compras de Produto Acabado

• 004002 - Compras de Matéria-prima

• 004005 - Compras de Consumíveis/Imobilizáveis


Detalhamento da tela (Compras)

Observe a seguir os principais campos para preenchimento da área superior da tela para realizar a pesquisa dos pedidos de compra:

Campo/BotãoDescrição
Trazer pedidos já baixadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que foram aprovados ou reprovados pelo processo de assinatura.
Trazer pedidos reprovadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que já passaram pelo processo de assinatura e foram reprovados.
Trazer pedidos não assinadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que ainda não passaram pelo processo de assinatura eletrônica.
Trazer todos os pedidosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente todos os pedidos de compra aprovados, reprovados e ainda não assinados. É necessário que pelo menos um checkbox de configuração da pesquisa esteja marcado.
LoteIndica o lote ao qual o documento pertence. Este campo é usado para agrupar documentos relacionados dentro de um mesmo processamento.
Nº DocumentoNúmero identificador do documento relacionado à compra. É único e serve como referência para rastreamento do documento.
FornecedorNome ou código do fornecedor associado ao documento. Representa a empresa ou indivíduo que emitiu ou está relacionado ao documento de compra.
EmissãoData em que o documento foi emitido pelo fornecedor. Serve como referência para contagem de prazos, como vencimento.
Vencimento

Data de vencimento do documento, indicando o prazo final para pagamento ou resolução.

Valor CompraValor total da compra referente ao documento.
Próximo AssinarUsuário ou hierarquia responsável por assinar o documento em sequência no fluxo de aprovação.
Status

O status de aprovação cada pedido de compra pesquisado será apresentado neste campo, da seguinte forma:

• N - Não assinado;

• A - Aprovado;

• R - Reprovado.

DocNúmero identificador específico do documento em foco. É usado para detalhar um documento específico selecionado na tabela principal.
DescriçãoInformação adicional ou resumo sobre o documento. Este campo ajuda na identificação e entendimento do contexto do documento.
IdentificaçãoCampo utilizado para especificar dados únicos, como um código ou ID alternativo que facilite o rastreamento ou vinculação do documento.
HierarquiaRefere-se ao nível de responsabilidade no fluxo de aprovação. Indica se o usuário atual é "Superior", "Substituto" ou outro tipo de hierarquia relacionada à assinatura.
DataData atual ou data de criação/registro do documento no sistema.
UsuárioIdentifica o responsável pelo registro ou ação realizada no documento. Também pode indicar quem será o próximo a atuar no fluxo de aprovação.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Documento:

CampoDescrição
DocumentoO conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa o tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado.
EmissãoA data de emissão de cada pedido de compra pesquisado é apresentada neste campo. Também é possível utilizá-lo como filtro para realizar a pesquisa a partir da data de emissão.
UsuárioNeste campo é apresentado o usuário que está utilizando o sistema. Apenas serão apresentados na pesquisa os pedidos de compra pertinentes a sua alçada de aprovação, isto é, um usuário não poderá enxergar os pedidos de compra que ele não tem permissão para aprovar.
Status

Este campo apresenta o status de cada pedido de compra pesquisado, da seguinte forma:

• Não assinado;

• Aprovado;

• Reprovado.

Também é possível utilizá-lo como filtro para realizar a pesquisa buscando apenas os pedidos com um determinado status.

Emissão - Vencimento

Calcula o intervalo de dias entre emissão e vencimento.

ID./OrdemO conteúdo deste campo é uma sequência gerada pelos pedidos de compras.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Hierarquia:

CampoDescrição
SuperiorO conteúdo deste campo apresenta o usuário indicado como superior do usuário que está utilizando o sistema, conforme apresentado no campo Usuário. Estas informações são extraídas da tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica.
SubstitutoO conteúdo deste campo é extraído da tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica e apresenta o usuário indicado como substituto do usuário que está utilizando o sistema.
Próximo/UltimoO conteúdo deste campo indica a ordem de assinatura para os pedidos de compra pesquisados, e apresenta se o usuário é ou não o próximo que deverá assinar o pedido de compra selecionado.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Assinaturas:

CampoDescrição
ProprietárioNeste campo é apresentado o nome do usuário da hierarquia que cadastrou o pedido de compra selecionado. Nem todos os usuários que cadastram um pedido de compra têm permissão para aprová-lo.
ResponsávelNeste campo é apresentado o nome do usuário da hierarquia responsável pela aprovação do pedido de compra selecionado.
AssinanteQuando um pedido de compra teve sua aprovação ou reprovação confirmada através de assinatura, é apresentado neste campo o nome do usuário da hierarquia que efetuou a operação.
DataNeste campo é apresentada a data em que o pedido de compra teve sua aprovação ou reprovação confirmada através de assinatura.

Detalhamento da tela (Contas a Pagar)

Tela inicial:

O usuário pode selecionar o Tipo de Assinatura que ele irá trabalhar.


Regras de Negócio

  1. Seleção Obrigatória:

    • É obrigatório selecionar uma das opções ("Compras" ou "Contas a Pagar") para habilitar o botão Avançar.
  2. Acesso Controlado:

    • A exibição e utilização desta tela dependem do perfil de usuário, respeitando os níveis de permissão configurados no sistema.

Campos

Nome do CampoTipoDescrição
Tipo de AssinaturaRadioButtonPermite selecionar o tipo de assinatura (Compras ou Contas a Pagar).

Botões

Nome do BotãoDescrição
VoltarRetorna à etapa anterior.
AvançarAvança para a próxima etapa do fluxo.
Fechar TelaFecha a tela atual.

Tela de seleção Contas a Pagar

A tela permite configurar e gerenciar a assinatura eletrônica de documentos relacionados a contas a pagar. O objetivo é centralizar e padronizar o processo de assinaturas, proporcionando maior controle e segurança.

Tipos de Documentos (Contas a Pagar)

Campos DisponíveisDescrição
Seleção do Tipo de Documento

Lista de tipos de documentos disponíveis para seleção e assinatura.

Botões

Os botões de navegação (>, >>, <, <<) permitem adicionar ou remover tipos de documentos selecionados.

Data Assinatura

Campo para informar a data em que o documento foi assinado.

Data Emissão

Campo para registrar a data de emissão do documento.

Emissão - Vencimento

Campo numérico que informa a diferença, em dias, entre a emissão e o vencimento do documento.

Status

Campo de seleção para definir o status atual do documento. Exemplo de valores: Pendente, Aprovado, Rejeitado.

ID/Ordem

Campos numéricos que indicam o identificador e a ordem de processamento do documento.

Hierarquia

Campos DisponíveisDescrição
Superior

Campo que permite definir um responsável ou aprovador hierarquicamente superior.

Substituto

Campo para indicar o substituto responsável, caso o superior esteja indisponível.

Próximo/Último

Campo de seleção para definir a sequência de aprovação ou o próximo passo no processo.

Botões

Nome do BotãoDescrição
VoltarRetorna à etapa anterior.
AvançarAvança para a próxima etapa do fluxo.
Fechar TelaFecha a tela atual.

Detalhamento da tela (Compras)

Observe a seguir os principais campos para preenchimento da área superior da tela para realizar a pesquisa dos pedidos de compra:

Campo/BotãoDescrição
Trazer pedidos já baixadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que foram aprovados ou reprovados pelo processo de assinatura.
Trazer pedidos reprovadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que já passaram pelo processo de assinatura e foram reprovados.
Trazer pedidos não assinadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente os pedidos de compra que ainda não passaram pelo processo de assinatura eletrônica.
Trazer todos os pedidosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente todos os pedidos de compra aprovados, reprovados e ainda não assinados. É necessário que pelo menos um checkbox de configuração da pesquisa esteja marcado.
Nº DocumentoÉ possível realizar a pesquisa de um pedido de compra através de seu número sequencial. Informe neste campo o número do pedido a ser pesquisado.
FornecedorÉ possível realizar a pesquisa através do fornecedor indicado no pedido de compra. Informe neste campo o fornecedor dos pedidos de compra a serem pesquisados.
EmissãoÉ possível realizar a pesquisa através da data de emissão dos pedidos de compra. Informe neste campo a data correspondente à emissão dos pedidos a serem pesquisados.
Valor CompraO valor de cada pedido de compra pesquisado será apresentado neste campo. Também é possível utilizá-lo como filtro de pesquisa.
Próximo AssinarO conteúdo deste campo indica se o usuário do sistema que realizou a pesquisa é o próximo a assinar o pedido de compra selecionado. Se o usuário for o próximo a assinar o documento, o campo estará preenchido com "S". Caso contrário, estará preenchido com "N".
Status

O status de aprovação cada pedido de compra pesquisado será apresentado neste campo, da seguinte forma:

• N - Não assinado;

• A - Aprovado;

• R - Reprovado.

DocO conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa o tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado.
DescriçãoO conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa a descrição do tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado.
Os campos Identificação, Hierarquia, Data e Usuário apresentam informações que também são encontradas nos campos da parte inferior da tela.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Documento:

Campo

Descrição

Campo

Descrição

DocumentoO conteúdo deste campo é extraído da tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica e informa o tipo de documento pertinente a cada pedido de compra pesquisado.
EmissãoA data de emissão de cada pedido de compra pesquisado é apresentada neste campo. Também é possível utilizá-lo como filtro para realizar a pesquisa a partir da data de emissão.
UsuárioNeste campo é apresentado o usuário que está utilizando o sistema. Apenas serão apresentados na pesquisa os pedidos de compra pertinentes a sua alçada de aprovação, isto é, um usuário não poderá enxergar os pedidos de compra que ele não tem permissão para aprovar.
Status

Este campo apresenta o status de cada pedido de compra pesquisado, da seguinte forma:

• Não assinado;

• Aprovado;

• Reprovado.

Também é possível utilizá-lo como filtro para realizar a pesquisa buscando apenas os pedidos com um determinado status.

ID./OrdemO conteúdo deste campo é uma sequência gerada pelos pedidos de compras.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Hierarquia:

Campo

Descrição

SuperiorO conteúdo deste campo apresenta o usuário indicado como superior do usuário que está utilizando o sistema, conforme apresentado no campo Usuário. Estas informações são extraídas da tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica.
SubstitutoO conteúdo deste campo é extraído da tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica e apresenta o usuário indicado como substituto do usuário que está utilizando o sistema.
Próximo/UltimoO conteúdo deste campo indica a ordem de assinatura para os pedidos de compra pesquisados, e apresenta se o usuário é ou não o próximo que deverá assinar o pedido de compra selecionado.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Assinaturas:

Campo

Descrição

ProprietárioNeste campo é apresentado o nome do usuário da hierarquia que cadastrou o pedido de compra selecionado. Nem todos os usuários que cadastram um pedido de compra têm permissão para aprová-lo.
ResponsávelNeste campo é apresentado o nome do usuário da hierarquia responsável pela aprovação do pedido de compra selecionado.
AssinanteQuando um pedido de compra teve sua aprovação ou reprovação confirmada através de assinatura, é apresentado neste campo o nome do usuário da hierarquia que efetuou a operação.
DataNeste campo é apresentada a data em que o pedido de compra teve sua aprovação ou reprovação confirmada através de assinatura.

Assinatura eletrônica - contas a pagar

A Assinatura Eletrônica permite administrar os direitos e limites de cada usuário para aprovação ou reprovação de documentos de contas a pagar. Através da configuração de níveis hierárquicos e de alçadas de aprovação, é possível identificar os usuários que farão parte deste controle.

Este conceito aplicado ao Módulo de Contas a Pagar possibilita controlar também a aprovação de documentos que necessitam de tal procedimento, visando impedir a execução de um pagamento que esteja fora da alçada do usuário solicitante.

Nesta tela, é possível visualizar, de acordo com as permissões de cada usuário, todos os documentos de contas a pagar que dependem de assinatura eletrônica para serem aprovados. Pode-se então realizar uma análise e efetuar a aprovação ou reprovação dos documentos apresentados, mediante confirmação através de assinatura eletrônica.

O processo de aprovação atualizará o campo Status de aprovação dos documentos de contas a pagar para "aprovado" ou "reprovado" nas seguintes telas:

  • 009087 - Gestão Integrada de Assinaturas (1-Controle De Qualidade)

  • 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica

Detalhamento da tela (Contas a Pagar)

Observe a seguir os principais campos para preenchimento da área superior da tela para realizar a pesquisa de contas a pagar:

Campo/BotãoDescrição
BaixadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente as contas a pagar que foram aprovados ou reprovados pelo processo de assinatura.
ReprovadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente as contas a pagar que já passaram pelo processo de assinatura e foram reprovados.
Não AssinadosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente as contas a pagar que ainda não passaram pelo processo de assinatura eletrônica.
Todos os DocumentosMarque este checkbox para que a pesquisa apresente todos as contas a pagar os aprovados, reprovados e ainda não assinados. É necessário que pelo menos um checkbox de configuração da pesquisa esteja marcado.
LoteIndica o lote ao qual o documento pertence. É usado para agrupar documentos em um processamento conjunto, permitindo melhor controle.
Nº DocumentoNúmero identificador único do documento relacionado à conta a pagar. Esse número é usado para rastreamento e controle.
FornecedorNome ou código do fornecedor associado ao documento. Facilita a identificação da origem da dívida ou despesa.
EmissãoData em que o documento foi emitido pelo fornecedor. Representa o início da obrigação financeira.
Vencimento

Data final para pagamento do documento, indicando o prazo máximo para quitação.

Valor a PagarValor total indicado no documento para pagamento. Representa o montante financeiro devido.
Próximo AssinarNome ou identificação do próximo responsável (usuário ou nível hierárquico) que deverá analisar e aprovar o documento no fluxo de assinatura.
Status

Estado atual do documento no processo de aprovação. As opções possíveis são:

  • Não Assinado: Documento pendente de aprovação.
  • Aprovado: Documento já analisado e aprovado.
  • Reprovado: Documento foi analisado e rejeitado.
DocRefere-se ao número ou código identificador único do documento específico, usado para rastreamento interno.
DescriçãoBreve resumo ou título do documento que explica sua finalidade ou natureza, facilitando a identificação em listas.
IdentificaçãoInformação adicional ou código secundário que identifica o documento dentro de um processo ou sistema integrado.
Hierarquia

Indica o nível hierárquico ou a posição no fluxo de aprovação ao qual o documento pertence. Define quem é responsável por revisar ou aprovar o documento.

DataData relevante associada ao documento, como data de emissão, registro ou última modificação.
UsuárioNome ou código do usuário responsável por criar, alterar, ou aprovar o documento. Facilita o rastreamento das ações realizadas no sistema.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Documento:

CampoDescrição
DocumentoNúmero identificador do documento selecionado, refletindo o que foi destacado na tabela principal.
EmissãoData de emissão do documento selecionado, indicando a data oficial do registro pelo fornecedor.
DataData atual ou data de registro do documento no sistema.
UsuárioNome ou código do usuário que criou ou registrou o documento no sistema.
Status

Status do documento em relação ao fluxo de aprovação. Pode ser "Não Assinado", "Aprovado" ou "Reprovado".

Emissão - Vencimento

Diferença entre a data de emissão e a data de vencimento, mostrando o prazo total para pagamento em dias.

ID./OrdemNúmero único associado ao documento no sistema e a ordem de aprovação dentro do fluxo hierárquico.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Hierarquia:

CampoDescrição
SuperiorNome ou identificação do superior imediato responsável pela análise ou aprovação do documento.
SubstitutoNome ou identificação de um usuário que substitui o superior em caso de ausência ou impossibilidade de atuação.
Próximo/UltimoIndica quem é o próximo responsável ou o último usuário que assinou o documento.

Observe a seguir a descrição dos principais campos da área Assinaturas:

CampoDescrição
ProprietárioIdentificação do proprietário ou responsável inicial pelo documento.
ResponsávelUsuário responsável por realizar a análise ou aprovação do documento.
Assinante

Nome do assinante que realizou ou realizará a assinatura.

DataData em que o documento foi assinado ou será assinado.
StatusStatus do documento em relação à assinatura na etapa específica, podendo ser "Pendente", "Assinado", ou "Rejeitado".