É a demonstração destinada a evidenciar, qualitativa e quantitativamente, numa determinada data, a situação patrimonial e financeira da Entidade.
Bens e direitos compreende os bens, os direitos e as demais aplicações de recursos controlados pela entidade, capazes de gerar benefícios econômicos futuros, originados de eventos ocorridos.Obrigações compreende as origens de recursos representado pelas obrigações para com terceiros, resultantes de eventos ocorridos que exigirão ativos para a sua liquidação.
Patrimônio Líquido compreende os recursos próprios da Entidade originados de aportes de capitais e Lucros ou prejuízos acumulados, e seu valor é a diferença positiva ou negativa entre o valor dos bens e direitos e o valor das obrigações.
Na implantação do sistema, são registrados os valores dos bens e direitos, tais como saldos de caixa, de bancos, estoque, títulos a receber, imobilizado, cheques e mútuos e valores das obrigações, tais como saldo de contas a pagar, financiamentos, saldos de funcionários, mútuos, integralizações de capital, sem busca da origem desses valores.
Para o balanceamento da posição de liquidez após a inserção dos valores preexistentes, utiliza-se o campo da imagem abaixo:
Nesta tela são atualizados os parâmetros de sistema em implantação, passando-o para NÃO, impedindo que os registros iniciais sejam modificados e obrigando a utilização das partidas dobradas nos lançamentos vindouros.
No campo de resultado acumulado da empresa, é inserido o valor suficiente para equalizar os débitos com os créditos. Neste ajuste já é identificando, se necessidade de valor negativo, que ou os documentos não foram totalmente digitados ou esta empresa é deficitária.
Os valores de uma posição de liquidez são estáticas e definitivas a partir da obediência à não retroação de lançamentos.
Abre-se a tela :
Após a seleção data da posição desejada, deve-se escolher se no final dos valores da posição de liquidez será apresentado o resumo dos créditos de cheques devolvidos, cheques predatados, duplicatas a receber e cartão de crédito.
No quadro de consolidação, a tela vem como padrão a empresa logada, podendo ser alterada para Por Matriz, que trará os resultados de todas empresas que tenham a mesma matriz da empresa logada, ou ainda a opção de Seleciona Empresa, que abrirá tela com todas as empresas cadastradas na base, para seleção aleatória.
Todas as rubricas da posição de liquidez tem o demonstrativo analítico e podem ser acessados a partir do menu:
Abre-se a tela abaixo para seleção da rubrica, apresentação dos resultados, data da posição e consolidação das empresas :
Na geração da posição de liquidez apresenta-se a tela com os resultados da imagem abaixo, e que detalharemos a composição e origem das rubricas, identificando o conteúdo de cada uma delas.
BENS E DIREITOS
CAIXA : Representado pelos saldos de valores de todas as espécies movimentadas no período em todas as telas que geram movimento de caixa, acrescentado do saldo inicial de espécies cadastradas na implantação.
SALDO PDV : Representado pelos valores de trocos iniciais dos caixas pdv adicionados do valor de reforço de caixa, ou suprimentos. Os suprimentos realizados pelo caixa gerencial são refletidos de imediato nos movimentos de caixa, e quando a empresa não utiliza o caixa gerencial, o numerário remetido ao caixa é substituído pelo comprovante emitido pela impressora.
SALDO DO BANCO : Representado pelos saldos iniciais das contas bancárias cadastradas, sumarizados ao saldo dos movimentos realizados.
APLICAÇÕES FINANCEIRAS : Representado pelos saldos das aplicações financeiras movimentados pelas telas de aplicação financeira, atualizações de aplicações e resgate
ADIANTAMENTOS A FORNECEDORES : Representado pelos saldos de adiantamentos a fornecedores já deduzidas as liquidações de títulos a pagar e cancelamentos realizados.
CARTÕES DE CRÉDITO : Representado pelos saldos de títulos gravados com a indicação de cartão de crédito já faturados ou em sua formatação original
CHEQUES A VISTA : Representado pelo saldo de cheques recebidos sem data prefixada de apresentação ainda pendentes na data da geração do relatório
CHEQUES PRÉ-DATADOS : Representado pelo saldo de cheques recebidos com data prefixada de apresentação ainda pendentes na data da geração do relatório
CHEQUES DEVOLVIDOS : Representado pelo saldo dos cheques devolvidos, independentes de origem ou data para apresentação, desde que tenham participado da composição de um depósito bancário e tenham retornado sob qualquer alínea.
CHEQUES DEVOLVIDOS (PDD) : Representado pelo saldo dos cheques devolvidos, independentes de origem ou data para apresentação, desde que tenham participado da composição de um depósito bancário e tenham retornado sob qualquer alínea.
O fisco federal permite o aproveitamento como despesa de insolvência de títulos de crédito, e o cheque é umas dessas formas, e que tenham data de emissão inferior à quantidade de dias parametrizado no cadastro de parâmetros da empresa conforme imagem abaixo,
É permitido a dedução dos valores individuais inferiores a 5.000,00 sem comprovação de cobrança e acima desse valor somente com comprovação de exaustão de todos as formas previstas em lei para sua liquidação e que tenham acima de 1 ano de vencimento.(Art. 9º ao 14º da Lei nº 9.430/96; art. 24 da IN RFB 1.515/2014)
CHEQUES DESCONTADOS : Representado pelos valores de cheques com recebimento antecipado através de factorings ou outro agente financiador, constantes dos processos de desconto de cheques.
CLIENTES / DUPLICATAS A RECEBER : Representado pelos valores dos títulos a receber que não tenham como sacado as Administradoras de Cartões, independente de serem faturas ou títulos individuais. DUPLICATAS DESCONTADAS : Representado pelos títulos a receber que tenham sido elencadas como garantia de empréstimo junto a agentes financeiros, sob o título de duplicatas descontadas.
PROVISÃO PARA DEVEDORES DUVIDOSOS – PDD : Representado pela somatória dos títulos a receber de clientes, e que tenham data de vencimento superior à quantidade de dias parametrizado nos Parâmetros da empresa conforme a imagem demonstrativa da rubrica Cheques Devolvidos – PDD.
MÚTUO COLIGADAS/CONTROLADAS : Representado pelo saldo das movimentações de mútuo com valor positivo, representando crédito ou direito da empresa em relação às empresas participantes da mesma base de dados.
IMPOSTOS A RECUPERAR : Representado pela somatória dos créditos de impostos das notas fiscais de entrada quando a empresa estiver sob o regime de débito e crédito de ICMS ou regime de débito e crédito de PIS/Cofins. Neste saldo são deduzidos os valores apropriados na apuração dos impostos acima citados, devendo sempre ter o valor positivo.
ARRENDAMENTO MERCANTIL SEM OPÇÃO DE COMPRA : Representado pelos saldos dos contratos de Leasing sem opção de compra.
CONSÓRCIOS : Representado pelos saldos dos consórcios contratados.
ADIANTAMENTOS DE FRETE – MOTORISTA : Representado pelos valores concedidos a motoristas como adiantamentos de frete, originados no módulo de transportadora.
OUTROS CRÉDITOS : Representado pelos valores de outros créditos originários da tela de outros movimentos > créditos/débitos.
Esse grupo de contas representa os valores que tem maior liquidez na empresa, por se tratarem de saldos em numerários, bancos, aplicações, etc. , teoricamente mais facilmente convertidos em moeda corrente.
ESTOQUE PRÓPRIO : Representado pelos saldos de produtos destinados a venda ou consumo, de propriedade da empresa e armazenados em depósitos próprios, havidos por saldos iniciais, compras, transferências, recebimentos de doações ou bonificações ou entradas por inventários. São considerados somente os saldos de estoque dos almoxarifados próprios e classificados como Mercadorias de propriedade do informante e em seu poder.
ESTOQUES EM PODER DE TERCEIROS : Representado pelos saldos de produtos destinados a venda ou consumo, de propriedade da empresa e armazenados em depósitos de terceiros, identificados pelos códigos dos mesmos, havidos por saldos iniciais, compras, recebimentos de doações ou bonificações ou entradas por inventários, transferências e principalmente para remessas para depósitos. São considerados somente os saldos de estoque dos almoxarifados próprios e classificados como Mercadorias de propriedade do informante e em seu poder de terceiros.
ESTOQUES DE TERCEIROS: Representado por estoque de terceiros em depósitos da empresa. Procedimento menos comum hoje na vertical de postos, e consistia principalmente das repartições públicas que utilizam as instalações da empresa para controle fracionado dos produtos. São considerados somente os saldos de estoque dos almoxarifados próprios e classificados como Mercadorias de propriedade de terceiro e em poder do informante .
Esse bloco representa os bens conversíveis em moeda, mas em médio prazo visto à demanda do mercado em consumir aquela mercadoria.
IMOBILIZADO PRÉ-OPERACIONAL: Representado pelos valores das construções em andamento ou imobilizado em fase de montagem, agrupados pelos centros de custo criados para essa finalidade.
IMOBILIZADO OPERACIONAL: Representado pelos valores dos imobilizados permanentes da empresa, tangíveis ou intangíveis, necessários ao processo operacional ou administrativo da empresa. DEPRECIAÇÃO ACUMULADA: Representa os valores deduzidos como despesa não operacional. Representa a parcela que reduz o imobilizado operacional pelo uso ou pela ação do tempo.
Esse bloco representa o volume dos bens e direitos que tem sua realização em dinheiro mais demorado, visto que às vezes demanda em até o encerramento das atividades para sua liquidação.
OBRIGAÇÕES
FORNECEDORES/CONTAS A PAGAR: Representado pelos títulos de contas a pagar a fornecedores de valores de compras para venda ou consumo ou represente despesas.
CAPTAÇÃO DE RECURSOS: Representado pelos títulos de contas a pagar dos valores gerados na tela de captação de recursos.
SALDOS DE FUNCIONÁRIOS: Representado pelos saldos dos movimentos e conta corrente de funcionários, tais como diferenças positivas e negativas de caixa e outros lançamentos realizados na tela de movimentos de funcionários.
SALDO DE AGREGADOS TRANSPORTADORA: Representado pelos valores dos saldos de movimentação dos agregados de transportadoras, originadas no módulo de TRANSPORTADORA. Neste caso o termo ''agregados'' representa as empresas ou motoristas subcontratados, que realizarão os transportes mediante percentual de participação no frete principal.
ADIANTAMENTO DE CLIENTES: Representado pelos saldos dos adiantamentos realizados por clientes.
MERCADORIA DE TERCEIROS: Representado pelos saldos de mercadorias nos almoxarifados de terceiros, com o código 3 – Mercadorias de propriedade de terceiros em poder do informante. É destacado somente para balanceamento da posição de liquidez.
RECEITAS FUTURAS: Representado pelos títulos a receber de origem em contrato de aluguel. É feito o controle nesta rubrica visto que somente na liquidação desse tipo de título é reconhecida a receita.
MÚTUOS COLIGADAS/CONTROLADAS: Representado pelos saldos devedores de contratos individuais de mútuo.
IMPOSTOS A RECOLHER: Representado pela somatória dos títulos a pagar em aberto, que tiveram origem nas telas de apurações de pis/cofins, icms ou ipi.
ARRENDAMENTO MERCANTIL SEM OPÇÃO DE COMPRAS: Representado pelos contratos de leasing sem opção de compras.
ARRENDAMENTO MERCANTIL COM OPÇÃO DE COMPRAS: Representado pelos contratos de leasing com opção de compras.
CONSÓRCIOS: Representado pelos saldos de contratos de consórcios ainda não realizados.
OUTROS DÉBITOS/CRÉDITOS: Representado pelo saldo dos movimentos de outros créditos ainda não realizados.
PROVISÃO SOCIAL: Representado pelos saldos de valores utilizados como provisões, gerados e controlados pelo módulo de Recursos Humanos.
Esse bloco é o de débitos da empresa compromissado com fornecedores, funcionários, agentes financeiros e empresas do grupo, e que tem a obrigatoriedade de liquidação.
CAPITAL SOCIAL INTEGRALIZADO: Representa os valores que os sócios quotistas ou acionistas liquidaram o compromisso do capital social, disponibilizando numerário para o início ou manutenção da empresa.
AÇÕES EM TESOURARIA: Representa os valores de ações ou quotas reembolsadas aos acionistas ou quotistas e que se encontram à disposição para uma futura redução de capital ou admissão de novos sócios ou quotistas.
LUCRO OU PREJUIZO ACUMULADO NO MÊS: Representado pelo resultado do DRE do mês, considerando o período do primeiro dia do mês até a data selecionada. É um valor informativo, não participando das somatórias. O objetivo é mostrar na Posição de Liquidez o resultado do período sem a necessidade de geração do relatório do DRE.
LUCRO OU PREJUIZO ACUMULADO : Representado pela somatória do resultado acumulado utilizado para o balanceamento inicial e o resultado de DRE de todo o período existente na base, limitado à data da posição.
DISTRIBUIÇÃO DE DIVIDENDOS: Representado pelos valores distribuídos aos sócios originados dos lucros auferidos em um período.
Esse bloco representa as obrigações que a empresa tem com os sócios ou quotistas, devendo em caso de solvência, restituir ou distribuir proporcionalmente à participação de cada.
O resumo é apresentado na forma abaixo e representa as rubricas sumarizadas por datas de vencimentos:
DEMONSTRATIVO DE RESULTADO DO EXERCICIO -DRE
Demonstração do resultado do exercício – DRE, é um relatório gerencial elaborado em conjunto com a Posição de Liquidez e que descreve as operações realizadas pela empresa em um determinado período.
No Brasil a DRE deve ser elaborada obedecendo ao princípio do Regime de Competência. Por este princípio, as receitas e as despesas devem ser incluídas na operação do resultado do período em que ocorreram, sempre simultaneamente quando se correlacionam, independente de recebimento ou pagamento.Nota-se, assim, que a DRE é elaborada ao mesmo tempo em que se define a Posição de Liquidez e que não é possível conceber este relatório dissociado da Posição de liquidez.
Seu objetivo é demonstrar a formação do resultado líquido em um exercício através do confronto das receitas, despesas e resultados apurados, gerando informações significativas para tomada de decisão.
É um relatório que pode ser gerado em intervalo de datas, permitindo análises em períodos aleatórios.
Abre-se a tela :
O filtro de apenas centros de custo da própria empresa, consiste na consideração das despesas contabilizadas por centro de custo da empresa selecionada, não se atendo em qual empresa foi incluída.
O filtro de Calcular custo GNV pela data de referência, trará incluso nos valores de custos dos produtos vendidos, a quantidade do combustível comercializado, ao preço da última nota fiscal de entrada no período ou a que o antecedeu.
A estrutura do relatório do Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE é apresentada conforme imagem:
RECEITA BRUTA DE VENDAS DE PRODUTOS: Representado pelos valores líquidos das vendas realizadas por cupons fiscais, notas fiscais eletrônicas com natureza de operação que gere financeiro e notas fiscais eletrônicas de consumidor. São consideradas as vendas dos itens cadastrados como PRODUTO ou INSUMO.
RECEITA BRUTA DE VENDAS DE SERVIÇOS: Representado pelos valores líquidos das vendas realizadas por notas fiscais eletrônicas de serviços e por cupons fiscais quando autorizados a emissão de cupons dos itens classificados como SERVIÇOS.
DEVOLUÇÕES DE VENDAS: Representado pelo valor das notas fiscais de saída com natureza de operação identificada como devolução e que gerem financeiro. As devoluções são realizadas por notas fiscais de emissão própria quando o cliente é consumidor pessoa física ou não tenha como emitir nota própria ou através da repartição da receita estadual.
CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS: Representado pelo valor do movimento da baixa de estoque na impressão da nota fiscal de saída ou confirmação do caixa pdv. Também são considerados como custo dos produtos vendidos as despesas rateadas para centros de custos de propriedade de terceiros ou tenham a atividade 4 – PRODUCAO. O custo dos produtos recebidos em devolução de clientes é deduzido dos custos com a data da efetiva devolução.
CUSTO DOS SERVIÇOS VENDIDOS: Representado pelos valores das despesas rateadas para centros de custos com a atividade 3 – VENDAS DE SERVICOS.
DESPESAS ADMNISTRATIVAS: Representado pelos valores das despesas rateadas para centro de custos com a atividade 1 – ADMINISTRATIVO.
DESPESAS DE VENDAS: Representado pelos valores das despesas rateadas para centro de custos com a atividade 2 – VENDAS DE PRODUTOS.
DESPESAS FINANCEIRAS: Representado pelos valores das despesas lançadas diretas em despesas classificadas no cadastro de tipos de despesas como financeiras. Inclui também as despesas lançadas indiretamente, tais como: juros pagos em títulos a pagar, multas pagas em títulos a pagar, descontos concedidos em títulos a receber, taxa de cobrança em cartão de crédito, deduções em captação de recursos, taxa de cobrança em cartão de débito, despesas acessórias a receber, despesas acessórias a pagar, descontos em recebimentos de cheques e atualizações de aplicações financeiras.
VARIAÇÃO DE ESTOQUES: Representado pelos movimentos de estoques que tenham as contas de resultado de PERDAS NA MEDICAO/CONTAGEM OU SOBRAS NA MEDICAO / CONTAGEM.
RECEITAS FINANCEIRAS: Representado pelas receitas lançadas direto na tela de outras receitas com tipo de receita cadastrada como financeira. Contempla também as receitas originárias de processos interno do sistema e que podem ser: atualização de aplicações financeiras, descontos obtidos em títulos a pagar, juros recebidos em cheques, juros recebidos em títulos a receber, multas recebidas em títulos a receber e outros acréscimos em títulos a receber que não sejam de cartão de crédito.
DESPESAS NÃO OPERACIONAIS: Representado pelos descontos concedidos em outras vendas no fechamento de caixa pdv, pelas despesas rateadas para os centros de custos que sejam de terceiros.
RECEITAS NÃO OPERACIONAIS: Representado pelos valores de outras vendas destacado no fechamento de caixa pdv e as receitas inseridas através da tela de outras receitas.
SUPERVENIÊNCIA ATIVA / PASSIVA: A superveniência é um aumento do ativo ou diminuição do passivo de uma empresa. É algo imprevisto que vai determinar a variação do patrimônio empresarial. É determinado por um fator externo.
Está dividida em dois tipos: – Superveniência ativa: é o aumento do ativo, ou seja, aumento do patrimônio da empresa. Podem ser considerados nessa ocasião o dinheiro ganho na loteria, herança recebida, doações, nascimento de bezerro entre outros.
– Superveniência passiva: promove uma redução do patrimônio da empresa. Como exemplo, temos os gastos com determinações judiciais, dívidas não registradas no passivo (despesas), pagamento de aval, morte de animal do plantel entre outros.
Somente o módulo de pecuária está preparado para geração desses lançamentos.DEPRECIAÇÕES: Representado pelos valores das depreciações calculadas através do módulo de ativo patrimonial.
LUCRO/PREJUIZO DO EXERCÍCIO: Representado pelo cálculo da diferença entre as receitas e as despesas e custos de produtos e serviços vendidos.
A análise através de índices é utilizada para avaliação interna da empresa permitindo comparação entre os períodos incorridos, e para comparação com índices de empresas da mesma atividade.