É a demonstração destinada a evidenciar, de forma qualitativa e quantitativa, em uma determinada data, a situação patrimonial e financeira da Entidade.
Bens e Direitos compreendem os bens, os direitos e demais aplicações de recursos controlados pela Entidade, capazes de gerar benefícios econômicos futuros, originados de eventos já ocorridos.
Obrigações correspondem às origens de recursos representadas pelos compromissos assumidos com terceiros, resultantes de eventos passados e que exigirão a utilização de ativos para sua liquidação.
Patrimônio Líquido corresponde aos recursos próprios da Entidade, originados de aportes de capital e de lucros ou prejuízos acumulados. Seu valor é a diferença, positiva ou negativa, entre o total de bens e direitos e o total de obrigações.
Na implantação do sistema, são registrados os valores referentes aos bens e direitos, como saldos de caixa e bancos, estoques, títulos a receber, imobilizado, cheques e mútuos, bem como os valores das obrigações, como saldos de contas a pagar, financiamentos, saldos de funcionários, mútuos e integralizações de capital, sem a necessidade de identificar a origem desses valores.
Para o balanceamento da posição de liquidez após a inserção dos valores preexistentes, utiliza-se o campo apresentado na imagem abaixo:
Nesta tela são atualizados os parâmetros do sistema em implantação, configurando-o para NÃO, o que impede a modificação dos registros iniciais e obriga a utilização das partidas dobradas nos lançamentos futuros.
No campo de Resultado Acumulado da Empresa, deve ser inserido o valor suficiente para equalizar débitos e créditos. Nesse ajuste, caso seja identificado um valor negativo, isso indica que ou nem todos os documentos foram devidamente lançados, ou a empresa apresenta posição deficitária.
Os valores de uma Posição de Liquidez tornam-se estáticos e definitivos a partir da observância da regra de não retroação dos lançamentos.
Abre-se a tela :
Após a seleção da data da posição desejada, deve-se definir se, ao final dos valores da posição de liquidez, será apresentado o resumo dos créditos referentes a cheques devolvidos, cheques pré-datados, duplicatas a receber e cartões de crédito.
No quadro de Consolidação, a tela é exibida, por padrão, com a empresa logada. No entanto, é possível alterá-la para a opção Por Matriz, que apresentará os resultados de todas as empresas vinculadas à mesma matriz da empresa logada. Também é possível selecionar a opção Seleciona Empresa, que abre uma tela listando todas as empresas cadastradas na base, permitindo a escolha individual.
Todas as rubricas da posição de liquidez possuem demonstrativo analítico, acessível a partir do menu:
Abre-se a tela abaixo para seleção da rubrica, apresentação dos resultados, data da posição e consolidação das empresas :
Na geração da posição de liquidez apresenta-se a tela com os resultados da imagem abaixo, e que detalharemos a composição e origem das rubricas, identificando o conteúdo de cada uma delas.
Bens e Direitos
Caixa: Representado pelos saldos de valores de todas as espécies movimentadas no período em todas as telas que geram movimento de caixa, acrescido do saldo inicial de espécies cadastradas na implantação.
Saldo PDV: Representado pelos valores de trocos iniciais dos caixas PDV, somados aos valores de reforço de caixa (suprimentos). Os suprimentos realizados pelo caixa gerencial são refletidos imediatamente nos movimentos de caixa. Quando a empresa não utiliza o caixa gerencial, o numerário remetido ao caixa é substituído pelo comprovante emitido pela impressora.
Saldo do Banco: Representado pelos saldos iniciais das contas bancárias cadastradas, acrescidos dos saldos dos movimentos realizados.
Aplicações Financeiras: Representado pelos saldos das aplicações financeiras movimentados nas telas de aplicação financeira, atualizações de aplicações e resgates.
Adiantamentos a Fornecedores: Representado pelos saldos de adiantamentos a fornecedores, já deduzidas as liquidações de títulos a pagar e os cancelamentos realizados.
Cartões de Crédito: Representado pelos saldos de títulos registrados com a indicação de cartão de crédito, já faturados ou ainda em sua formatação original.
Cheques à Vista: Representado pelo saldo de cheques recebidos sem data prefixada de apresentação e ainda pendentes na data da geração do relatório.
Cheques Pré-Datados: Representado pelo saldo de cheques recebidos com data prefixada de apresentação e ainda pendentes na data da geração do relatório.
Cheques Devolvidos: Representado pelo saldo de cheques devolvidos, independentemente da origem ou data de apresentação, desde que tenham participado da composição de um depósito bancário e retornado sob qualquer alínea.
Cheques Devolvidos (PDD): Representado pelo saldo de cheques devolvidos, independentemente da origem ou data de apresentação, desde que tenham participado da composição de um depósito bancário e retornado sob qualquer alínea. O Fisco Federal permite o aproveitamento desses títulos como despesa de insolvência, considerando que o cheque é uma das formas de crédito. Para tanto, devem possuir data de emissão inferior ao prazo parametrizado no cadastro de parâmetros da empresa (conforme imagem abaixo).
É permitido deduzir valores individuais inferiores a R$ 5.000,00 sem comprovação de cobrança. Para valores superiores, a dedução só é aceita mediante comprovação da exaustão de todas as formas previstas em lei para sua liquidação, e desde que possuam mais de 1 ano de vencimento (Art. 9º ao 14º da Lei nº 9.430/96; Art. 24 da IN RFB nº 1.515/2014).
Cheques descontados: Representado pelos valores de cheques com recebimento antecipado através de factorings ou outro agente financiador, constantes dos processos de desconto de cheques.
Clientes/Duplicatas a receber: Representado pelos valores dos títulos a receber que não tenham como sacado as administradoras de cartões, independentemente de serem faturas ou títulos individuais.
Duplicatas descontadas: Representado pelos títulos a receber que tenham sido elencados como garantia de empréstimo junto a agentes financeiros, sob o título de duplicatas descontadas.
Provisão para devedores duvidosos – PDD: Representado pela somatória dos títulos a receber de clientes, que tenham data de vencimento superior à quantidade de dias parametrizada nos parâmetros da empresa, conforme a imagem demonstrativa da rubrica cheques devolvidos – PDD.
Mútuo coligadas/Controladas: Representado pelo saldo das movimentações de mútuo com valor positivo, representando crédito ou direito da empresa em relação às empresas participantes da mesma base de dados.
Impostos a recuperar: Representado pela somatória dos créditos de impostos das notas fiscais de entrada, quando a empresa estiver sob o regime de débito e crédito de ICMS ou PIS/Cofins. Nesse saldo são deduzidos os valores apropriados na apuração dos impostos citados, devendo sempre resultar em valor positivo.
Arrendamento mercantil sem opção de compra: Representado pelos saldos dos contratos de leasing sem opção de compra.
Consórcios: Representado pelos saldos dos consórcios contratados.
Adiantamentos de frete – motorista: Representado pelos valores concedidos a motoristas como adiantamentos de frete, originados no módulo de transportadora.
Outros créditos: Representado pelos valores de outros créditos originários da tela Outros Movimentos > Créditos/Débitos.
Esse grupo de contas representa os valores que têm maior liquidez na empresa, por se tratarem de saldos em numerários, bancos, aplicações, etc., teoricamente mais facilmente convertidos em moeda corrente.
Estoque próprio: Representado pelos saldos de produtos destinados à venda ou consumo, de propriedade da empresa e armazenados em depósitos próprios, provenientes de saldos iniciais, compras, transferências, recebimentos de doações ou bonificações, ou entradas por inventários. São considerados somente os saldos de estoque dos almoxarifados próprios e classificados como mercadorias de propriedade do informante e em seu poder.
Estoques em poder de terceiros: Representado pelos saldos de produtos destinados à venda ou consumo, de propriedade da empresa e armazenados em depósitos de terceiros, identificados pelos códigos dos mesmos, provenientes de saldos iniciais, compras, recebimentos de doações ou bonificações, entradas por inventários e transferências, principalmente para remessas a depósitos. São considerados somente os saldos de estoque dos almoxarifados próprios e classificados como mercadorias de propriedade do informante e em seu poder de terceiros.
Estoques de terceiros: Representado por estoque de terceiros em depósitos da empresa. Procedimento menos comum na vertical de postos, consistia principalmente das repartições públicas que utilizam as instalações da empresa para controle fracionado dos produtos. São considerados somente os saldos de estoque dos almoxarifados próprios e classificados como mercadorias de propriedade de terceiro e em poder do informante.
Esse bloco representa os bens conversíveis em moeda, mas em médio prazo, visto à demanda do mercado em consumir aquela mercadoria.
Imobilizado pré-operacional: Representado pelos valores das construções em andamento ou imobilizado em fase de montagem, agrupados pelos centros de custo criados para essa finalidade.
Imobilizado operacional: Representado pelos valores dos imobilizados permanentes da empresa, tangíveis ou intangíveis, necessários ao processo operacional ou administrativo da empresa.
Depreciação acumulada: Representa os valores deduzidos como despesa não operacional. Representa a parcela que reduz o imobilizado operacional pelo uso ou pela ação do tempo.
Esse bloco representa o volume dos bens e direitos que têm sua realização em dinheiro mais demorada, visto que às vezes demanda até o encerramento das atividades para sua liquidação.
Demonstrativo de resultado do exercício – DRE
A demonstração do resultado do exercício (DRE) é um relatório gerencial elaborado em conjunto com a Posição de Liquidez, que descreve as operações realizadas pela empresa em um determinado período.
No Brasil, a DRE deve ser elaborada obedecendo ao princípio do regime de competência. Segundo esse princípio, as receitas e despesas devem ser incluídas no resultado do período em que ocorreram, sempre simultaneamente quando se correlacionam, independentemente de recebimento ou pagamento. Nota-se, assim, que a DRE é elaborada ao mesmo tempo em que se define a Posição de Liquidez, não sendo possível conceber este relatório de forma dissociada.
O objetivo da DRE é demonstrar a formação do resultado líquido em um exercício, por meio do confronto das receitas, despesas e resultados apurados, gerando informações significativas para a tomada de decisão.
É um relatório que pode ser gerado em intervalo de datas, permitindo análises em períodos aleatórios.
Abre-se a tela :
O filtro de apenas centros de custo da própria empresa, consiste na consideração das despesas contabilizadas por centro de custo da empresa selecionada, não se atendo em qual empresa foi incluída.
O filtro de Calcular custo GNV pela data de referência, trará incluso nos valores de custos dos produtos vendidos, a quantidade do combustível comercializado, ao preço da última nota fiscal de entrada no período ou a que o antecedeu.
A estrutura do relatório do Demonstrativo de Resultado do Exercício – DRE é apresentada conforme imagem:
Receita bruta de vendas de produtos: Representado pelos valores líquidos das vendas realizadas por cupons fiscais, notas fiscais eletrônicas com natureza de operação que gere financeiro e notas fiscais eletrônicas de consumidor. São consideradas as vendas dos itens cadastrados como produto ou insumo.
Receita bruta de vendas de serviços: Representado pelos valores líquidos das vendas realizadas por notas fiscais eletrônicas de serviços e por cupons fiscais quando autorizada a emissão de cupons dos itens classificados como serviços.
Devoluções de vendas: Representado pelo valor das notas fiscais de saída com natureza de operação identificada como devolução e que gerem financeiro. As devoluções são realizadas por notas fiscais de emissão própria quando o cliente é consumidor pessoa física ou não tenha como emitir nota própria, ou através da repartição da receita estadual.
Custo dos produtos vendidos: Representado pelo valor do movimento da baixa de estoque na impressão da nota fiscal de saída ou confirmação do caixa PDV. Também são consideradas como custo dos produtos vendidos as despesas rateadas para centros de custos de propriedade de terceiros ou que tenham a atividade 4 – produção. O custo dos produtos recebidos em devolução de clientes é deduzido dos custos na data da efetiva devolução.
Custo dos serviços vendidos: Representado pelos valores das despesas rateadas para centros de custos com a atividade 3 – vendas de serviços.
Despesas administrativas: Representado pelos valores das despesas rateadas para centros de custos com a atividade 1 – administrativo.
Despesas de vendas: Representado pelos valores das despesas rateadas para centros de custos com a atividade 2 – vendas de produtos.
Despesas financeiras: Representado pelos valores das despesas lançadas diretamente em despesas classificadas no cadastro de tipos de despesas como financeiras. Inclui também as despesas lançadas indiretamente, tais como juros pagos em títulos a pagar, multas pagas em títulos a pagar, descontos concedidos em títulos a receber, taxa de cobrança em cartão de crédito, deduções em captação de recursos, taxa de cobrança em cartão de débito, despesas acessórias a receber, despesas acessórias a pagar, descontos em recebimentos de cheques e atualizações de aplicações financeiras.
Variação de estoques: Representado pelos movimentos de estoques que tenham as contas de resultado de perdas na medição/contagem ou sobras na medição/contagem.
Receitas financeiras: Representado pelas receitas lançadas diretamente na tela de outras receitas com tipo de receita cadastrada como financeira. Contempla também as receitas originárias de processos internos do sistema, que podem ser: atualização de aplicações financeiras, descontos obtidos em títulos a pagar, juros recebidos em cheques, juros recebidos em títulos a receber, multas recebidas em títulos a receber e outros acréscimos em títulos a receber que não sejam de cartão de crédito.
Despesas não operacionais: Representado pelos descontos concedidos em outras vendas no fechamento de caixa PDV, pelas despesas rateadas para os centros de custos que sejam de terceiros.
Receitas não operacionais: Representado pelos valores de outras vendas destacados no fechamento de caixa PDV e as receitas inseridas através da tela de outras receitas.
Superveniência ativa / passiva: A superveniência é um aumento do ativo ou diminuição do passivo de uma empresa. É algo imprevisto que determina a variação do patrimônio empresarial e é originado por fatores externos. Está dividida em dois tipos: superveniência ativa, que representa o aumento do ativo, ou seja, aumento do patrimônio da empresa, podendo incluir dinheiro ganho na loteria, herança recebida, doações, nascimento de bezerro, entre outros; e superveniência passiva, que promove redução do patrimônio da empresa, como gastos com determinações judiciais, dívidas não registradas no passivo (despesas), pagamento de aval, morte de animal do plantel, entre outros. Somente o módulo de pecuária está preparado para geração desses lançamentos.
Depreciações: Representado pelos valores das depreciações calculadas através do módulo de ativo patrimonial.
Lucro/prejuízo do exercício: Representado pelo cálculo da diferença entre as receitas e as despesas e custos de produtos e serviços vendidos.
A análise através de índices é utilizada para avaliação interna da empresa permitindo comparação entre os períodos incorridos, e para comparação com índices de empresas da mesma atividade.