1 Conceito

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorridas entre as partes, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e recepção, pelo fisco, antes da ocorrência do Fato Gerador.

2 Requisitos

Antes de emitir uma Nota Fiscal Eletrônica a empresa deverá atentar aos seguintes requisitos:

• Conferir se a empresa possui obrigatoriedade de emissão de NF-e;
• Adquirir o Certificado Digital para assinatura das NF-e;
• Credenciar-se na SEFAZ (Secretaria da Fazenda).

Após satisfazer os requisitos, é de responsabilidade/obrigatoriedade do contribuinte emissor:

• Estar devidamente credenciado junto a SEFAZ, da circunscrição do estabelecimento sujeito a obrigatoriedade de emissão dentro do prazo previsto;
• Utilizar somente certificado digital no padrão ICP-Brasil para assinatura de NF-e;
• Armazenar os documentos eletrônicos (XML da NF-e) autorizados pela SEFAZ em repositório segura para exibição ao fisco quando necessário. O armazenamento deverá ser feito durante o prazo decadencial exigido pela legislação;
• Zelar pela consistência dos dados tributários a serem transmitidos à SEFAZ, uma vez que o preenchimento da NF-e é de exclusiva responsabilidade do emitente;
• O arquivo eletrônico gerado da NF-e (XML) após ter tido sua autorização concedida pela SEFAZ, deverá ser enviado ao cliente da empresa emissora (ou destinatário da NF-e) uma vez que o documento que contém a validade jurídica da transação comercial realizada entre o emissor e o destinatário;
• Após autorização da NF-e pela SEFAZ, deve-se imprimir o DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) para que a mesma seja enviada em conjunto com a mercadoria vendida. O DANFE não é uma nota fiscal e nem substitui a mesma, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da mesma, o que permitirá ao detentor deste documento, a efetiva existência/status da NF-e.

Para mais informações sobre NF-e, acessar o portal da SEFAZ.

Será necessário também, entrar em contato com o Departamento Comercial do Linx Postos AutoSystem®, para que seja liberada a implantação do módulo NF-e, para emissão de notas fiscais eletrônicas.

3 Configurações

As configurações para funcionamento das rotinas de NF-e no módulo Caixa, devem ser realizadas no módulo Gerencial e serão descritas nos próximos capítulos.

3.1 Configurar o Caixa

Para emissão de NF-e no módulo Caixa, será necessário vincular o modelo da nota ao caixa que a utilizará.
Para isto, acessar o módulo Gerencial > Configurações > Parâmetros > Caixas Ponto de Venda. A tela a seguir será exibida:



Selecionar o PDV (Ponto de Vendas) e clicar no botão Editar. Na tela exibida, acessar a aba Fiscal, conforme imagem a seguir:

Na guia Nota Fiscal, será possível habilitar a opção 55 – NF-e, que habilitará a emissão de Nota Fiscal Eletrônica no PDV selecionado.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.
Para informações referentes a abertura e configurações do caixa, acessar o manual Caixa – Visão Geral.

3.2 Natureza de Operação

Para emissão de NF-e no módulo Caixa será necessário cadastrar naturezas de operação de venda, no sistema. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Tabelas > Fiscal > Natureza de Operação. A tela a seguir será exibida: 

Para informações referentes ao cadastro de naturezas de operação, acessar o Manual Cadastros de Tabelas.

3.2.1 Venda com ECF

Para emitir NF-e será necessário criar a natureza de operação de Venda Com ECF, para isto, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme imagem a seguir: 

 

Preencher os campos:

• Nome: informar o nome Venda Com ECF;
• Tipo Operação: informar o tipo de operação de Venda (S). Habilitar a opção Utilizar com ECF.

Na guia CFOP será possível vincular os CFOP das operações (Interestadual e estadual).

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.

3.2.2 Venda sem ECF

Para emitir NF-e será necessário criar a natureza de operação de Venda Sem ECF, para isto, clicar no botão Novo. Preencher os campos conforme imagem a seguir:

 

Preencher os campos:

• Nome: informar o nome Venda Sem ECF;
• Tipo Operação: informar o tipo de operação de Venda (S).

Na guia CFOP será possível vincular os CFOP das operações (Interestadual e estadual).

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.

3.3 Séries de Notas Fiscais

Para correto funcionamento e emissão da NF-e, será necessário cadastrar as séries de notas fiscais. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Tabelas > Fiscal > Séries de Notas Fiscais. A tela a seguir será exibida:

Para informações referentes ao cadastro de séries de notas fiscais acessar o Manual de Cadastro de Tabelas.

Nos capítulos a seguir serão descritas as séries de notas necessárias na emissão de NF-e.

3.3.1 Venda com ECF

Para cadastrar séries de notas fiscais de Venda Com ECF, clicar no botão Novo e preencher os campos conforme imagem a seguir: 

Preencher os campos:

• Empresa: informar a empresa;
• Nat. Operação: informar a natureza Venda Com ECF;
• Modelo NF: informar o modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica;
• Série: informar o número da série de notas;

Caso desejar habilitar a opção Contingência, no campo Série, informar as séries 901 ou 999.
Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.

3.3.2 Venda sem ECF

Para cadastrar séries de notas fiscais de Venda Sem ECF, clicar no botão Novo e preencher os campos conforme imagem a seguir:

Preencher os campos:

• Empresa: informar a empresa;
• Nat. Operação: informar a natureza Venda Sem ECF;
• Modelo NF: informar o modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica;
• Série: informar o número da série de notas.

Caso desejar habilitar a opção Contingência, no campo Série, informar as séries 901 ou 999.

Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar para registrar as alterações.

3.4 Vincular Produto ao CFOP de Venda

Para emissão de NF-e no módulo Caixa será necessário verificar se todos os produtos que serão vendidos estão vinculados com os CFOP de venda, através do cadastro de produtos. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Produtos > aba Fiscal > aba CFOP, conforme imagem a seguir:

Clicar no botão para adicionar CFOP à relação. A tela a seguir será exibida:



Esta tela possui os campos:

• Natureza Operação: informar a natureza de operação, conforme descrito no capítulo 3.2;
• CFOP: informar o CFOP;

Após informar os campos, clicar no botão Confirmar para registrar as informações.

3.5 Vincular Grupo de Produto ao CFOP de Venda

Outra forma de vincular os produtos ao CFOP de venda é configurar os grupos de produtos e adicionar o CFOP desejado. Esta forma é mais rápida pois aplicará a configuração à todos os produtos do grupo. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Grupos de produtos > aba Fiscal. A tela a seguir será exibida: 

Para adicionar CFOP ao grupo de produtos, realizar as configurações conforme descrito no capítulo 3.4.

3.6 Política Comercial

No cadastro de clientes, podem ser definidas regras de emissão de NF-e através da Política Comercial. Para isto, acessar o módulo Gerencial > Cadastros > Clientes > aba Política Comercial. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui duas opções relacionadas à emissão de NF-e no módulo Caixa:

• Não permitir emissão de nota fiscal no caixa: não permitirá a emissão de NF- e para este cliente.

• Nota fiscal de venda obrigatória: desabilitará a opção de emissão de Nota Fiscal no fechamento da venda e tornará a emissão obrigatória, conforme imagem a seguir:

4 Funcionalidades

No Linx Postos AutoSystem® existem duas maneiras de emitir NF-e no módulo Caixa. Uma delas será realizar a emissão durante a finalização da venda, e outra, será realizar a emissão após a conclusão da venda. Estas duas formas serão vistas nos capítulos a seguir.

4.1 Emissão NF-e Durante a Finalização da Venda

A venda deverá ser iniciada, informar o cliente e demais informações, caso necessário. Após adicionar os produtos ao cupom fiscal, clicar no botão F5 para iniciar a finalização da venda. A tela a seguir será exibida: 

Habilitar a opção Nota Fiscal – F6, e clicar no botão Confirmar – F5. A tela a seguir será exibida: 

Conferir os dados do cliente e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:

Clicar no botão Sim para confirmar a emissão da nota fiscal. O sistema realizará a emissão da NF-e e a enviará para o sistema da SEFAZ.

4.2 Emissão NF-e Após Conclusão da Venda

Quando o sistema não emitir a NF-e no momento de finalização da venda, será necessário fazê-lo após a conclusão da venda, para isto acessar o menu Caixa (F10) > aba Vendas. A tela a seguir será exibida:

 
 Selecionar a venda desejada e clicar no botão Emitir Nota Fiscal. A tela a seguir será exibida: 

Conferir os dados do cliente e realização da NF-e conforme descrito no capítulo 4.1. 

4.3 Verificar NF-e Emitida

Para verificar as NF-e emitidas no módulo Caixa, acessar o menu Caixa (F10) > aba Notas Fiscais. A tela a seguir será exibida:

Na guia Relação de notas fiscais emitidas durante o turno exibirá as notas fiscais emitidas no turno de caixa atual.
As notas fiscais eletrônicas após o envio para a SEFAZ podem ficar com as seguintes situações:

• Aprovada: após verificação pelo sistema da SEFAZ, caso não houver nenhuma inconsistência em suas informações, retornará com status de aprovada;
• Enviada: após envio para o sistema da SEFAZ, enquanto a mesma não retorna a aprovação da nota, será exibido o status de enviada;
• Rejeitada: após verificação pelo sistema da SEFAZ, caso for detectada alguma inconsistência em suas informações, retornará com status de rejeitada;
• Aguardando envio: a NF-e ainda não processada pelo sistema da SEFAZ ou que possui alguma inconsistência que não caracteriza uma rejeição, retornará com status de aguardando envio.

Para mais informações referentes ao gerenciamento de notas fiscais acessar o Manual Notas Fiscais.

A aba Notas Fiscais do menu Caixa possui os botões:

• Cancelar nota: permitirá realizar o cancelamento da nota selecionada. Para cancelar notas, elas devem estar com a situação Aprovada ou Aguardando retorno;
• DANFE: permitirá emitir o DANFE da nota. Para emitir DANFE de notas, elas devem estar com situação Aprovada;
• Reemitir nota fiscal: permitirá realizar a remissão das notas Rejeitadas ou Canceladas.