Abertura/Fechamento de Caixa

Para efetuar a abertura do caixa deve seguir os passos abaixo:

1. No campo identificação exibirá somente como leitura o nome do terminal ou do usuário que identifica o caixa, conforme configurações realizadas em Parâmetros > Parâmetros > na aba Caixa.

2. Na data de abertura o sistema apresenta automaticamente a data de hoje, podendo ser alterado conforme a necessidade do usuário, não podendo ser com data retroativa e nem data posterior com mais de 5 (cinco) dias.

3. Informar o número do caixa a ser aberto, no entanto o sistema apresentará o número do próximo caixa automaticamente.

4. E por fim deve ser informado o valor de abertura de caixa (troco), podendo ser valor zerado (0,00). Quando o sistema estiver configurado para que na filial seja utilizado um 'valor padrão na abertura dos caixas diários' (Parâmetros > Parâmetros > aba 'Caixa'), ao abrir um novo caixa, este valor já virá informado no campo 'Valor abertura', sem a possibilidade de alterá-lo.

No processo de Abertura do Caixa, o sistema verificará se no menu Parâmetros > Parâmetros, na guia Caixa e no campo Controle de Restrição Abertura/Fechamento de Caixas está marcado a opção "Na Abertura do 1º Caixa, Verificar Caixas Abertos no Dia Anterior".

Se estiver "marcado", será realizada a verificação se existem outros caixas diários abertos (para todos os usuários, terminais ou caixa geral). Em caso afirmativo, será informado para o usuário a seguinte mensagem: "Existem caixas diários abertos. Verifique estes através da posição de caixa e efetue fechamento.".

Logo abaixo da mensagem os botões "Ver Caixas" e "Abrir Novo Caixa":

• Ver Caixas: Se clicado nesse botão, abrirá o programa Posição de Caixa (Relatórios > Caixa), para que seja identificado quais caixas estão abertos.

• Abrir Novo Caixa: Se clicado nesse botão, será exibida uma nova janela solicitando que informe o "Colaborador + Senha" que possua liberação para realizar o processo de abertura de caixa. Após a abertura, o sistema realizará o registro do código do colaborador que autorizou a abertura do mesmo.

Agora, se no campo Controle de Restrição Abertura/Fechamento de Caixas não estiver marcado a opção "Na Abertura do 1º Caixa, Verificar Caixas Abertos no Dia Anterior", então o processo de abertura de caixa será conforme apresentado logo mais abaixo no item "Informações Gerais".

Através do atalho F3 é possível definir um caixa para que sejam lançadas todas as transferências feitas na farmácia. Para isso, o parâmetro "Manter mais de um caixa aberto", opção configurada Parâmetros > Parâmetros > Guia da Caixa, deve estar em uso.

Desta forma todas as transferências feitas pela farmácia serão lançadas neste mesmo caixa, facilitando assim o processo de conferência.

1. No campo identificação é exibido somente como leitura o nome do terminal ou do usuário que identifica o caixa, conforme configurações em Parâmetros > Parâmetros > na aba Caixa.

2. No campo caixa é exibido o número do caixa aberto pelo usuário/terminal na data atual.

3. O parâmetro “Abrir novo caixa em seguida” quando marcado o sistema mostrará atela para abertura de um novo caixa, antes mesmo da informação dos matas de caixa do fechamento.

No fechamento do caixa são solicitadas as informações referentes a cada mapa de caixa que foi movimentado no período. Além do valor para cada mapa, o usuário que está fechando o caixa pode digitar uma observação, que será visualizada na auditoria de caixa. Esta mensagem é utilizada quando ocorre alguma diferença de valor devido à tele entregas que não retornaram para a farmácia ou alguma outra justificativa, etc.

Após os lançamentos é exibido o relatório de caixa, onde são exibidos na seção do mapa de caixa, os valores realmente movimentados no sistema e os valores informados pelo usuário, possibilitando a comparação dos valores pela pessoa que faz conferência do caixa.

Os lançamentos existentes no caixa diário no momento do fechamento são enviados diretamente para o caixa financeiro para controle da gerência, conforme configuração do plano de contas de cada lançamento. Os lançamentos de cheque e cartão entram como a prazo, pois estão aguardando compensação. Estes entram no financeiro no momento da baixa pelos programas de Controle de cheque pré-datado e Movimento de Cartões, respectivamente.

Quando utilizado o parâmetro “Mover resultado (DINHEIRO) da auditoria para o próximo caixa” nos Parâmetros do sistema, a opção “Abrir novo caixa em seguida” fica desabilitada. Esse bloqueio é necessário pois antes de abrir um novo caixa é necessário informar os valores de fechamento e realizar a auditoria do mesmo, para que o valor informado seja lançado como valor de abertura para o novo caixa.

Ao abrir um novo caixa com esta opção, o resultado final da auditoria (DINHEIRO) é lançado no campo de valor de abertura, não permitindo alterar este valor.

Quando o caixa diário estiver configurado para utilizar confirmação de posse e estiver sendo fechado, o sistema não permitirá que sejam realizados lançamentos pelo "Lançamentos do Caixa" e demais programas que influenciam na movimentação do caixa, evitando assim a divergência de valores.

Observações

No processo de Fechamento do Caixa, o sistema verificará se no menu Parâmetros > Parâmetros, na guia Caixa e no campo Controle de Restrição Abertura/Fechamento de Caixas está marcada a opção "No Fechamento, Verificar Pendências de NFC-e do próprio Caixa", ao efetuar o fechamento do caixa diário (antes de informar o mapa de caixa quando por mapa de caixa e quando por confirmação de posse antes de abrir a tela oficial/final de fechamento), o sistema verificará se há NFC-e com status de "TimeOut" ou "Rejeitada" vinculada ao caixa diário.

Em caso afirmativo, abrirá o programa Gerenciador de NFC-e (Lançamentos > Faturamento) carregando somente as notas feitas no caixa que está executando essa ação, e tentará transmitir as notas com essa situação vinculadas mediante pergunta e confirmação ao usuário, ao caixa diário que está sendo fechado.

A mensagem exibida será: "Existem NFC-e com situação "Rejeitada ou Timeout" que foram faturadas neste caixa diário, deseja transmitir as notas agora?". Se o usuário confirmar no sim, o sistema tentará processar as notas.

Caso ao final do processamento fique alguma nota que esteja vinculada ao caixa como "Timeout" ou "Rejeitada", apresentará ao usuário a seguinte mensagem: "Não foi possível transmitir todas NFC-e(s) com situação "Rejeitada ou Timeout" à SEFAZ. Informe colaborador autorizado e senha para fechar o caixa sem transmitir as notas.".

Em seguida será solicitado o "colaborador autorizado a fechar o caixa com notas pendentes + senha" e na sequência será registrado no sistema qual o código do colaborador que autorizou a fechar o caixa.

Para oferecer maior segurança na execução dos processos, é necessário que um colaborador possua acesso a esse tipo de liberação. Assim, o usuário autorizado ficará ciente do que está acontecendo com seu caixa diário no processo de abertura e fechamento de caixa.

Na abertura de um novo caixa é possível informar um caixa já fechado para reabrir o mesmo. Dessa forma é possível continuar fazendo movimentações no mesmo. Esta opção é utilizada quando a farmácia trabalha com turnos, onde o mesmo operador reabre ao final do dia o mesmo caixa que abriu de manhã para que seja feita uma única auditoria no mesmo.

Ao fechar o caixa diário e informar os mapas de caixa para a auditoria, se o caixa já houver mapas de caixa informados (no caso de caixas reabertos) o sistema não permite informar novamente os valores dos mapas de caixa para as condições de pagamento das modalidades DINHEIRO. Importante: para as outras modalidades (cheque, cartão) o usuário poderá informar os mapas de caixa quantas vezes forem necessárias. Este é o processo correto quando se trata de reabertura de caixas, visto que desta forma a farmácia consegue evitar desvios.

• Caso no primeiro fechamento o caixa o usuário não houver informado os valores dos mapas de caixa, no fechamento posterior permite informar normalmente.

Ao reabrir um caixa, quando marcada a opção “Solicitar senha ao reabrir o caixa diário?” nos parâmetros do sistema, é solicitada a senha do usuário. Dessa forma, somente quem fechou o caixa terá acesso a reabri-lo.

Ao pressionar F2 – Consulta status do caixa o sistema abrirá uma tela com as informações a seguir:

• Controlar mais de um caixa: sim/não

• Identificação do caixa

• Data e hora da abertura do caixa

• Sequência de caixa.