Importação de Clientes e Fornecedores

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A rotina de Importação de Clientes e Fornecedores no Microvix ERP permite a inserção em massa de dados, facilitando a integração de uma grande quantidade de clientes e fornecedores de forma rápida e eficiente. Isso simplifica o processo de registro no sistema, garantindo acesso centralizado e otimizado a essas informações em outras funcionalidades

Configuração da Rotina

Este tópico apresenta as configurações necessárias para ativar e executar a rotina.

Permissão de Usuário

Para acessar a rotina, é necessário ter a permissão "Bloquear Importação de Clientes e Fornecedores" desmarcada. Essa configuração pode ser realizada em: Empresa > Segurança > Configurar Usuários > Listar ou Cadastrar/Alterar Grupo > Configurar Permissões > Grupo CRM > Subgrupo Permissões Gerais do Grupo CRM.

Executando a Rotina

Para realizar a importação de Clientes ou Fornecedores acesse: Menu > CRM > Importação de Clientes (Novo).

Na tela exibida poderá visualizar a listagem com as últimas importações realizadas.

Tela de Importação

Data: mostra a data em que o processo de importação foi realizado.
Arquivo: exibe o nome do arquivo importado.
Status: informa se o processo de importação está em andamento ou finalizado.
Registros: apresenta a quantidade de registros importados com sucesso, os que apresentaram erros e os que ainda estão pendentes de importação.
- Tipos de Registros
  - : registros criados;
  - : registros alterados;
  - : registros divergentes;
  - : total de registros.

Dica

Para que a importação dos clientes/fornecedores seja realizada com sucesso, é necessário que alguns campos sejam previamente cadastrados:

Classe/Subclasse;

Ao realizar a atualização de uma importação, os campos que forem informados em branco serão ignorados, mantendo a informação que já existe no cadastro.

Cabeçalho

Opção "Filtre por alguma informação da listagem": Por meio desta barra de pesquisa, será possível inserir informações da listagem para localizar um arquivo específico.

Barra de Pesquisa de Arquivos

Ícone : Este botão permite atualizar a lista de arquivos já importados ou em processo de importação;
Botão "Nova Importação": Ao clicar neste botão, uma tela será aberta para importar clientes e fornecedores. É necessário utilizar um arquivo padronizado, que pode ser baixado ao clicar em "clique aqui". Nesse arquivo modelo, é possível preencher as informações dos clientes e fornecedores que deseja importar. Após, basta clicar em "Importar"

Importar Novo Arquivo

Rodapé

Botão "Visualizar erros": Se ocorrerem erros durante o processo de importação do arquivo, esta opção permitirá visualizar os detalhes dos erros diretamente na tela.

Tela de visualização de Inconsistências

Botão "Gerar Arquivo com Inconsistências": Essa opção será ativada apenas se houver pelo menos uma inconsistência no arquivo importado. Um arquivo Excel será gerado contendo exclusivamente os registros com erros. Após corrigir as inconsistências nesse arquivo, ele poderá ser usado para uma nova importação. Isso simplifica o processo, permitindo localizar e ajustar apenas os registros problemáticos antes de reenviá-los.
Botão "Cancelar Importação": Esta opção permite cancelar o processo de importação em andamento. Os arquivos já importados até o momento do cancelamento serão mantidos, interrompendo apenas a importação dos arquivos restantes.

Nota

Sempre que realizada a importação de Cliente e Fornecedores, o cadastro de todos serão atualizados no CRM.
Para realizar a alteração de um cadastro via importação basta inserir o documento do cliente e preencher os campos que deseja. Na importação só serão consideradas as colunas preenchidas no arquivo;

Arquivo Modelo para a Importação

Ao baixar o arquivo modelo de Excel para inserir as informações dos clientes e fornecedores, serão exibidos os seguintes campos:

CPF/CNPJ: deverá inserir inserir o número do CPF ou CNPJ do cliente ou fornecedor.
Nome/Razão Social: campo destinado ao nome completo da pessoa física ou à razão social da empresa.
Nome Fantasia: Identificação alternativa, geralmente usada por empresas para fins comerciais ou de marca.
Tipo: define o tipo de registro e deverá ser selecionado entre as opções:
- Cliente/Fornecedor/Transportador = Tipo A
- Fornecedor = Tipo F
- Clientes = Tipo C
- Prospect = Tipo P
Data de Nascimento: campo para informar a data de nascimento, aplicável a pessoas físicas.
Sexo: indica o gênero da pessoa física, caso necessário para o registro.
Estado civil: poderá incluir o estado civil atual do cliente/fornecedor.
Nome do Cônjuge: quando o estado civil do cliente/fornecedor for casado ou concubinato, será necessário incluir o nome do cônjuge.
CEP: insira o CEP do endereço do cliente/fornecedor.
Endereço/Número/Complemento/Bairro: insira neste campo o endereço completo do cliente ou fornecedor.
Cidade/UF: campo para informar a cidade e estado.
Telefone: insira o número de contato do cliente/fornecedor em questão (o campo atende o formato de 9 dígitos). Para tornar o preenchimento deste campo obrigatório, é necessário habilitar o parâmetro "Obrigatório informar telefone e DDD válidos no cadastro de CRM" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > CRM > Grupo Outros. Desta forma, se o telefone inserido não for válido ou o DDD não for informado, será exibida uma mensagem de alerta.
Celular: número correspondente a telefonia móvel do cliente em questão, o campo atende o formato de 9 dígitos. As mesmas regras do campo "Telefone" se enquadrarão neste campo.
E-mail: informe neste campo o endereço de e-mail do cliente ou fornecedor.
Inscrição Estadual: número de registro do cliente ou fornecedor na Secretaria da Fazenda do estado, necessário para a operação de empresas dentro de uma jurisdição estadual.
Identidade/RG: insira o número do documento do cliente.
Data de Emissão RG: insira a data em que o RG foi emitido.
Órgão Emissor RG: insira neste campo qual a entidade responsável pela emissão do RG.
Classe e Subclasse:
- As classes e subclasses devem estar cadastradas para inseri-las no arquivo. Para mais informações sobre o cadastro de classes vide tópico Classes;
- Somente será permitido cadastrar a classe e a subclasse de um cliente se a permissão “Informar campo classe e subclasse no cadastro/alteração de cliente (aba básico)” disponível em Empresa > Segurança > Configurar Usuários > CRM > Permissões Gerais do Grupo CRM estiver marcada. Caso o usuário não tenha a permissão, a mensagem abaixo será exibida e os campos ficarão bloqueados.
Faturamento liberado: indica se o faturamento foi autorizado para o cliente ou fornecedor. Quando liberado, o cliente pode realizar compras ou transações com base em seu crédito ou limites acordados.
Motivo do Bloqueio do Faturamento: descrição do motivo pelo qual o faturamento foi bloqueado para o cliente ou fornecedor, como inadimplência, pendências financeiras, ou outras restrições.
Limite de Crédito (Crediário): caso se em Empresa > Parâmetros Globais > Faturamento - Gerais > Grupo "Nota Fiscal" os parâmetros "Bloquear crédito p/ crediário", "Bloquear crédito p/ ch. prazo" e "Bloquear crédito p/ convênio" estiverem configurados como "SIM", independente do limite a venda será bloqueada. Além disso, é possível configurar um limite de crédito padrão para novos cadastros, basta entrar em contato com o Suporte Técnico Linx Microvix para efetuar a parametrização.
Cadastro Desativado: indica que o cadastro do cliente ou fornecedor foi desativado, impedindo a realização de novas transações ou processos até que seja reativado.
Cliente Anônimo (LGPD): este campo refere-se à opção de registrar o cliente de forma anônima, atendendo às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
Observação: poderá inserir uma observação sobre o cliente para a importação;
Conveniador: deverá definir descrição, código ou CPF/CNPJ do conveniador. O conveniador informado deve ser um dos disponíveis para seleção no campo de mesmo nome no cadastro de clientes;
Matrícula conveniado: deverá informar a matrícula do conveniado;
Limite convênio ($): deverá informar o valor limite do convênio para o cliente;
Dia fechamento convênio: deverá informar o dia de fechamento do valor a ser cobrado do convênio;
Dia cobrança convênio: deverá informar o dia que será cobrado o valor do convênio;
Bloquear conveniado: definirá se o conveniado ficará bloqueado no cadastro;
Transportador: informações sobre a empresa ou pessoa responsável pelo transporte de mercadorias, usada para gerenciamento de logística e entrega.
Conveniador (Identificação): identificação de um cliente ou fornecedor que faz parte de um convênio ou parceria, podendo incluir detalhes sobre acordos ou benefícios específicos relacionados a esse convênio.
Aceita programa fidelidade: marcando esta opção definirá que o cliente em questão aceita participar dos programas de fidelidade;

Nota

Caso o parâmetro "CPF/CNPJ" (disponível em Empresa > Parâmetros Globais > CRM - Campos obrigatórios) estiver desativado, é possível realizar o cadastro do cliente sem informar seu CPF/CNPJ, salvando o cliente como uma Pessoa Física. Caso contrário, com o parâmetro ativado, o preenchimento deste campo será necessário para o cadastro do cliente.
Em Empresa > Parâmetros Globais > CRM > Campos Obrigatórios, o poderá definir quais campos de preenchimento serão obrigatórios.
No campo "Tipo", para definir quando o cliente é também fornecedor e transportador, deve ser informado com a sigla A na planilha. Caso coloque como "C/F/T" no mesmo campo o sistema não aceitará.
Na importação de prospects, o sistema irá considerar os campos obrigatórios configurados no cadastro de cliente, que deverão estar preenchidos na planilha. Se não houver nenhum campo obrigatório, o sistema então irá considerar uma das seguintes informações que estiverem na planilha:
- Nome + Telefone;
- E-mail;
- Documento.

Nota

Por obrigação do Fisco, para que seja possível prosseguir com a emissão da NF-e, será necessário informar um CPF/CNPJ válido.
Ao confirmar, o sistema prosseguirá com o processo de finalização da operação, vinculando o cliente da venda e o CPF/CNPJ informado na emissão da NF-e.
O cliente que não possui CPF/CNPJ não poderá participar dos programas de fidelidade.

Suporte Técnico

Informações de Manipulação Exclusiva do Suporte Técnico / Consultores Linx

Para que os campos de Convênio sejam exibidos no arquivo de importação será necessário que o parâmetro "Utiliza convênio" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Grupo Faturamento esteja marcada.