1. Conceito
Este guia tem por objetivo orientar os procedimentos para utilização do Controle de número de série de ativos integrado ao módulo de Consignado/Comodato.
Dentro do cadastro de produtos do tipo: "Ativo Imobilizado" constará uma nova guia denominada: "Número de Série", onde o estabelecimento poderá informar todos os números de séries (número de patrimônios de um produto do tipo ativo imobilizado, e posteriormente vincular em cada Pedido de que possua itens de Comodato um número de série específico.
Esta configuração e funcionalidade auxiliará no controle por parte do estabelecimento de quais os números de séries disponíveis para uso e consulta de histórico de utilização de cada número de série.
Para facilitar a conferência e acompanhamento dos pedidos que possuem controle de número de série, adicionamos ao sistema um novo relatório CONTROLE DE ATIVOS, disponível em Relatórios > Auditoria > Controle de Ativos.
1.1 Glossário
“aspas” = Faz referência a uma mensagem do sistema ou um processo dentro do sistema.
Itálico = Faz referência a uma tela, coluna, linha, aba.
<divisa> = Faz referência a uma tecla no teclado, um botão virtual, nome genérico de um arquivo
> = Faz referência a uma sequência de ações/cliques dentro do sistema.
Negrito = Faz referência a uma palavra ou trecho de muita relevância, um campo, uma guia, filtros ou seção.
Link = Referencia uma página no Share.
2. Premissas
- A Retaguarda Empório PRO na versão 10.01.0900 ou superior;
- Ambiente deve possuir o sistema PEDIDOS e COMODATO habilitado.
- Possuir permissões de acesso ao menu de Cadastros de Produtos.
- Possuir permissões de acesso ao menu de Pedidos.
- Possuir produtos cadastrados como mercadoria para revenda e os produtos de Comodato cadastrados como ativo imobilizado;
- Possuir ambiente parametrizado para utilização da funcionalidade de controle de número de série;
Em caso de dúvidas quanto as parametrizações do seu ambiente contate o nosso time de implantação ou time de suporte.
2.1 Configurações Gerais
Foram criados alguns parâmetros para indicar o funcionamento do campo número de série que só estão disponíveis para o suporte e implantação ativar:
- Utiliza Número de Série em produtos do tipo Ativo Imobilizado
Quando habilitado irá exibir no cadastro de produto do subtipo ativo imobilizado a nova guia no cadastro de produtos:
- Obriga seleção de número de série para produtos do tipo ativo imobilizado no cadastro de produtos,
Quando habilitado irá bloquear alterações e novos cadastro de ativos imobilizados caso o usuário não informe pelo menos um número de série na nova guia. O Alerta será impeditivo: Para produtos do tipo Ativo Imobilizado deve ser informado ao menos um número de série em 'Número de Série':
'.
- Permite informar o mesmo Número de Série em produtos do tipo Ativo Imobilizado diferentes.
Funcionalidade que irá permitir a mesma sequencia de número de série em diferentes ativos. Quando desabilitado irá indicar que o número de série está em uso em outro produto, será exibido o número do produto que está usando a mesma série na mensagem de alerta.
3. Funcionalidades
3.1 Nova aba no cadastro do produto
Para verificar a nova aba, acesse o menu: Cadastro > Produtos > Produtos, e acesse o cadastro de um produto do tipo Ativo Imobilizado. No final da página terá a nova aba: "Número de série".
Os campos da nova aba são os seguintes:
- Número de série: Aceita valor alfanumérico (letras e números)
Para realizar o cadastro de um novo produto do tipo ativo imobilizado basta realizar os preenchimento de todos os campos obrigatórios para cadastro de produto, conforme exemplo abaixo:
.
Caso necessário também é possível alterar os produtos existentes para incluir novos números de série. Neste caso é necessário acessar o produto desejado em Cadastros -> Produtos -> Produtos e após em clicar em <Alterar>.
Neste caso após clicar em alterar e cadastrar os Números de Série desejados basta salvar o produto. A funcionalidade permite incluir mais de um número de série em um produto para controle dos números de patrimônio, desta forma cada número de série indica uma equipamento único.
3.2 Uso do Número de Série nas operações de Pedidos e Comodato
Quando um ativo possuir números de série vinculados ao adicionar um pedido que possua itens Comodato o sistema permitirá após a inclusão do item selecionar estes números de séries configurado para cada produto, através da ação <número de série>.
Ao clicar em editar será exibido o nome do produto selecionado e a listagem de todos os números de série - controle de patrimônio do produto.
IMPORTANTE: Se o ativo vinculado ao pedido não possuir nenhum número de série cadastrado não será exibido o ícone para informar número de série - controle de patrimônio.
Caso o produto utilizado possua mais de um número de série será exibido uma lista de números para seleção:
Será exibido para seleção de número de série a quantidade de itens equivalente a quantidade informado na inserção do Item: 
Durante a inclusão não será possível selecionar para uso um número de série - Controle de patrimônio para um ativo que conste vinculado em outro pedido com status em aberto e/ou que a data de entrega/retirada apresente conflito com outro pedido em aberto. Na seleção do número de série este será listado como em uso, conforme imagem abaixo:
O procedimento completo para inclusão no pedido dos números de série consta abaixo.
Regras do campo nas operações de pedido e Comodato:
- A seleção de número de série do ativo não é obrigatória ao incluir um pedido.
- É permitido incluir em pedidos com status em Aberto, um número de série de acordo com a quantidade informada no item.
- Não são listados para seleção os números de série que constem vinculados a pedidos com o status ( Aberto, Confirmado, Carregado, Entregue);
- Somente pedidos em aberto podem ser editados os itens e alterado o número de série, após faturamento não será possível editar os números de série informado.
3.3 Impressão de Contrato
As informações de número de série - controle de patrimônio são exibidas na impressão do Contrato e na impressão do pedido:
Conforme imagem acima, referente a impressão de contrato, foi apresentado abaixo da descrição do ativo o número de série.
3.4 Impressão de Pedido
As informações de número de série - controle de patrimônio são exibidas na impressão do pedido:
3.5 Novo Relatório - Controle de Ativos
O novo relatório que fica no caminho: Relatórios -> Auditoria -> Controle de ativos - Número de fabricação, irá mostrar apenas pedidos de Consignado e Comodato e que possuam números de série vinculados.
Este relatório mostra algumas informações importantes, como por exemplo: estabelecimento, Data Saída/ Entrada, Pedido, Status, Operação, N° Documento, Ean, Descrição, Nº Série, Cliente.
As informações obtidas no relatórios podem ser exportadas em formato Excel e PDF.
Após realizar o download do arquivo para Excel com os filtros desejados será possível manipular os dados obtidos modificando diretamente o arquivo, se necessário.
Somente os estabelecimentos vinculados ao sistema Pedido Comodato tem acesso a este relatório.
O relatório possui filtros:
- Estabelecimento: Permite seleção dos estabelecimentos desejado ou todos;
- Data inicial e final (Entrada e Saída):: Permite que usuário selecione uma data inicial e uma data final para buscar pedidos sendo baseado
nos campos de entrega/retirada do pedido e recolha/devolução; - Produto: permitir buscar por descrição ou código EAN, deve listar todos os produtos cadastrados ou que já foram vinculados a pedidos em algum momento;
- Status do pedido: permitir ao usuário seleção dos status desejados ou todos;
- Número de série: permite livre digitação do valor de número de série.