GESTÃO DE CONTRATOS DE SERVIÇOS - CPA122

      Este programa permite o gerenciamento de Contratos de Serviços tomados pela farmácia, além de monitorar o recebimento e o lançamento de duplicatas/despesas referente aos respectivos contratos e lançar as provisões financeiras.

¹ALT + I - Imprimir - ao clicar no botão Imprimir será gerado um relatório dos contratos.

²ALT + V - Visualizar Contrato - na aba Monitoramento deverá selecionar uma parcela da na tabela "Provisões" e clicar em "Visualizar Contrato" essa ação abrirá o Contrato de Serviços vinculado a essa parcela na aba "Contratos".

Definições Gerais:

      Abaixo serão descritas algumas definições apresentadas nesse documento:

• • Serviço Tomado: trata-se de um serviço que a farmácia adquire de terceiros.
  • Tomador de Serviços: é a entidade/empresa que comprou determinado serviço.
  • Provisionamento: ato de calcular valores futuros de uma dívida por exemplo, ou liquidação da mesma. No provisionamento, tem a certeza que determinado fato irá ocorrer, contudo existe a incerteza do valor.
  • Contrato: vínculo jurídico entre dois ou mais sujeitos de direito correspondido pela vontade, da responsabilidade do ato firmado resguardado pela segurança jurídica em seu equilíbrio social, ou seja, é um negócio jurídico bilateral ou plurilateral. É o acordo de vontades, capaz de criar, modificar ou extinguir direitos. Por exemplo: contrato de compra de energia elétrica, software e etc..
  • Escrituração: é o nome que serve para expressar o ato de se efetuarem os lançamento em contas (geralmente para fins contábeis), posteriormente compilados em livros e fichas. Assim, também são comuns as expressões como "Escrituração Comercial" e "Escrituração Contábil/Fiscal".
    • Escrituração dos livros de registros fiscais com base na documentação apresentada;
    • Cálculo e elaboração das guias de recolhimento do ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza).
    • Coordenação e controle das rotinas fiscais relacionadas ao atendimento das obrigações acessórias.
  • Efetivar um provisão: é o ato de no sistema SoftPharma selecionarmos uma provisão (parcela de um contrato X) e transformar esta em uma duplicata de Contas a Pagar.

Contratos

      Esta guia permite inserir e/ou editar os contratos de serviços realizados pela farmácia e também gerar a provisão financeira deste contrato.

• Filial do Contrato: selecione para qual filial está sendo lançado o contrato e as respectivas provisões de parcelas. Será possível selecionar apenas uma filial por contrato.
• Número do Contrato: informe o número do contrato (até 15 caracteres).
• Fornecedor: informe o código do fornecedor, ou pressione F2 para consulta.
• Operação Fiscal: informe a operação fiscal do contrato:
  • Transportes/Fretes;
  • Energia Elétrica/Gás Canalizado/Água Canalizada;
  • Telefone/Serviço de Comunicação;
  • Uso/Consumo/Insumos Manipulação;
  • Aquisição de Serviço (NFS-e/NF Municipal/ M1/ NF-e);
  • Recibos/Diversos; 
  • Aluguéis;
  • Outras Operações Sem Escrituração Fiscal: Essa opção indica que o contrato não gerará informações fiscais/contábeis, por isso o usuário poderá gerenciar este tipo de despesa/contrato.
• Operação Gerencial: selecione a operação gerencial desejada, caso não esteja cadastrada deverá pressionar F5 - Operações Gerenciais para cadastrar. Essa informação será utilizada na geração de duplicatas.
• Informe as datas de: emissão, lançamento, vencimento e renegociação.
  • A data de lançamento será preenchida automaticamente pelo sistema com a data do servidor no momento do lançamento.
  • A data de renegociação, é utilizada principalmente em contratos de alugueis.
• Plano de Contas: conforme a opção selecionada em "Operação gerencial" o sistema apresenta o código referente ao plano de contas, porém há possibilidade de alterá-lo. Quando os fornecedores possuírem planos de contas vinculados em seu cadastro somente poderão ser lançados os Planos de contas previamente vinculadosl
• Tipo de Documento: selecione o tipo documento vinculado ao pagamento do contrato. Ex.: Nota Fiscal.
• Local de Pagamento: selecione o local de pagamento. Exemplo: Carteira
• Valor do Contrato: informe o valor total do contrato, esta informação é muito importante para a geração das parcelas provisionadas pelo lançamento do contrato.
• Periodicidade: selecione a periodicidade do vencimento, tais como: única, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral, anual.
• Qtde Parcelas: permite que o usuário informe o número de parcelas provisionadas a pagar que serão geradas pelo contrato que está sendo lançado. Este campo somente aceita números e o máximo de parcelas disponíveis para lançar é 999. Importante: quando no campo "Periodicidade" for selecionado a opção "Única", somente pode lançar uma única parcela.
• Vcto 1. Parcela: informe a data do primeiro vencimento, será com base nesta informação, mais as informações de "Parcelas", e "Periodicidade" que serão geradas todas as parcelas provisionadas  pelo contrato.
• Autorizado Por: informe o código do colaborador ou pressione F2 para consulta do usuário que autorizou a contratação, esta informação não será obrigatória, por isso não será solicitada senha para finalizar o processo de gravação do contrato.
• Situação: selecione o status do contrato:
  • Ativo: quando o contrato está dentro do prazo de vigência.
  • Concluído: quando todas as parcelas foram efetivadas, ou seja, a provisão foi transformada em um lançamento de despesas ou  contas a pagar;
  • Cancelado: quando o contrato foi cancelado pelo usuário. Tanto o contrato como as parcelas ficarão com o status "Cancelado".
• Observação: campo disponível para inserir alguma observação referente ao contrato.
• Data de Lcto: esse campo é preenchido automaticamente e não é possível alterar.

      A seguir, é apresentada uma lista com as projeções das parcelas que serão geradas com base nas informações cadastradas. Essa lista contém as informações de número, vencimento e valor da parcela e será apresentada uma parcela por linha.

      Para editar o valor de alguma parcela basta pressionar ENTER na linha desejada, lembrando que somente serão salvo quando a soma dos valores das parcelas for igual ao valor do contrato.

Importante! Ao lançar o contrato automaticamente será gerado o provisionamento de parcelas, as quais poderão ser efetivadas através do botão "Efetivar Provisão" ou atalho ALT + E localizado na aba "Monitoramento", maiores explicações no subitem "Efetivar Provisões".

Monitoramento

      Esta guia permite listar todas as provisões de um determinado contrato, possibilitando identificar se determinada provisão já foi efetivada ou não. Permitirá efetivar as provisões (parcelas) em lançamentos do Contas a pagar e/ou Lançamento de despesas.

• Filiais: selecione a filial para monitoramento dos contratos, ou marque a opção "Todas" para que relacione de todas as filiais.
• Mês/Ano Vcto: permite selecionar o período de vencimento das duplicatas.
• Fornecedor: através deste campo é possível filtrar os contratos por fornecedor, também há a opção de filtro avançado.
• Situação da Parcela: selecione a parcela conforme status (Ativa, Efetivada ou Cancelada).
• Intervalo Tipo de documento e Local de Pagamento.
• Selecione: nesse campo possibilita a pesquisa conforme selecionado no campo Filtro Adicional.
• Provisões: na tabela serão apresentadas as provisões conforme o filtro acima.
• Visualizar Contrato: selecionando uma parcela e posteriormente clicando no botão Visualizar Contrato abrirá o contrato vinculado na aba 'Contratos'.
• Efetivar Provisão: após selecionar uma parcela na tabela "Provisões" e clicar no botão "Efetivar Provisão" ou atalho ALT + E permitirá a efetivação da provisão através de lançamento de despesas ou movimento de Contas a Pagar, maiores explicações no subitem "Efetivar Provisões".
• Para editar o valor de alguma parcela basta pressionar ENTER na linha desejada, lembrando que somente serão salvo quando a soma dos valores das parcelas for igual ao valor do contrato.

1. Funcionamento do Programa

      Ao realizar a contratação de um novo serviço, a farmácia irá pagar um valor mensal "x" durante um determinado período, com esse programa o usuário poderá lançar e gerenciar os contratos de serviços tomados no sistema, quando o contrato for lançado automaticamente o valor (parcelas) serão provisionadas. Também permite que as parcelas as provisões sejam efetivadas através de duplicatas ou lançamentos no movimento de "Contas a Pagar".

      Quando todas as provisões do respectivos contratos forem efetivadas, o mesmo será dado como concluído automaticamente. Lembrando que o contrato, assim como os valores provisionados, poderão ser cancelados no sistema caso a farmácia interrompa a contratação de determinado serviço.

      Este recurso visa o gerenciamento de contratos de serviços pelo SoftPharma, garantindo que está pagando somente aquilo que lhe é devido, poderá controlar o recebimento da duplicata física de cobrança emitida pelo prestador de serviço, e quando receber a duplicata poderá efetivar o provisionamento transformando-a em "duplicata" garantindo assim que todas as parcelas que foram inicialmente provisionadas serão efetivadas em duplicatas no "Contas a Pagar".

2. Editando um Contrato

      A edição ou alteração de um contrato somente será possível quando o mesmo está com a situação "Ativo", e será realizada na mesma tela que foi realizado o contrato, para carregar as informações do contrato deverá pressionar F2 - Consultas no campo "Número do Contrato", que acessará uma tela de consultas que poderá pesquisar por Filiais, Fornecedor, Número do Contrato e/ou Situação, ou pressione ENTER para carregar todos os contratos cadastrados.

      Alteração somente poderá ocorrer em alguns campos, tais como: Número do Contrato, Fornecedor, Operação Fiscal, Operação Gerencial, Plano de Contas, Data de Emissão e Vencimento do Contrato, Tipo de Documento, Local de Pagamento, Autorizado Por, Observação.

      A situação do contrato somente é alterada quando houver cancelamento do mesmo ou quando todas as parcelas forem quitadas. Se porventura carregar as informações de um contrato na situação "Cancelado" ou "Concluído", as informações serão carregadas em tela, mas todos os campos estarão como leitura.

Importante: caso a Operação Gerencial  atual esteja como "Inativa" o sistema permite que mantenha a situação atual, mesmo inativa, ou selecione outra operação conforme a necessidade.

3. Cancelando um Contrato

      Se porventura o contrato for cancelado antes do prazo, é possível cancelá-lo. Esse procedimento será realizado na mesma tela que foi realizado o contrato, para carregar as informações do contrato deverá pressionar F2 - Consultas no campo "Número do Contrato", que acessará uma tela de consultas que poderá pesquisar por Filiais, Fornecedor, Número do Contrato e/ou Situação, ou pressione ENTER para carregar todos os contratos cadastrados. 

      Após a seleção e carregamento do contrato desejado, o usuário deverá pressionar o botão "Cancelar". <span style="color: #ff0000"><strong>Atenção:</strong></span> esse processo deverá ser executado com muita atenção pois uma vez cancelado não poderá ativar o contrato novamente, necessitando cadastrá-lo. 

      O Sistema apresentará a seguinte mensagem: "As parcelas provisionadas que estiverem ativas serão automaticamente canceladas e o contrato selecionado terá sua situação alterada para Cancelado. Esta operação é irreversível. Confirma o cancelamento deste contrato? [SIM]/[NÃO]"

Importante: Com esse procedimento as provisões não efetivadas serão canceladas automaticamente, e as parcelas que já foram efetivadas não sofrerão mudanças.

4. Operações Gerenciais

      A Tela de "Manutenção de Operações Gerenciais" é acessada através da tecla F5, permitindo o cadastro e manutenção das operações. Lembre-se uma vez cadastrada uma operação, esta não poderá ser excluída, apenas inativada, devido à interligação com demais recursos.

• Descrição: informe uma descrição para a operação gerencial (até 40 caracteres).
• Plano de Contas: informe o Plano de Contas desejado ou pressione F2 - Consultas, para fins de consulta e seleção.
• Situação: esse campo informa o status da Operação Gerencial (Ativo/Inativo).

      Caso necessite inativar uma operação deverá selecionar a mesma e pressionar DELETE. A mesma não será excluída do sistema, apenas passará a situação de Ativo para Inativo.

5. Efetivar Provisões

      O processo de efetivar provisões, ou seja, transformá-la em Contas a Pagar, dar-se-á da seguinte forma: o usuário deverá selecionar uma parcela na situação "Ativa" e pressionar o botão "Efetivar Provisão" na aba Monitoramento. Importante: somente poderá ser efetivada uma provisão por vez.

      Se a Operação Fiscal vinculada ao contrato for:

• "Outras operações em escrituração Fiscal/Contábil":
  • Abrirá o programa "Movimento de Fornecedores" na tela "Novo Lançamento";
  • Nessa tela será possível inserir as seguintes informações: Número Nota Fiscal, Documento, Data de Emissão, A Vista (sim/não), Desconto Financeiro, Encargo Financeiro e Observação. Demais campos são preenchidos automaticamente não sendo possível alterar.
• Para demais operações fiscais:
  • Abrirá o programa "Lançamento de Despesas"
  • O campo "Operação" seleciona automaticamente a Operação Fiscal vinculada ao contrato e ficará bloqueado para alteração.
  • Demais informações deverão ser preenchidas pelo usuário, como em qualquer outro lançamento de despesas.

Observações:

• • Quando o lançamento é realizado por Lançamento de Despesas significa que a referida despesa será escriturada (aspeto Fiscal/Legal). Já quando for lançada via "Movimento de Fornecedores" a parcela que foi provisionada não terá escrituração legal.
  • Após a efetivação do provisionamento, o status da parcela será alterado de "Ativo" para "Efetivada".

CONFIGURAÇÕES POR USUÁRIO

      O sistema permite uma série de configurações específicas por usuário para cada programa. Para efetuar bloqueios e configurações por usuário para este programa, acesse o Cadastro de Usuários informando o usuário que deseja configurar. Feito isso, selecione o programa "Gestão de Contratos de Serviços - CPA122" e clique em "Outras Opções". Efetue as configurações conforme a necessidade, de acordo com as opções listadas abaixo:

• Desmarque o campo "Excluir" para que o usuário não consiga cancelar contratos.
• Desmarque o campo "Alterar" para que o usuário não consiga gravar(salvar) contratos.

Guias

• Desmarque a Guia 01 para que o usuário não tenha acesso ao programa "Manutenção de Operações Gerenciais".
• Desmarque a Guia 02 para que o usuário não substitua o Plano de Contas do contrato.