Este recurso permite que seja realizada a entrada de compras através da leitura do código de barras dos produtos. É necessário ter o pedido de compra cadastrado e aprovado (Para mais informações consulte Pedido de Compra (Manual) ). Para utilizar a rotina de Entrada de compras via código de barras, basta selecionar o fornecedor e marcar o respectivo pedido.
Entrada de compras via código de barras
Para empresas que possuem integração com outros sistemas, ao selecionar o fornecedor, no campo "Pedido(s)" será possível verificar o código do pedido gerado no sistema do fornecedor.
Pedidos com integração
Nota
- O campo Fornecedor também poderá apresentar a Razão Social, a Razão Social com o CPF/CNPJ, o Nome Fantasia ou ainda o Nome Fantasia com o CPF/CNPJ do fornecedor, conforme o que estiver configurado no parâmetro "Exibir Nome Fantasia ou Razão Social" localizado em "Menu Empresa->Parâmetros Globais->CRM->Grupo Outros";
- No campo "Fornecedor" serão listados somente fornecedores com pedidos pendentes.
Ao prosseguir serão listados todos os produtos e quantidades do pedido de compra. O usuário deverá fazer a leitura do código de barras através do campo "Leia o código de barras de cada produto" caso contrário, não haverá conferência do item e será exibido um alerta impossibilitando o prosseguimento da operação. Os itens coletados que não estiverem no pedido serão listados em vermelho.
Conferência dos itens da entrada de compras via código de barras
Alerta de item não conferido
Nota
- A ordenação dos itens listados pode ser definida pelo parâmetro global "Ordenação em Pesquisas" que se encontra em Empresa -> Parâmetros Globais -> Sistema, no grupo Gerais, link "Configurar". Ao clicar neste link será aberta uma página onde poderão ser definidas as ordenações de várias rotinas do ERP como as rotinas de entradas de compra, pedidos de compra, entre outras. As opções de ordenação são: Código do produto, nome do produto, descrição básica e referência.
- Caso os itens inseridos na nota fiscal possuam ICMS/ST é feita uma verificação da compatibilidade deste tributo (ICMS/ST) com o CST (Código da Situação Tributária) de cada item. Caso não seja, no momento de prosseguir será exibida uma mensagem informando quais itens possuem CST incompatível e quais são os códigos válidos. Ao clicar no link "Voltar", a página será redirecionada para a inserção de itens, em que aqueles que foram exibidos na mensagem poderão ser excluídos para que o sistema permita a finalização do cadastro.
- A correção do CST do item deverá ser realizada na configuração tributária do produto em Suprimentos -> Estoque -> Cadastros Auxiliares -> Config. Tributária. Se a correção for efetuada no momento em que a nota estiver sendo cadastrada, os itens incorretos deverão ser excluídos da nota fiscal e inseridos novamente para assumirem o novo código da situação tributária. Este procedimento será realizado em notas fiscais de venda, compra e também devolução de venda e devolução de compra.
- Quando não existir nenhum CST definido como compatível com ICMS/ST o sistema não fará a validação dos itens.
Alerta sobre produtos com CSTs incompatíveis com ICMS/ST
- Para que a configuração dos CSTs compatíveis com ICMS seja realizada é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx.
- Para empresas que possuem habilitado o parâmetro "Ativar Validações Fiscais", o sistema irá verificar se a configuração tributária dos produtos está respeitando as regras fiscais de alíquota de ICMS e alíquota de ICMS ST configuradas para o CST de ICMS. Caso as configurações não estejam de acordo, será exibida uma mensagem informando a inconsistência e será necessário ajustar a configuração tributária do produto para prosseguir:
Validação de regras fiscais
- Esta mensagem pode estar relacionada ao CST não disponível para a empresa ou alíquota de ICMS e alíquota de ICMS ST configuradas incorretamente. Mais informações vide item Config. Tributária deste manual.
- A alíquota de IPI carregada automaticamente para o produto é calculada com base na alíquota de IPI informada no detalhamento da configuração tributária do produto X classe fiscal do fornecedor (Suprimentos -> Estoque -> Cadastros Auxiliares -> Config. Tributária).
- Caso forem inseridos produtos que contenham uma das CSTs abaixo:
- x.10 (tributada com cobrança de ICMS por substituição tributária);
- x.30 (isenta ou não tributada com cobrança de ICMS por substituição tributária);
- x.60 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária);
- x.70 (com redução de base de cálculo e cobrança de ICMS por substituição tributária);
- x.90 (outros, desde que com a TAG vICMSST).
- Ou uma das CSONs:
- x.201 (tributada pelo simples nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária);
- x.202 (tributada pelo simples nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária);
- x.203 (isenção do ICMS no simples nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária);
- x.500 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação);
- x.900 (outros).
E o item não possuir um CEST configurado, será apresentada uma mensagem informando que o código CEST é obrigatório e não será possível prosseguir com a inserção do item.
Código CEST não Configurado
- O parâmetro "Habilitar obrigatoriedade do código CEST", disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Obrigações Fiscais, deve ser marcado levando em consideração o ramo de atividade da empresa, pois o CEST será obrigatório em: 1º de julho de 2017 para indústria e importadoras, 1º de outubro de 2017 para atacadistas e 1º de abril de 2018 para os demais segmentos econômicos. Portanto, caso a configuração não esteja adequada, conforme a legislação, será exibida a mensagem acima.
Suporte Técnico
INFORMAÇÕES DE MANIPULAÇÃO EXCLUSIVA DO SUPORTE TÉCNICO/CONSULTORES LINX
A configuração dos CSTs compatíveis deve ser realizada no parâmetro "CSTs compatíveis com ICMS/ST", que se encontra em Empresa > Parâmetros Globais > ACESSO RESTRITO > Fiscal", no grupo "Gerais". Neste parâmetro devem ser selecionados os CST's que devem ser compatíveis para o cálculo de ICMS/ST nos cadastros das notas fiscais de entrada, saída, devolução de entrada e devolução de saída.
Ao fim da página devem ser informados os dados para o lançamento da nota fiscal: número, série, natureza de operação, data de emissão e o modelo de nota fiscal. O campo "Modelo de Nota Fiscal" será preenchido automaticamente de acordo com o modelo de nota configurado para o fornecedor em questão (CRM -> Aba "Comercial"), porém o mesmo poderá ser alterado.
Informações gerais para finalização da nota de entrada via código de barras
- Modelo da nota fiscal: ao informar o modelo "Nota Fiscal Eletrônica" será apresentado o campo "Chave da Nf-e";
Nota
Nota
- Na página final da nota fiscal de entrada é exibido o link "Transformar em Nota de Energia Elétrica, Gás ou Água", este link redireciona a página para a rotina de transformação de uma nota fiscal de entrada em uma nota de entrada de energia elétrica, gás ou água. Para mais informações vide item "Nota de Energia Elétrica/Gás ou Água" deste manual.
- É possível realizar a entrada de compras com os seguintes modelos de nota fiscal: Nota Fiscal (1/1ª), Nota Fiscal de Venda a Consumidor (2), Cupom Fiscal, Cupom Fiscal Bilhete de Passagem, Nota Fiscal de Produtor (4), Nota Fiscal de Serviço de Transporte (7), Nota Fiscal de Serviço de Comunicação (21), Nota Fiscal de Telecomunicação (22), Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal de Serviços, Cupom Fiscal Eletrônico – CF-e. Entrada de compras com o modelo "Nota Fiscal de serviços" não permitem que produtos sejam adicionados á nota fiscal.
- Se a natureza de operação selecionada na entrada de compra estiver configurada para "Importação de Mercadorias" (CFOPs que iniciam com 3), o contribuinte for optante pelo sistema de tributação "Simples" nos regimes tributários "Simples Nacional" ou "Simples Nacional – Excesso de sublimite de receita bruta" e utiliza o modelo Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O imposto de ICMS será calculado normalmente, ignorando as regras atribuídas para optantes do Simples Nacional, ou seja, caso a nota de entrada atender a todas as validações citadas acima, o imposto de ICMS não será zerado. E para base de cálculo do ICMS será utilizado o percentual cadastrado no detalhamento da configuração tributária.
- Se a natureza de operação que será utilizada estiver configurada para "Atualizar estoque" e "Atualizar Custo Médio", a quantidade do item em estoque e seu custo médio serão atualizados
- Para reconfigurar a natureza de operação será possível inseri-la diretamente, por meio do seu ID ou selecionando uma das opções disponíveis ao clicar no campo.
- É possível fazer a conferência e a alteração dos preços de venda dos produtos da nota fiscal de entrada clicando no link "Clique aqui para conferir os preços de venda dos itens que foram atualizados.". O link somente é disponibilizado se houver alteração do custo do produto na inclusão do item na nota e se a natureza de operação da entrada de compras estiver com a configuração no campo "Atualiza preço de custo por:" diferente de "Não atualizar".
Página de conferência dos preços de venda dos produtos da nota de entrada
- Ao clicar em "Ajustar", caso algum preço de venda tenha sido alterado, será exibida uma listagem dos produtos com os preços antigos e os preços atuais.
- Para empresas que possuem habilitado o parâmetro "Ativar validações de série" (ativado através do suporte técnico ERP - Parâmetros Globais -> Acesso Restrito -> Fiscal -> Ativar validações de série), na inclusão de itens o sistema irá verificar se a série selecionada está de acordo com o modelo de nota escolhido, conforme as validações fiscais. E também irá verificar se para o modelo de nota escolhido, permite a inclusão de serviços, produtos ou/e ambos para determinadas operações de emissão de notas fiscais de entrada e saída. Se o item inserido na nota não for aceito perante o modelo da nota, o sistema apresentará uma mensagem informando que o modelo de nota não comporta tal item. E sugere que insira outro tipo de item ou troque o modelo da nota em questão:
Mensagem de alerta ao inserir item não aceito para o modelo da nota
- Ao inserir itens, será possível marcar o filtro "Listar apenas produtos do fornecedor (Nome do fornecedor)" que listará somente os produtos do fornecedor relacionado à nota fiscal.
Mensagem de alerta ao inserir item não aceito para o modelo da nota
- Na página da finalização da nota fiscal de entrada, será possível alterar os valores de desconto, frete, seguro e despesas acessórias através do botão
(Visualizar distribuição do desconto, frete, seguro, e despesas dos itens da nota) ao lado do campo "Valor Líquido.
Detalhamento do Desconto, Frete, Seguro e Despesas Acessórias dos Itens
- Os valores informados para desconto, frete, seguro e despesas serão considerados nos cálculos das bases de impostos (ICMS, ICMS ST, IPI, PIS e COFINS).
- Nos casos de NF-e de Devolução de venda, serão gravadas informações complementares no campo "Informações Complementares" do DANFE e do documento interno, e no arquivo XML (tag infCpl), no seguinte formato:
Nota(s) Fiscal(is) Referenciada(s) na Devolução: [documento]/[série] emitida no dia [data documento] – Chave de Acesso: [chave] – Número ECF: [ECF] – Valor Total R$ [valor total] – Valor da Devolução R$ [valor parcial] - Com o novo layout do EFD Contribuições - versão 1.22 foram inclusos dois novos modelos de Notas Fiscais:
- Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços - CT-e OS: novo modelo de documento fiscal instituído conforme Ajuste SINIEF nº 10, de 2016, a ser utilizado para os fatos geradores a partir de 01 de julho de 2017.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica - NFS-e: novo modelo de documento fiscal para as operações de prestação de serviços, em desenvolvimento de forma integrada entre a Receita Federal do Brasil e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), conforme o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02, de 7 de dezembro de 2007, com previsão de produção e utilização a partir de novembro de 2017.
Dica
- As rotinas de entrada de compras estão protegidas pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estarão disponíveis se o usuário tiver permissão para acesso (Grupo Estoque, Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque, permissão "Entrada de Compras (Cód. Barras)").
- As séries de entrada estão protegidas pelo gerenciamento de segurança do sistema, onde é possível controlar a visualização e utilização das mesmas através da permissão de usuário "Séries de Entrada bloqueadas (para lançamentos fiscais de entrada):" localizado no grupo Estoque, subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque. Esta permissão de usuário tem o objetivo de bloquear a utilização das séries de entrada para lançamentos fiscais conforme o perfil do usuário.
- As naturezas de operação estão protegidas pelo gerenciamento de segurança do sistema, onde é possível controlar a visualização e utilização das mesmas através da permissão de usuário "Naturezas de Operação bloqueadas (para lançamentos fiscais de entrada):" localizado no grupo Estoque, subgrupo Permissões Gerais do Grupo Estoque. Esta permissão de usuário tem o objetivo de bloquear a utilização das naturezas de operação de entrada para lançamentos fiscais conforme o perfil do usuário. Esta configuração de usuário será aplicada para todas as rotinas que envolvem a utilização da natureza de operação de entrada no seu processo de execução, ou seja, podem-se citar além das Entradas de Compra, as rotinas de Conhecimento de Frete, Cancelamento de Nota Fiscal de Entrada e Nota Fiscal Complementar/ajuste de Entrada.
Após ter efetuado a inserção dos produtos desejados, ao pressionar o botão "Prosseguir", o sistema apresentará a página de finalização da nota fiscal (dados e valores da nota). Nesta página será possível alterar os valores de IPI, Base ICMS e Valor ICMS através do botão 
. Além disso, para cancelar a edição, deve-se pressionar o botão 
. Realizadas as edições necessárias será possível definir os planos de pagamento, conforme a imagem abaixo.
Dados e Valores da Nota
Na finalização da nota, no grupo "Integração com Financeiro" será apresentado o campo "Categoria", com este campo preenchido, ao gerar uma fatura esta informação será replicada para a fatura. Caso o usuário informe uma categoria que não esteja cadastrada, será apresentada uma opção de cadastro.
Categoria
Se a empresa utilizar a rotina de crédito avulso, ao emitir uma nota de compra de um fornecedor que possua crédito, será apresentado o campo "Crédito" e ao seu lado será apresentado o saldo disponível, este crédito pode ser utilizado como forma de pagamento.
Crédito
Ao informar o valor do crédito a ser utilizado, serão apresentados todos os créditos e o sistema irá ratear o valor informado entre os créditos pertencentes ao cliente utilizando sempre o crédito mais antigo.
Crédito disponível e rateio
Ao informar o valor total da Nota no campo "Crédito" o sistema irá realizar a seleção de um plano de pagamento que possua a forma de pagamento "Dinheiro" e que não possua índice de acréscimo ou desconto. Ao prosseguir, o sistema realizará a integração com o financeiro e contábil. Ao acessar o documento interno (Faturamento > Relatórios > Movimento Diário) o valor pago com crédito estará especificado como "Dinheiro".
Documento Interno
Ao concluir, a nota será gerada e o sistema exibirá o número, o nome do cliente/fornecedor, a data de emissão e o valor total. Além disso, estarão disponíveis as seguintes opções:
- Nova Nota: para que seja possível iniciar um novo lançamento;
- Imprimir Nota: que exibirá o documento interno para a conferência das informações;
- Conferir os preços de venda dos itens que foram atualizados;
- Imprimir etiquetas dos produtos desta nota;
Finalização da nota
Ao efetuar uma entrada de compras com CST x.60 ou CSOSN x.500, na finalização da nota, será exibida uma mensagem com o link para que sejam informados os valores de base de cálculo, alíquota e valor de ICMS - ST retido na nota.
Mensagem com o link para informações de ICMS - ST
Na página que será apresentada serão exibidos os dados referentes a nota e para cada item inserido que possua incidência de ST será necessário informar os valores de ICMS-ST Retido e FCP do ICMS-ST Retido.
Informar valores de ICMS - ST Retido e FCP do ICMS-ST Retido.
Além disso, quando caso o usuário tenha que informar pedidos de compra para a entrada, porém possua o XML da nota, através do campo "Informar valores através do XML do fornecedor" será possível realizar o upload do arquivo para que os valores sejam preenchidos automaticamente.
Nota
Os campos relacionados ao FCP do ICMS-ST Retido (base, alíquota e valor) somente estarão disponíveis se no cadastro do produto a opção "Produto Supérfluo" estiver marcada.
Dica
Caso as informações sobre o ICMS Retido não sejam preenchidas as notas serão rejeitadas.
Nota
Para utilizar o crédito como forma de pagamento a empresa não pode estar utilizando múltiplos planos de pagamento. Para realizar a desativação desta funcionalidade é necessário entrar em contato com o suporte técnico.
Suporte técnico
INFORMAÇÕES DE MANIPULAÇÃO EXCLUSIVA DO SUPORTE TÉCNICO/CONSULTORES LINX
Para desabilitar a funcionalidade de múltiplos planos de pagamento é necessário acessar Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Faturamento > parâmetro "Utiliza múltiplos planos de pagamento" deve estar desmarcado.
Nota
- Na finalização da nota fiscal não será possível informar caracteres especiais no campo "Complemento".
- Para utilizar diversos planos de pagamento é necessário habilitar o parâmetro "Utiliza múltiplos planos de pagamento", para tanto, deve-se entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico Linx.
- Para que seja possível editar os campos "IPI", "Base ICMS" e "Valor ICMS" é necessário habilitar o parâmetro "Ajuste manual de ICMS e IPI", para tanto, deve-se entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico Linx.
- Nos "Dados complementares" da nota fiscal será possível informar no campo "Tipo frete:" que possui as opções "Emitente, Destinatário, Terceiro ou Sem cobrança", definidas no parâmetro "Tipos de frete disponíveis".
- O parâmetro "Tipos de frete disponíveis" poderá ser configurado em: Empresa > Parâmetros Globais > Faturamentos-Gerais, Grupo Frete.
- Ao selecionar a opção "Sem cobrança" no campo "Frete", o campo "Valor do Frete" será desabilitado.
Dados complementares
- Para empresas dos Estados de SP e RS esta rotina sofrerá alterações, para mais informações clique aqui.
Suporte Técnico
Informações de manipulação exclusiva do Suporte Técnico/Consultores Linx
Para ativar o parâmetro "Utiliza múltiplos planos de pagamento" é necessário acessar ERP > Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Faturamento.
Para ativar o parâmetro "Ajuste manual de ICMS e IPI" é necessário acessar ERP > Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Faturamento.