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A funcionalidade de Cashback Marka foi implementada para proporcionar uma experiência mais vantajosa aos estabelecimentos. Exclusiva para clientes que utilizam a Integração do EMSys com Autosystem, com vendas realizadas diretamente no PDV Autosystem, ela oferece uma solução prática e segura para que os estabelecimentos possibilitem o acúmulo e resgate de cashback de forma simples e eficiente.

Configurações para ativar a funcionalidade - EMSys3

As configurações dos parâmetros de Cashback Marka são realizadas na seguinte tela: 

Caminho: EMSys3 → Sistema → Parâmetros de Empresa → Aba Cashback Marka.

1. Ativa e Desativa o serviço.
2. Tipo da Despesa utilizada no acúmulo de Cashback. 
3. Tipo da Receita utilizada na expiração do Cashback. 
4. Centro de Custo utilizado no rateio dos movimentos.
5. Conta bancária utilizada na criação dos movimentos. 
6. Quantidade de dias para a expiração do Cashback vindo do PDV.
7. Botão para replicar os parâmetros configurados para as empresas selecionadas.

Ao ser finalizada a configuração, o sistema irá liberar a tela de Cashback Marka, localizada em: 

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Cashback Marka.

Controle de Acesso

As liberações dos Controles de Acesso da rotina de Cashback Marka, devem ser realizadas na seguinte tela:  

Caminho: EMSys3 → Sistema → Controle de Acesso.

• Acessar - Libera o acesso a tela de Cashback Marka.
• Auditoria - Permite realizar pesquisas na aba Auditoria.
• Excluir - Permite realizar a exclusão de registros. 
• Importar Arquivo - Permite realizar a importação de arquivo avulso. 
• Pesquisar - Permite realizar a pesquisa de movimentos na aba Principal. 
• Alterar e Incluir - Atualmente estes acessos não estão habilitados para que seja possível realizar estes operacionais na tela de Cashback Marka. 

Facilitador de Implantação

Ao habilitar a rotina de Cashback Marka, é necessário realizar a importação dos Saldos Iniciais de Cashback dos clientes.

Para que essa importação seja efetuada, é necessário utilizar a seguinte tela:  

Caminho: EMSys3 → Sistema → Configurações → Facilitador de Implantação → Aba Importar Arquivos → Importar Cashback Marka.

Quando clicado no botão Importar Cashback Marka, o sistema irá realizar a abertura de uma tela, para que seja selecionado o arquivo que será importado com os saldos iniciais de Cashback Marka dos clientes.  

O arquivo importado deve ser com o formato .CSV ou .TXT, estando com o seguinte layout:  

Arquivo completo de exemplo:  

Ao finalizar a importação, o sistema irá retornar as seguintes mensagens:  

E as transações importados estarão disponíveis para visualização na tela de Cashback Marka, localizada em:  

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Cashback Marka → Aba Principal e Aba Auditoria.

Exemplo de uma das transações importadas:

Importação de Venda Avulsa

Caso seja necessário realizar a importação de um Cashback Marka após a implantação, é necessário realizar a operação diretamente pela tela de Cashback Marka, localizada em:  

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Cashback Marka → Aba Principal.

• Cupom Fiscal Obrigatório: Todo resgate avulso exige que um cupom fiscal válido esteja vinculado ao fechamento de caixa, com a forma de pagamento identificada como cashback.
• Importação do Arquivo: O sistema realiza a busca automática do cupom fiscal no EMSys, utilizando o número e o valor do cupom informados no arquivo de importação.
• Cupom Encontrado (Único): Se houver apenas um cupom que corresponda ao número e valor informados, o sistema irá automaticamente utilizá-lo para realizar o lançamento.
• Cupons Duplicados (Mesmo Número e Valor): Caso existam dois ou mais cupons com o mesmo número e valor, o sistema tomará as seguintes ações, dependendo da diferença de datas entre os cupons:

  • Diferença maior que 60 dias entre as datas: O sistema selecionará automaticamente o cupom mais antigo.

  • Diferença menor ou igual a 60 dias: O sistema exibirá ambos os cupons para o usuário, que deverá escolher manualmente qual utilizar.

• Data das Despesas: As despesas associadas ao lançamento avulso terão a mesma data do cupom fiscal.

Ao clicar no botão Importar Arquivo Cashback, o sistema irá realizar a abertura de uma tela gerencial, onde haverá a opção para a importação do arquivo e conferência das transações presentes no mesmo.  

Após realizar a importação do arquivo, o sistema poderá retornar 4 tipos de situações, sendo elas: 

1. Cliente Não Cadastrado

Em algumas situações, durante a importação de arquivos de cashback, pode ocorrer que o sistema encontre transações associadas a clientes que ainda não estão registrados. Nessas circunstâncias, o processo será tratado automaticamente pelo sistema, sem a necessidade de intervenção manual.

Essas transações irão aparecer com a cor verde. Para essa situação, não é necessário realizar nenhum processo operacional, pois, após a confirmação da importação do arquivo, o sistema cadastrará automaticamente o cliente que ainda não estava registrado. Isso garante a continuidade do processo de cashback sem a necessidade de ações adicionais por parte do usuário.

2. Cupons em Fechamento de Caixa Confirmado

Quando o sistema identifica que o cupom fiscal já foi registrado e confirmado durante um fechamento de caixa, as transações relacionadas a esse cupom serão destacadas com a cor azul. Isso indica que o cupom fiscal foi utilizado em um fechamento de caixa anterior, e, portanto, não pode ser processado novamente até que o erro seja corrigido.

O sistema exibirá a mensagem: Fechamento de caixa sequência xpto se encontra fechado, será necessário estornar o caixa para utilizar este cupom.

Procedimento para Correção:

• Estorno do Fechamento de Caixa: Para prosseguir com a importação do arquivo, é necessário realizar o estorno do fechamento de caixa relacionado às transações que estão sendo importadas. O estorno serve para desfazer a movimentação do cashback que foi confirmada previamente e garantir que a transação possa ser corrigida no sistema.

• Bloqueio de Confirmação do Arquivo: O sistema não permitirá a confirmação do arquivo até que o estorno do fechamento de caixa seja efetuado. Isso garante que não haja duplicidade no processamento do cashback e assegura que os saldos de crédito e débito sejam mantidos de forma precisa.

• Ações para Resolver o Problema: O usuário deverá acessar a tela de Fechamento de Caixa e realizar o estorno das transações afetadas. Após o estorno ser concluído, o sistema permitirá que o arquivo seja confirmado e as transações sejam processadas corretamente.

Importância do Estorno:

o usuário precisa estornar o fechamento de caixa relacionado à transação pendente. Só então, o sistema permitirá que o arquivo seja confirmado corretamente. Realizar o estorno do fechamento de caixa é fundamental para manter a integridade financeira do estabelecimento. Sem esse procedimento, os registros de resgates de cashback poderiam ser duplicados ou incorretos, afetando negativamente o saldo total de cashback do cliente e a contabilidade do estabelecimento.

3. Cupons Não Encontrados

Durante o processo de auditoria de cashback, pode ocorrer o erro de "Cupom Não Localizado" quando o sistema não consegue localizar o cupom fiscal correspondente à transação. Esse erro pode ser causado por diversos fatores, que impactam a validação e o lançamento das transações de cashback. Abaixo estão os principais motivos pelos quais um cupom fiscal pode não ser encontrado ou apresentar divergências:

• Cupom Fiscal Não Registrado ou Não Sincronizado: Se o cupom fiscal não for registrado corretamente no sistema ou se houver falhas na sincronização entre o PDV e o EMSys, o cupom pode não ser localizado durante a auditoria, resultando em erro de localização.

• Dados Incompletos ou Inconsistentes: A falta de informações essenciais, como o número do cupom ou o valor do crédito acumulado, pode causar inconsistências nos registros e levar à divergência na validação dos dados de cashback.

• Erro no Vínculo Entre Venda e Cashback: Quando o cupom fiscal não está corretamente vinculado à operação de cashback no sistema, ele será tratado como "não localizado", pois o sistema não conseguirá associá-lo à venda ou transação correspondente.

• Alterações ou Cancelamentos na Venda: Caso a venda relacionada ao cashback seja alterada ou cancelada após a emissão do cupom, pode ocorrer uma divergência nos saldos de cashback, invalidando a transação e resultando no erro de "cupom divergente".

• Expiração do Crédito de Cashback: Quando o crédito de cashback expira, o sistema considera o cupom inválido, resultando em um erro de "não localizado". Isso ocorre porque os créditos expirados não são mais resgatáveis ou utilizados dentro do período estabelecido.

Quando o sistema não localizar o cupom fiscal com o número informado, a transação será destacada em vermelho. Nessa situação, será exibida a seguinte mensagem de erro: "Cupom fiscal não localizado. Verifique o lançamento no Marka e ajuste o arquivo."

Para corrigir o erro, o sistema não permitirá que o lançamento continue até que as informações do cupom fiscal sejam ajustadas. O usuário deve revisar os dados do cupom fiscal presente no arquivo e, após localizar e corrigir o erro, será possível confirmar o arquivo e prosseguir com o processo.

4. Transações Localizadas Sem Erros

Quando o sistema encontra as transações e as valida corretamente, sem identificar nenhum problema, as transações não exibirão qualquer cor em evidência e nem haverão alertas, e o arquivo pode ser confirmado normalmente, permitindo que o processo continue sem necessidade de ajustes ou correções adicionais.

Ao concluir a importação do arquivo, o sistema exibirá a seguinte mensagem de confirmação:

Fechamento de Caixa - Acúmulo e Resgate de Cashback

Apenas as movimentações de RESGATE DE CASHBACK serão destacadas de forma específica na tela de Fechamento de Caixa, e poderão ser visualizadas na seguinte tela:

Caminho: EMSys3 → Gerencial → PDV → Fechamento de Caixa → Aba Recebimentos → Aba Depósito em Conta.

Caso seja feita tentativa de alteração do movimento pelo usuário, o sistema irá retornar a mensagem abaixo: 

Lançamento de Despesas e Receitas

Despesas

O EMSys sempre criará uma despesa para os movimentos de acúmulo de Cashback Marka. Essas despesas poderão ser visualizadas na tela de Auditoria, localizada em:

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Cashback Marka → Aba Auditoria.

E posteriormente será possível visualizar as despesas diretamente na tela de Outras Despesas, localizada em: 

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Despesas → Despesas.

Todos os movimentos de acúmulo de Cashback Marka, terão a seguinte observação: Crédito de Cashback cartão Marka XXXXXXXXXX.

Receitas

O EMSys sempre realizará a criação de uma Receita, para os movimentos de Expiração de Cashback, essas Receitas poderão ser visualizadas na tela de Auditoria localizada em: 

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Cashback Marka → Aba Auditoria.

E posteriormente será possível visualizar as receitas diretamente na tela de Outras Receitas, localizada em: 

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Receitas → Outras Receitas

Todos os movimentos de resgate de Cashback Marka, terão a seguinte observação: Receita automática referente a saldo de cashback não utilizado.

Expiração de Cashback

A rotina de expiração do Cashback Marka, será executada sempre na 1° inicialização do sistema EMSys no dia. Caso a expiração não seja executada, será possível realiza-la através do botão Validar data de expiração, localizado em: 

Caminho: EMSys3 → Gerencial → Administrativo → Cashback Marka → Aba Auditoria.

Parâmetros na Base de Dados