1 Conceito
Ao realizar uma compra com um fornecedor e gerar um registro no Contas a Pagar, no momento do pagamento é possível enviá-lo ao banco via arquivo de remessa e depois e receber sua confirmação via arquivo de retorno, porém para isso, é necessário efetuar algumas configurações que serão vistas a seguir.
Importante
Vale lembrar que o módulo de Pagamento a Fornecedor deve estar liberado no CNPJ que for utilizá-lo.
2 Permissões de Acesso
As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário, acessar Configurações> Usuários> Grupos de Usuários> aba Configurações. As permissões disponíveis são:
- Contas a Pagar > Pagamento a Fornecedor > Permitir gerar arquivo de remessa ao banco
- Contas a Pagar > Pagamento a Fornecedor > Permitir processar arquivo de retorno do banco
A tela apresentada será conforme abaixo:
3 Entrada de Código de Barras
Para que seja possível gerar o arquivo de remessa ao banco, devem ser seguidos alguns passos, dentre eles está a entrada do código de barras dos títulos a serem enviados no arquivo de remessa.
O código de barras poderá ser informado em qualquer uma das situações abaixo:
- Ao final do lançamento da Nota Fiscal (Gerencial > Financeiro > Fiscal > Lançamento de Notas Fiscais);
- Ao final da entrada da Nota Fiscal, (Gerencial > Estoque > Entrada > Registrar Nota de Entrada) no momento de lançar a fatura;
- Ao final da manutenção da Nota Fiscal, (Gerencial > Estoque > Entrada > Manutenção de Notas de Entrada) no momento de lançar a fatura;
- Ao final da manifestação de destinatário, (Gerencial > Financeiro > Fiscal > Manifestação de Destinatário) no momento de lançar a fatura;
- Acessando o botão Contas (na tela principal do módulo Gerencial), informando a conta desejada e selecionando o título;
- Acessando a funcionalidade Contas a Pagar (Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar) e selecionando o título;
- Acessando a funcionalidade Remessa de Pagamento (Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar > Pagamento a Fornecedor) e selecionar o título.
Como o procedimento é o mesmo em todas as situações, veremos como exemplo a entrada do código de barras acessando a funcionalidade Contas a Pagar. Ao selecionar o título, será exibida a seguinte tela:
O código de barras pode ser inserido manualmente ou por meio de um leitor.
Abaixo veremos exemplo do código de barras de uma fatura e de um boleto:
Boleto
Fatura
4 Cadastro do Portador
É necessário que seja cadastrado o portador do, porém antes disso, é essencial que a Conta Corrente, onde serão debitados os pagamentos, esteja previamente cadastrada no sistema.
Importante
Por hora, o único banco conveniado para pagamento de fornecedor via arquivo de remessa é o Banco Itaú.
O acesso ao cadastro de portadores é feito por meio do menu Módulo Gerencial > Cadastros > Tabelas > Portadores. Será exibida a seguinte tela:
Para cadastrar um novo portador, clicar no botão Novo, e preencher os campos, como mostra a tela abaixo:
O campo Código é preenchido automaticamente pelo sistema. Inserir o Nome do portador e marcar a opção Portador bancário. Ao marcá-la, serão habilitados mais campos a serem informados, conforme abaixo:
Informar a Conta Corrente e o código de Convênio com o banco. No campo Modalidade deve ser selecionada a opção Pagamento a Fornecedor.
Na guia Arquivo informar o caminho da pasta onde devem ser salvos os arquivos de Remessa e Retorno, como mostra a imagem abaixo:
Ao término do preenchimento dos campos clicar em Confirmar.
5 Cadastro de Motivo de Movimentação
Para realizar a baixa dos pagamentos que serão efetuados via remessa, deve-se cadastrar um novo motivo de movimentação. Para isso, acessar no módulo Gerencial, o menu Cadastros > Motivos de Movimentação e preencher os campos conforme imagem abaixo:
Informar o Nome do motivo de movimentação. No campo Conta a Debitar, informar a conta contábil Contas a Pagar, do tipo saída. No campo Conta a Creditar, informar a conta contábil referente à conta corrente que fará o débito do pagamento, sendo do tipo saída. No campo Tipo Movto selecionar a opção Baixa Pendência.
Após o preenchimento dos campos, clicar em Salvar.
Importante
É aconselhável se certificar de que há vínculo entre a conta contábil Contas a Pagar e a chave do AutoSystem. Este vínculo pode ser realizado acessando o menu Módulo Gerencial > Configurações > Parâmetros > Contas.
6 Aprovação de Pagamentos
Para que seja possível gerar o arquivo de remessa, os títulos a serem enviados devem estar todos aprovados.
Para aprovar o pagamento de um título acessar no módulo Gerencial, o menu Financeiro > Contas a Pagar > Contas a Pagar. Será apresentada a seguinte tela de filtros:
Preencher os filtros necessários e clicar em Confirmar.
A tela apresentada será conforme abaixo:
Os títulos apresentados podem conter a descrição em vermelho, que significa que o título já está vencido, em azul, que significa que o título está vencendo na data que está sendo feita a consulta, e em preto, que significa que está dentro do vencimento.
O Status também pode variar de cor, conforme abaixo:
- Cinza: indica que não necessita de aprovação.
- Amarelo: indica que está pendente.
- Verde: indica que está aprovado.
- Vermelho: indica que está rejeitado.
- Roxo: indica que já foi enviado ao banco.
- Laranja: indica que o pagamento já está agendado.
- Azul: indica que já foi liquidado.
Para aprovar o pagamento de um título, basta selecioná-lo e clicar no botão Aprovar.
7 Remessa de Pagamentos
Após realizar as configurações necessárias, para gerar o arquivo de remessa, acessar no módulo Gerencial o menu Financeiro > Contas a Pagar > Pagamento a Fornecedor > Remessa de Pagamento. Será exibida a seguinte tela de filtro:
Preencher os filtros necessários para a consulta de pagamentos e clicar em Confirmar.
Será apresentada uma tela contendo os pagamentos aprovados, conforme imagem abaixo:
Informar a Data de Pagamento e selecionar o Portador. O sistema já traz automaticamente o caminho da pasta onde será salvo o arquivo de remessa, o qual foi informado ao cadastrar o portador. Também trará como sugestão um nome para o arquivo de remessa, podendo ser alterado conforme a necessidade.
Selecionar os títulos a serem enviados e clicar em Confirmar.
O sistema fará a geração do arquivo de remessa.
8 Retorno de Pagamentos
Após o envio do arquivo de remessa ao banco, o mesmo fará o processamento dos pagamentos, e retornará um arquivo contendo os pagamentos processados e suas críticas.
Por meio deste arquivo é possível realizar a baixa dos títulos liquidados. Para isso, acessar no módulo Gerencial o menu Financeiro > Contas a Pagar > Pagamento a Fornecedor > Remessa de Pagamento. Será exibida uma tela de filtro conforme abaixo:
Informar o Portador e o caminho onde se encontra o arquivo de retorno.
Em seguida clicar Confirmar.
Será apresentada a seguinte tela:
Nesta tela serão apresentados os títulos retornados no arquivo, com a crítica correspondente, cujo status é representado pelas seguintes cores:
- Verde: indica que o título foi pago;
- Vermelho: indica que o título foi rejeitado;
- Laranja: indica que o título está com pagamento agendado.
Para realizar a baixa dos títulos pagos, clicar em Confirmar.
Será apresentado o seguinte questionamento:
Clicando Sim, será exibido outro questionamento:
Clicando Sim, será exibida uma tela para seleção do caminho onde deve ser salvo o relatório, e para informar o nome do arquivo, seguido da extensão, conforme imagem abaixo:
Ao clicar em OK, o sistema confirmará a geração do relatório.
Ao acessar o relatório gerado, serão exibidas as informações apresentadas na tela de Críticas, como mostra a imagem abaixo: