Índice
Introdução
Este material tem por objetivo auxiliar os usuários da Linx Sistemas na utilização da conciliação automática de cartões a receber. O processo de conciliação automática realiza a comparação das informações contida no ERP Linx com as informações enviadas pelas administradoras de cartões e instituições financeiras, por meio de uma analise aprofundada, a fim de encontrar possíveis divergências entre as partes e realizar as baixas dos cartões corretos automaticamente. Com o objetivo que tenha o mínimo possível de intervenção do usuário. Aproveite ao máximo essa apostila para descobrir as funcionalidades do sistema ou para tirar dúvidas que venham a surgir no dia-a-dia.
Cadastros básicos
Rede administradora de cartão - Contas a receber > 6. Tabela de apoio > 009092 Rede de administradora de cartão
A Rede administradoras são todas as operadoras utilizadas pela empresa, e que disponibilizam os arquivos para a conciliação.
As redes mais utilizadas são: CIELO, REDECARD, AMEX E HIPERCARD.
Administradora de cartão - Contas a receber > 6. Tabela de apoio > 095010 Administradora de cartão
A “Administradora de cartão” são todas as bandeiras utilizadas (aceitas) no frente de Loja da empresa. Nessa tela você poderá cadastra-las e parametrizar as regras de reembolso.
Código | Código da Administradora utilizado para as operações internas do sistema. |
Rede | Seleção de à qual REDE pertence a Administradora cadastrada. |
Taxa Adm | Este campo é utilizado para informar o % da taxa cobrada pela administradora, encima das transações realizadas. |
Dia Acerto | Caso o parâmetro UTILIZA_ADM_PARA_VENC esteja habilitado esse campo será utilizado para calcular o vencimento da 1º parcela do cartão, caso ao contrário, será utilizado o vencimento calculado na forma de pagamento da Loja. |
Dias entre parcelas | Este campo é utilizado para calcular o vencimento da 2º em diante. |
Administradora no TEF | Este campo é utilizado para amarrar o cadastro das Administradoras no Linx com o cadastro de administradoras do TEF. |
Código bandeira | Este campo é utilizado para a conciliação automática, para realizar validação de bandeira na conciliação de venda. Deve ser informado com o numero da administradora correspondente. Tabela 2 |
Aceita Parcelamento | Este campo indica se aceitara parcelamento para a administradora cadastrada. |
Parcela Mês fechado | o Este campo indica se os vencimentos a partir da 2º parcela serão para o mesmo dia do mês subsequente da 1º parcela. |
Inativo | Este campo indica se a administradora esta ativa ou inativa para o sistema. |
Indica vencimento Fixo | Este campo indica se terá um dia fixo para os vencimentos |
Indica Calculo Apresentação | Este campo indica se será utilizada a “Data Apresentação” para calculo do prazo de reembolso de todas a parcelas. (utilizado pela Cielo em algumas bandeiras) |
Detalhes por filiais | Esta aba serve para detalhar as regras de reembolso por filiais ou modalidade de parcelamento quando se tem % diferente. |
Vinculo de conta corrente para conciliação auto - Contas a receber > 6. Tabela de apoio > 095095 Vinculo de conta corrente para conciliação Auto
Nesta tela será definida a regra para os créditos na conta corrente das baixas realizadas pela conciliação automática de cartão. A regra pode ser detalhada por Matriz
Contábil, Rede, Estabelecimento e Código Administradora
Ponto de atenção
As alterações realizadas nos cadastros explicados acima, devem ser realizados com muito cuidado, pois pode impactar em outros processos e também na própria conciliação
automática, ocasionando perdas de funcionalidades e de confiabilidade nas informações
Acessando a conciliação automática de cartões - Contas a receber > 5. Cartão > 2. Conciliação de Cartões > 009192 Conciliação automática de
cartões.
A função da conciliação automática é auxiliar o usuário no controle dos cartões receberem dês da validação da venda realizada na loja até o momento do pagamento e credito na conta
corrente. Baseado nisso o sistema foi dividido em quatro etapas, que são:
1. Conciliação do movimento de venda;
2. Conciliação do movimento financeiro;
3. Conciliação entre administradora e conta corrente;
4. Conciliação de movimento de baixas automáticas.
Conciliação do movimento de venda
Nessa etapa da conciliação, a partir dos arquivos enviados pelas administradoras, o sistema baseado no numero de NSU (numero sequencial único) realizara a localização da venda correspondente no Linx, atribuindo ao cartão o numero de lote (guia de envio) e a verificação do cartão, como por exemplo, a taxa, parcelamento, bandeira e valor.
A gravação do numero de lote é realizada para auxiliar a localização das parcelas na etapa de pagamento.
Após a verificação da venda, será apresentado o status de cada cartão processados dos arquivos da administradora. A partir destes status o sistema fornecera as opções para o tratamento.
Conciliação do movimento financeiro
Nessa etapa da conciliação, ainda baseado nos arquivos enviados pelas administradoras, o sistema realizara a localização das parcelas referente aos pagamentos informados, à localização é realizado baseado no numero de lote (Guia de envio).
A após a execução da conciliação financeira, será apresentado o status de cada pagamento processados dos arquivos da administradora. A partir destes status o sistema fornecera as opções para o tratamento.
Para que esta etapa seja realizada com sucesso é indispensável à realização da etapa anterior.
Conciliação de administradora e conta corrente
Esta etapa da conciliação não é obrigatória, porem recomendável, mas ainda baseado em arquivos os sistema realizara a verificação dos pagamentos informados pelas administradoras, com as informações fornecidas pelos bancos (instituição financeira), verificando então se o que administradora informou foi realmente creditado.
Após a execução da conciliação da administradora com a conta corrente, será apresentado status de cada pagamento processado. A partir destes status o sistema fornecera as opções para o tratamento.
Nesse momento não é utilizado nenhuma informação do contas a receber do Linx, e uma vez optado em utilizar a verificação na conta corrente a mesma se tornara indispensável, também é indispensável a realização das etapas anteriores.
Conciliação do movimento de baixas automáticas
Nessa etapa da conciliação, o sistema irá utilizar a informações das três fontes (administradora, Linx e Banco), caso o sistema não encontre nenhuma divergência nas
informações, será realizada a baixa dos cartões associado aos pagamentos enviados pelas administradoras e verificado na conta corrente e Linx.
Caso ao contrario o sistema apresentara os status e fornecera as opções para o tratamento das mesmas. Para que esta etapa seja executada corretamente é indispensável a realização das etapas anteriores.
No momento da baixa se o sistema encontrar uma diferença de valor, porem dentro do valor aceito, o mesmo irá realizar o lançamento da diferença em um conta de ajuste,
definida na parametrização.
Tratamento das divergências
Conforme comentado acima, quando o sistema executar a conciliação automática irá apresentar os status, existe status informando que o registro está
correto e status informando que está com divergência.
As divergências apresentadas poderão ser tratadas pelo menu “Ferramenta”, conforme imagem abaixo:
Verifique a seguir, o significado de cada status.
Conciliação de movimento de venda
O status de “informação ainda não conciliada” indica que o arquivo foi lido, mas ainda não foi realizada a conciliação automática, esse status ocorre logo após o processamento do arquivo ou na reversão de uma venda. Tratamento: Executar a conciliação automática ou utilizar o opção “Reconciliar divergência” do menu “Ferramenta". | |
O status de “informação conciliada” indica que foi realizada a localização da venda informada pela administradora no Linx e nessa venda não consta nenhuma divergência a ser tratada. | |
O status de “Divergência de titulo” indica que não foi localizada no Linx a venda informada pela administradora, os principais motivos de ocorrer essa divergência é a falta de integração de venda da loja, venda em POS que não foi passado no sistema de loja e venda POS que a venda foi passada com o numero de aprovação errada. Tratamento: Verificar se o caixa da loja já esta integrado para este dia, caso não esteja integrado, deve realizar a integração de caixa de loja e em seguida executar a | |
O status de “Divergência de taxa” indica que a taxa informada no arquivo das administradoras esta diferente da venda localizada no Linx, o principal motivo de | |
O status de “Divergência de valor entre adm/títulos” indica que o valor informado no arquivo das administradoras esta diferente da venda localizada no Linx, o principal motivo de ocorrer essa divergência são vendas POS passadas erradas no sistema da loja. | |
O status de “Divergência de parcelamento” indica que o parcelamento informada no arquivo das administradoras esta diferente da venda localizada no Linx, o principal motivo de ocorrer essa divergência são vendas POS passadas erradas no sistema da loja. | |
O status de “Estabelecimento não localizado” indica que o estabelecimento em questão não foi cadastrado no ERP Linx. Tratamento: Cadastrar o estabelecimento na tela 009092 – Rede de administradora de cartão, em seguida executar a conciliação automática ou utilizar o opção “Reconciliar | |
O status de “Estorno de administradora” indica as vendas que foram estornadas pela administradora, funciona apenas para a rede CIELO. | |
O status de “Divergência de bandeira” indica que a bandeira informada no arquivos da administradoras esta diferente da venda localizada no Linx, os principais motivos de ocorrer essa divergência são vendas POS passadas erradas no sistema de Loja e parametrização de TEF errada. Tratamento: Utilizar a opção “Alterar bandeira” do menu “Ferramenta”. | |
O Status de “Histórico” é utilizado para o usuário indicar todas as vendas que não serão tratadas pelo robô de conciliação, com isso será ignorada na etapa seguinte. |
Conciliação de movimento de financeiro
O status de “informação ainda não conciliada” indica que o arquivo foi lido, mas ainda não foi realizada a conciliação automática, esse status ocorre logo após o processamento do arquivo ou na reversão de uma venda. Tratamento: Executar a conciliação automática ou utilizar o opção “Reconciliar divergência” do menu “Ferramenta". | |
O status de “informação ainda não conciliada” indica que o arquivo foi lido, mas ainda não foi realizada a conciliação automática, esse status ocorre logo após o Tratamento: Executar a conciliação automática ou utilizar o opção “Reconciliar divergência” do menu “Ferramenta”. | |
O status de “Divergência de titulo” indica que não foram localizadas no Linx as parcelas pela administradora, o principais motivo de ocorrer essa divergência é a falta de conciliação de movimento de venda. Tratamento: Verificar na etapa anterior se o cartão esta conciliado, caso não tenha arquivo processado para essa venda, utilizar a opção “Localizar títulos divergentes” do menu “Ferramenta”. | |
O status de “Divergência de taxa” indica que a taxa informada no arquivo das administradoras esta diferente das taxas informadas nas parcelas localizadas no Linx, o principal motivo de ocorrer essa divergência é parametrização de reembolso errada. | |
O status de “Divergência de valor entre adm/títulos” indica que o valor informado no arquivo das administradoras esta diferente das parcelas localizadas no Linx, o principal motivo de ocorrer essa divergência são vendas POS passadas erradas no sistema da loja. | |
O status de “Divergência de vencimento” indica que o vencimento informado no arquivo das administradoras esta diferente dos vencimentos das parcelas localizadas no Linx, o principal motivo de ocorrer essa divergência é parametrização de reembolso errada. | |
O status de “Estabelecimento não localizado” indica que o estabelecimento em questão não foi cadastrado no ERP Linx. | |
O status “Divergência na fase anterior” indica que todas as parcelas do pagamento foram localizadas no Linx, mas pelo menos uma delas está com divergência da conciliação de venda. | |
O Status de “Histórico” é utilizado para o usuário indicar todas os pagamentos que não serão tratados pelo robô de conciliação, com isso será ignorada na etapa seguinte. |
Conciliação entre administradora e conta corrente
O status de “informação ainda não conciliada” indica que não foi executada a conciliação de ADM x CC ou não foi localizado nenhum registro na conta corrente para o pagamento em questão. | |
O status de “informação conciliada” indica que foi realizada a localização do pagamento na conta corrente e não existe nenhuma divergência a ser tratada. | |
O status de “Divergência da fase anterior” indica que o valor da Administradora esta de acordo com o valor da conta corrente, mas o pagamento em questão esta com divergência na conciliação do movimento financeiro. | |
O status de “Conta corrente não localizada, tela 009095” indica que não foi parametrizada nenhuma conta corrente para o perfil do pagamento em questão. |
Conciliação de movimento de baixas automáticas
O status de “informação ainda não conciliada” indica que não foi executada o processo de baixa automática. | |
O status de “informação conciliada” indica que não existe divergência na conciliação da administradora com a conta corrente, fase anterior. | |
O status de “Valor com baixa finalizada” indica que o pagamento foi baixado automaticamente pelo processo de conciliação. | |
O status de “Divergência de valor entre CC/Títulos” indica que a somatória das parcelas encontradas no Linx não coincide com o valor creditado na conta corrente. | |
O status de “Títulos já baixados por outro processo” indica que o pagamento já foi baixado 100% por outro processo que não foi a conciliação automática. | |
O status de “Baixa liberada pelo usuário” indica que a baixa foi realizado pelo processo de conciliação automática, mas com participação(intervenção) do usuário. | |
O status “Bloqueado para baixa” indica que o pagamento esta bloqueado para a baixa da conciliação automática, porque já existem algumas parcelas baixadas por outro processo. | |
O status de “Divergência da fase anterior” indica que o valor da Administradora esta de acordo com o valor da conta corrente, mas o pagamento em questão esta com divergência na conciliação do movimento financeiro. |
Opções de tratamento das divergências
A tela "Localização de Títulos" auxiliará na localização dos títulos divergentes. Por tratar-se de um assistente de localização, não possui um número de tela. Além disso, só poderá ser acessada por meio da tela 009192 - Conciliação automática de cartões.
A tela "Troca de bandeira" auxiliará na alteração de bandeiras. Por tratar-se de uma tela auxiliar, não possui um número de tela. Além disso, só poderá ser acessada por meio da tela 009192 - Conciliação automática de cartões.
Tabelas
Tabela 1 – Código rede
00000 INDEFINIDA
00001 TECBAN
00005 REDECARD
00006 AMEX
00021 BANRISUL
00082 GETNET
00125 CIELO
Tabela 2 – Código bandeira
CIELO – CRÉDITO/DEBITO
001 VISA
002 MASTER
006 SOROCRED
007 ELO
009 DINERS
011 AGIPLAN
015 BANESCARD
023 CABAL
029 CREDSYSTEM
035 ESPLANADA
064 CREDZ
REDECARD – CRÉDITO/DEBITO
0 OUTRAS BANDEIRAS
1 MASTER
2 DINERS
3 VISA
4 CABAL
5 HIPERCARD
6 SOROCRED
7 CUP
8 CREDSYSTEM
9 SICRED
REDECARD - CREDITO
0 OUTRAS BANDEIRAS
1 MASTER
2 DINERS
3 VISA
4 CABAL
5 HIPERCARD
6 SOROCRED
7 CUP
8 CREDSYSTEM
9 SICRED