Aqui você vai encontrar:
O que é a ferramenta?
A Auditoria de Comprovantes é uma ferramenta que permite anexar comprovantes para pagamentos e sangrias realizados pelo Caixa, bem como vendas no crediário para validação de sua veracidade. Todavia, a ferramenta não somente permite anexar os comprovantes, mas também gerenciar os títulos que cada loja será responsável pelo pagamento, através de encaminhamento de títulos já lançados em Títulos a Pagar (no Retaguarda), e validar tais pagamentos com o processo de Auditoria, liberando assim o fechamento de Caixa.
Dúvidas frequentes (FAQ)
Veja as principais dúvidas sobre Auditoria de Comprovantes
A ferramenta será disponibilizada para todos os clientes?
Sim. Todos os clientes podem usar essa ferramenta. Precisa ter apenas as permissões de acesso e a configuração correta nas globais. Toda essa configuração está presente no manual.
É obrigatório anexar todo ou qualquer tipo de pagamento realizado no caixa?
Não, a obrigação de anexar os comprovantes é configurável, através dos parâmetros globais do sistema conforme o manual.
É possível realizar o fechamento do caixa com títulos sem auditoria?
Não, o fechamento do caixa está configurado para validar os comprovantes de pagamento e contratos, dessa maneira não é possível realizar o fechamento do caixa sem anexar os comprovantes e auditar os títulos. Para entender um pouco mais, veja o manual da ferramenta que estará logo abaixo.
É possível realizar o fechamento do caixa com títulos do financeiro autorizados para baixas no caixa em aberto?
Sim, especificamente títulos do financeiro liberados para serem pagos no caixa, podem ficar em aberto sem a necessidade da obrigatoriedade da baixa para o fechamento do caixa.
É possível remover imagens dos comprovantes da tela de auditoria de comprovantes?
Sim, é possível remover as imagens dos comprovantes dos títulos na tela de auditoria de comprovantes pelo seguinte fato, em alguns casos o operador de caixa pode anexar comprovantes errados, dessa maneira é possível remover o a imagem do comprovante.
O operador de caixa pode remover imagens dos pagamentos?
Sim, o operador de caixa pode remover a imagem pelo fato de que ele pode anexar um comprovante em desacordo com o título, porém, existe uma permissão de acesso que liberada essa opção, para visualizar essa permissão de acesso e está no manual da ferramenta.
É necessário anexar o comprovante de contrato das vendas no crediário no momento da venda?
Não, no momento da venda não, esse comprovante pode ser anexado após concluir a venda na tela de auditoria de comprovantes.
É possível selecionar as contas do plano de contas que são obrigatórias o anexo do comprovante de pagamento?
Sim, é possível selecionar o item do plano de contas que você deseja que não seja obrigatório anexar o comprovante de pagamento, salve exceções como sangria e pagamentos do caixa, que por padrão são obrigatórios.
Quais tipos de pagamentos posso realizar a baixa pela tela de auditoria de comprovantes?
Os pagamentos que podem ser realizados na tela de auditoria de comprovantes são, Sangria, Pagamentos, e pagamentos do financeiro liberado para os caixas, essas três modalidades são liberadas para realizar baixas na tela de auditoria de comprovantes.
Como anexar a cópia do comprovante de sangria no caixa?
R.: O Caixa poderá efetuar o pagamento de um título “avulso” ou sangria na tela de Auditoria de Comprovantes clicando no botão Outros Lançamentos.
Acesse Caixa Fácil > Caixa > aR-Auditoria de Comprovantes
2. Informe o tipo da operação Sangria ou Pagamentos, realize o lançamento e confirme.
3. Anexe o comprovante de pagamento ou sangria:
Como auditar um comprovante?
Acesse Auditoria de Comprovantes em Retaguarda\Financeiro.
Para auditar os registros utilize o filtro de Status para visualizar apenas os que já possuem anexo e estão aguardando a auditoria, semáforo azul.
Posicione o cursor sobre o registro que deseja auditar. Após a conferência, clique F9 ou no botão Confirmar Auditoria.
O status automaticamente é alterado para Auditado. O nome do auditor é gravado e data e hora também.
Vídeos da ferramenta
Manual de uso da ferramenta
A auditoria de comprovantes tem o intuito de permitir anexar comprovantes para pagamentos, sangrias e comprovantes de contrato de vendas no crediário, para que posteriormente possa ser auditado se aquele valor pago realmente condiz com o comprovante, lembrando que é o comprovante utilizado para o pagamento, e não a impressão do SETA.
Como configurar as permissões de acesso
Para configurar as permissões de acesso a essa ferramenta, acesso o módulo Retaguarda > Menu Configurações > Permissões de acesso.
Auditoria de Comprovantes
Acessar: Permite acessar a rotina Auditoria de Comprovantes.
Auditoria: Permite realizar auditoria dos comprovantes.
Auditoria de Comprovantes - Alterar Anexos
Alterar Anexos: Permite alterar os anexos da rotina Auditoria de Comprovantes.
Regras para Fechamento de Caixa com a config Habilita Auditoria de Comprovantes Ativa
A exigência quanto validar os anexos e a auditoria dos comprovantes no Fechamento do Caixa, podem ser configurados através da parametrização da Config No Fechamento do caixa validar:
0 - sem validação: não exibe nem comprovante nem auditoria no fechamento do caixa;
1- Pagamentos: Não irá permitir o Fechamento do Caixa para pagamentos que possuem item do plano de contas que exigem o anexo do comprovante. Ou seja, é obrigatório para estes lançamentos ter o comprovante anexado, e todos os registros de pagamentos realizados precisam ter a auditoria confirmada;
2-Sangrias: Não irá permitir o Fechamento do Caixa para sangrias que possuem item do plano de contas que exigem o anexo do comprovante. Ou seja, é obrigatório para estes lançamentos ter o comprovante anexado, e todos os registros de sangria precisam ter a auditoria confirmada;
9-Validar Todos:
a) Não irá permitir o Fechamento do Caixa para sangria e pagamentos que possuem item do plano de contas que exigem o anexo do comprovante. Ou seja, é obrigatório para estes lançamentos ter o comprovante anexado;
b) Todos os registros de pagamentos realizados, e sangria precisam ter a auditoria confirmada;
c) Quanto aos contratos de vendas, o anexo é obrigatório, porém a auditoria não é obrigatória, devido a linha de tempo (esta auditoria é feito no dia posterior do fechamento do caixa);
Configuração Global para habilita auditoria de comprovantes
A ativação da Auditoria de Comprovantes deve ser feita acessando o retaguarda > configurações > parâmetros globais > aba financeiro > "Habilita auditoria de comprovantes"
Quando marcada esta config, a tela de captura de imagem será exibida após o lançamento de Pagamentos e Sangria ou após finalização da venda de crediário
Pré requisito
Acessar o link para configurar o recurso Auditoria de comprovantes.
Para este teste além da configuração acima é necessário habilitar a flag "habilitar auditoria em lote", para isso acesse:
- Retaguarda > Configurações > Parâmetros Globais > Financeiro > Auditoria de Comprovantes;
- Marque a flag "Habilitar auditoria em lote";
- Clique no botão OK.
Passo a passo para execução:
- Acessar Caixa:
- Realizar vendas no crediário;
- Acessar Outros Lançamentos no menu lateral e realizar lançamentos de sangria;
- Acessar Retaguarda > Financeiro > Auditoria de comprovantes
- Selecionar registros que devão ser auditados.
- Pressionar o botão F9-Confirmar Auditoria
Config Utiliza autorização de pagamentos de títulos a pagar
Esta config é responsável em liberar títulos para pagamentos. Ou seja, uma vez ativada este parâmetro somente é possível realizar a baixa de um título a pagar no Retaguarda com sua liberação.
Todavia, esta config de “Utiliza autorização de pagamentos de títulos a pagar” em conjunto com a config “Habilita auditoria de comprovantes”, além de possibilitar que um título no Retaguarda seja pago apenas com a liberação(autorização), estas também permitem que os títulos sejam encaminhados para determinadas lojas efetuarem o pagamento, e assim são exibidos na tela de Auditoria de Comprovantes para que o Caixa da Loja realize o pagamento.
Para utilizar este recurso devem ser configuradas as empresas coligadas no cadastro da Empresa. Somente para os códigos das empresas informados neste campo é que será possível encaminhar títulos entre as empresas.
Vamos ver de forma mais detalhada em um próximo tópico.
Configurando um item do plano de contas para exigir anexo de comprovantes
A exigência de anexo será de acordo com o item do plano de contas, ou seja, depende da despesa, com exceção do item do plano de contas Sangria, que este é obrigatório como default.
Acesse o Retaguarda > Financeiro > Cadastros e Configurações > Plano de Contas e marque se desejar que o item do plano de contas deverá exigir o anexo.
Funcionalidade da tela de Auditoria de Comprovantes:
1-Botões de atalho e confirmação:
Filtro: Aplica o filtro na tela informado nos campos de filtro como período, empresa, tipo de operação, registros e status dos registros.
Confirmar Auditoria, tecla de atalho F9: permitir a confirmação da auditoria para as seguintes regras:
- Título baixado, verifica se o item do plano de contas exige anexo, se exigir não permite auditar enquanto o comprovante não for anexado;
- Registro de lançamento de Pagamento ou Sangria feitos através da opção Outros Lançamentos; verificar se o item do plano de contas exige anexo, se exigir não permite auditar enquanto este não for anexado;
- Contratos de Vendas, somente pode realizar a confirmação da auditoria se o comprovante estiver anexado.
Consultar Vendas: habilitado quando o registro for do tipo operação Contrato de Venda, permite abrir a tela de consulta de Vendas.
Editar Pagamentos: Este botão permite acessar a tela de movimento do Caixas e Bancos quando o registro selecionado for um pagamento ou sangria. Este permite acesso para alterar o item do plano de contas.
Outros lançamentos: Permite acessar a opção Outros Lançamentos OL, porém habilitado apenas para efetuar lançamentos de operação Pagamento ou Sangria.
Este botão é habilitado somente se a tela de Auditoria de Comprovantes for acessada pelo Caixa, no Caixa Fácil.
Outros lançamentos: Permite acessar a opção Outros Lançamentos OL, porém habilitado apenas para efetuar lançamentos de operação Pagamento ou Sangria.
Este botão é habilitado somente se a tela de Auditoria de Comprovantes for acessada pelo Caixa, no Caixa Fácil.
Baixar Título: Este botão permite realizar a baixa de um título lançado pelo Retaguarda e encaminhado/liberado para que o Caixa realize o pagamento. Quando posicionado o cursor sobre um título a pagar em aberto e ao clicar neste botão o sistema já realiza o filtro apenas deste registro para facilitar a baixa.
2: Filtros
Temos o filtro empresa, que podemos filtrar por empresa os títulos, também na tela possui o filtro por datas, também é possível filtrar pelo funcionário (operador do caixa) pelos tipos de operação, que são: Pagamentos, Sangria e Contrato de vendas, também possui a opção de Todos, por Registros também é possível, selecionando Auditados, Não Auditados e Todos, e o Status do registro.
Empresa: permite selecionar a empresa quando acessado pelo Retaguarda\Financeiro. Quando acessado pelo usuário Caixa, o preenchimento é automático e este não pode ser alterado.
Obs.: O sistema exibirá os títulos encaminhados/liberados para esta empresa. Se houver um título que está para a empresa selecionada e não é exibido verifique se ele foi liberado em Retaguarda\Financeiro\Títulos a Pagar.
Os movimentos de pagamentos, sangria e contratos de venda no crediário serão filtrados de acordo com empresa selecionada.
Período: data de inclusão dos títulos abertos, quando liberado/encaminhado pelo Retaguarda, data de movimento quando pagamentos e sangrias, data de emissão da venda.
Porém, se o título estiver em aberto, e este for baixado a data é atualizada com a data de baixa, pois pode ocorrer do títulos ser pago em outro dia.
Funcionário: código do funcionário responsável pelo caixa, quando acessado pelo Caixa é preenchido automaticamente. Neste caso, será exibido somente registros relacionados aos movimentos de seu caixa.
Item Plano de Contas: Defina um ou mais itens do plano de contas
Tipo de operação: refere-se as seguintes operações:
- Pagamentos: títulos do financeiro_títulos liberados e da modalidade PAGAMENTOS registrada através da opção Outros Lançamentos;
- Sangria: registros lançados com a modalidade Sangria através da opção Outros Lançamentos;
- Contratos de Vendas: vendas no crediario;
- Todas: exibe todos os tipos de operações
Registros: situação da auditoria: Auditado, Não Auditado ou Todos.
Status do Registro:
EM ABERTO: Sinalizado com a cor em amarelo esse status representa que o pagamento ainda não foi realizado e não foi anexado nenhum comprovante.
SEM ANEXO: Sinalizado com a cor em vermelho, esse status representa que o título foi baixado, porém ainda não existe o anexo do comprovante do pagamento e que também não foi auditado.
AGUARDANDO AUDITAR: Sinalizado com a cor em azul, esse status representa que o título foi pago, foi anexado o comprovante, porém ainda não foi auditado.
AUDITADO: Sinalizado com a cor em verde, esse status representa que os títulos foram pagos, anexado os comprovantes e auditado corretamente.
Todos: exibe todos os registros independente de seu status.
O status do registro pode ser filtrado também utilizando a própria legenda:
3: Registros
Nesta parte da tela da Auditoria os registros são exibidos em ordem de data, porém, as colunas possuem filtros dinâmicos, podendo ser organizados os dados clicando sobre a coluna que deseja organizar (semáforo, empresa, operação, valor ou caixa).
Títulos do Financeiro\Retaguarda encaminhados para Loja efetuar o pagamento pelo caixa, são destacados pelo semáforo amarelo, enquanto estiverem em aberto, e o campo Caixa, fica em “branco”, até que o Caixa realize seu pagamento.
4: Anexos:
Uma vez habilitado para que o anexo seja obrigatório para os pagamentos, sangria e contratos de vendas no crediário, o anexo será exibido sem a necessidade de clicar sobre a imagem, porém, é possível clicar e ver a imagem ampliada (zoom).
Dê dois cliques sobre a imagem já anexada que irá abrir um arquivo no Windows
A imagem pode ser removida clicando sobre ela com o botão direito do mouse. Irá mostrar uma mensagem de confirmação. Se clicar em 'Sim' a imagem será removida.
A alteração da imagem está vinculada a permissão de acesso em Retaguarda\Configurações\Permissões de Acesso.
5: Dados dos registros
Exibe os dados individualmente do registro onde o cursor está posicionado, como fornecedor ou cliente, item do plano de contas, descrição digitada no lançamento do Caixa quando pagamento ou sangria (campo descrição), status do título, funcionário que efetuou a baixa ou lançamento, observação do título informado em Títulos a Pagar, nome do Auditor e data que confirmou a auditoria.
6: Anotações, chat entre o Caixa e o Auditor
As anotações podem ser adicionadas por registros, e o propósito é realizar um chat entre o Caixa e o Auditor, para ações que precisam ser tomadas dentro do processo de auditoria.
Esta possui dois botões:
Adicionar e Destacar: Adicionar uma anotação para o registro e destaca o mesmo na cor vermelha.
O destaque é removido se adicionado outra anotação utilizando o botão Adicionar.
Adicionar: Apenas adiciona a anotação, mas sem destacá-la na cor vermelha.
O destaque é removido quando enviado outra mensagem apenas utilizando o botão Adicionar.
Liberando e encaminhando títulos para que uma filial realize o pagamento no Caixa
Acesse a opção Títulos a Pagar em Retaguarda\Financeiro.
- Selecione o(s) título(s) e clique F5 ou no botão Liberar Pagamento.
2. Para encaminhar um título para que o Caixa da Loja efetue o pagamento informe a Empresa.
Caso não informe a empresa o título será liberado para pagamento pelo Financeiro do Retaguarda.
3. Irá aparecer a mensagem: 'Os títulos selecionados foram liberados e encaminhados para pagamento'
Em situações em que o título foi liberado para empresa incorreta, selecione novamente o título, clique para liberar novamente e informe o código da empresa corretamente.
Para bloquear um pagamento utilize o botão Bloquear Pagamento, se o título já tiver sido pago pelo caixa, é preciso realizar o estorno da baixa.
Observe na imagem que após a liberação o título liberado já será exibido na tela de Auditoria do Caixa para pagamento:
Efetuando pagamentos e anexando comprovantes no Caixa
O Caixa poderá efetuar o pagamento de título liberado pelo financeiro título diretamente na tela de Auditoria de Comprovantes.
Acesse Caixa Fácil > Módulo do Caixa - 2 > Menu lateral aR-Auditoria de Comprovantes
- Para facilitar a visualização dos registros, informe o Status do Registro em Aberto:
2. Posicione o cursor sobre o registro que deseja efetuar a baixa, em seguida clique no botão Baixar Título:
O sistema traz automaticamente o título para pagamento, prossiga com a baixa, em seguida será exibida a tela para informar a imagem do comprovante e anexar.
Em seguida o status já é atualizado automaticamente com o Status Aguardando Auditar.
Efetuando sangria e anexando comprovantes no Caixa
1. O Caixa poderá efetuar o pagamento de um título “avulso” ou sangria na tela de Auditoria de Comprovantes clicando no botão Outros Lançamentos.
Acesse Caixa Fácil\Caixa\aR-Auditoria de Comprovantes.
2. Informe o tipo da operação Sangria ou Pagamentos, realize o lançamento e confirme.
3. Anexe o comprovante de pagamento ou sangria:
Em seguida o status já é atualizado automaticamente com o Status Aguardando Auditar.
Efetuando sangria e anexando comprovantes no Caixa
1. O Caixa poderá efetuar o pagamento de um título “avulso” ou sangria na tela de Auditoria de Comprovantes clicando no botão Outros Lançamentos.
Acesse Caixa Fácil\Caixa\aR-Auditoria de Comprovantes.
2. Informe o tipo da operação Sangria ou Pagamentos, realize o lançamento e confirme.
3. Anexe o comprovante de pagamento ou sangria:
Em seguida o status já é atualizado automaticamente com o Status Aguardando Auditar.
Anexando comprovantes de vendas no crediário
Os comprovantes das vendas no crediário podem ser anexados na finalização da venda ou na própria tela de Auditoria de Comprovantes.
Na finalização, após a emissão da nota fiscal será exibida a tela de Captura de imagem, pode ser informado o comprovante neste momento.
Para anexar utilizando a ferramenta de auditoria, selecione o tipo de registro Contrato de Venda, posicione o cursor sobre o registro que deseja anexar o comprovante, e clique no campo “Clique aqui para adicionar imagem, lado direito.
