Projeto Digital Appointment Center | Honda

Manual do projeto Digital Appointment Center da Honda, contendo os passos de configuração e as funcionalidades no Linx DMS.

Este documento tem a finalidade de detalhar a configuração e a operação do projeto Digital Appointment Center da Honda no Linx DMS.

Este documento destina-se a todas as concessionárias da montadora Honda (2w e 4w).

O projeto Digital Appointment Center trata-se de um processo de troca de informações entre a concessionária (2w e 4w) e o portal de agendamento de serviços da Honda.

Os agendamentos podem ocorrer através dos seguintes canais:

1. Portal: diretamente no site da Honda ou por meio do site da Concessionaria. A partir do site da Concessionária será feito o direcionamento para o Digital Appointment Center.
2. Ligação Telefônica: Cliente acionando a Concessionária ou a Concessionária acionando o Cliente. O agendamento criado no Linx DMS será transmitido para o Digital Appointment Center.
3. Concierge Center da Honda: aciona o Cliente e realiza o agendamento no Digital Appointment Center.

Para todos os canais acima, existe uma sincronização entre os agendamentos do portal e da concessionária. Esta sincronização é realizada automaticamente pelo Linx DMS Web com base na configuração realizada.

Além dos agendamentos, existem outras integrações realizadas entre a concessionária e o portal:

• Concessionária

Consulta as informações da concessionária no portal.

Atualização de configurações para os agendamentos e disponibilidades.

• Consultores

Consulta dos consultores cadastrados e disponibilidade diária de cada um.

• Indisponibilidades

Consulta e cadastro de indisponibilidades dos consultores e ou da concessionária.

Utilizada quando o consultor ou a concessionária não puderem receber agendas nas datas e horários informados.

• Disponibilidades

Consulta das disponibilidades dos consultores e ou da concessionária.

Configuração no Linx DMS

Parâmetros do Fábrica

Menu Fábrica > Honda > Parâmetros

Acessar a aba Digital Appointment Center e preencher os campos solicitados.

Campos:

• Utiliza o Digital Appointment Center: Marcar este campo em todas as revendas que devem comunicar com a Honda.
• Intervalo de comunicação (minutos): Intervalo de tempo para a sincronização das informações.
• Itens por página de consulta: Número máximo de registros recebidos a cada comunicação.
• Tipo de Serviço Padrão para Manutenção: Tipo de serviço padrão para a criação de solicitações de manutenção.
• Tipo de Serviço Padrão para Revisão: Tipo de serviço padrão para a criação de solicitações de manutenção.

Cadastro de Motivos

Menu Linx DMS > Configuração > Motivos

Preencher o “Motivo no Digital Appointment Honda” em todos os motivos do tipo “Cancelamento”. A aba Honda é apresentada apenas para os tipos de motivo “Cancelamento”.

Cadastro de Vendedores

Menu Linx DMS > Faturamento > Cadastros > Vendedores > Cadastro Vendedores

Marcar o campo “Vendedor aparece no Digital Appointment” para os vendedores que devem aparecer no portal.

Parâmetros CRM Plus

Menu CRM Plus > Parâmetro > Módulo

Na aba Geral sub aba Inclusão de Clientes, o campo Categoria de Cliente Padrão deve estar preenchido. Geralmente, ele é preenchido com a categoria de clientes PROSPECÇÃO.

Esta informação é necessária pois será utilizada na inclusão de novos clientes na importação dos agendamentos.

Utilização no Linx DMS

O Linx DMS Web é responsável por efetuar a comunicação com o Digital Appointment Center da Honda.

Esta comunicação pode ocorrer de duas formas:

1. Diretamente na opção selecionada:
   1. Consulta e configuração da Concessionária
   2. Consulta e manutenção de indisponibilidades
   3. Consulta de disponibilidades
   4. Consulta de consultores
2. Através do processo que efetua a leitura de eventos para comunicação:
   1. Sincronização de agendamentos
   2. Sincronização de consultores

A seguir, são descritos os pontos de integração com o portal da Honda.

Digital Appointment Center

Menu Fábrica > Honda > Oficina > Digital Appointment Center

Neste menu, é possível efetuar consultas e atualizações nas informações do portal.

Aba Concessionária

Campos:

• Número DN: Apenas consulta. Esta informação fica gravada nos parâmetros da Honda.

Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:

• Número DN: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
• Nome da Concessionária: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
• Intervalo de Atendimento (minutos): Intervalo de atendimento em minutos do consultor.
• Período Máximo de Agendamento (dias): Período máximo em dias em que se pode criar agendamentos a partir do dia atual.
• Período de bloqueio a partir de hoje (dias): Período em dias em que não se pode criar agendamentos a partir de hoje D+.
• Disponibilidade Diária do Dealer: Disponibilidade da concessionária nos períodos do dia. Para a manutenção, clicar com o botão direito na grade:

A tela a seguir é apresentada nas opções Incluir e Alterar:

Na Alteração, os campos são preenchidos com os valores da linha selecionada na grade.

Para a opção Excluir, é apresentada a pergunta:

Ao confirmar, o registro é removido da tela.

O botão Atualizar envia as informações para o portal da Honda.

A atualização com sucesso retorna a mensagem neste formato:

Já a atualização com erro retorna a mensagem neste formato:

O botão Log apresenta as comunicações realizadas:

Observação: O botão Log existe em todas as abas de comunicação e apresenta informações de todas as comunicações e não só da aba selecionada.

Aba Consultores:

Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:

• Grade de Consultores: As colunas Disponível Portal e Status Portal correspondem respectivamente às colunas Vendedor aparece no “Digital Appointment” e Inativo do cadastro de Vendedores do Linx DMS.
• Grade de Disponibilidade Diária do Consultor: Grade apresenta os horários dos dias da semana de cada consultor. Esta grade é preenchida apenas se a opção Mostrar Disponibilidade estiver marcada antes da consulta.

O grupo Cargas Iniciais possui os seguintes botões:

• Consultores

Opção utilizada para o envio dos consultores do Linx DMS para o portal da Honda.

Ao clicar, é apresentada a seguinte tela:

Ao confirmar a tela acima, é criado um registro de Consultores na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação de todos os consultores disponíveis no Linx DMS.

• Agendamentos

Opção utilizada para o envio dos agendamentos existentes no Linx DMS para o portal da Honda.

Ao clicar, é apresentada a seguinte tela:

Ao confirmar a tela acima, são criados registros de Agendamentos na tabela de eventos (um para cada agendamento), para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação. Quando o registro selecionado no período for de bloqueio de horário do consultor, será enviado um evento de Indisponibilidade. Para este caso é o Fábrica que efetua a comunicação, ou seja, a indisponibilidade não é enviada pelo processo automático do Linx DMS Web.

Aba Indisponibilidades:

Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:

• Número DN: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
• Grade de Indisponibilidades: A grade apresenta todas as indisponibilidades selecionadas. A coluna Tipo indica se o registro é da Concessionária ou do Consultor. Para a manutenção, clicar com o botão direito na grade:

A tela a seguir é apresentada na opção "Incluir":

A atualização com sucesso retorna a mensagem neste formato:

Já a atualização com erro retorna a mensagem neste formato:

Para a opção "Excluir", é apresentada a pergunta a seguir:

Ao confirmar a tela é enviada uma atualização de exclusão para o portal da Honda.

O campo Consultor permite que a consulta seja realizada apenas para este consultor.

Aba Disponibilidades:

Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:

• Número DN: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
• Consultor: Código do consultor utilizado na consulta.
• Grade de Disponibilidades: A grade apresenta todas as disponibilidades existentes no portal da Honda.

Aba Eventos:

Filtros:

• Tipo de Evento: Opções CON-Consultores, DEA-Concessionária, SCH-Agendamentos e UNA-Indisponibilidades.
• Envio: Opções Pendente, Realizado e Ambos.
• Data:
  • Inclusão: Período de dada de Inclusão do registro na tabela de eventos.
  • Envio: Período de dada de Envio do registro para o portal da Honda.

Ao clicar no botão Consultar, são selecionadas as informações na tabela de eventos do processo.

Para os registros do tipo "Agenda" é possível efetuar a retransmissão para o portal, clicando com o botão direito na linha da grade e selecionando a opção "Retransmitir Evento".

Nesta opção é solicitada a confirmação do usuário:

Após a atualização do registro para retransmissão, é apresentada a mensagem a seguir:

Agenda da Oficina

Menu Linx DMS > Oficina > Agendamento da Oficina

A Agenda dos Consultores é periodicamente sincronizada com a Honda, de acordo com a parametrização realizada.

Com isso, todo agendamento ou bloqueio de horário criados no Linx DMS, são enviados para o portal da Honda e todo agendamento criado no portal é importado no Linx DMS. Para os agendamentos importados, temos um ícone para auxiliar na visualização.

• Exclusão de Agendamento

Por definição da montadora, os agendamentos criados no portal da Honda não podem ser excluídos no Linx DMS. Ao utilizar a opção de Exclusão, é apresentada a seguinte mensagem:

Para estes agendamentos deve ser utilizada a opção de Cancelamento.

• Cancelamento de Agendamento

No momento do cancelamento, é obrigatória a informação do motivo de cancelamento conforme os motivos configurados no tópico “Cadastro de Motivos” deste manual.

• Reagendamento

O reagendamento é permitido sempre para o mesmo consultor. Para reagendar com um novo consultor, é preciso cancelar o agendamento atual e criar outro para o novo consultor.

A seguir está a mensagem apresentada ao trocar o consultor do agendamento

• Não Comparecimento

Quando o cliente não comparecer na oficina, é enviada para a Honda a informação de “No Show” para o agendamento. Nesta situação é criado um registro de Agendamento com Status “No Show” na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação.

• Abertura de OS

No momento da abertura da OS, é enviada para a Honda a informação de “Show” para o agendamento. Nesta situação é criado um registro de Agendamento com Status “Show” na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação.

Cadastro de Consultores

Menu Linx DMS > Faturamento > Cadastros > Vendedores > Cadastro de Vendedores

Ao efetuar alguma inclusão ou alteração no cadastro de consultores, é criado um registro de Consultores na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação.

Cadastro de Horários da Recepção

Menu Linx DMS > Oficina > Cadastros > Horário > Atendimento da Recepção

Ao efetuar alguma alteração no cadastro de horários da recepção, é criado um registro de Consultores na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação. É criado um registro para cada consultor que possui o horário configurado.

Importante: Para o horário completo do consultor são considerados os campos Horário de Trabalho e o primeiro Horário de Intervalo.

Cadastro de Horários da Recepção

Menu Linx DMS > Configuração > Cadastros > Calendário

Ao cadastrar um Feriado (Nacional ou Regional), é enviado o registro de Indisponibilidade da concessionária para o portal da Honda.

Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br.