Passo a Passo 

INICIALIZAÇÃO

No acesso ao APS é solicitado ao usuário um login e uma senha. Deve ser utilizado o mesmo usuário e senha para acesso ao Sisdia.

PERMISSÕES DE USUÁRIOS

Através desta funcionalidade o usuário pode incluir ou remover o acesso de um usuário às filiais cadastradas no sistema. Na figura 3.1 temos um exemplo da tela de permissão de usuários.

Existem dois níveis de acesso:

• Operador: Acesso somente à agenda APS.
• Gerente: Acesso configurável à todas as funcionalidades do APS.

Nota importante: O nível de acesso de um usuário no APS é o mesmo para todas as filiais nas quais ele tenha acesso.

AGENDA DE PESQUISA

Através desta funcionalidade é possível consultar e realizar a pesquisa APS - Acompanhamento Pós Serviço Toyota. 
Todas as ordens de serviço das oficinas que tenham a indicação de "permitido para realização de pesquisa", com a forma de contato por "telefone" e que já tenham sido faturadas estarão disponíveis na agenda de pesquisa, conforme a figura 4.1.

TIPOS DE PRIORIDADE

• "Segurança ou Retorno (SEG/RET): Data limite para contato APS de 24 horas após a data de fechamento OS.
• Reclamação ou Garantia (REC/GAR): Data limite para contato APS de 48 horas após a data de fechamento OS.
• Normal: Data Limite para Contato APS de 72 horas após a data de fechamento OS.
• Retorno para Cliente (RET.P/ CLIENTE): é uma orientação para novo contato registrada pelo gerente APS após analisar e considerar pertinente a insatisfação verbalizada pelo cliente e registrada por um profissional APS durante a pesquisa. Uma data de reagendamento para contato APS será apresentada, sendo esta data de 1 hora após o registro da orientação realizada pelo gerente APS.

A tela de "Agenda" apresentará todos os contatos a serem realizados juntamente com os contatos já realizados, quando houver.
Nota: O número máximo de pesquisas a serem realizados em cada Ordem de Serviço é parametrizado na opção "Parâmetros" do menu principal.
Através do botão "Hist" - Histórico, é possível consultar todas as Ordens de Serviço realizadas para este veículo. As Ordens de Serviço que ainda não foram fechadas, não possuem data de fechamento. Através do botão "Item" é possível verificar previamente os itens a serem pesquisados e validá-los através da opção Pesquisar: "Sim" ou "Não Pesquisar".
Nota: Se nenhum item estiver com a opção de Pesquisar igual a "Sim", a pesquisa APS será fechada sem contatar o cliente.
Através do botão "Pesq" - Pesquisar é possível realizar a pesquisa APS.
Nota: Durante a pesquisa APS, os textos de orientação de contato serão apresentados considerando as respostas já informadas pelo cliente. 

CAIXA POSTAL

Esta funcionalidade apresenta todas as pesquisas que registrarem insatisfação do cliente em ao menos um item, para que o gerente APS analise a reclamação e oriente o profissional que aplica a pesquisa APS, conforme a imagem 5.1.

As ações que o gerente pode tomar são:

• O gerente APS poderá julgar improcedente a insatisfação do cliente e optar por "Excluir" a mensagem e não dar retorno ao cliente, através do botão  .
• O gerente APS poderá indicar a mensagem como "Lida" ou "Não Lida" simplesmente para facilitar seu gerenciamento, sem realizar nenhum procedimento. Para marcar com Lida, o gerente APS deve utilizar o botão  , para marcar como Não lida, o gerente APS deve utilizar o botão  .

• O gerente APS poderá digitar uma "Orientação para Novo Contato" a qual o profissional APS irá propor para o cliente em novo contato a ser realizado. Após digitar a orientação deve-se selecionar a opção "Sim", para a coluna Reagendamento. Neste caso ele deverá informar a data e hora de realização deste novo contato e em seguida clicar no botão  para efetivar o reagendamento, como mostra a imagem abaixo.

  Figura 5.2

  
  PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA

  Nesta funcionalidade o usuário pode configurar os parâmetros do APS, individualmente para cada filial. Na figura 6.1 temos um exemplo da tela de parametrização do sistema.

  Figura 6.1

  
  Cada filial deverá ter a sua configuração referente aos dados para envio de mensagem e o número máximo de tentativas de contato.
  O "Número Máximo de Tentativas de Contato" se refere ao número máximo de vezes que o profissional APS deverá tentar contatar o cliente. Ultrapassado esse número, a pesquisa será encerrada.
  Caso todas as informações para envio de e-mail sejam válidas, e-mails serão enviados aos destinatários informados todas as vezes que uma pesquisa registrar insatisfação do cliente.
  Nota Importante: O preenchimento das informações de e-mail não são obrigatórias, caso estas não possuam informação, os e-mails não serão enviados mas o Gerente APS poderá consultar através da opção "Caixa Postal" do menu, todas as pesquisas que registrarem insatisfação de cliente.