Conhecendo o Funcionamento de Metas no Softpharma

Localização: Lançamentos > Metas > Cadastro de Metas

Como funciona?

Nesta tela, o usuário poderá selecionar o Ano que deseja efetuar o cadastro das metas, podendo selecionar apenas um por vez, assim como no campo Filial, que por sua vez permitirá selecionar as filiais cadastradas no SoftPharma. E no menu Calendário que traz um resumo sobre o mês/ano selecionado (total de dias, dias não trabalhados, total trabalhados e o percentual de representatividade no ano), os valores apresentados no campo Calendário são alterados conforme as seleções efetuadas no quadro inferior da tela. Por exemplo: Selecionar a guia Geral e a aba Fev, serão apresentadas as metas cadastradas para o mês de Fevereiro.

É possível visualizar as metas da filial selecionada em formato de árvore, ou seja, apresentarão os totais por filial, logo abaixo os valores agrupados por gerentes e posteriormente por vendedores. Neste quadro estarão totalizados os seguintes indicadores: faturamento bruto, % desconto, faturamento líquido, % CMV, unidade, ticket médio, clientes atendidos, geral, grupo, tipo, laboratório, produto, seção e condição de pagamento.

• O sistema entenderá como meta para gerente quando o colaborador tiver em seu cadastro a função "gerente" selecionada. Caso o colaborador possua função gerente e vendedor, o sistema continuará entendendo que ele é um gerente, assim sua meta sempre será lançada como gerente. As metas dos gerentes serão contabilizadas de acordo com a opção "gerente lotado", e as vendas serão contabilizadas, desde que ele esteja como "gerente lotado" naquele momento na filial.
• O sistema entenderá como meta para vendedor quando o colaborador tiver em seu cadastro a função "vendedor" selecionado. Neste caso, o colaborador não poderá ter a função "gerente", caso contrário o sistema fará o lançamento como um gerente para o vendedor. Se o colaborador tiver outra função (farmacêutico, supervisor), o sistema entenderá como sendo um vendedor.

Cadastrando Metas

Após filtrar as informações conforme os campos apresentados acima, posteriormente deverá selecionar se deseja cadastrar a meta por Filial, Gerente ou Colaborador. Para cadastrar a meta por Filial basta clicar com o mouse na Filial apresentada na árvore para que os campos dos indicadores fiquem disponíveis para o cadastro ou manutenção das metas.

Os indicadores são apresentados na parte inferior da tela, e dividem-se nas abas: geral, grupo, tipo de produto, laboratório, produto, seção e condição de pagamento. Todas as abas são subdivididas em: Ano selecionado, Janeiro à Dezembro e Validação, as funcionalidades de cada uma delas serão explicadas a seguir.

Geral

Nessa aba permite cadastrar a meta total da loja. Recomendamos que o planejamento seja realizado no início do ano. Sua função é receber informações gerais do que a farmácia visa vender e quanto ela pretende lucrar durante o ano. Quando o usuário estiver lançando uma meta para o "Ano" o sistema irá mostrar os indicadores dos 2 anos anteriores e irá aplicar o "% de Crescimento", informado pelo usuário, sobre os valores destes 2 anos.

A farmácia quer ter um faturamento bruto de R$ 2 milhões e um lucro líquido de 10% sobre o faturamento bruto. Definido isto, poderemos começar a desenvolver a meta para o ano.

Indicadores

• Faturamento bruto: representa o faturamento já descontado os cancelamentos e retornos de clientes;
• % desconto total: percentual de desconto concedido na venda, baseado no faturamento bruto;
• Valor desconto total: é somente informado o desconto total. Na coluna 'Meta', conforme for informado o '% desconto total' na linha acima, esse desconto já será calculado baseado no percentual de desconto pelo faturamento bruto;
• Faturamento líquido: é o faturamento bruto menos o percentual de desconto total;
• % CMV: representa o percentual de custo da mercadoria vendida;
• Unidades vendidas: total das unidades vendidas no período;
• Ticket médio: representa a média de todas as vendas do sistema;
• Clientes atendidos: representa o total de notas emitidas, decrescido dos cancelamentos.

Realizado

Nesta coluna aparecerão os indicadores referentes aos anos ou meses anteriores, conforme o tipo de meta a ser cadastrada, aparecerá também o %(percentual) de variação entre os mesmos.

Anual

Para auxiliar o usuário, no lançamento da meta anual, quando estiver lançando a meta para o "Ano" o sistema irá mostrar os indicadores referentes aos dois 2 anos anteriores.

• Crescimento (%): informe o percentual desejado para a meta de crescimento do "Ano Atual" e pressione ENTER. Este % será aplicado sobre o valor do "Ano Anterior" e o sistema gerará automaticamente o valor para a meta atual em R$ (reais).
• Se colocar 30% para o crescimento, este percentual será aplicado sobre o valor do ano 2014: "R$1.2000.000,00". Ou seja a meta para o ano de 2015 será R$1.560.000,00.

• Ano Selecionado: este campo será preenchido automaticamente com o valor gerado a partir do % de crescimento, mas o usuário também poderá alterar o valor. Quando o "valor da meta" for informado manualmente, o sistema calculará automaticamente o percentual para o campo "Crescimento %".
• Variação (%): indica a diferença entre o ano anterior e a meta atual lançada. Este campo auxiliará o usuário a verificar a diferença entre o faturamento do último ano e o que ele almeja para o ano atual.

Mensal

Para auxiliar o usuário, no lançamento das metas mensais, quando estiver lançando a meta para determinado "Mês" o sistema irá mostrar os indicadores deste mês nos últimos 02 anos.

• Crescimento (%): informe o percentual desejado para a meta de crescimento do "mês" e pressione ENTER. Este % será aplicado sobre o valor do "mês que antecede o mês selecionado" e o sistema gerará automaticamente o valor da meta em R$ (reais) para este mês.
  • Ao colocar 15% de crescimento para o mês de Fevereiro 2015, este percentual será aplicado sobre o valor realizado no mês de Janeiro de 2015: R$80.000,00. Ou seja, a meta para Fevereiro de 2015 será R$92.000,00

• Valor da meta: este campo será preenchido automaticamente pelo valor gerado a partir do % (percentual) informado para o crescimento, mas o usuário também poderá digitar o que desejar neste campo. Quando informado manualmente um valor neste campo, o sistema calculará automaticamente o percentual para o campo "Crescimento %"
• Variação %: indicará a diferença do resultado do mês anterior para o mês selecionado. Este campo possibilitará ao usuário, caso precise o replanejamento das metas dos outros meses, para que a meta estipulada para o ano seja alcançada. No caso do exemplo acima, a variação da meta de Fevereiro 2015 será obtida através do resultado do mês de Janeiro 2015.

Validação

Esta guia tem por objetivo comparar as metas mensais com as anuais para verificar se os valores conferem. Assim, o usuário poderá verificar se houve alteração em relação à meta anual cadastrada, dando permissão para o usuário fazer os devidos ajustes. Em suma, o processo seguirá a ordem:

• O usuário lança uma meta anual;

• Esta mesma meta poderá ser dividida entre os meses do ano, as quais podem ser ajustadas conforme a necessidade da farmácia.

Ou seja, a guia Validação servirá para o usuário comparar a meta anual com a soma das metas mensais e verificar se existe ou não diferença entre elas.

Grupo, Tipo de Produto, Laboratório, Produto, Seção e Condição de Pagamento.

O processo de lançamento destas metas é exatamente igual à meta anual. Teoricamente, a soma da meta de todos os grupos deveria resultar na meta anual, mas essa comparação não será realizada, já que nem sempre a farmácia controlará as metas de todos os grupos principais, ou todos os laboratórios. Desta forma, a comparação de valores não será realizado, a farmácia poderá controlar apenas o que lhe convier. Se o gerente decidir por efetuar uma meta de venda com um laboratório por questão de parceria, por exemplo, o sistema permitirá que seja cadastrada apenas essa meta.

Os indicadores utilizados para estas metas são: Faturamento Bruto, % Desconto, Faturamento Líquido, % CMV, Unidades e % Representação.

Distribuir meta anual

Após definir qual a meta para o ano, é necessário distribuí-la para os meses do ano. Neste momento serão utilizadas as informações cadastradas no programa 'Feriados', pois será através dele que saberemos exatamente quantos dias a farmácia trabalhará, e qual será a proporção de dias para os meses e a proporção de meses para o ano. 

O botão 'Distribuir meta anual' traz uma sugestão de porcentagem para cada mês baseando-se nas informações do programa 'Feriados', mas o usuário poderá modificar manualmente a proporção calculada, desde que o total feche em 100%.

Duplicar meta mensal

Este botão estará habilitado quando estiver selecionado metas para ano selecionado, e terá por objetivo lançar a meta anual para todos os filtros anteriores. Ao clicar sobre este botão, será aberta uma nova tela, na qual a meta anual será distribuída proporcionalmente para todos os meses de acordo com a participação de cada mês no ano (conforme informado no programa Feriados).

Ao lado de cada mês será exibida a porcentagem da participação daquele mês na meta anual, sendo que a soma de todos os meses sempre deverá fechar em 100%. O usuário poderá selecionar apenas os meses que deseja impor a meta anual, ou seja, não é obrigatório que a meta anual seja distribuída para todos os meses do ano.

Replicar metas

Este botão tem por objetivo replicar a meta de um colaborador para outro colaborador. Ele estará liberado independentemente se o usuário estiver lançando uma meta para o ano ou para o mês. Ao clicar sobre o botão 'Replicar metas', o sistema entenderá que a meta a ser replicada é a meta do colaborador selecionado, e então serão apresentados em uma nova tela os indicadores que o usuário deseja replicar. O usuário deverá se atentar para algumas regras da tela:

• Ao lado de cada tipo de meta é exibida a opção 'Manter meta'. Com um duplo clique neste local, a opção pode ser alterada para 'Aumentar' ou 'Reduzir' a meta. Quando selecionado 'Aumentar' ou 'Reduzir', ao lado dessas opções, na coluna 'Variação', o campo será habilitado para que o usuário informe o percentual que deseja aumentar ou reduzir a meta.
• No campo 'Colaboradores destino' são listados somente os colaboradores lotados na filial do filtro informado ou lotados em todas as filiais. Todos virão marcados por padrão, ficando a cargo do usuário desmarcar os colaboradores que não deseja replicar a meta.
  
  

• Meta Por grupo e Para o ano: são exibidos todos os grupos principais para serem informadas as metas, ainda que fique 0,00 para a meta. Conforme for selecionado o grupo para inserir a meta, na parte inferior da tela trará as estatísticas dos dois últimos anos do mesmo grupo. A meta Por grupo e Para o mês terá o mesmo funcionamento, a diferença é que a meta será lançada mensalmente e gravada para o mês selecionado.
• Meta Por tipo e Para o ano: a linha do grupo principal não pode ser alterada e será atualizada conforme forem sendo inseridos os tipos de produtos pertencentes ao grupo. Ao selecionar um grupo principal na tela e pressionar "Enter", será aberta uma tela de pesquisa com os tipos de produtos ativos disponíveis para aquele grupo principal. Ao ser selecionado, este será inserido logo abaixo do seu grupo principal para que o usuário possa ir inserindo os dados para o lançamento da meta. Conforme for selecionado o tipo de produto para inserir as metas, será inserido na parte inferior da tela a estatística dos dois últimos anos do mesmo tipo de produto. As mesmas regras são válidas para o lançamento de meta mensal para os tipos de produtos.
• Meta Por laboratório e Para o ano: ao pressionar F2 no espaço abaixo de Laboratório é aberta uma tela para consulta com todos os laboratórios disponíveis no sistema. Após selecionar o laboratório, este já será inserido na tela principal para que o usuário possa lançar as metas. Conforme for selecionado o laboratório para inserir as metas, será inserida na parte inferior da tela a estatística dos dois últimos anos do mesmo laboratório. As mesmas regras são válidas para o lançamento de meta mensal para os tipos de produtos.
• Meta Por produto e Para o ano: ao clicar sobre Produtos (na aba Ano selecionado) é aberta a tela de consulta de produtos ativos disponíveis no sistema. O produto selecionado será trazido para a tela principal do programa para que o usuário insira a meta desejada. Conforme for selecionado o produto para inserir as metas, será inserida na parte inferior da tela a estatística dos dois últimos anos do mesmo produto. As mesmas regras são válidas para o lançamento de meta mensal para os produtos.
• Meta Por seção e Para o ano: ao pressionar F2 no campo que apresenta a tabela para seções, é aberta uma tela para pesquisa das seções ativas disponíveis no sistema para que o usuário as selecione e possa inserir as metas desejadas. Conforme for selecionada a seção para inserir as metas, será inserida na parte inferior da tela a estatística dos dois últimos anos da mesma seção. As mesmas regras são válidas para o lançamento de meta mensal para as seções.
• Meta Por condição e Para o ano: será mostrada uma condição de pagamento em cada linha de forma fixa na tela. A meta poderá ser lançada quando o usuário selecionar a condição desejada. Quando o usuário fizer o lançamento para o colaborador, os valores da estatísticas dos anos anteriores serão mostrados de acordo com o colaborador.

Para todas as abas (grupo, tipo de produto, laboratório, produto, seção e condição de pagamento), a aba Variação será apenas informativa, ou seja, os campos não poderão ser alterados. A finalidade desses campos é possibilitar ao usuário analisar o que foi lançado anualmente e mensalmente, sabendo que podem existir diferenças entre esses valores, já que o sistema não verificará se a meta anual lançada está batendo com as metas mensais.

Configurações por usuário

Localização: Relatórios > Metas > Análise de Metas

Como funciona?

Nesta tela, o usuário deverá selecionar o ano que deseja analisar as metas, somente poderá ser selecionado um ano por vez, em sequência, deverá selecionar a opção de meta desejada: geral, grupo, tipo, laboratório, produto, seção ou condição de pagamento. Deve também selecionar o período desejado, se será anual ou pelos meses desejados.

O parâmetro analisar até este momento, estará habilitado para marcação quando no menu ano estiver marcado o ano atual e a opção anual ou mês atual no menu "Período", pois, quando selecionado o ano ou o mês atual haverá uma meta que ainda está sendo realizada.

Após realizar os filtros necessários deverá selecionar no quadro abaixo as filiais desejadas. Por fim, para que o programa processe as informações desejadas deverá clicar  no botão . 

No rodapé da tela há uma tabela que apresentará o comparativo das metas conforme os filtros selecionados, comparando os valores atuais de meta e realizado, com os valores realizados de dois anos anteriores. 

Por exemplo: ao selecionar a meta "Geral", serão apresentados os valores realizados no período selecionado de: 2011 e 2012 e o percentual de variação, e também o valor e % variação Meta e Realizado do ano a analisar, esses valores serão divididos nos seguintes indicadores: Faturamento bruto, %Desconto total, Valor desconto total, Faturamento líquido, %CMV, Unidades vendidas, Ticket médio, Clientes atendidos.

Além disso é disponibilizado as funcionalidades de Exportar e gerar Gráficos.

Exportar

Ao clicar  no botão  abrirá uma nova tela com os filtros abaixo, permitindo ao usuário exportar os dados das metas para uma planilha.

Sendo necessário nessa tela informar a filial que deseja exportar as informações, pode-se analisar por filial ou colaborador, quando selecionada a opção colaborador habilitará o campo "Intervalo de Colaborador" para uma seleção mais específica de quais colaboradores terão suas metas exportadas, o usuário deverá selecionar o ano, período, anual ou somente alguns meses. Permite ao usuário selecionar a meta desejada: geral, grupo, tipo, laboratório, produto, seção ou condição de pagamento, permitirá ao usuário selecionar todos os indicadores ou apenas um. 

A opção agrupar dados, tem por função agrupar as informações baseadas no campo "analisar por", Quando o usuário analisar os dados por filial, e selecionar mais de uma filial, as informações exportadas serão separadas por filial. Mas quando for marcado o campo "Agrupar dados" o sistema somará os dados das filiais para apresentá-los de forma agrupada. Vale frisar que para "colaboradores", o sistema agrupará as informações entre "gerentes" e "vendedores".

O parâmetro analisar até este momento, estará habilitado para marcação quando no menu ano estiver marcado o ano atual e a opção anual ou mês atual no menu "Período", pois, quando selecionado o ano ou o mês atual haverá uma meta que ainda está sendo realizada.

Gráfico

Tem por objetivo comparar os indicadores por filial, gerente ou vendedor e verificar o desempenho de cada um. O gráfico será exibido conforme o filtro da tela principal da "Análise de metas", ou seja, filial ou colaborador. Também será exibido conforme a meta que está sendo analisada (anual, por grupo, produto, etc.). Indicadores, como ticket médio, faturamento bruto, porcentagem de desconto, poderão ser selecionados (apenas um por vez) no menu "Indicador".

Configurações por Usuário