Este manual tem por objetivo explicar passo a passo o funcionamento de todo o controle de entregas de mercadorias da farmácia para seus clientes. Esse processo é dividido em seis etapas.
Para iniciar o uso da tele entregas, a farmácia deve definir a maneira que deseja controlar essas vendas. Dependendo de cada maneira de utilização, a configuração é diferenciada, abaixo seguem as possibilidades de uso e suas configurações.
Figura 01 - Configurações de tele-entrega
Tele entregas centralizadas ou distribuídas: Essa opção é disponível para as farmácias que tem mais que uma loja e que estão online com o Linx Farma Softpharma. O objetivo desta opção é quando uma das filiais fizer uma pré-venda tele entrega, que a mesma seja direcionada para a filial onde estão centralizadas as entregas ou para a filial mais próxima do cliente para que a mercadoria seja separada, faturada e encaminhado para a entrega ao cliente.
Usando essa opção, a farmácia configura nos parâmetros na guia Tele entregas o campo (Tele entregas centralizada em qual filial?), onde deve ser informado o código da filial onde deseja que a tele entrega seja centralizada, caso usar entrega distribuída, neste campo deve ser informada a filial que provavelmente receberá o maior número de entregas ou qualquer outra. Isso deve ser feito em todas as filiais para que todas sejam direcionadas para o mesmo "lugar".
Caso a rede de farmácias tenha mais que uma filial centralizadora de tele entregas (usado quando rede tem filiais em outras cidades) pode ser configurado (como explicado anteriormente) em cada filial para onde será direcionada a tele entrega, desta forma o usuário pode informar filiais diferentes para envio destas pré-vendas. Exemplo: 3 filiais em Curitiba(1, 2 e 3) e 4 em Guarapuava(4, 5, 6 e 7), sendo que desejo que em Curitiba seja centralizado na filial 1 e em Guarapuava na filial 7, portanto configuro na filial 2 e 3 direcionando para a filial 01 e na filial 4, 5 e 6 direcionando para a filial 07.
O cadastro dos vendedores deve estar sequencialmente cadastrados, ou seja, cada vendedor tem um código único na rede de toda da farmácia. No caso da rede ter 50 vendedores, a mesma deve cadastrá-los todos na matriz e em código sequencial de 01 a 50.
As filiais devem usar obrigatoriamente a pré-venda para as vendas de tele entrega, onde no final da pré-venda é informado a filial para qual será enviada essa pré-venda para ser faturada (default vai trazer a informada, mas pode ser digitado outra filial).
- Se houver estoque na filial que está sendo feito o pedido de venda e não houver na filial centralizadora (filial que está sendo enviada a entrega), o sistema mostrará uma mensagem informando que deverá ser feita transferência da mercadoria e que seja refeita a venda. Caso contrário, a venda será feita normalmente.
Essa pré-venda será enviada online para a filial configurada para ser a centralizadora ou informada, e, nesta filial deve ser feita a venda final (emissão de ECF) e separada a mercadoria para ser entregue. Lembrando que o estoque será sempre baixado da filial centralizadora (fez a venda final) e quando for pagar as comissões para os vendedores, deve ser solicitado o intervalo de filial 1 a 99, pois esse vendedor pode e vai ter vendas direcionadas para a entrega e que sua comissão está na filial centralizadora ou direcionada.
Usar módulo de tele entregas? Essa opção está disponível para as farmácias que desejam utilizar o módulo de tele entregas de forma onde o caixa só será movimentado com a entrada de "dinheiro" quando a tele entrega for baixada como entregue. O uso desta opção pode ser em conjunto com a opção de tele entrega centralizada.
Para configurar essa opção, deve-se acessar os parâmetros na guia "Tele entrega" e marcar o campo (Usar módulo de controle de tele entrega?).
Quando configurado, todas as vendas tele entrega serão lançadas no controle de tele entrega para seu processo normal de entrega, e, no caixa será informado um lançamento de venda tele entrega somente para controle e não será somado como dinheiro no fechamento de caixa. Se a venda foi solicitado troco pelo cliente, o sistema dará baixa da diferença entre a venda e o troco solicitado pelo cliente.
Exemplo: Uma venda de R$ 12,00 o cliente solicitou troco para R$ 20,00, então, o sistema lançará no caixa a título informativo no caixa a venda de R$ 12,00 e baixará do caixa o troco solicitado de R$ 8,00, isso porque o caixa deve ter colocado esses oito reais junto com a venda para ser entregue, e no recebimento dessa entrega o sistema lançará no caixa um recebimento de R$ 20,00.
Controle de tele entregas normal (quando não usar a opção anterior-2): Quando não for marcada a opção de Usar módulo de controle de tele entrega o sistema fará o lançamento de "dinheiro" normal no caixa para fechamento no final do período do valor da venda sem considerar o valor do troco informado. Com isso a farmácia deve fazer seu controle de caixa das vendas tele entrega em paralelo para seu fechamento. No programa de tele entrega o sistema fará todos os lançamentos e baixas normal, como se estivesse sendo controlado o caixa de tele entregas normal. A diferença entre esse processo e o anterior, é que esse vai fazer a entrada de dinheiro no caixa normal, e o anterior só fará a entrada do "dinheiro" quando a tele entrega for baixada pelo caixa.
Tele entrega para as transferências: O sistema permite que em todas as transferências seja informada se é tele entrega, caso marcado o sistema lança a entrega no módulo de controle de tele entrega para que seja feita a entrega exatamente igual a uma venda. Com essa opção a farmácia poderá pagar comissão ao entregador nas transferências também de acordo com a configuração informada no cadastro de bairros e motoqueiros.
Tele entrega manual: Este processo pode ser utilizado para o lançamento de comissão ao motoqueiro quando necessário retornar ao cliente para busca de receita, por exemplo. Para contabilizar comissão nos lançamentos manuais é necessário que tenha configurado valor da taxa fixa de comissão para venda e transferência (quando a tele entrega for para cliente e filial, respectivamente).
Acesse o cadastro de bairros e em cada bairro defina o valor ou percentual de comissão pago ao motoqueiro para a entrega de uma venda ou transferência. Neste programa existe a opção de informar um valor ou percentual para todos os bairros da cidade que a farmácia atua e depois o usuário pode tratar somente as particularidades.
Figura 02 - Cadastro de bairros
No cadastro de motoqueiros informar em cada motoqueiro qual é sua forma de comissão, se é sobre o valor fixo ou sobre um percentual da venda ou transferência de mercadorias. Após informado esses valores e configurado os motoqueiros, na venda será calculado o valor da comissão do motoqueiro de acordo com o bairro do cliente informado.
Figura 03 - Cadastro de motoqueiros
Neste programa é feito todo o processo de controle da tele entrega, desde sua entrega ao motoqueiro até a baixa da entrega para movimentação do caixa. Para isso leia o help do programa de controle de tele entregas para obter maiores informações de seu funcionamento.
