O Módulo de Importação de Produtos tem a função de cadastrar novos produtos ou atualizar produtos já cadastrados, em grande quantidade de uma única vez, através da importação de um arquivo no formato .CSV (Arquivo de dados separados por vírgula). Após realizar o processo de importação os produtos cadastrados ou atualizados já estarão disponíveis nos demais módulos do sistema.
Importar produtos
Para acessar o módulo de importação de produtos basta clicar em: Menu > Cadastros > Importador de Produtos.
A tela inicial contém os seguintes campos:
Figura 01: Tela de Modo de importação
- Modo de importação;
- Seleção de campos;
- Envio de arquivo;
- Processamento.
Campo de seleção: Onde o usuário pode selecionar a opção de CADASTRAR novos produtos ou ATUALIZAR produtos Já cadastrados. (Por padrão vem a opção Cadastrar selecionada).
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|---|
E os botões:
- PRÓXIMO direciona o sistema para a próxima tela após selecionar a opção a realizar (Cadastrar ou Atualizar).
- VISUALIZAR LAYOUT encaminha para o presente manual, informando de maneira objetiva como utilizar o módulo nas funções apresentadas.
CADASTRAR
O módulo de CADASTRAR produtos no Plugpharma Web via Importador possibilita que novos produtos sejam inseridos no sistema, onde os campos necessários para adicionar os itens já estão previamente selecionados por se tratar de campos obrigatórios para a importação.
- Em tela, é possível observar a presença do Checkbox com a informação
, com este Checkbox marcado, será permitido importar apenas itens cujo Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida, e/ou Grupo Principal estejam, em seus respectivos cadastros, com o status Ativo. Caso contrário ao final do processo de importação será gerado um relatório (.csv), informando qual item e qual dado está com inconsistência. Com o Checkbox desmarcado o sistema não irá realizar a validação podendo ser importado itens cujo Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida, e/ou Grupo Principal estejam com o status inativo. - Ao lado do campo Rejeitar Cadastros inativos é possível observar um Ícone de INFO, onde ao passar o mouse sobre o mesmo traz a mensagem informativa "Se informado um Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida e/ou Grupo Principal inativo a importação do item será regeitada e um relatório gerado".
- Também, é possível verificar a presença do checkbox com informação sobre
(Esta funcionalidade é uma integração de cadastros de produtos, é necessário apenas sua utilização quando a rede possui tal integração) permitindo ao usuário que seja marcada a opção quando necessário. - Além disso, a COLUNA CSV visa informar qual campo do arquivo será atualizado.
- O ícone de INFO traz informações sobre o formato de como o campo a ser cadastrado deve ser (quantidade de caracteres, por exemplo).
Figura 02: Tela de Seleção de campos
No CADASTRO de produtos, não há a possibilidade de desmarcar campos de importação, visto que todos são indispensáveis para a ação.
- O arquivo de importação deve ser no formato .csv, conforme o layout:
Layout de importação
Para efetuar o cadastro de produtos em lote, será preciso utilizar um arquivo no formato .csv com as informações abaixo:
| Código_Barras; Descrição; Apresentação; Fabricante; Tipo_Produto; Lista; NCM; Código_MS; Fração; Portaria; Preço_Controlado; Unidade_de_Medida; Grupo_Principal; Status do Cadastro |
|---|
| Posição | Campo | Tipo de Dado | Tamanho Máximo | Descrição |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Código de Barras | Numérico | 14 Dígitos | O Campo Código de barras é o campo chave para importação de produtos. |
| 2 | Descrição | Carácter | 30 Caracteres | Campo descrição é o nome do produto EX: (SAL DE ANDREWS). |
| 3 | Apresentação | Carácter | 25 Caracteres | Campo Apresentação são os atributos do produto Ex: (176,5 MG C/ 1 ENV X 5 G). |
| 4 | Fabricante | Numérico | (Definido pelo Sistema) | É o Código Interno do Fabricante, (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 5 | Tipo Produto | Numérico | (definido pelo sistema) | É o Código Interno do Tipo Produto (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 6 | Lista | Pré-Definido (ENUM) | 9 Caracteres | Este campo pode receber apenas os valores (POSITIVA, NEGATIVA, NEUTRA ou OUTROS). |
| 7 | NCM | Numérico | (Definido pelo Sistema) | Este número representa a nomenclatura comum no Mercosul para o produto, Deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 8 | Código MS | Numérico | 15 Dígitos | Este campo não é obrigatório (Alguns produtos não possuem código MS), Se o produto não tiver código MS deixar o campo em Branco. Este campo aceita ZEROS a esquerda. EX: (000159825) |
| 9 | Fração | Numérico | 4 Dígitos | É a quantidade da fração do item. |
| 10 | Portaria | Carácter | 50 Caracteres | |
| 11 | Preço Controlado | Pré-Definido (ENUM) | 3 Caracteres | Este campo pode receber apenas os valores (SIM ou NAO). |
| 12 | Unidade de Medida | Numérico | (Definido pelo Sistema) | É o Código Interno da Unidade de Medida (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 13 | Grupo Principal | Numérico | (Definido pelo Sistema) | É o Código Interno do Grupo Principal (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 14 | Status do Cadastro | Numérico, Pré-Definido | 1 Dígito | Este campo pode receber um dos valores a seguir: 0 → Aguardando Revisão, 1 → Revisado ou 2 → Não será Revisado. |
Rejeitar Cadastros Inativos
Para CADASTROS com o Checkbox REJEITAR CADASTROS INATIVOS selecionado, Alem dos campos Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida, e/ou Grupo Principal já estarem previamente cadastrados no sistema, devem também, estar com STATUS ATIVO.
A partir da seleção na tela anterior, o sistema direciona para a tela de importação do arquivo.
Assim, o arquivo .csv deverá ser enviado seja arrastando da pasta de origem para a aplicação ou navegando a partir do botão "OU SELECIONE UM ARQUIVO".
Feita a escolha do arquivo a importar, o Plugpharma exibe o nome do arquivo e possibilita o retorno à tela anterior ou avançar para a próxima.
Figura 03: Tela de Envio de arquivo
O processamento é iniciado, conforme abaixo:
Figura 04: Tela de Processamento
Caso o arquivo esteja com layout de acordo e nenhuma inconsistência seja encontrada, o sistema retornará a importação com sucesso:
Figura 05: Tela de importação finalizada
Caso contrário, será apontado através de um relatório .csv quais foram as linhas e informações incorretas que impediram o envio do arquivo, abrindo margem para correção e nova tentativa de importação:
Figura 06: Tela de insucesso na importação
Durante o processo de importação, o sistema ira realizar tanto verificações no layout do arquivo e no banco de dados, para o caso a baixo:
- 4 produto(s) importado(s): Estes produtos foram importados com sucesso.
- 3 produto(s) não pode(m) ser importado(s): Neste caso os produtos não foram importados devido a alguma divergência no banco de dados Ex: (O código de barras do produto que está tentando importar já está cadastrado no banco de dados).
- 6 Produto(s) com erro(s) de layout: Neste caso indica que a inconsistência está no arquivo de importação Ex: (arquivo está com alguma coluna obrigatória sem preenchimento, o código de barras não é valido ou algum campo que aceita apenas números contem letras entre outros)
Ao finalizar a importação com sucesso ou insucesso é apresentado dois botões:
Botão 
, redireciona o usuário ao passo 1 - Modo de Importação, Todas as configurações realizadas no passo 2 - Seleção de campos é perdida.
Botão 
, redireciona o usuário ao passo 2 - Seleção de Campos, e mantém as configurações utilizadas para à importação do arquivo anterior, para que possam ser aplicados em um novo arquivo.
ATUALIZAR
O módulo de ATUALIZAR produtos no Plugpharma Web via Importador possibilita que os produtos já cadastrados no sistema sejam atualizados, alterando informações como fabricante, descrição, preço controlado, entre outros.
- Em tela, é possível observar a presença do Checkbox com a informação , com este Checkbox marcado, será permitido atualizar apenas itens cujo Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida, e/ou Grupo Principal estejam, em seus respectivos cadastros, com o status Ativo. Caso contrário ao final do processo de importação será gerado um relatório (.csv), informando qual item e qual dado está com inconsistência. Com o Checkbox desmarcado o sistema não irá realizar a validação podendo ser atualizado itens cujo Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida, e/ou Grupo Principal estejam com o status inativo.
O sistema irá apenas validar os campos que foram selecionados para a atualização.
- Ao lado do campo Rejeitar Cadastros inativos é possível observar o Ícone de INFO, onde ao passar o mouse sobre o mesmo traz a mensagem informativa "Se informado um Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida e/ou Grupo Principal inativo a importação do item será regeitada e um relatório gerado".
- Também, é possível verificar a presença do checkbox com informação sobre (Esta funcionalidade é uma integração de cadastros de produtos, é necessário apenas sua utilização quando a rede possui tal integração) permitindo ao usuário que seja marcada a opção quando necessário.
Já na GRID:
- Temos a coluna CAMPO, nela está listados todos os dados possíveis de serem atualizados.
- Coluna IMPORTAR, nesta coluna marcamos e/ou desmarcamos os dados a serem atualizados.
A coluna IMPORTAR possui um Checkbox que tem a finalidade de marcar ou desmarcar todos os campos.
- Além disso, a COLUNA CSV visa informar qual campo do arquivo será atualizado e qual sua posição.
- Coluna IMPORTAR POR:
- Para CÓDIGO DE BARRAS/INTERNO pode selecionar se a importação irá ocorrer pelo Código de Barras do Produto ou pelo Código Interno (ID).
- Para FABRICANTE é possível selecionar se a importação irá ocorrer via código interno ou pelo CNPJ.
- O ícone de INFO traz informações sobre o formato de como o campo a ser cadastrado deve ser (quantidade de caracteres, por exemplo).
Figura 07: Tela de Seleção de campos
Na atualização de produtos deve ser seleccionando ao menos dois campos para a atualização, a COLUNA CSV apresenta a ordem que deve ficar disponibilizados os dados no arquivo de importação. (ou seja suas respectivas posições).
- O arquivo de importação deve ser no formato .csv, conforme o layout:
Layout de importação
Para atualizar o cadastro de produtos já existentes, será preciso utilizar um arquivo no formato .csv com as informações abaixo:
| Código_Barras/Interno; Descrição; Apresentação; Fabricante; Tipo_Produto; Lista; NCM; Código_MS; Fração; Portaria; Preço_Controlado; Unidade_de_Medida; Grupo_Principal; Status do Cadastro |
|---|
| Posição | Campo | Tipo de Dado | Tamanho Máximo | Descrição |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Código de Barras/Interno | Numérico | 14 Dígitos | É o campo chave para atualização do produtos deve ser informado de acordo com a opção selecionada para fazer a atualização (Código de Barras ou Código Interno). O mesmo deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 2 | Descrição | Carácter | 30 Caracteres | Campo descrição é o nome do produto EX: (SAL DE ANDREWS). |
| 3 | Apresentação | Carácter | 25 Caracteres | Campo Apresentação são os atributos do produto Ex: (176,5 MG C/ 1 ENV X 5 G). |
| 4 | Fabricante | Numérico | (Definido pelo Sistema) | É o Código Interno do Fabricante, (ID) ou seu CNPJ, de acordo com a opção selecionada para fazer a alteração. |
| 5 | Tipo Produto | Numérico | (definido pelo sistema) | É o Código Interno do Tipo Produto (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 6 | Lista | Pré-Definido (ENUM) | 9 Caracteres | Este campo pode receber apenas os valores (POSITIVA, NEGATIVA, NEUTRA ou OUTROS). |
| 7 | NCM | Numérico | (Definido pelo Sistema) | Este número representa a nomenclatura comum no Mercosul para o produto, Deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 8 | Código MS | Numérico | 15 Dígitos | Este campo não é obrigatório (Alguns produtos não possuem código MS), Se o produto não tiver código MS deixar o campo em Branco. Este campo aceita ZEROS a esquerda. EX: (000159825) |
| 9 | Fração | Numérico | 4 Dígitos | É a quantidade da fração do item. |
| 10 | Portaria | Carácter | 50 Caracteres | |
| 11 | Preço Controlado | Pré-Definido (ENUM) | 3 Caracteres | Este campo pode receber apenas os valores (SIM ou NAO). |
| 12 | Unidade de Medida | Numérico | (Definido pelo Sistema) | É o Código Interno da Unidade de Medida (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 13 | Grupo Principal | Numérico | (Definido pelo Sistema) | É o Código Interno do Grupo Principal (ID), deve estar previamente cadastrado no sistema. |
| 14 | Status do Cadastro | Numérico, Pré-Definido | 1 Dígito | Este campo pode receber um dos valores a seguir: 0 → Aguardando Revisão, 1 → Revisado ou 2 → Não será Revisado. |
Rejeitar Cadastros Inativos
Para ATUALIZAR produtos com o Checkbox REJEITAR CADASTROS INATIVOS selecionado, Alem dos campos Fabricante, Tipo Produto, NCM, Unidade de Medida, e/ou Grupo Principal já estarem previamente cadastrados no sistema, devem também, estar com STATUS ATIVO.
A partir da seleção na tela anterior, o sistema direciona para a tela de importação do arquivo.
Assim, o arquivo .csv deverá ser enviado seja arrastando da pasta de origem para a aplicação ou navegando a partir do botão "OU SELECIONE UM ARQUIVO".
Feita a escolha do arquivo a importar, o Plugpharma exibe o nome do arquivo e possibilita o retorno à tela anterior ou avançar para a próxima.
Figura 08: Tela de Envio de arquivo
O processamento é iniciado, conforme abaixo:
Figura 09: Tela de Envio de Processamento
Caso o arquivo esteja com layout de acordo e nenhuma inconsistência seja encontrada, o sistema retornará a importação com sucesso:
Figura 10: Tela de importação finalizada
Caso contrário, será apontado através de um relatório .csv quais foram as linhas e informações incorretas que impediram o envio do arquivo, abrindo margem para correção e nova tentativa de importação:
Figura 11: Tela de insucesso na importação
Ao finalizar a importação com sucesso ou insucesso é apresentado dois botões:
Botão , redireciona o usuário ao passo 1 - Modo de Importação, Todas as configurações realizadas no passo 2 - Seleção de campos é perdida.
Botão , redireciona o usuário ao passo 2 - Seleção de Campos, e mantém as configurações utilizadas para à importação do arquivo anterior.