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Nesta rotina será possível realizar a baixa de faturas. Somente faturas aprovadas poderão receber baixa, que poderá ocorrer de três maneiras: Individual Total, Individual Parcial (ocorrem através do número individual da fatura) e em Lote (que ocorre através dos filtros de pesquisa).


Nota

  • Para que somente faturas a pagar aprovadas possam ser baixadas é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx;
  • Para bloquear a baixa de faturas não aprovadas é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx;
  • O sistema dispõe do recurso de envio de e-mail ao fornecedor, desta forma, ao realizar uma baixa de fatura a pagar, um e-mail é enviado ao fornecedor para notificá-lo do pagamento. Para utilizar este recurso é necessário habilitar o parâmetro "Enviar e-mail ao fornecedor na baixa da fatura Contas a Pagar" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Financeiro > grupo Baixa de faturas. Para o remetente do e-mail o sistema considerará primeiramente o endereço de e-mail cadastrado no WorkFlow (Empresa > Parâmetros Globais > Workflow, item "Contas a Pagar"), caso não esteja configurado o remetente será o e-mail do responsável informado em Dados da Empresa.


Baixa Individual Total

Na Baixa Individual Total de faturas o usuário deve inserir o código de identificação da fatura no campo "Número da fatura" e prosseguir.


Campo "Número da Fatura"


Ao prosseguir, será direcionado para a baixa de faturas em que será possível modificar alguns campos, exceto: Cliente, Parcela, Documento, Vencimento, Número da fatura/Empresa e Valor da Fatura. Os campos são:

  • Data da Baixa: poderá ser escolhida uma data para a baixa, por padrão o sistema sugerirá o dia atual;
  • Juros (R$): será possível definir o valor de juros para baixa; 
  • Desconto (R$): poderá ser concedido um valor de desconto;
  • Taxa Financeira (R$): é possível inserir uma taxa financeira;
  • Abatimento (R$): é um desconto concedido ao cliente na fatura em questão, a diferença de um abatimento para um desconto é que o abatimento é contabilizado em um histórico diferente.
    • Para conceder um abatimento, o sistema buscará as informações configuradas na operação padrão "Abatimentos Obtidos". Para que não ocorra nenhum problema, esta operação padrão deve estar devidamente configurada, para mais informações vide manual Operações Padrões.
  • Quadro Contabilidade: será possível alterar somente a conta débito, conta crédito e o centro de custo;
  • Valor Pago (R$): o usuário poderá alterar o valor a ser pago na fatura em questão, porém, ao alterar o valor o tipo de baixa será automaticamente mudada para Baixa Individual Parcial;
  • Complemento do Histórico: é possível inserir uma anotação para o histórico;
  • Categoria Financeira: deve ser informada uma categoria financeira, caso a escolhida não esteja cadastrada, ao descrevê-la será apresentado um link para que seja possível cadastrá-la;
  • Documento/Cheque: caso a fatura seja paga com cheque, o usuário deverá inserir o número do cheque neste campo e selecionar a opção "Lançamento efetivado/compensado" caso o cheque seja efetivado ou compensado;
  • Nosso Número: será possível definir o código da fatura neste campo;
  • Data para Lançamento na Conta: o usuário poderá definir uma data para o lançamento na conta;
  • Portador: é possível alterar o portador da fatura;
  • Status: é possível alterar o status da fatura.


Baixa de Faturas


Dica

  • Faturas estrangeiras poderão ser recebidas no sistema, logo a moeda que será paga é diferente do real, no campo "Índice de Conversão para R$:" o sistema converterá o valor pago em moeda estrangeira para o valor em reais;
  • Para auxiliar na escolha das datas o usuário poderá utilizar o recurso do calendário ().


Nota

  • Se a conta crédito selecionada possuir alguma faixa de cheque cadastrada, o número informado no campo "Nosso Número" deverá estar dentro desta faixa de numeração, caso contrário, a fatura não será baixada;
  • Faturas com portadores bloqueados não poderão ser alteradas ou baixadas, para bloquear ou desbloquear um portador acesse Empresa > Segurança > Configurar Usuários > Grupo Financeiro - Contas a Pagar > Subgrupo Permissões Gerais do Grupo Financeiro - Contas a Pagar, parâmetro "Portadores bloqueados:";


Portadores Bloqueados

  • Para que a opção "Lançamento efetivado/compensado" esteja disponível é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx;
  • Caso o parâmetro "Baixa de crédito a fornecedor somente na empresa geradora do crédito" esteja habilitado, será realizada a busca apenas do crédito ao fornecedor que tenha origem na mesma empresa da fatura. Da mesma forma, caso o usuário vá utilizar este crédito, será permitido utilizar somente o crédito gerado na mesma empresa da fatura. Para habilitar este parâmetro é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx. Então caso exista crédito na Empresa 1 e não exista nada na Empresa 2, apenas faturas da Empresa 1 poderão se beneficiar destes valores no momento da baixa das faturas;
  • Para bloquear usuários a não realizar a edição na alteração na Baixa de Fatura acesse o menu (Empresa > Segurança > Configurar Usuários > Aba Financeiro - Contas a Pagar > Não alterar na baixa de Faturas) ao habilitar o campo as seguintes edições serão bloqueadas: Data de Baixa, Valor Abatimento, Valor do Desconto, Valor Juros, Valor Pago e Valor Taxa Financeira.

Suporte Técnico

Informações de Manipulação Exclusiva do Suporte Técnico / Consultores Linx

  • Para bloquear a baixa de faturas não aprovadas e permitir que somente faturas aprovadas possam ser baixadas é necessário habilitar os parâmetros "Usa aprovação de faturas" e "Bloqueia faturas aprovadas" em Menu Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Financeiro > grupo Outros;
  • Para habilitar a opção "Lançamento efetivado/compensado" acesse Menu Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Financeiro > grupo Outros, parâmetro "Lançamento Efetivado";
  • Para gerar crédito do fornecedor cuja origem é da mesma empresa da fatura, é necessário habilitar o parâmetro "Baixa de crédito a fornecedor somente na empresa geradora do crédito" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > CRM > Grupo Parâmetros Gerais. Para que este parâmetro seja exibido, é necessário antes marcar o parâmetro "Utiliza a rotina de geração de crédito".


Ao clicar no botão "Confirmar Baixa", será exibida a tela de baixa de fatura com rateio entre centro de custo.  


Baixa de Fatura com Rateio entre Centro de Custo


Baixa Individual Parcial

A Baixa Individual Parcial de faturas tem o mesmo processo inicial da Baixa Individual Total, é necessário inserir o número da fatura e prosseguir. Ao prosseguir será possível modificar alguns campos, exceto: Cliente, Parcela, Documento, Vencimento, Número da fatura/Empresa e Valor da Fatura.  

Ao alterar o campo "Valor Pago (R$)" para um valor inferior ao total da fatura será exibida uma mensagem de alerta informando sobre a baixa parcial.


Mensagem de Alerta


Ao clicar em "OK" será exibido o grupo Baixa Parcial, no qual será possível conferir o valor restante, informar a nova data de vencimento e uma observação. Ao realizar uma baixa parcial será gerada uma nova fatura com o valor restante da anterior. Também é possível acrescentar juros a nova fatura, através do campo "Juros em R$". Este recurso somente estará disponível caso o parâmetro "Juros/Multa na nova fatura" esteja habilitado.


Grupo Baixa Parcial


Nota

Para habilitar o parâmetro "Juros/Multa na nova fatura" acesse Menu Empresa > Parâmetros Globais > grupo Financeiro > subgrupo Baixa Parcial de Faturas.


Ao clicar no botão "Confirmar Baixa", será exibida a tela de baixa de fatura com rateio entre centro de custo.  


Baixa de Fatura com Rateio entre Centro de Custo


Ao confirmar a baixa e o rateio, o usuário será direcionado para a última tela da rotina, na qual será exibida uma mensagem de sucesso e as opções:

  • Através do ícone "" será possível imprimir um Comprovante Contábil (Etiqueta de Lançto.);
  • Através do ícone "" será possível imprimir o cheque;
  • Através do ícone "" será possível imprimir uma cópia do cheque;
  • Continuar a baixa de faturas através do link "Continuar baixando de faturas".


Tela Final da Rotina de Baixa de Faturas


Ao finalizar uma baixa de faturas parcial, na última página da rotina será exibido o código da nova fatura gerada.


Código da Nova Fatura


Nota

Sobre a impressão de cheques

  • O cheque é impresso de acordo com o layout relacionado com a conta fluxo da fatura (o relacionamento é realizado no plano de contas) e o layout deve estar previamente cadastrado. Para mais informações de configuração de layout é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx.
  • Para tornar o campo "Nominal" editável, é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx.
  • É possível imprimir a observação da fatura no cheque e na cópia do cheque, para isso é necessário habilitar o parâmetro "Exibir observação da fatura no recibo e na cópia de cheques"  em Empresa > Parâmetros Globais > Financeiro > grupo Baixa de Faturas marcando a opção "Sim";
  • É possível agrupar faturas do mesmo fornecedor na impressão de cheque, desta forma, será impresso um único cheque contendo o valor total das faturas baixadas. Para isso é necessário habilitar o parâmetro "Agrupar impressão de cheques por fornecedor" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Financeiro > grupo Baixa de Faturas marcando a opção "Sim";
  • Caso a empresa utilize este recurso de agrupamento, se no momento da impressão precisar imprimi-los desagrupados, basta clicar no link "Agrupar/Desagrupar Cheques", sem alterar o parâmetro. O mesmo ocorre se a empresa não utilizar o recurso de agrupamento, mas em uma determinada situação necessitar agrupar, basta utilizar este link;
  • Também é possível agrupar faturas de fornecedores diferentes, mas somente se os cheques não forem nominais. Para indicar esta situação, basta desmarcar a opção "Cheque Nominal", assim, o nome do fornecedor não será impresso no cheque;

Impressão de Cheques

  • Na impressão do cheque e na cópia é possível imprimir a informação: "Bom Para" no rodapé do cheque. Porém, somente ocorrerá quando a data da baixa for diferente da data de lançamento na conta (data de previsão de entrada desse cheque no banco). Para habilitar este recurso é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx;
  • Geralmente a conta fluxo da fatura será selecionada na baixa como a Conta Crédito, caso seja selecionada outra conta, o sistema buscará o layout de cheque configurado à conta selecionada.

Suporte Técnico

Informações de Manipulação Exclusiva do Suporte Técnico / Consultores Linx

  • Para tornar o campo "Nominal" editável basta acessar Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Financeiro > Grupo Outros, e marcar o parâmetro "Editar campo Nominal em cheque:";
  • Para utilizar a informação "Bom Para" no rodapé do cheque basta acessar Empresa > Parâmetros Globais > Acesso Restrito > Financeiro > grupo Outros, marcar o parâmetro "Imprime *Bom Para* em Cheques pelo ERP".

Mais Informações Sobre a Rotina

Baixa de Fatura com Rateio Variável entre Centro de Custo

Na tela "Baixa de fatura com rateio entre centro de custo", caso o rateio configurado na conta for variável, será possível alterar o valor que será dividido entre eles. Se o tipo de rateio for Fixo, somente será necessário confirmar a baixa e o rateio. Isto ocorrerá para a Baixa Individual Parcial e para a Baixa Individual Total. Para mais informações vide manual Históricos.


Baixa de Faturas com Rateio entre Centro de Custo


Grupo de filtros "Caso não saiba o número da fatura, utilize a pesquisa abaixo:"

Caso o número da fatura não seja conhecido, poderão ser utilizados este grupo de filtros, através dos quais o usuário poderá pesquisar as faturas por:

  • Faixa de Faturas: permite buscar pela faixa de fatura, digitando os primeiros e últimos números;
  • Vencimento entre: permite buscar faturas por data inicial e final;
  • Empresa: permite selecionar uma empresa;
  • Cliente/Fornecedor: permite buscar faturas por cliente/fornecedor;
  • Portador(es): permite buscar por um portador;
  • Status: permite buscar faturas por seu status;
  • Conta Fluxo de Caixa: permite buscar faturas por sua conta fluxo de caixa;
  • Forma de pagamento: permite buscar faturas por sua forma de pagamento;
  • Série: permite buscar faturas por sua série;
  • Nosso número/cheque: permite buscar faturas por número de cheque;
  • Documento (NF): permite buscar faturas pelo número da Nota Fiscal.


Grupo de Filtros para Utilizar Caso Não Saiba o Número da Fatura


Baixa de Faturas de Serviços

Ao realizar a Baixa Individual ou em Lote (selecionar mais de uma fatura) de faturas de serviço, o sistema realizará da seguinte forma a contabilização de CSRF e IRRF:

Supondo uma venda cujo valor da nota é de R$1.000,00 em que os valores dos impostos são:
IRRF: 20,00
CSRF: 46,50 (PIS: 6,50; COFINS: 30,00; CSLL: 10,00).

Esta nota foi paga na seguinte proporção: 250,00 no dinheiro (a contabilização do CSRF e IRRF referente a este plano já foi realizada na emissão) e 750,00 no cartão de crédito em 5 parcelas de R$ 140,02 (já deduzido os impostos, supondo que os únicos impostos são IRRF e CSRF). Logo deveríamos realizar o seguinte cálculo para realizar o lançamento contábil do imposto na baixa da fatura:

Valor do lançamento contábil do imposto = (Valor da Fatura / (Total da Nota – Total das retenções) * valor do imposto

Valor do lançamento contábil do IRRF= (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 20,00 =  3,00

Imposto

Valor

CD

Conta

IRRF

 

3,00

Débito

Conta débito da operação padrão Retenção de IRRF (105)

3,00

Crédito

Conta débito da operação padrão do plano de pagamento cartão

Valor do lançamento contábil do PIS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 6,50 =  0,97

Imposto

Valor

CD

Conta

PIS

 

0,97

Débito

Conta débito da operação padrão Retenção de PIS (100)

0,97

Crédito

Conta débito da operação padrão do plano de pagamento cartão

Valor do lançamento contábil da COFINS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 30,00 =  4,50

Imposto

Valor

CD

Conta

COFINS

 

4,50

Débito

Conta débito da operação padrão Retenção de COFINS (101)

4,50

Crédito

Conta débito da operação padrão do plano de pagamento cartão

Valor do lançamento contábil da CSLL = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 10,00 =  1,50

Imposto

Valor

CD

Conta

CSLL

 

1,50

Débito

Conta débito da operação padrão Retenção de CSLL (102)

1,50

Crédito

Conta débito da operação padrão do plano de pagamento cartão


Se as operações padrões para as retenções de PIS, COFINS, IRRF E CSLL não estiverem devidamente configuradas o sistema não permitirá que a baixa seja efetuada e será exibida uma mensagem de alerta. Para mais informações vide manual Operações Padrões.


Mensagem de Alerta


Nota

A Baixa de Faturas é controlada pelo gerenciamento de segurança do sistema e somente estará disponível se o usuário em questão possuir a permissão "Baixa de Faturas" configuradas em Empresa > Segurança > Configurar Usuários > Grupo Financeiro – Contas a Pagar > subgrupo Permissões Gerais do Grupo Financeiro – Contas a Pagar.

Agendamento de pagamento através da listagem das faturas

Por meio desta tela, é possível agendar os pagamentos. Basta selecionar a fatura desejada, lembrando que somente as faturas com o status "vinculado ao boleto" poderão ser agendadas. 

Após escolher a fatura desejada, clique no botão "Agendar Pagamento Via Conta Stone". Ao clicar no botão, um agendamento de pagamento será criado para todas as faturas selecionadas, na data de pagamento indicada.