Manual do projeto Digital Appointment Center da Honda, contendo os passos de configuração e as funcionalidades no Linx DMS.
Produto | LinxDMS |
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Menu | Fábrica > Honda > Oficina > Digital Appointment Center |
Data | 18/08/2022 |
Autor | Distribuição Linx DMS |
Área | P&D DMS |
Este documento tem a finalidade de detalhar a configuração e a operação do projeto Digital Appointment Center da Honda no Linx DMS.
Este documento destina-se a todas as concessionárias da montadora Honda (2w e 4w).
O projeto Digital Appointment Center trata-se de um processo de troca de informações entre a concessionária (2w e 4w) e o portal de agendamento de serviços da Honda.
Os agendamentos podem ocorrer através dos seguintes canais:
- Portal: diretamente no site da Honda ou por meio do site da Concessionaria. A partir do site da Concessionária será feito o direcionamento para o Digital Appointment Center.
- Ligação Telefônica: Cliente acionando a Concessionária ou a Concessionária acionando o Cliente. O agendamento criado no Linx DMS será transmitido para o Digital Appointment Center.
- Concierge Center da Honda: aciona o Cliente e realiza o agendamento no Digital Appointment Center.
Para todos os canais acima, existe uma sincronização entre os agendamentos do portal e da concessionária. Esta sincronização é realizada automaticamente pelo Linx DMS Web com base na configuração realizada.
Além dos agendamentos, existem outras integrações realizadas entre a concessionária e o portal:
- Concessionária
Consulta as informações da concessionária no portal.
Atualização de configurações para os agendamentos e disponibilidades.
- Consultores
Consulta dos consultores cadastrados e disponibilidade diária de cada um.
- Indisponibilidades
Consulta e cadastro de indisponibilidades dos consultores e ou da concessionária.
Utilizada quando o consultor ou a concessionária não puderem receber agendas nas datas e horários informados.
- Disponibilidades
Consulta das disponibilidades dos consultores e ou da concessionária.
Configuração no Linx DMS
Parâmetros do Fábrica
Menu Fábrica > Honda > Parâmetros
Acessar a aba Digital Appointment Center e preencher os campos solicitados.
Campos:
- Utiliza o Digital Appointment Center: Marcar este campo em todas as revendas que devem comunicar com a Honda.
- Intervalo de comunicação (minutos): Intervalo de tempo para a sincronização das informações.
- Itens por página de consulta: Número máximo de registros recebidos a cada comunicação.
- Tipo de Serviço Padrão para Manutenção: Tipo de serviço padrão para a criação de solicitações de manutenção.
- Tipo de Serviço Padrão para Revisão: Tipo de serviço padrão para a criação de solicitações de manutenção.
Cadastro de Motivos
Menu Linx DMS > Configuração > Motivos
Preencher o “Motivo no Digital Appointment Honda” em todos os motivos do tipo “Cancelamento”. A aba Honda é apresentada apenas para os tipos de motivo “Cancelamento”.
Cadastro de Vendedores
Menu Linx DMS > Faturamento > Cadastros > Vendedores > Cadastro Vendedores
Marcar o campo “Vendedor aparece no Digital Appointment” para os vendedores que devem aparecer no portal.
Parâmetros CRM Plus
Menu CRM Plus > Parâmetro > Módulo
Na aba Geral sub aba Inclusão de Clientes, o campo Categoria de Cliente Padrão deve estar preenchido. Geralmente, ele é preenchido com a categoria de clientes PROSPECÇÃO.
Esta informação é necessária pois será utilizada na inclusão de novos clientes na importação dos agendamentos.
Utilização no Linx DMS
O Linx DMS Web é responsável por efetuar a comunicação com o Digital Appointment Center da Honda.
Esta comunicação pode ocorrer de duas formas:
- Diretamente na opção selecionada:
- Consulta e configuração da Concessionária
- Consulta e manutenção de indisponibilidades
- Consulta de disponibilidades
- Consulta de consultores
- Através do processo que efetua a leitura de eventos para comunicação:
- Sincronização de agendamentos
- Sincronização de consultores
A seguir, são descritos os pontos de integração com o portal da Honda.
Digital Appointment Center
Menu Fábrica > Honda > Oficina > Digital Appointment Center
Neste menu, é possível efetuar consultas e atualizações nas informações do portal.
Aba Concessionária
Campos:
- Número DN: Apenas consulta. Esta informação fica gravada nos parâmetros da Honda.
Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:
- Número DN: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
- Nome da Concessionária: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
- Intervalo de Atendimento (minutos): Intervalo de atendimento em minutos do consultor.
- Período Máximo de Agendamento (dias): Período máximo em dias em que se pode criar agendamentos a partir do dia atual.
- Período de bloqueio a partir de hoje (dias): Período em dias em que não se pode criar agendamentos a partir de hoje D+.
- Disponibilidade Diária do Dealer: Disponibilidade da concessionária nos períodos do dia. Para a manutenção, clicar com o botão direito na grade:
A tela a seguir é apresentada nas opções Incluir e Alterar:
Na Alteração, os campos são preenchidos com os valores da linha selecionada na grade.
Para a opção Excluir, é apresentada a pergunta:
Ao confirmar, o registro é removido da tela.
O botão Atualizar envia as informações para o portal da Honda.
A atualização com sucesso retorna a mensagem neste formato:
Já a atualização com erro retorna a mensagem neste formato:
O botão Log apresenta as comunicações realizadas:
Observação: O botão Log existe em todas as abas de comunicação e apresenta informações de todas as comunicações e não só da aba selecionada.
Aba Consultores:
Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:
- Grade de Consultores: As colunas Disponível Portal e Status Portal correspondem respectivamente às colunas Vendedor aparece no “Digital Appointment” e Inativo do cadastro de Vendedores do Linx DMS.
- Grade de Disponibilidade Diária do Consultor: Grade apresenta os horários dos dias da semana de cada consultor. Esta grade é preenchida apenas se a opção Mostrar Disponibilidade estiver marcada antes da consulta.
O grupo Cargas Iniciais possui os seguintes botões:
- Consultores
Opção utilizada para o envio dos consultores do Linx DMS para o portal da Honda.
Ao clicar, é apresentada a seguinte tela:
Ao confirmar a tela acima, é criado um registro de Consultores na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação de todos os consultores disponíveis no Linx DMS.
- Agendamentos
Opção utilizada para o envio dos agendamentos existentes no Linx DMS para o portal da Honda.
Ao clicar, é apresentada a seguinte tela:
Ao confirmar a tela acima, são criados registros de Agendamentos na tabela de eventos (um para cada agendamento), para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação. Quando o registro selecionado no período for de bloqueio de horário do consultor, será enviado um evento de Indisponibilidade. Para este caso é o Fábrica que efetua a comunicação, ou seja, a indisponibilidade não é enviada pelo processo automático do Linx DMS Web.
Aba Indisponibilidades:
Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:
- Número DN: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
- Grade de Indisponibilidades: A grade apresenta todas as indisponibilidades selecionadas. A coluna Tipo indica se o registro é da Concessionária ou do Consultor. Para a manutenção, clicar com o botão direito na grade:
A tela a seguir é apresentada na opção "Incluir":
A atualização com sucesso retorna a mensagem neste formato:
Já a atualização com erro retorna a mensagem neste formato:
Para a opção "Excluir", é apresentada a pergunta a seguir:
Ao confirmar a tela é enviada uma atualização de exclusão para o portal da Honda.
O campo Consultor permite que a consulta seja realizada apenas para este consultor.
Aba Disponibilidades:
Ao clicar no botão Consultar, o Linx DMS efetua uma consulta no Digital Appointment Center da Honda e retorna as seguintes informações:
- Número DN: Informação obtida no portal da Honda. Somente consulta.
- Consultor: Código do consultor utilizado na consulta.
- Grade de Disponibilidades: A grade apresenta todas as disponibilidades existentes no portal da Honda.
Aba Eventos:
Filtros:
- Tipo de Evento: Opções CON-Consultores, DEA-Concessionária, SCH-Agendamentos e UNA-Indisponibilidades.
- Envio: Opções Pendente, Realizado e Ambos.
- Data:
- Inclusão: Período de dada de Inclusão do registro na tabela de eventos.
- Envio: Período de dada de Envio do registro para o portal da Honda.
Ao clicar no botão Consultar, são selecionadas as informações na tabela de eventos do processo.
Para os registros do tipo "Agenda" é possível efetuar a retransmissão para o portal, clicando com o botão direito na linha da grade e selecionando a opção "Retransmitir Evento".
Nesta opção é solicitada a confirmação do usuário:
Após a atualização do registro para retransmissão, é apresentada a mensagem a seguir:
Agenda da Oficina
Menu Linx DMS > Oficina > Agendamento da Oficina
A Agenda dos Consultores é periodicamente sincronizada com a Honda, de acordo com a parametrização realizada.
Com isso, todo agendamento ou bloqueio de horário criados no Linx DMS, são enviados para o portal da Honda e todo agendamento criado no portal é importado no Linx DMS. Para os agendamentos importados, temos um ícone para auxiliar na visualização.
- Exclusão de Agendamento
Por definição da montadora, os agendamentos criados no portal da Honda não podem ser excluídos no Linx DMS. Ao utilizar a opção de Exclusão, é apresentada a seguinte mensagem:
Para estes agendamentos deve ser utilizada a opção de Cancelamento.
- Cancelamento de Agendamento
No momento do cancelamento, é obrigatória a informação do motivo de cancelamento conforme os motivos configurados no tópico “Cadastro de Motivos” deste manual.
- Reagendamento
O reagendamento é permitido sempre para o mesmo consultor. Para reagendar com um novo consultor, é preciso cancelar o agendamento atual e criar outro para o novo consultor.
A seguir está a mensagem apresentada ao trocar o consultor do agendamento
- Não Comparecimento
Quando o cliente não comparecer na oficina, é enviada para a Honda a informação de “No Show” para o agendamento. Nesta situação é criado um registro de Agendamento com Status “No Show” na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação.
- Abertura de OS
No momento da abertura da OS, é enviada para a Honda a informação de “Show” para o agendamento. Nesta situação é criado um registro de Agendamento com Status “Show” na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação.
Cadastro de Consultores
Menu Linx DMS > Faturamento > Cadastros > Vendedores > Cadastro de Vendedores
Ao efetuar alguma inclusão ou alteração no cadastro de consultores, é criado um registro de Consultores na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação.
Cadastro de Horários da Recepção
Menu Linx DMS > Oficina > Cadastros > Horário > Atendimento da Recepção
Ao efetuar alguma alteração no cadastro de horários da recepção, é criado um registro de Consultores na tabela de eventos, para o processo automático do Linx DMS Web efetuar a comunicação. É criado um registro para cada consultor que possui o horário configurado.
Importante: Para o horário completo do consultor são considerados os campos Horário de Trabalho e o primeiro Horário de Intervalo.
Cadastro de Horários da Recepção
Menu Linx DMS > Configuração > Cadastros > Calendário
Ao cadastrar um Feriado (Nacional ou Regional), é enviado o registro de Indisponibilidade da concessionária para o portal da Honda.
Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br.