ÍNDICE

O que é o módulo VEP

Ferramenta de apoio para as Concessionárias da Rede Volkswagen aperfeiçoarem a gestão do fluxo de Vendas Externas de Peças.
O sistema permite o planejamento e controle de todas as etapas de uma venda, desde o primeiro contato com o cliente até a entrega da peça no destino final.
Através do VEP no BRAVOS os gestores possuem a gestão à vista de suas metas e principais indicadores de performance.

Principais vantagens do módulo VEP

Além de estar 100% alinhado com todas as boas práticas e processos do programa VEP da Volkswagen, o sistema traz novidades em relação à versão padrão do BRAVOS:

• Tela única para controle de todas as etapas de vendas;
• Gestão da carteira de vendedores;
• Agenda para os vendedores e promotor externo;
• Relatórios para reuniões de desempenho com equipe;
• Gestão à vista para vendedores e gestores com atualização em tempo real;
• Atendimento nos padrões do script comercial VEP;
• Cadastro rápido de novos clientes;
• Consulta aos dados de crédito do cliente para vendedores;
• Histórico de todos os contatos do cliente com a concessionária;
• Segmentação correta dos clientes de Vendas Externas;
• Controle de indicadores para o Estoque: separação e expedição;
• Gráficos do Diagnóstico VEP para consulta do gestor.

Como funciona o módulo VEP

Instrução: 

Veja abaixo como é a tela do módulo VEP (VendasExternaPecas.exe):

Quais são as funções do sistema

O módulo VEP possui seis abas principais:

• Contato;
• Atendimento;
• Entrega;
• Gestão;
• Gráficos;
• Configurações.

Cada aba deve ser utilizada em uma etapa diferente do ciclo de Vendas Externas de Peças, possuindo restrições de acordo com o perfil de cada usuário.

Carteira de Cliente

Como funciona a aba Contatos

A aba Contatos deve ser utilizada pela equipe comercial da Concessionária, possuindo recursos para os vendedores TELE-PEÇAS, BALCONISTAS e EXTERNOS; bem como para o PROMOTOR EXTERNO.
Nessa aba a equipe comercial realiza o planejamento de suas atividades no dia-a-dia. Aqui é possível visualizar quatro pilares:

• Carteira de Clientes;
• Aguardando;
• Andamento;
• Enviados para Expedição.

Como funciona a aba Carteira de Clientes

• Os vendedores podem visualizar todos os clientes atribuídos por seu gestor em sua Carteira de Vendedor;
• É importante que os vendedores atualizem sua carteira clicando com o botão direito sobre a tela "Carteira de Vendedor > Atualizar".

Os vendedores podem visualizar em sua Carteira de Vendedor:

• • Nome do Cliente;
  • Volume de compras nos últimos três meses, resultados de cada mês;
  • Média de compras dos últimos três meses;
  • Volume de Compra;
  • Status Cliente;
  • Dias último Contato;
  • Status.

• • • A tela de Carteira do Vendedor permite ao usuário três interações adicionais:
      
      • Atendimento;
      • Histórico;
      • Dados do Cliente.
    • A função de Atendimento serve para que o usuário inicie um atendimento a algum cliente de sua carteira (é preciso selecionar o cliente e clicar sobre o botão).

• • • A função de Histórico mostra ao usuário todo o histórico de contatos do cliente selecionado com a Concessionária, em todos os setores (vendas ou pós-vendas).
      
      

• • • Pelo faturamento é possível realizar filtros a partir de uma data, e assim, consultar o faturamento de atendimento peças para o cliente selecionado. Na grade é possível ordenar e realizar o filtro de peças.
      
      

• • • Na aba de promoções é possível verificar quais as promoções estão ativas até a data atual. O campo nota fiscal mostra a última nota fiscal de compra da peça, caso o cliente já tenha adquirido ela.

• • • A função de Dados do Cliente permite que o usuário encontre informações de cadastro do cliente selecionado. Para abrir a tela é preciso selecionar na lateral direita da tela a setinha "<".
      
      

• • • Após clicar sobre a seta o usuário pode visualizar:

• Dados Básicos:
  • Tipo de Pessoa;
  • Tipo de Cliente;
  • Categoria do Cliente;
  • Idade / Sexo / Telefone;
  • Horários de preferência de Atendimento;
  • E-mail;
  • Restrições de Contato.

• Dados Adicionais:
  • Endereço do Cliente;
  • Informações Adicionais.

• Complementares:
  • Informações Adicionais.
    
    
• Situação de Crédito:

1. • Validade do Crédito;
   • Limite;
   • Limite do Grupo;
   • Valor Autorizado;
   • Saldo.
     
     

• Movimentação:
  1. • Última NF;
     • Data Última Venda;
     • Valor Última Venda.

Subaba Carteira

Essa aba consiste em mostrar, de forma resumida, algumas informações referentes ao vendedor. Clicando com o botão direito é possível ver alguns dados de forma analítica.

Subaba Gestão a vista

O vendedor poderá acompanhar suas vendas conforme o dia e o acumulado do mês nessa aba. É importante salientar que nessa aba mostram todas as vendas realizadas pelo vendedor, inclusive as vendas para clientes que não fazem parte da sua carteira.

Ao clicar nos indicadores é possível visualizar cada nota de venda.

Como funciona a aba Agenda

Os vendedores podem visualizar todos os clientes que estão aguardando um atendimento que foram atribuídos a sua "agenda" pelo gestor.

Na aba Em Andamento é possível visualizar:

• Empresa;
• Revenda;
• Contato;
• Situação;
• Cliente;
• Próximo Contato;
• Status;
• Iniciativa;
• Origem;
• Procon;
• Data Contato;
• Usuário Encaminhado;
• Providências;
• Descrição;
• Qtd. Dias;
• Origem de Tráfego;
• Subtipo de Tráfego;
• Telefone;
• Celular.

A aba Aguardando permite que, após selecionar um cliente, o usuário possa clicar sobre os botões:

• Atendimento;
• Registrar;
• Histórico;
• Faturamento;
• Promoções;
• Negociação;
• Registrar.

Como funciona a aba Em Andamento

Os vendedores podem visualizar todos os atendimentos iniciados pelos vendedores, mas ainda não finalizados. São considerados atendimentos todos os orçamentos que possuem peças inclusas. Para finalizar um atendimento, o vendedor deve realizar a venda ou lançar a venda perdida.

O campo Providência Compra indica a situação da providencia de compra do item selecionado no atendimento.

Como funciona a aba Enviados para Expedição

Quando um atendimento é enviado para a expedição, entra na aba Expedição. É possível acompanha o andamento do item na expedição clicando com o botão direito na opção Situação do contato. O sistema irá apresentar em qual etapa da expedição o contato se encontra: Aguardando Separação, Separação ou Expedição.

Atendimento

• Todos os orçamentos para clientes devem ser realizados através da aba Atendimento. Dessa forma, o vendedor estará sempre registrando as vendas perdidas e atualizando a base e o cadastro dos clientes da Concessionária;
• Para iniciar um atendimento pelo sistema, o vendedor deve sempre perguntar o nome e o telefone do cliente, seguindo o Script Comercial do programa VEP;
  
  

• Após realizar a busca o vendedor, clicar duas vezes sobre o cliente encontrado e iniciar o atendimento. Caso o cliente não possua cadastro na Concessionária, o sistema automaticamente oferece a opção de novo cadastro. Para que seja possível incluir um cliente através do cadastro rápido o usuário deverá possuir as funções 82 e 83;
• Após encontrar ou cadastrar o cliente, o vendedor inicia o Atendimento informando qual a iniciativa (ativo ou receptivo) e qual a forma de Contato (telefone, e-mail, balcão presencial, entre outros).

Integração ETKA e BRAVOS

Após iniciar um atendimento, clicar sobre o botão ETKA para transmitir o contato para o programa.

Após o envio para o ETKA o vendedor pode acessar o portal do ETKA e incluir os itens no orçamento. Ao concluir o processo no portal o vendedor deve clicar no botão Atualizar, assim, as peças incluídas no portal serão incluídas no atendimento.

Expedição

Esse processo visa o controle da separação do material até a expedição a partir do romaneio. Com ele, os usuários deverão registrar o momento de começar a separação, terminar a separação, começar a conferência e terminar a conferência. Com esses registros, será possível estimar o tempo que o romaneio ficou aguardando o início da separação, tempo de separação, tempo de aguardo para início da conferência e tempo de conferência.

O processo de expedição não é obrigatório. Para realizar, é necessário fazer as seguintes parametrizações:

• No cadastro de departamento que o vendedor está vinculado, deve ser marcada a opção "Utiliza Expedição de itens". Observação: Após marcar esse parâmetro, todos os contatos vinculados a esse departamento serão enviados para o processo de expedição, ou seja, o contato irá para o frente de caixa somente com a conclusão do processo. Caso seja necessária a criação de um novo departamento, esse mesmo departamento deve ser vinculado a um centro de custo. Esse processo é fundamental para a contabilização das notas fiscais;
• Demais obrigatoriedades estão listadas no manual do BRAVOS, no item Expedição de Itens. É de extrema importância que seja analisado esse capítulo, pois essas as obrigatoriedades descritas nesse item são as mesmas para o módulo VEP, ou seja, uma vez cadastradas e configuradas os cadastros, os parâmetros terão validade para o BRAVOS e para o VEP, com a diferença que o módulo VEP possui uma etapa a mais, a de separação.

O processo de expedição terá o seguinte fluxo:

• Quando o vendedor emitir o romaneio e clicar no botão confirmar no Atendimento Balcão, o contato será direcionado para a aba "Estoquista", subaba "Contatos";
• Quando o usuário selecionar o romaneio, ele deve clicar duas vezes na grade, onde deverá digitar o usuário e senha de login do VEP;
  
  

• Quando o usuário terminar a separação de material, ele deverá acessar o romaneio novamente e clicar no botão "Entregue para Expedição". Nesse momento o contato irá para a fila de conferência;
  
  

• Quando o contato entrar na aba "Expedição", o usuário deve clicar duas vezes no romaneio informando o usuário e senha de login do VEP nos campos. Para mais informações consulte o manual do BRAVOS, capítulo "Expedição de Itens".

Gestão

Nessa aba os gestores poderão controlar todos os indicadores e fatores importantes para o andamento do fluxo VEP.
A aba possui três subcategorias:

• Atendimento Balcão;
• Distribuição Balcão;
• Carteira de Vendedores.
  • A primeira tela "Atendimento Balcão" já é de uso comum dos gestores no sistema BRAVOS. Aqui eles podem autorizar vendas e realizar buscas sobre atendimentos.

• • A segunda tela "Distribuição de Contatos" permite que o gestor realize buscas de clientes para atribuir à Carteira do Vendedor ou para solicitar que seja direcionado à Agenda do Vendedor.

Após realizar o filtro é possível visualizar informações como valor de venda para o cliente no mês, valor de venda no mês anterior, classificação do cliente, etc.
Ao clicar na grade é possível realizar duas ações:

• Distribuir para agenda: Será criado um contato para o vendedor selecionado, esse contato ficará visível na aba "Agenda do Vendedor";
• Atribuir à Carteira do Vendedor: O cliente será vinculado à carteira do vendedor selecionado.

Observação: Pressionando "Ctrl" ou "Shift" é possível selecionar mais de um cliente para executar a ação desejada. Também é possível visualizar algumas informações de forma analítica clicando duas vezes na coluna desejada, um exemplo é a coluna Compras Mês.

• A segunda tela "Carteira Vendedores" é subdividida entre:
  • Composição da Carteira o Carteira;
  • Promotor Externo;
  • Gestão à Vista;
  • Reunião Semanal.

Essas sequências de tela se assemelham com a visão do vendedor, com a diferença que o gestor pode visualizar todos os vendedores e ainda possui um resumo deles.

• • • A tela "Composição da Carteira" permite que o gestor veja um resumo qualitativo e quantitativo da Carteira de cada vendedor;

• • • O gestor pode clicar com o botão direito sobre a carteira e solicitar a impressão do relatório da Carteira do Vendedor;
    • A tela "Carteira" mostra um resumo geral da carteira do vendedor, bem como as regras de classificação do sistema e o ranking dos melhores clientes de sua carteira.
    • O gestor possui a permissão para selecionar o Mês/Ano referente às informações do usuário. Observação: Quando o mês selecionado for igual ao mês de processamento, a classificação do cliente será com base no dia que o usuário está logado. Quando o mês for diferente, a classificação será com base no último dia do mês selecionado.
      
      

• A tela Agenda dePromotor Externo mostra ao gestor um resumo da agenda de seu promotor;
  
  

• A tela Gestão à Vista mostra aos gestores como estão as performances dos vendedores;
• Na tela Reunião Semanal é possível visualizar o desempenho de um vendedor especifico entre duas semanas. A Semana atual será a semana selecionada pelo gestor e a última semana será a semana anterior a selecionada.
  
  

Gráficos

Nesta aba o gestor pode verificar todos os relatórios do Diagnóstico VEP. É importante compreender que a aba possui duas subdivisões:

• Consulta;
• O Resultado.

Em Consulta é possível definir os filtros e parâmetros do relatório que será gerado. Os filtros são:

• • Data Base
  • Meses para cálculo
  • Empresa / Revenda (284);
  • Grupo Peças;
  • Categoria Peças;
  • Vendedor;
  • Segmento;
  • Departamentos.

Observação: Para que a aba Relatórios VEP tenha o correto funcionamento as seguintes configurações devem ser realizadas:

1. • Os clientes devem ter o cadastro de segmento preenchido, esse cadastro deve ser realizado de clientes;
   • Os vendedores devem ter as metas para vendas definidas. As metas podem ser definidas na aba Gestão.
   • As vendas perdidas serão quantificadas de acordo com as informações registradas no Atendimento Balcão.

Existe a possibilidade de geração da Consulta Gerencial de peças, essa é a mesma consulta gerencial do programa "ConsultaGerencial.exe".

• Existe a possibilizada de geração do relatório de Análise de Peças, onde possui informações sobre estoque e financeiro. Esse relatório é o mesmo disponível no programa "ConsultaGerencial.exe".

Configurações

A maiorias das configurações do programa VEP seguem as mesmas estabelecidas pelo BRAVOS, ou seja, parâmetros como política de preço e controle de romaneio seguiram as definições dos parâmetros de peças do BRAVOS.
Na aba Configurações do VEP serão definidos itens que serão obedecidos somente por esse programa.

• Volume médio de vendas: Esse parâmetro defini como os clientes serão avaliados em Cliente 1, Cliente 2 e Cliente 3.
• Opções para cálculo de rentabilidade: Todos os campos do VEP que fizerem referência a custo e rentabilidade terão a mesma formula de cálculo da Consulta Gerencial. Para isso, se faz necessária a configuração. A configuração realizada nessa aba terá validade para todos os usuários da mesma empresa e revenda.