1 Conceito
O módulo GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), permitirá ao usuário vincular "anexos" ao cadastro do cliente e configurar se estes poderão ser apresentados no módulo caixa, parametrizando as informações por cliente, motorista, conveniado e placa. Uma usabilidade comum para esta rotina é a apresentação da assinatura do cliente ou motorista na tela do caixa para conferência, possibilitando mais segurança para as vendas a prazo.
Outros documentos também podem ser vinculados ao cadastro, servindo como um repositório de arquivos, por exemplo: para o armazenamento de imagens ou PDF de contrato com o cliente e outros.
2 Requisitos
Para utilizar o módulo GED será necessário entrar em contato com o Departamento Comercial da LINX® Sistemas, para que seja liberada a implantação do módulo GED do Linx Postos AutoSystem®.
3 Permissões
O módulo GED conta com duas permissões de acesso que podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários.As configurações de acesso estão disponíveis no módulo Gerencial, no caminho Configurações > Usuários > Grupos de Usuários, conforme imagem abaixo:
A permissão Anexos para o cliente permitirá que o grupo de usuário selecionado inclua, altere, visualize e/ou exclua anexos no cadastro do cliente. Conforme imagem abaixo:
A permissão Tipo de anexos permitirá que o grupo de usuário selecionado inclua,altere, edite e/ou exclua os tipos de anexos cadastrados no menu Cadastros > Tabelas> Tipo de Anexos. Conforme imagem abaixo:
4 Cadastros
Após configurar as permissões será necessário cadastrar os tipos de anexo permitidos, para realizar o cadastro acessar o menu Cadastros > Tabelas > Tipos de Anexo.
Conforme imagem abaixo:
Esta janela possui os botões:
- Novo: permitirá cadastrar um novo tipo de anexo;
- Editar: permitirá editar os tipos de anexo;
- Excluir: permitirá excluir os tipos de anexo, porém não será possível excluir tipos utilizados atualmente no cadastro do cliente. O anexo deverá ser excluído do cadastro do cliente antes de ser excluído o tipo;
- Fechar: permitirá fechar a janela.
Após clicar no botão Novo a janela abaixo será exibida:
Esta janela possui os campos:
- Nome: informar o nome para o tipo de anexo;
- Extensão: informar as extensões que farão parte, para adicionar mais de uma extensão separar as mesmas por ";";
- Exibir no inicio/fechamento da venda: exibirá no inicio ou no fechamento das vendas em que o cliente informado possua estes tipos de anexos.
Após informar os campos clicar no botão Salvar para registrar as alterações.
5 Configurações
Após realizar os cadastros dos tipos de anexos, poderão ser configurados os anexos no cadastro do cliente. Ao configurar um anexo na matriz, o mesmo apenas será exibido na filial após a sincronia.
5.1 Clientes
Para realizar a configuração de anexos no cadastro do cliente acessar o menu Cadastros > Clientes > aba Anexo. Conforme imagem abaixo:
Esta janela possui os botões:
- permitirá adicionar anexos;
- permitirá editar anexos;
- permitirá visualizar o anexo selecionado
- permitirá excluir o anexo selecionado
Após clicar no botão adicionar, a janela abaixo será exibida:
Esta janela possui os seguintes campos:
- Tipo: informar o tipo de anexo previamente cadastrado;
- Arquivo: informar o diretório em que o arquivo está alocado. Possui os botões:
- permitirá buscar o diretório;
- permitirá escanear um arquivo para anexá-lo.
- Descrição: informar uma descrição para o arquivo selecionado;
- Forma pgto.: informar a forma de pagamento para qual será exibido o anexo;
- Conveniado: informar o conveniado para qual será exibido o anexo;
- Motorista: informar o motorista para qual será exibido o anexo;
- Placa: informar a placa para qual será exibida o anexo;
Esta janela possui os botões:
- Confirmar: permitirá registrará as informações preenchidas;
- Visualizar: permitirá visualizar o anexo;
- Cancelar: cancelará a inclusão do anexo.
Após informar os campos clicar no botão Confirmar e logo em seguida no botão Salvar para registrar as alterações.
6 Vendas no caixa para clientes
Para visualizar os anexos inseridos no cadastro do cliente será necessário acessar o módulo Caixa.
Existem duas maneiras de visualizar os anexos, no inicio da venda e no final da venda:
- Iniciar venda: ao acessar o módulo caixa pressionar a tecla F5 a janela abaixo será exibida:
Informar os dados do cliente e o anexo será exibido automaticamente, conforme imagem abaixo:
Caso o cliente possuir mais de uma imagem, será possível navegar entre elas,clicar nos botões Anterior – F4 ou Próximo – F9, ou utilizar as setas de navegação.
- Finalizar venda: ao acessar o módulo caixa pressionar a tecla F8 ou P, informar os produtos e pressionar a tecla F5 ou o botão Encerrar Venda, a janela abaixo será exibida:
Informar os dados do cliente e o anexo será exibido automaticamente, conforme imagem abaixo: