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SPED - Microvix > Contábil (ECD) > Geração Arquivo – Contábil ECD


Recomendações para a emissão do Arquivo SPED ECD

  • Antes de realizar a geração do arquivo SPED ECD, é importante (e necessário), realizar o “Zeramento” das contas de resultado e o fechamento de outras demonstrações de resultados, para que não ocorra erros na validação final do arquivo.
    • Para mais informações de como realizar o zeramento no Microvix, acesse: Zeramento


  • Também é muito importante que no menu "Empresa > Parâmetros Globais > SPED", já tenha sido definida a parametrização do período das demonstrações, configurando se será "Trimestral", "Anual" ou "Trimestral/Anual" conforme a forma de declaração de cada empresa. A maioria das empresas fazem a declaração no período de exercício contábil "Anual".
    • Para mais informações sobre a parametrização da emissão de arquivo do SPED ECD, acesse: Contábil (ECD)


  • Após a geração do arquivo, é possível realizar a validação para saber se está tudo correto, e/ou, identificar possíveis inconsistências, por meio do programa Validador do SPED ECD.


Acessando a rotina

Após realizar as parametrizações necessárias e o zeramento, realize a emissão do arquivo SPED ECD, acessando o menu "SPED > Contábil (ECD) > Geração Arquivo" e preencha corretamente os campos da tela, conforme o exemplo a seguir:

  • Período: neste filtro deve ser inserido o período da declaração, por padrão o sistema irá sugerir a data atual. Ao clicar no ícone "calendário" () será possível selecionar o ano, mês e data desejados. Para avançar ou retroceder, basta utilizar as setas, através do ícone "período" () serão apresentados os seguintes intervalos pré-estabelecidos: hoje, últimos 7 dias, últimos 15 dias, últimos 30 dias e mês atual.
  • Forma de Escrituração: neste filtro deve ser escolhida a forma de escrituração desejada;
    • De acordo com a "Forma de Escrituração" selecionada, serão exibidos os demais campos, além disso, ela também diferenciará o valor do campo 2 no registro "I010".

Detalhe das opções do campo Forma de Escrituração


    • Caso a forma de escrituração seja "G – Livro Diário (Completo, sem escrituração auxiliar)" os seguintes campos serão exibidos para preenchimento:


Campos com Forma de Escrituração "G"



Nota

  • Os registros "I012" e "I015" não existirão no arquivo quando for selecionado Formato de Arquivo "G";
  • O registro "J150" será preenchido apenas quando for selecionado Formato de Arquivo "G";
  • O registro "I020" deverá ser preenchido com 6 campos.


    • Com a forma de escrituração sendo "R – Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar)", os seguintes campos serão exibidos para preenchimento:

Campos com Forma de Escrituração "R" 


    • Se a forma de escrituração for "Z – Razão Auxiliar" os seguintes campos serão exibidos para preenchimento:

Campos com Forma de Escrituração "Z"


Nota

  • Os registros "I500", "I510", "I550" e "I555" existirão no arquivo somente quando for selecionado Formato de Arquivo "Z";
  • O registro "I500" aparecerá apenas uma vez no arquivo gerado;
  • O registro "I550" armazena os valores das colunas informadas no registro "I510";
  • O registro "I555" funciona como um totalizador do "I550";

  • Para o registro "I051", o campo "conta equivalente no plano referencial" deve ser listado apenas contas da mesma natureza da conta "pai". Por exemplo, se a conta do registro "I050" for do ativo no campo "conta equivalente no plano referencial" só será listada contas do ativo.



  • Número de ordem: neste filtro deve ser inserido o número sequencial de geração do Livro Diário.
    • Se por exemplo, no exercício passado foi entregue o livro 01, neste exercício seguinte deverá ser colocado o 02.

Detalhe do campo Nº de Ordem


  • Indicador de Situação no Início do Período: indica em qual situação a empresa está no momento inicial da geração do SPED.

Detalhe das opções do campo "Indicador de Situação no Início do Período"


As opções disponíveis são:

    • 0- Normal (início no primeiro dia do ano): para quando a empresa iniciar suas atividades fiscais no primeiro dia do ano.
    • 1 - Abertura: caso a empresas esteja gerando o arquivo SPED pela primeira vez, em sua abertura.
    • 2 - Resultante de cisão/fusão ou remanescente de cisão, ou realizou incorporação:  Quando no início do período a empresa estiver enquadrada em um dos pontos citados: Cisão, Fusão ou Incorporação.
    • 3 - Início de Obrigatoriedade da entrega da ECD no curso do ano calendário:  para quando o inicio das atividades fiscais da empresa, ocorrer durante o ano em exercício, e não especificamente no primeiro dia de janeiro.


ATENÇÃO

  • No campo "Indicador de Situação no Início do Período", todas as opções poderão ser utilizadas pelas empresas cujo Exercício Contábil é "Anual", para a declaração do SPED ao Fisco.
  • Porém as empresas que fazem a declaração "Trimestral" ou "Trimestral/Anual", só podem utilizar, unicamente, a opção "0 - Normal (Início no primeiro dia do ano)" para a declaração do SPED no dia a dia.
  • Sendo assim, NÃO DEVE realizar a declaração "Trimestral" ou "Trimestral/Anual" ao fisco por meio do arquivo do SPED, utilizando as opções 1, 2 e 3, pois isso causará inconsistência nas informações, podendo acarretar na rejeição do arquivo pelo Fisco.


  • Indicador da Finalidade da Escrituração: para indicar com qual é finalidade esta sendo gerado o arquivo do SPED ECD.


Detalhe das opções do campo Indicador de Finalidade da Escrituração


    • As opções são: 0- Original, 1 - Substituta da escrituração COM NRE , e 3 -  Substituta da escrituração SEM NRE.
    • Caso a opção selecionada seja "1" ou "3", serão exibidos os campos, "Hash da Escrituração Substituída" e "NIRE da Escrituração Substituída" que são de preenchimento obrigatório.
    • Os demais campos também possuem obrigatoriedade, conforme o Guia do SPED, versão 3.1.0.
    • Para versão 5.00 do SPED, estarão disponíveis as opções "0 - Original" e "1 - Substituta". 


Campos exibidos conforme seleção escolhida no campo "Indicador da Finalidade da Escrituração"


    • Ao selecionar a opção "1 - Substituta" e prosseguir, o sistema verificará a existência de contadores secundários. Para que o arquivo seja validado corretamente, deverá existir pelo menos um Contador Secundário cadastrado. Caso nenhum Contador Secundário seja encontrado, será exibida a mensagem de alerta abaixo:



Mensagem sobre Contadores Secundários Incompletos 


    • Ao clicar em "Prosseguir" o sistema validará a existência de pelo menos um signatário que seja responsável legal corretamente configurado (valor "Sim" no campo "Responsável Legal junto à base RFB"). Se não existir nenhum signatário que atenda a condição citada anteriormente, será exibida uma mensagem de alerta sobre falta de configuração, questionando se deseja prosseguir.


Signatários Incorretos


  • Indicador de Empresa de Grande Porte": define se a empresa é ou não uma entidade sujeira a auditoria

Detalhe das opções do campo Indicador de Empresa de Grande Porte


  • Situação: este campo está em sintonia com o campo "Indicador de Situação no Início do Período", exibindo as opções conforme foi selecionado no campo citado.

Detalhe das opções do campo Indicador de Empresa de Grande Porte


  • Data de Encerramento do Exercício Social: é a data em que ocorre o fechamento das informações fiscais da empresa, com o intuito de declarar as informações contábeis por meio do SPED ECD.



Considerações sobre atualizações a partir do ano de 2012

Para um período posterior ao ano de 2012, ao selecioná-lo serão exibidos os campos, "Indicador de Situação no Início do Período", "Indicador da Finalidade da Escrituração", "Indicador de Empresa de Grande Porte" e "Data de Encerramento do Exercício Social", para preenchimento conforme layout do SPED.


Nota

O valor do campo 3 do registro "I010" será:

  • 1.00: até o ano calendário 2012;
  • 2.00: até o ano calendário 2013;
  • 3.00: até o ano calendário 2014;
  • 4.00: a partir do ano calendário 2015;
  • 8.00: a partir do ano calendário 2019.
  • 9.00: a partir do ano calendário 2020;


Considerações sobre atualizações a partir do ano de 2016

Para os arquivos gerados a partir do ano de 2016, será exibida uma mensagem de confirmação de e-mail após prosseguir com a geração.


Mensagem de confirmação do e-mail


Ao confirmar, será apresentada uma página informando que a geração do SPED foi agendada. Esta página fica visível por apenas 10 segundos, após este tempo o usuário será redirecionado para a página de arquivos gerados.


Mensagem sobre o agendamento





Assim que o sistema concluir a geração do arquivo, ele será enviado para o e-mail informado anteriormente.


Exemplo de e-mail enviado


Nota

  • Caso já exista um arquivo gerado para o período informado, é mostrado um alerta que a declaração antiga armazenada no sistema será sobrescrita pela que está sendo gerada, e solicitará a sua confirmação antes de prosseguir;
  • E também na geração do arquivo, será mostrado um alerta caso exista alguma conta contábil no plano de contas sem informação nos campos natureza da conta ou Conta Equivalente no Plano Referencial;
  • Caso os Dados do Contador não estejam preenchidos corretamente, no momento da geração do arquivo o sistema emitirá a seguinte mensagem:



Dados incompletos


  • Todas as telas do SPED (ECD) terão numeração no canto superior direito para auxiliar o usuário na identificação;
  • Para o leiaute "9" não deve existir contas referenciais iguais em contas "pai" diferente, ou seja, deve existir uma conta referencial para cada conta "pai". O sistema irá validar se existe contas referenciais duplicadas (contas iguais no campo "conta equivalente no plano referencial").