Entrada de Compras (Manual)

A Entrada de Compras Manual é realizada ao receber uma mercadoria de um fornecedor quando a nota emitida por ele é física.

Configurações da Rotina

Neste tópico serão descritas as configurações necessárias para a disponibilização e execução da rotina.

Permissão de Usuário

• A permissão de usuário "Entrada de Compras (Manual)" disponível em Empresa > Segurança > Configurar usuários > Estoque > Permissões Gerais do Grupo Estoque deve estar marcada. deve estar marcada.

Executando a Rotina

 Ao acessar Suprimentos > Estoque > Entrada de Compras > Entrada de Compras (Manual) será necessário informar os dados da nota fiscal. A entrada de Compras pode ser dividida em 

Dados da nota fiscal de entrada manual

Dados Iniciais

Devem ser informados:

• Pedido de compra: caso exista, deve ser informado o número do pedido de compra que originou a nota;

Se for informado um número de pedido inexistente no sistema será apresentado um alerta com os possíveis motivos e cada um deles possui um link para uma breve documentação sobre a ação a ser realizada a seguir.

Alerta de pedido não encontrado

• Data de Emissão: deve ser informada a data de emissão da nota que se está dando entrada;
• Data de Entrada: deve ser informada a data de entrada da mercadoria e nota, normalmente é a data atual;
• Fornecedor: deve ser informado o fornecedor das mercadorias e nota. Caso o código inserido não esteja cadastrado como fornecedor será apresentada uma mensagem de alertando para a divergência, nesse caso será necessário modificar o cadastro na rotina de CRM, para saber mais clique aqui.

Alerta de código não cadastrado como fornecedor

Se o fornecedor possuir pedidos pendentes será apresentado um alerta com até 10 pedidos pendentes, caso o os pedidos excedam esse número, será apresentado o link "Ver Mais Pedidos" que apresentará os demais pedidos, ao clicar em "OK" no alerta o usuário poderá concluir a entrada de compras normalmente.

Pedidos pendentes do fornecedor

• Utilizar série de saída: deve ser marcado caso o usuário queira utilizar uma série de saída para a entrada de compra;
• Série da Nota Fiscal: deve ser informada uma série para a nota fiscal. Caso a série de nota fiscal que deseja informar não esteja cadastrada, basta clicar no ícone  ao lado do campo para um novo cadastro. Ao acionar o botão, será exibida uma mensagem para que seja confirmada a operação.

  
  

  

  Mensagem de confirmação para cadastro de série

  
  

  Clicando em Ok, o usuário será direcionado para a rotina de Cadastro de Série Entrada, basta preencher os seguintes campos:

  • Série: deve ser informado o número da série que deseja cadastrar;
  • Empresa: deve ser selecionada a empresa para qual a série estará disponível.

  
  

  

  Cadastro de nova série de nota fiscal

  
  

  Após preencher os campos e Salvar, a página será fechada automaticamente e retornará à rotina de Entrada de Compras Manual com a série cadastrada já selecionada.

  
  

  

  Campo Série da nota fiscal

• Modelo da Nota Fiscal: deve ser informado um o modelo da nota fiscal que está sendo gerada;
• Chave da NF-e: deve ser informado a chave da NF-e. Este campo só será visível ao selecionar o modelo "Nota Fiscal Eletrônica"; 
  

Ao informar a chave o sistema irá consultar se o dígito verificador está correto, ele é o último número da chave e é formado por um cálculo realizado no restante dos números da chave. Sendo assim, o cálculo será refeito e caso os dados não estejam corretos será solicitado que o usuário re-informe a chave da NF-e, a operação não poderá ser prosseguida caso esta informação não seja corrigida.

Alerta do Campo Chave de Acesso

• Conhecimento de Frete:
• Natureza de Operação: deve ser informado uma natureza de operação para a nota que está sendo gerada;
• Comprador: deve ser informado um comprador;
• Atualizar Fornecedor:
• Exibir Código de Barras: quando marcado, na inclusão de itens será exibido o código de barras do produto. Este código possuirá um link que redirecionará o usuário a página de cadastro de códigos de barras. Mais informações sobre a página podem ser consultadas clicando aqui;
• Reajustar Custo Atualizando: há duas formas de reajustar custo: por Preço de venda ou Markup. Esta opção indica qual dos dois valores será alterado quando ocorrer modificação no valor do custo dos produtos. 
  • Preço de venda: ao alterar o custo, sempre manterá o mesmo valor de markup e o preço de venda que será alterado;
  • Markup: ao alterar o custo, sempre manterá o mesmo preço de venda e o markup que será alterado. 

  Este reajuste é obrigatório se a natureza de operação estiver configurada para reajuste. Ao alterar umas das opções citadas a cima, o sistema atualizará o cadastro do produto e será gerado um log da alteração, que poderá ser consultado através da rotina de pesquisa de logs (Empresa > Segurança > Pesquisar Logs). Mais informações sobre os logs podem ser consultadas clicando aqui.

Para verificar as últimas notas de compras lançadas, basta selecionar a opção "Mostrar Últimas Notas de Entrada". 

Botão para acessar as últimas notas de entrada lançadas

Esta opção exibirá as últimas cinco notas de entrada lançadas no sistema, sendo que a primeira a ser listada será a que for lançada por último, ou seja, a mais recente. 

Listagem das últimas notas de entrada lançadas

Em cada nota exibida é possível ver as seguintes informações: data de emissão, data de lançamento, o número do documento/série, o número da operação, fornecedor, a quantidade de itens, a quantidade de peças, o valor total da nota e a empresa em que foi lançada. Além disso, também será possível realizar as ações de visualizar nota no ícone  e cancelar no ícone . Ao cancelar uma nota, uma nova janela será aberta e conterá as seguintes informações: Data de Emissão, Documento / Série, Cliente e Natureza de Operação. Abaixo terá uma listagem dos produtos emitidos na nota de entrada com o código, descrição, quantidade, valor unitário e valor total.

Cancelamento de uma nota de entrada

Para efetuar o cancelamento da nota de entrada, é necessário responder algumas questões com as opções "Sim" ou "Não" e clicar em "Confirma".

Perguntas para o cancelamento da nota de entrada

Inclusão de Itens

Através do botão "Inserir Itens"

Após clicar no botão "Inserir Itens" o usuário deve selecionar uma forma de pesquisa para os itens, podendo ser: Código, Referência, Código de Barras, Código Auxiliar, Notas Fiscais e Marca, o usuário ainda pode selecionar as opções "Listar apenas produtos do fornecedor "x"" e "Pesquisa cumulativa (continuar pesquisando e mantes itens)". 

Ao inserir itens, será possível marcar o filtro "Listar apenas produtos do fornecedor (Nome do fornecedor)" que listará somente os produtos do fornecedor relacionado à nota fiscal.

Busca de Produtos

Ao pesquisar um item no campo "Pesquisar por:" serão listados todos os produtos vinculados a pesquisa. Na listagem serão exibidos os campos:

• Registros por página: no qual o usuário poderá escolher quantos produtos serão visualizados por página;
• Pesquisar: no qual o usuário poderá realizar uma busca dentre todos os produtos listados como resultado da consulta anterior;

Campos auxiliares de pesquisa

Para replicar os valores incluídos em um produto para os demais da listagem, basta clicar na seta para baixo. Ao replicar os valores inseridos, eles constarão em todos os produtos buscados e listados na primeira pesquisa, mesmo que o usuário tenha realizado outra busca e reduzido o número de produtos.

ícone () para replicar valores

É possível inserir o valor da despesa por item, para isso basta habilitar o parâmetro "Utiliza despesa por item" disponível em: Empresa > Parâmetros Globais > Estoque.

Entrada de compras – Inserção de Itens

Após inserir os itens desejados, caso necessário, é possível exclui-los um a um ou em lote, marcando a caixa de seleção no topo da coluna e clicando opção "Excluir". Este comportamento também ocorre na inserção de serviços.

Itens inclusos

Inserir itens via arquivo em lote

Quando utilizada a opção "Inserir itens via arquivo em lote", e o arquivo for do tipo "Posição fixa" deverá ser configurada a posição da despesa em: Empresa > Parâmetros Globais > Estoque> Leitura do arquivo de produtos (formato TXT). No campo "Posição início despesas" e "Posição fim despesas" deverá ser informada a posição em que iniciará e terminará o valor da despesa no arquivo txt que será importado no sistema.

Parâmetros Globais de estoque

Finalização da Nota Fiscal

Após ter efetuado a inserção dos produtos desejados, ao pressionar o botão "Prosseguir", o sistema apresentará a página de finalização da nota fiscal. Esta página é dividida em quatro grupos, sendo: Dados e Valores da Nota, Dados Complementares, Dados do Transportador e Observações.

Dados e Valores da Nota

Será possível alterar os valores de IPI, Base ICMS e Valor ICMS através do botão . Além disso, para cancelar a edição, deve-se pressionar o botão . Realizadas as edições necessárias será possível definir os planos de pagamento, conforme a imagem abaixo.

Dados e Valores da Nota

Será possível alterar os valores de desconto, frete, seguro e despesas acessórias através do link "Visualizar distribuição do desconto, frete, seguro, e despesas dos itens da nota" disponibilizado no grupo "Dados e Valores da Nota".

Link

Detalhamento do Desconto, Frete, Seguro e Despesas Acessórias dos Itens

Crédito Avulso como Pagamento

Se a empresa utilizar a rotina de crédito avulso, ao emitir uma nota de compra de um fornecedor que possua crédito, será apresentado o campo "Crédito" e ao seu lado será apresentado o saldo disponível, este crédito pode ser utilizado como forma de pagamento.

Crédito

Ao informar o valor do crédito a ser utilizado, serão apresentados todos os créditos e o sistema irá ratear o valor informado entre os créditos pertencentes ao cliente utilizando sempre o crédito mais antigo. 

Crédito disponível e rateio

Ao informar o valor total da Nota no campo "Crédito" o sistema irá realizar a seleção de um plano de pagamento que possua a forma de pagamento "Dinheiro" e que não possua índice de acréscimo ou desconto. Ao prosseguir, o sistema realizará a integração com o financeiro e contábil. Ao acessar o documento interno (Faturamento > Relatórios > Movimento Diário) o valor pago com crédito estará especificado como "Dinheiro".

Documento Interno

Ao prosseguir será apresentada a parte dois da finalização, que é dividida em: Dados da Nota, Valores, Integração com Financeiro, Detalhamento das Faturas e Contabilidade.

Integração com Financeiro

Na finalização da nota, no grupo "Integração com Financeiro" será apresentado o campo "Categoria", com este campo preenchido, ao gerar uma fatura esta informação será replicada para a fatura. Caso o usuário informe uma categoria que não esteja cadastrada, será apresentada uma opção de cadastro.

Categoria

Detalhamento de Faturas

O detalhamento de faturas somente será exibido caso seja informado um plano de pagamento que gere faturas e nele poderão ser visualizadas as seguintes informações: 

Detalhamento de Faturas

• Número: deverá ser informado o número da fatura;
• Data de Vencimento: deverá ser informado Dia, Mês e Ano para vencimento da fatura;
• Valor: será apresentado o valor a ser pago em cada fatura;
• Observação: poderá ser informada uma observação para as faturas;
• Cód. Barras / Linha digitável: poderá ser informado o código de barras de cada fatura, definidas pelo fornecedor. Este número poderá ser observado na alteração de faturas;

Geração da Nota Fiscal de Entrada Manual

Ao concluir, a nota será gerada e o sistema exibirá o número, o nome do cliente/fornecedor, a data de emissão e o valor total. Além disso, estarão disponíveis as seguintes opções:

• Nova Nota: para que seja possível iniciar um novo lançamento;
• Imprimir Nota: que exibirá o documento interno para a conferência das informações;
• Conferir os preços de venda dos itens que foram atualizados;
• Imprimir etiquetas dos produtos desta nota;

Finalização da nota

Ao efetuar uma entrada de compras com CST x.60 ou CSOSN x.500, na finalização da nota, será exibida uma mensagem com o link para que sejam informados os valores de base de cálculo, alíquota e valor de ICMS - ST retido na nota.

Mensagem com o link para informações de ICMS - ST

Na página que será apresentada serão exibidos os dados referentes a nota e para cada item inserido que possua incidência de ST será necessário informar os valores de ICMS-ST Retido e FCP do ICMS-ST Retido.

Informar valores de ICMS - ST Retido e FCP do ICMS-ST Retido.

Além disso, quando caso o usuário tenha que informar pedidos de compra para a entrada, porém possua o XML da nota, através do campo "Informar valores através do XML do fornecedor" será possível realizar o upload do arquivo para que os valores sejam preenchidos automaticamente.