Fluxograma

Detalhamento do processo

Veja a seguir o detalhamento das atividades demonstradas no fluxograma.

Ativar recurso para envio de e-mails

Para utilização do envio de e-mails no processo de assinatura eletrônica, será necessário ativar esse recurso no SQL do servidor.

Veja o procedimento detalhado no documento E-mail SQL Server.

Cadastrar usuários e acessos

Todos os usuários que serão envolvidos no processo de assinatura eletrônica deverão estar cadastrados no sistema, procedimento este realizado a partir da tela 014004 - Usuários e suas Restrições de Acesso.

Já o envio de e-mails durante o processo é opcional e será configurado em uma etapa posterior (na tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica). 
Se o envio de e-mails for utilizado, no entanto:

Marque o campo "Usuário envia e-mail";
Informe o campo "E-Mail".

Configurar documentos

Nesta etapa, defina quais documentos relacionados ao contas a pagar deverão ser submetidos ao processo de assinatura eletrônica, quais estarão sujeitos ao controle de alçada e defina a utilização do e-mail.

Cadastrar hierarquias

Cadastre nesta etapa as permissões e limites dos usuários envolvidos no processo de assinatura eletrônica.

O procedimento deve ser efetuado mesmo para aqueles usuários que não tenham permissão para realizar a aprovação, ou seja, que apenas cadastram e assinam os documentos do contas a pagar. Ou seja, se um determinado usuário cadastrar uma nota fiscal, mas não estiver configurado na hierarquia, a nota fiscal não será salva (no caso de título a pagar gerado por integração pela entrada da nota fiscal).

• Em ambientes que utilizem controle de alçada, conforme configurado anteriormente, o sistema utilizará a hierarquia para diferenciar o procedimento de aprovação e/ou o envio de e-mails;
• Em ambientes que não utilizem controle de alçada, o sistema também se utilizará da configuração de hierarquia para permitir aos usuários somente cadastrar e assinar os pedidos de compra e/ou também para aprová-los, conforme o nível de aprovação definido.

Importante - utilizando controle de alçada:

• Em ambientes que utilizem controle de alçada, o pedido estará disponível apenas para os usuários cujos limites alcançarem o valor do referido documento. 
  Ex.: Conforme o exemplo abaixo, o Usuário2 visualizará apenas os títulos com valor entre R$ 4.500,01 e R$ 5.000,00.
• Documentos com valor não contemplado por qualquer faixa de limite não serão apresentados para assinatura ou aprovação.
  Ex.: Usuário de maior hierarquia possui limite maior igual a R$ 10.000,00 e o documento incluso totaliza R$ 12.000,00.

Tipo de documento x usuário

É necessário que cada tipo de documento esteja relacionado a um usuário. Não é permitido excluir um usuário que já tenha participado de aprovações. Caso ele não assine mais, é necessário bloqueá-lo na hierarquia e incluir um substituto para assumir suas funções.

Cadastrar documento do contas a pagar

Esta etapa do processo prevê o cadastramento de um documento do contas a pagar que será submetido à assinatura eletrônica.

Os documentos do contas a pagar podem ser cadastrados/lançados em quatro telas distintas:

009022 - Cadastro de Títulos a Pagar

009029 - Cadastro de Solicitação de Verba

009020 - Cadastro de Aviso de Crédito

009043 - Cadastro de Aviso de Débito

Após o cadastramento do documento por usuário configurado na hierarquia (tela 009054, conforme etapa anterior), ou inclusão da nota fiscal de entrada por integração automática do título a pagar, o documento ficará pendente para assinatura e, uma vez assinado, pendente para aprovação. Veja a seguir um exemplo da etapa de aprovação.

Assinatura e aprovação de documento do contas a pagar

Veja neste tópico o detalhamento das atividades relacionadas à etapa de assinatura e aprovação do documento.

O processo apresentará, como resultado, o documento aprovado (assinado eletronicamente) ou reprovado.

Quando aprovado, estará disponível para as próximas movimentações financeiras no sistema; quando reprovado, o documento ficará bloqueado para movimentações financeiras, podendo, no entanto, ser novamente submetido à aprovação pelo usuário que o reprovou ou um usuário superior ao que reprovou.

Detalhamento da etapa de aprovação do pedido

1. Após a inclusão do documento, o sistema verificará as configurações de utilização de alçada e e-mail, conforme tela 009053 - Documento para Assinatura Eletrônica.
2. Se estiver configurado o uso de ALÇADA e de E-MAIL, será enviado e-mail para aceite do documento.
3. O usuário associado a documentos/títulos CP receberá o e-mail e deverá aceitar o documento. Somente após o aceite o documento poderá ser submetido à aprovação.
4. Uma vez aceito, o sistema habilitará o documento para aprovação, conforme hierarquia configurada na tela 009054 - Hierarquia para Assinatura Eletrônica.
   Cada usuário receberá um e-mail separadamente e após o usuário de nível anterior ter cumprido a etapa de aprovação. Quando não houver mais usuários a aprovar, o status do documento será alterado para "APROVADO".
   Se um determinado usuário reprovar o título, se houver ainda usuário superior na hierarquia, este poderá ainda aprovar o documento; se não houver usuário superior a ele, o status passará a "REPROVADO".
5. Se estiver configurado o uso de ALÇADA e NÃO estiver configurada a utilização de E-MAIL, as etapas descritas acima ocorrerão da mesma forma, porém sem o envio de e-mails pelo sistema. Ou seja, o documento ficará disponível para o aceite e, depois de aceito, disponível para as devidas aprovações, porém sem os avisos enviados pelo sistema.
6. Quando NÃO estiver configurado o uso de ALÇADA,  usando E-MAILS, o sistema enviará e-mails para todos os envolvidos de uma vez, devendo cada usuário efetuar o aceite e as aprovações que lhe couberem.
   Usuários associados a documentos tipo CP poderão aceitar o documento, enquanto usuários associados a documentos tipo PA poderão aprová-lo ou reprová-lo.
7. Quando NÃO estiver configurado o uso de ALÇADA,  nem de E-MAILS, o aceite e as aprovações deverão ser efetuados tal como no passo 6, acima, porém sem o envio de e-mails pelo sistema.

Exemplo de hierarquia com controle de alçada

Cadastrar hierarquia

A seguir um exemplo de estrutura de hierarquias para assinatura, aprovação e reprovação de documentos.

O usuário deverá verificar de acordo com sua estrutura organizacional qual hierarquia se aplica melhor aos seus processos.

USUÁRIO 1

Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de  documentos até 10.000,00.

USUÁRIO 2

Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 5.000,00.

USUÁRIO 3

Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 4.500,00.

USUÁRIO 4

Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura de documentos até 4.000,00.

USUÁRIO 5

Este usuário será considerado na hierarquia com o controle de alçada para assinatura e de acordo com o exemplo, não foi utilizado limite, pois o usuários é de nível C.

Assinando ou aprovando um título a pagar

Veja agora o exemplo de um cadastro de título a pagar, respeitando o modelo de hierarquia acima:

1º exemplo

Verifique que o título inserido no valor de R$ 4.000,00 criou uma estrutura de hierarquia com todos os níveis e usuários, pois o valor gerado é menor ou igual aos limites maiores apresentados nos outros níveis C, P e A.

Na guia Assinaturas é exibida a estrutura da hierarquia com todos os níveis e usuários.

2º exemplo:

Já o título inserido no valor de R$ 4.500,00 criou a estrutura da hierarquia com 4 níveis de usuários, ignorando o usuário 4, que possui limite maior de R$ 4.000,00.

Na tela 009078 - Assinatura Eletrônica, quando aprovado o título, mudarão apenas os níveis de aprovação na grade de assinaturas.

Nota: A senha deve ser a mesma cadastrada na hierarquia para os USUÁRIO5 (tela 009054).

Após documento assinado com o primeiro usuário da hierarquia dos títulos, os demais níveis de usuário devem fazer o mesmo processo para assinar, até que o último nível de usuário assine.