Na guia Vincular Convênios é realizado o vínculo do cliente com os convênios aos quais ele pertence e a configuração das regras dos convênios para o cliente. Para que o cadastro do cliente seja efetuado ele precisa estar vinculado a pelo menos 01 convênio, caso contrário o processo será abortado.
Os campos, para configurações de regras e cadastro das informações referentes ao vínculo "Cliente x Convênio", estarão distribuídos em suas abas: Geral, Descontos e Bloqueios, Observação e Mensagem, Dependentes, Informações Adicionais, Limites Cheque e Big Convênios, que mencionaremos mais à frente. Todas as informações e configurações realizadas nesta guia e em suas abas, serão aplicadas ao cliente no convênio que estiver selecionado.
Na parte superior desta guia, será selecionado o convênio a ser vinculado ao cliente e também apresentará a identificação dos convênios quando já estiverem vinculados ao cliente.
No campo Convênios Vinculados aparecerão os convênios já vinculados ao cliente, para realizar manutenções nos vínculos existentes. Selecione o convênio desejado e pressione o botão "Editar" para que as regras e tratativas deste convênio para o cliente, sejam carregadas em tela e fiquem disponíveis para edição.
Ao pressionar o botão "Novo" e insira o código do convênio que será vinculado ao cliente ou busque-o através do atalho F2 - Consultar. Ao realizar manutenção em algum vínculo, ele será preenchido automaticamente com as informações do convênio selecionado no menu "Convênios Vinculados", os campos CPF/CNPJ e Tipo de convênio serão preenchidos automaticamente após a seleção do convênio.
Após a inserção do convênio a ser vinculado ao cliente e após realizar alterações nos vínculos existentes clique em "Aplicar" para salvá-las ou no botão "Cancelar" para anulá-las.
Clique nos links abaixo para saber maiores informações sobre cada um das abas da guia Vincular Convênios.
Nesta aba apresenta as principais identificações e regras do cliente no convênio selecionado.
Matrícula: Este campo poderá ser preenchido manualmente com uma numeração desejada, como o número do telefone do cliente a fim de facilitar no atendimento Delivery/Tele Entregas, e também através da importação de arquivos encaminhados pela própria Empresa conveniada a farmácia (convênio), que contenham a matrícula dos clientes.
Quando o campo "Matrícula" não for preenchido, ao gravar o cadastro, o sistema gerará uma numeração automaticamente a partir da junção: Código do Cliente + Código do Convênio, conforme poderá observar na imagem abaixo:
Se o código do convênio for menor que 04 (quatro) dígitos, será completado com 00(zeros) à esquerda, conforme exemplo acima.
Quando o convênio vinculado possuir a configuração de Integração com Itaipu, ao editar/aplicar as informações, o sistema irá exigir que o campo Matrícula contenha 12 dígitos (quantidade de dígitos apresentados na carteirinha do conveniado), caso contrário o sistema irá emitir mensagem solicitado que o campo seja ajustado.
Situação: este campo sinalizará o status do vínculo do cliente com o convênio selecionado, ou seja, a situação se referencia ao vínculo e não ao cadastro do cliente. O cliente será considerado inativo quando a situação do vínculo, em TODOS os convênios vinculados a ele, estiver: INATIVO.
Limite de Crédito: informe o limite de crédito, que o cliente terá neste convênio, para realizar compras durante o mês na farmácia. Ressaltando que, como o limite é por convênio, se o cliente possuir vínculo com 02 (dois) convênios, ele poderá ter 02 (dois) valores de limite de crédito mensais para compras. Este é o valor máximo que o cliente poderá comprar em cada fechamento do convênio. A partir de uma compra que ultrapasse esse valor, o sistema solicitará a senha de liberação para continuar a venda ao cliente. Caso a farmácia não queira utilizar limite de crédito para seus clientes, apenas deixe este campo em branco.
O limite de crédito é calculado por fechamento, ou seja, o valor informado pode ser gasto pelo cliente todos os meses desde que a farmácia possua cadastrada alguma condição de pagamento para 30, 60, 90, 120 dias ou mais.
Toda compra feita pelo cliente terá uma data de fechamento e uma data de vencimento para o título, ambas serão às datas configuradas no cadastro do convênio selecionado. Quando o convênio for do tipo: Particular, VIP I ou VIP II poderá ser configurado uma data de vencimento diferenciada ao cliente, ou ainda conceder à ele dias de prazo para o vencimento de suas compras.
A configuração do mês em que a venda, para o cliente, será cobrada deve ser realizada no Cadastro de Convênios. Assim como a parametrização referente aos dias de carência para deduzir os títulos vencidos do seu limite de crédito. Além disso, neste mesmo programa, o convênio pode determinar como o limite será calculado e liberado ao cliente, utilizando o campo "Cálculo de Limite de Crédito", podendo optar entre: "Único para Compras" ou "Mensal/Database".
Para melhor compreensão referente ao comportamento do sistema, mediante à cada opção escolhida, observe os exemplos abaixo. Neles consideramos uma farmácia que trabalha com modalidades de pagamento para 30,60 e 90 dias.
Cálculo de limite de crédito "Mensal/Database":
Exemplo 1 - O cliente possui um limite de R$ 200,00, não deve nenhum valor à farmácia e quer realizar uma compra.
- Ao ver o valor total da compra, informou que deseja pagá-la em 3x. Neste caso o sistema liberará:
Exemplo 2 - O cliente possui limite de R$200,00 e deseja realizar uma compra, porém o vendedor identificou os seguintes títulos para este cliente.
- Ao tentar comprar para 30 dias, o sistema fará o seguinte cálculo:
- Ao tentar comprar para 60 dias o cálculo será o mesmo:
- Ao tentar comprar para 90 dias também seguirá o mesmo cálculo:
Cálculo de limite de crédito "Único para Compras":
Exemplo 3 - O sistema somará todos os títulos ativos do cliente (vencidos e a vencer) e deduzirá do limite de crédito informado no cadastro do cliente. O que restar de saldo é o que o cliente ainda pode gastar na farmácia.
- Ao tentar comprar para 90 dias o sistema fará o seguinte cálculo:
- O limite de crédito não é influenciado pelo fechamento oficial do convênio e sim pelo Pagamento de Convênio. O que pode causar confusão é o fato da farmácia trabalhar somente com uma condição de venda a prazo (30 dias). Se o cliente usar todo o limite no mês não poderá comprar no próximo mês. Quando chegar a data de fechamento, as compras desse cliente vão para o próximo mês, liberando mais uma vez o limite.
Títulos vencidos não dependem do fechamento oficial do convênio, ou seja, no ato da venda o sistema já calcula a data de fechamento e data de vencimento.
Quando a farmácia trabalha com a distribuição de cartões fidelidade aos clientes, insira no campo Cartão o número do mesmo que pertencerá ao cliente.
A data de cadastro é preenchida automaticamente pelo sistema com a data em que o cliente foi cadastrado no sistema. Para segurança, este campo é bloqueado para alterações.
A identificação refere-se ao código do cliente no convênio, deve ser preenchido se a farmácia possuir tal controle no cadastro de seus clientes.
A data de alteração é atualizada pelo sistema, sempre que houver uma alteração no cadastro do cliente, para que seja possível saber quando foi alterado pela última vez. Para segurança, este campo é bloqueado para alterações.
Através do menu Integração Fidelidade é possível selecionar o programa de fidelidade que o referido convênio utiliza para beneficiar os clientes.
É possível visualizar a data de última compra realizada pelo cliente, que será atualizada automaticamente pelo sistema. Para segurança, este campo é bloqueado para alterações.
O campo curva possibilita a análise de classificação de seu cliente, com relação ao seu potencial de compra. Dentro do cálculo da curva ABC do cliente o sistema informa se o nível de compra deste cliente na farmácia é: Alta (A), média (B), pouca (C) ou se ele não efetuou compras no período de classificação da curva (D). Esta classificação é feita pelo programa Curva ABC de Clientes.
Informe o dia de Fechamento ou o Prazo para as vendas
Fechamento/Vencimento: O sistema traz automaticamente o dia de fechamento que está configurado no cadastro do convênio. No caso de convênios particulares poderá ser informada a data de vencimento dos títulos.
Dias Prazo: Caso deseja controlar por dias de prazo e não por data de fechamento/vencimento, informe para quantos dias após a compra será a data de vencimento do título. Exemplo: Se informado 30 (dias) neste campo, o título ficará com data de vencimento para 30 dias após a compra do cliente. Importante: O sistema aceita somente uma das informações (Vencimento ou Dias Prazo), para cada cliente.
Os campos "Vencimento" e "Dias Prazo" serão exibidos, apenas quando o convênio selecionado pertencer aos tipos: Particular, VIP I ou VIP II. Se o convênio for do tipo: Normal, prevalecerão as datas configuradas no Cadastro de Convênios.
Carência: Este campo somente é exibido para clientes pertencentes aos convênios do tipo Particular, VIP I e VIP II. A informação configurada na carência do cliente é superior à carência configurada para o convênio, ou seja, a carência do convênio será considerada somente quando este campo não possuir nenhuma carência configurada para este cliente.
Cobrar Juros/Multa por Atraso: Se este campo for marcado em todos os títulos em atraso deste cliente e que foram originados em compras realizadas no convênio selecionado, o sistema cobrará juros conforme configurado em Parâmetros Filiais. Caso contrário o sistema irá sugerir o juro, mas o mesmo não será adicionado automaticamente ao valor do título.
Cobrar Juros na Venda: Quando o convênio selecionado for do tipo "Particular", este campo ficará habilitado para marcação e ao marcá-lo os juros serão cobrados no ato da venda. Se o tipo do convênio for diferente de "Particular" este campo ficará bloqueado e o sistema acatará a parametrização configurada no cadastro do convênio.
Bloquear Sistema Fidelidade: Marque esta opção caso não queira que sejam gerados pontos de fidelidade para este cliente em específico. Este campo é utilizado quando, para o convênio está liberado o sistema de fidelidade, porém não deseja que gere pontos para alguns clientes.
Para convênios que possuem integração com WindTEF (SoftCred) mas não querem que para determinado cliente faça comunicação com o software de sistema de fidelidade, basta marcar este campo.
Cartão Entregue: Se a farmácia trabalha com a distribuição de cartões aos clientes, marque este parâmetro para sinalizar que o cartão foi entregue ao cliente.
Quando PBM, não permitir entrada A Prazo: Ao marcá-lo definirá que, para o cliente em questão, a entrada na venda PBM não poderá ser recebida na condição "A Prazo".
Nesta aba são configurados os descontos e bloqueios definidos pelo convênio selecionado e que serão aplicados na venda para este cliente.
Desconto Geral nas Vendas
Nesta opção são configurados os descontos que serão aplicados automaticamente nas vendas para este cliente e convênio, podendo diferenciá-los por modalidades de pagamento. Sempre obedecendo a hierarquia de descontos, informe o percentual de desconto para as vendas conforme a modalidade de pagamento: à vista, a prazo, cheque e/ou cartão.
No campo Praticar o menor preço permite ao usuário configurar se para o cliente selecionado será aplicado o menor preço de venda (SIM), se aplicará a regra de hierarquia de desconto (NÃO) ou se considerará o que foi configurado no convênio na aba Parâmetros > Vendas.
Descontos por Grupo/Tipo/Laboratório/Produto
Os descontos e bloqueios que serão aplicados nas vendas para este cliente e convênio, sempre obedecendo a hierarquia de descontos.
Descontos na Venda: através deste menu é possível selecionar se deseja liberar ou bloquear desconto na venda por: grupo principal, tipo de produto, laboratório, produto ou visualizar todos os bloqueios ou todas as liberações.
Tipo de Desconto: esse campo aparecerá, sempre que o usuário selecionar opções de Liberar Descontos, podendo optar por:
Desconto normal: esta opção permite cadastrar o %(percentual) de desconto por modalidade de pagamento. Basta marcar a caixa ao lado da modalidade desejada, pressionando a tecla 'Espaço' ou clicando com o mouse sobre a mesma, que o campo ficará habilitado para informar o %.
- Quando marcar a caixa da modalidade à vista, por exemplo e não informar nenhum valor, o sistema aplicará 0,00% de desconto e não passa para a próxima regra da hierarquia.
- Este processo é utilizado apenas quando a farmácia deseja "bloquear" o desconto para o cliente cliente em determinadas mercadorias.
Desconto por faixa: Esse desconto será aplicado por intervalos de valores totais da compra, do cliente e pela modalidade de pagamento utilizada pelo mesmo. No campo desconto selecione a modalidade de pagamento desejada (à Vista, à Prazo, cheque e cartão), posteriormente informe a faixa inicial e a final de valor que o sistema deverá aplicar o desconto e depois o percentual de desconto que será aplicado nas vendas cujo total esteja entre o valor inicial e o valor final mencionado. Por exemplo: Em compras de medicamentos, na modalidade de pagamento à vista e se a compra totalizar entre R$0,01 à R$15,00 o cliente receberá desconto de 5%. Neste caso, a próxima configuração para o grupo medicamentos e para modalidade à vista, a "Faixa Inicial" será R$15,01 e assim por diante).
Conforme mencionado, quando ainda não houver nenhuma faixa cadastrada, o valor da "Faixa Inicial" será de R$ 0,01 e caso não informe o valor de "Faixa Final", será inserido automaticamente o valor R$999.999,99 para o mesmo, que é o valor máximo aceito por cada compra e com isso não será permitido cadastrar outras faixas. Desta forma precisará alterar o valor final da última faixa cadastrada.
Para a opção de desconto "Liberar desc. Produto", NÃO estará disponível o tipo de "Desconto por Faixa", pois este tipo de desconto foi desenvolvido para que a farmácia pudesse trabalhar com descontos altos em produtos de baixo custo.
- Desconto por condição: Esse desconto possui a mesma funcionalidade do "Desconto por Condição" do Cadastro de Convênios. Será atribuído um % (percentual) de desconto à determinadas condições de pagamentos.
- Condição de Pagamento: Informe o código da condição de pagamento desejada ou busque-a através do atalho F2-Consultar.
- % Desc: Informe o percentual de desconto que será aplicado na opção de desconto selecionada e de acordo com a condição de pagamento mencionado.
- Desconto por condição: Esse desconto possui a mesma funcionalidade do "Desconto por Condição" do Cadastro de Convênios. Será atribuído um % (percentual) de desconto à determinadas condições de pagamentos.
Observações gerais:
Quando for "Desconto Por Grupo/Tipo/Laboratório/Produto":
Após as configurações das regras, quando selecionar as opções utilizadas em: "Descontos na Venda" e "Tipo de Desconto", no quadro ao lado aparecerão as regras devidamente configuradas e que serão aplicadas nas vendas ao cliente.
Para excluir alguma regra pressione a tecla DELETE sobre a mesma. Se desejar alterá-la, clique duas vezes sobre a regra que a mesma será carregada para edição.
Estarão disponíveis os botões: Liberar Descontos e Retirar Liberação que auxiliarão na liberação dos mesmos descontos e bloqueios para todos os clientes de determinado convênio. Desta forma, estas regras serão aplicadas no vínculo dos clientes com este convênio e se desejar aplicar regras diferenciadas, para algum cliente em específico, utilize as opções disponibilizadas e mencionadas acima.
Para todos os tipos de venda, os descontos do Cadastro de clientes serão interpretados e deverão seguir a seguinte hierarquia:
1º Desconto por Produto: O sistema validará primeiro o "Desconto por condição" de pagamento, depois o "Desconto Normal"
2º Desconto por Laboratório: O sistema validará primeiro "Desconto por condição" de pagamento, depois "Desconto por faixa" e por último o "Desconto Normal"
3º Desconto por Tipo de Produto: O sistema validará primeiro "Desconto por condição" de pagamento, depois "Desconto por faixa" e por último o "Desconto Normal".
4º Desconto por Grupo Principal: O sistema validará primeiro "Desconto por condição" de pagamento, depois "Desconto por faixa" e por último o "Desconto Normal".
Essa hierarquia de descontos afetará somente o processo de desconto dos clientes. Essa regra não será aplicada quando existir uma regra mais específica (desconto PBM, cesta básica, tabloide, e outros). O desconto do Cadastro de Clientes sempre será validado/acatado, pelo sistema, antes do desconto configurado no Cadastro de Convênios, independentemente do tipo de desconto que há configurado para aplicar ao cliente.