Integração DMS Vendas BDC | Hyundai

Implementação do projeto de Integração DMS Vendas BDC Hyundai.

Este documento tem a finalidade de explicar o processo de Integração DMS Vendas BDC.

Este documento aplica-se a todas as concessionárias da marca Hyundai.

O projeto de Integração DMS Vendas BDC trata-se de um novo processo de integração de Leads entre a Hyundai e a concessionária.

A integração baseia-se na troca de informações entre o Linx DMS e a Hyundai através do processo do Integrador, onde os Leads SAP BDC disponibilizados pela montadora serão integrados no Linx DMS para serem trabalhados. Através do contato com o cliente, pode ser agendado uma visita do cliente á concessionária e após isso, ser registrado o seu comparecimento. Será possível reagendar a visita em caso de não comparecimento. 

O Lead sendo trabalhado pode originar uma venda ou uma venda perdida,  todas estas informações serão transmitidas para a Hyundai durante o período em que o contato estiver sendo trabalhado..

Parametrização

Alguns parâmetros são necessários para a ativação e correto funcionamento da integração do DMS Vendas BDC Hyundai.

Cadastro de Origens de Tráfego

No Apollo, vá em CRM Plus > Cadastro > Origem de Tráfego. Deve ser cadastrado/alterado a origem de tráfego que será usado no parâmetro seguinte, essa origem deve ser preenchida com  dados a  aba SubTipo da  Origem. 

Selecione na esquerda a Origem que está selecionada no parâmetro do Fábrica. Clique em “+”, inclua o Sub Tipo de Origem e salve o registro.

Figura 1: Origem do tráfego

Parâmetros do Fábrica

Para ativar a integração de cada revenda com o serviço SAP BDC Hyundai, é necessário a configuração de alguns parâmetros no programa Fabrica. Para isso, acesse o programa Fabrica.exe e o menu: Fabrica > Hyundai > Parâmetros

Na tela que abrir, acesse a aba Geral.

Figura 2: Aba Geral da tela de Parâmetros

Credencias de acesso as APIs Hyundai:

Nos parâmetros de acesso, informe o ‘Client Id’ e ‘Client Secret’ conforme fornecido pela montadora. 

Acessar a aba BDC e a sub aba Geral.

 Figura 3: Parâmetros da Hyundai – Aba BDC - Geral

Marque o campo ‘Integrar SAP BDC’, para ativar a integração para esta revenda. A seguir, informe o usuário que irá receber as notificações da execução da integração no campo ‘Usuário para notificações da Integração SAP BDC’, e o usuário para qual serão encaminhados os leads recebidos no campo ‘Usuário para encaminhamento dos Leads’. Selecione também qual será a origem de tráfego para os leads que serão recebidos no campo ‘Origem de Tráfego para Contatos de Leads’.
Por fim, informe também a ‘Data da Última Integração’. Os leads serão buscados a partir desta data informada, e sendo incrementado dia a dia após cada execução, até a data atual. Após, sempre será atualizado para a data atual.

Deverá ser preenchido os campos 'Status das Visitas' para o devido registro das Visitas agendadas e reagendadas para os Leads.

Devem ser criados os Status desejados em CRMPlus> Cadastros > Status do Contato . 

Esse status será apresentado nas providências geradas no contato referente ao Lead trabalhado, conforme solicitações da Montadora.

Acesse a subaba “Tipo de Contato”, e relacione cada tipo de contato BDC com um tipo de contato do Linx DMS, deixando os demais tipos de contatos do Linx DMS em branco. Caso necessário um tipo de contato BDC diferente dos listados, o mesmo pode ser digitado.

Atenção: Apenas um tipo de contato do Linx DMS Apollo deve ser relacionado a um Tipo de Contato BDC, deixando os demais em branco. Caso o Tipo de Contato BDC não seja encontrado neste relacionamento, será utilizado o Tipo de Contato existente nos parâmetros do módulo de Veículos.

Preencha os campos Visita Agendada, Visita Reagendada, Cliente Compareceu, Não Compareceu e Cliente Cancelou como o exemplo da Figura 2. IMPORTANTE: O campo origem de tráfego DEVE ter um registro selecionado que contenha um sub status no item "Cadastro de Origens de Tráfego" desse manual.

Figura 4: Parâmetros da Hyundai – Aba BDC – Tipo de Contato

Após todos os parâmetros corretamente informados, clicar no botão Aplicar para salvar as configurações, e fechar a tela. Este processo deverá ser realizado para todas as revendas da concessionária.

Parâmetros do Apollo

No programa Apollo, será necessário vincular, no cadastro de motivos, os motivos do programa Apollo com os motivos do BDC Hyundai.

Para isto, acesse o menu: Configuração > Cadastros > Motivos

Para todos os motivos cadastrados no Apollo do tipo Venda Perdida de Veículo (“V”), Descarte de Clientes CAA/GAS (“*”) ou Não Fechamento de Negócio (“%”), será exibido o campo “Motivo no BDC Hyundai”. Para cada um destes motivos, selecione o motivo do BDC Hyundai correspondente, e clique no botão para salvar.

Figura 5: Cadastro de Motivos

Configuração do Linx DMS Integrador

Para o recebimento dos leads da montadora, é necessário a configuração da integração. Para isso, acesse o programa Linx DMS Integrador.

menu: Configuração > SAP Hyundai

Na tela que abrir, a primeira página será de configuração do acesso ao banco de dados. Caso ainda não exista nenhum processo SAP Hyundai configurado, será necessário informar os parâmetros de conexão.

Figura 6: Configuração do acesso ao Banco de Dados

Informe os dados de acordo, e clique no botão Testar Conexão. Se os dados estiverem corretos, será exibida a mensagem ‘Conexão com o Banco de Dados realizada com sucesso’, como pode ser vista na imagem abaixo. Se algum parâmetro estiver incorreto a mensagem ‘Erro ao tentar realizar a conexão com o Banco de Dados!’ será exibida, neste caso verifique e corrija os dados informados.

O parâmetro Permanência do log no Banco informa o período em que os logs de comunicação devem ser mantidos, podendo ser:

• • Valor -1 (Menos Um): Os logs serão mantidos na base de dados sem limite de tempo e não serão excluídos. Este é o valor padrão.

  • Valor 0 (Zero): Nenhum log será armazenado na base de dados, e os registros de logs anteriores vinculados a este módulo (LDISAPHyundai) serão excluídos quando o processo for executado.

  • Valor maior que 0 (Zero): Número de dias que os registros de logs serão mantidos na base de dados, sendo apagados após este prazo.

Após a correta configuração dos parâmetros e a validação da conexão, clicar no botão Next.

Figura 7: Mensagem de acesso ao banco de dados

A página seguinte, SAP Hyundai – Ordens de Serviço, refere-se à configuração da integração de Ordens de Serviço com o SAP Hyundai, não fazendo parte deste processo. Deixar como está, e clicar em Next.

A próxima página, SAP Hyundai – BDC, é onde os parâmetros de acesso a API da Hyundai serão informados, esta configuração é responsável pela busca de Leads novos e também o envio das atualizações dos mesmos a medida que forem trabalhados. Clique no Incluir, para realizar uma nova configuração. O botão Excluir permite a exclusão de uma configuração existente.

Figura 8: Tela de Configuração da Integração

• • Nome: Informe um nome para a configuração.

  • Descrição: Informe uma descrição para esta configuração.

  • Log Detalhado: Marcar este parâmetro para a gravação do log detalhado na base de dados.

  • Log de XML: Marcar este parâmetro, para a gravação dos XML’s de comunicação na base de dados.

  • Log de SQL: Marcar este parâmetro para a gravação dos comandos executados na base de dados.

  • Webservice do SAP Hyundai: URL: Endereço do webservice, fornecido pela montadora.

  • Agendamento: Intervalo: Intervalo de tempo em minutos para cada execução da integração com a montadora. Caso o intervalo definido for menor que 15 minutos, será exibida a mensagem “Atenção! A busca de novos Leads (GetLeads) irá ocorrer com intervalo mínimo de 15 minutos, devido ao limite de requisições permitidos por hora.”. Desta forma, o integrador irá realizar a verificação por novos Leads aguardando este intervalo mínimo, e o envio dos dados de Leads irá ocorrer de acordo com o tempo definido no intervalo. O envio das atualizações de Leads irão respeitar o tempo indicado.

Deverá ser criada apenas uma configuração para todas as revendas da concessionária. A ativação ou não da integração da revenda será parametrizada no programa Fábrica e descrita anteriormente neste documento. O botão Executar Manualmente irá realizar uma comunicação manual instantânea com o webservice da Hyundai, sem a utilização de agendamento do serviço Linx DMS Integrador.

Com todos os dados corretamente informados, clique no botão Salvar, para gravar as configurações,

 A opção SAP Hyundai – NFS-e Garantia, refere-se à configuração da integração de Notas de garantia com o SAP Hyundai, não fazendo parte deste processo. Deixar como está, e clicar em Next.

Na página Conclusão, apenas clique em Finish para gravar os dados da Integração.

Figura 9: Tela de Finalização da Configuração

Ao final, será necessário reiniciar o serviço do Linx DMS Integrador. Para isto:

No Windows, pressione a tecla do logotipo do Windows + ”R”;

Digite services.msc e clique em “Ok”;

Localize e clique sobre o serviço “Linx DMS Integrador”;

Clique em “Reiniciar o serviço”;

Após este procedimento, o status do serviço deve continuar como “Em Execução”.

Figura 10: Serviços do Windows

Consulta e Atendimento dos Leads recebidos

Os leads recebidos serão adicionados a Fila de Distribuição de Contatos, e podem ser consultados e distribuídos através do programa Gestão Avançada de Showroom (GAS).

Acesse o programa Gestão Avançada de Showroom, e em seguida a aba Acompanhamento, subaba Gestão de Leads. Em Filtro de Revendas, selecione a(s) revenda(s) que deseja buscar os leads, e clique no botão Pesquisar. Serão listados os leads disponíveis para distribuição.

Figura 11: Tela de Fila de Distribuição de Contatos

Selecione os leads que deseja distribuir ao vendedor, e clique no botão Distribuir Contatos. Será exibida a tela para seleção do vendedor ou time de vendas a serem encaminhados.

Figura 12: Seleção de vendedor ou time de vendas

Selecione a Origem dos Vendedores, se de Oficina, Veículos ou Ambos. Clique no botão ao lado do campo Time de Vendas ou Usuário para, respectivamente, selecionar o Time de Vendas ou Usuário para encaminhamento, e na tela que abrir selecione o time ou vendedor desejado e clique em Ok. Por fim, clicar no botão Ok da tela de Distribuição de Contatos. Será exibida e mensagem “Contatos distribuídos com sucesso”.

Após a distribuição, os contatos ficarão disponíveis ao vendedor e podem ser atendidos, também no programa Gestão Avançada de Showroom, acessando a aba Acompanhamento, subaba Contatos. Na subaba Consulta, informar os parâmetros para busca de contatos, e clicar em Pesquisar. Os contatos disponíveis serão listados na subaba Resultado.

Figura 13: Tela de lista de contatos

Para visualizar as informações do contato gerado pelo lead, basta dar um duplo clique sobre ele. Será exibida a tela de Manutenção de Contatos com os dados recebidos através do lead.

Figura 14: Tela de Manutenção de contato

As informações referentes a integração do Lead com a Montadora podem ser acessadas na aba Hyundai – Leads BDC. A subaba Contato conterá as informações do cliente e, após o atendimento finalizado e os dados enviados para a Hyundai, as informações referentes ao retorno do envio da atualização do lead.

Figura 15: Tela de manutenção de contato – Dados do contato

Os dados do veículo de interesse do cliente, como modelo, cor, motor, etc., serão informados na subaba Veículo.

Figura 16: Tela de manutenção de contato – Dados do veículo de interesse

Na subaba Opv, estarão as informações referentes ao Lead e a concessionária a qual o lead foi destinado.

Figura 17: Tela de manutenção de contato – Dados Opv

Por fim, na subaba Financiamento Opv, estarão as informações referente a forma de pagamento, temperatura do contato e o resultado do contato. O resultado será atualizado ao ser enviado a montadora após ser encerrado.

Figura 18: Tela de manutenção de contato – Dados de financiamento

Os leads recebidos, poderão ser consultados também no programa Linx DMS Apollo, a partir do menu CRM Plus > Contatos e Interesses.

Registrando Atendimento

Após a Distribuição do contato, este aparecerá na fila do vendedor indicado na aba 'Agenda(487)' . Selecione o contato referente ao Lead Hyundai  e clique em Registrar Atendimento.

Imagem 19: Aba Agenda do Gestão Avançada de Showroom

 Selecione uma forma de contato e clique em OK

Imagem 20: Tela de seleção da Forma de Conta

O Lead pode ser trabalhado e realizado os registros normais de Interesse, Teste-Drive ou Negociação. Mas  quando for realizado o contato com o cliente e Agendado uma visita do cliente á concessionária, deve ser feito isso no botão 'Registar".

Foi adicionado o tratamento para controlar as visitas agendadas ou reagendadas conforme será detalhado abaixo. Para toda ação de Agendamento de visita, deverá haver uma resposta se o cliente Compareceu, Não compareceu ou Cancelou a visita.

Imagem 21: Tela de Registro Visita Agendada

Informe uma descrição, selecione uma data e hora para novo contato que será a mesma data e hora que será considerada para a Visita do cliente, e gravar. Essa informação do agendamento da visita do cliente, com a data e hora prevista, será enviado a Montadora.

Imagem 22: Tela de Registro Visita Agendada

Na próxima interação com o contato no dia e hora  que foram indicados para a visita, ao clicar em 'Registrar Atendimento',   será apresentado a pergunta "Contato possui visita agendada ou reagendada, deseja  alterar o status da visita?. 

Deverá ser preenchido com 'SIM', se for de fato registrar no contato as informações da Visita do cliente, caso não seja esse o motivo de registro no contato, deverá ser preenchido 'Não' a essa pergunta.

Isso por que, toda ação de marcação de visita, exige que seja indicado se o cliente compareceu, não compareceu ou cancelou a mesma. No caso de alteração de data e hora da visita que foi agendada, deverá ser registrado o cancelamento da visita e usar a Opção 'Reagendar' para indicar a nova data e hora.

Imagem 23: Tela de Registro Status  da visita

Considerando que será registrado a Visita do cliente, ao clicar em 'Sim", será questionado se o cliente Compareceu, Cliente Não compareceu ou Cliente Cancelou.

Qualquer das opções indicadas serão enviadas a Hyundai, e no caso do Cliente Compareceu, será enviada a data e a  hora em que está sendo feito esse registro.

Imagem 24: Tela de Registro da Visita

Após indicar uma das três opções,  será atualizado o Lead e ele volta pra fila do atendimento para continuar sendo trabalhado.

Imagem 25: Tela de Registro Lead atualizado

5- No caso de o cliente Cancelar essa visita ou mudar o  data e hora da visita, deve ser utilizado a opção Reagendar para indicar a nova data e hora. Com o contato marcado, clique novamente em Registrar Atendimento.

Imagem 26: Tela de Registro do Reagendamento

Na próxima interação com o contato no dia e hora  que foram indicados para a visita reagendada, ao clicar em 'Registrar Atendimento',   será apresentado a pergunta "Contato possui visita agendada ou reagendada, deseja  alterar o status da visita?

Da mesma forma como descrito acima para a visita agendada, deverá ser indicado se o Cliente Compareceu, Cliente Não compareceu ou Cliente Cancelou.

Para os casos de atendimento de Leads que não originaram nenhuma visita do cliente á concessionária, basta não preencher  nenhum dos campos Visita Agendada ou Visita Reagendada, que não será feita a pergunta da alteração do Status.

Em caso de dúvidas sobre o conteúdo deste documento, entre em contato com o Suporte Nacional, através do site cliente.linx.com.br.