Inconsistências Contábeis

Esta página tem por finalidade auxiliar os usuários do módulo da Contabilidade a gerar, verificar e ajustar possíveis inconsistências nos lançamentos da Contabilidade no sistema Linx DMS (Apollo/Bravos).

Esse documento é destinado a todas as revendas do Linx DMS que utilizam o módulo da Contabilidade.

Emissão do Relatório de Inconsistências Contábeis:

Emissão do Relatório de Inconsistências Contábeis.

          Acessar o menu: Contabilidade > Lançamentos > Consistência.
- Informar o ano e mês nesta ordem conforme o exemplo abaixo onde a data era janeiro de 2019 e ficou 201901 e clicar em Imprimir.

Na tela de geração do relatório de inconsistências podemos também filtrar por um intervalo de contas ou de dias para que não aja muita demora caso a empresa tenha muito movimento, ou caso encontre muitos erros para ir acertando aos poucos.
Como é um relatório importante para a contabilidade, também podemos criar um agendamento utilizando o agenda de processos para que envie esta consulta diariamente para o contador ou responsável pelo processo caso ele esqueça de gerar.

O sistema pode apresentar duas telas, uma com mensagem mostrando que não possui inconsistências como a tela abaixo:

Ou mostrar um relatório com as inconsistências encontradas como neste exemplo:

No relatório apresentado estarão listados todos os lançamentos com alguma inconsistência na contabilidade, onde podemos verificar a legenda dos códigos das situações, para auxiliar na identificação e ajuste necessário. Conforme segue:

Inconsistência 1 - Divisão Contábil Incompleta.

Esta inconsistência ocorre quando no cadastro da conta em Contabilidade => Cadastro => conta, está marcada opção “Lança divisão contábil” mas não foi definido nenhum ‘nível de divisão Contabil’ e o lançamento foi gerado sem nenhuma divisão, conforme exemplos abaixo:

Para acertar entrar no cadastro da conta e desmarcar a opção Lança divisão contábil ou caso a conta tenha lançamento dividido informar qual o nível de divisão. Se não for informado divisão o lançamento deverá ser gerado com todas as divisões.

Após avaliar o cadastro da conta reintegrar os lançamentos envolvidos:

• Se o lançamento for referente uma nota fiscal, Reintegrar no menu Faturamento > Consultas / Relatórios > Operações Fiscais.

• Se o lançamento for referente ao Financeiro, Reintegrar no Menu Financeiro > Lançamentos > Reintegração Contábil Financeiro.

Inconsistência 2 - Lançamento não possui Contrapartida.

Essa inconsistência será listada quando o lançamento apresentado no relatório possuir somente um débito ou somente um crédito.

Para corrigir deverá efetuar a análise do lançamento na etapa “Contabilidade”, “Lançamentos”, “Digitação” e informando os dados do lançamento a ser analisado efetuar o mergulho no mesmo observando “Origem do Lançamento”, “Data”, “Documento”, “Histórico Complementar” que serão utilizados para localizar a origem do mesmo para a sua devida consulta e definição da parametrização.

No exemplo acima é possível perceber pela “Origem do lançamento” se tratar de um “Título” com “data” de 29/07/2022 cujo “Histórico Complementar“ Baixa Adiantamento 10 Cliente TESTE ERIKA TESTE Dt NFiscal: 29/07/2022” e refere-se a movimentação do cliente ”TESTE ERIKA TESTE” e nesse caso proceder da seguinte forma.

Pelo menu Financeiro > Lançamentos > Reintegração Contábil Financeiro aplicar como filtro “Tipo de Lançamento = Adiantamento”, “Operação” = Baixa”, “Título/Lançamento = 10” e “Data Contábil = 29/07/2022” e clicar no botão “Procurar”.

Será retornado em tela as informações sobre a origem do lançamento e suas movimentações.

Acesse o menu Financeiro > Lançamentos > Adiantamento,  e informe como exemplo os campos “Cliente”, “Documento”, “Valor do Título”, “Início e Fim de Emissão”, “Início e Final do Venc.” conforme segue:

Será retornado em tela as informações sobre a movimentação financeira devendo observar o campo “Origem (Conforme ref.cruzada)(702)”que servirá de base para a manutenção dos “Parâmetros Contábeis” a ser executada pelo “Conciliador”.

Acesse o módulo “Conciliador” e “Configurador Contábil” aplicando no filtro a seleção pela “Origem = 3003” e avaliando os critérios de acordo com a sua necessidade.

Maiores detalhes poderão ser obtidos através do “Manual de configuração Contábil”.

Inconsistência 3 - Divisão Contábil inconsistente no lançamento.

Esta situação ocorre quando na entrada de uma nota fiscal de compra de itens com ICMS retido, onde o valor do ICMS compõe o total da nota fiscal, no momento da entrada é informado para os itens que o ICMSST não compõe o total da nota fiscal, após a nota efetivada em Faturamento, Manutenção Capa, ICMS, Somas a opção : Soma Retido Total da Nota? Fica marcado "S".

E manutenção, Itens, Outros dados a opção: Soma Retido Total da Nota, fica marcado como "N" ai ocorre o erro 3-Divisão contábil inconsistente no lançamento.

Inconsistência 4 - Divisão Contábil inconsistente na Contrapartida.

Em construção!

Inconsistência 5 - Total de créditos diferente do total de Débitos.

Possível causa, houve alteração da condição de pagamento na manutenção da nota fiscal. 

O que fazer para ajustar:

1. Verificar na manutenção da nota fiscal, por meio do menu: “Faturamento > Notas Fiscais > Manutenção”.

Observação: Notas fiscais de peças e serviços geradas conjuntamente na O.S., o valor da condição de pagamento é o somatório das duas notas fiscais.

Consultar o valor da condição de pagamento na manutenção das notas fiscais, por meio do menu: “Faturamento > Notas Fiscais > Manutenção”:

O valor da condição de pagamento deve ser o somatório das duas notas fiscais:

Efetuar a reintegração contábil, depois verificar se o lançamento ficou OK:

Inconsistência 6 - Conta utiliza nível de divisão.

Possível causa, houve alteração do cadastro da conta contábil, ficando sem a divisão conforme abaixo:

O que fazer para ajustar:

1. Verificar o cadastro da conta contábil, por meio do menu: “Contabilidade > Cadastros > Conta”;
2. Verificar se está marcada a opção: “Lança Divisão Contábil” e qual o “Nível Divisão Contábil”;

Observação: Alterações no cadastro da conta contábil afetam todos os lançamentos, independente do período.

Ajustar o cadastro, e efetuar a reintegração contábil e verificar se fica ajustado e não ocorre mais a inconsistência:

Inconsistência 7 - Existem lançamentos que são contrapartida de um lançamento e ao mesmo tempo são partida de outro lançamento.

A situação ocorre por existir dentro de um lançamento contábil, outro lançamento que não condiz com o fato gerado. Conforme exemplo:

Diagnóstico: Via de regra não é uma situação causada por parametrização, normalmente alguma intercorrência sistêmica.

Neste caso para acertar, é necessário:

• Em Contabilidade > Lançamentos > Digitação, excluir todos os lançamentos envolvidos.

• Reintegrar todos os lançamentos envolvidos. Se o lançamento é referente uma nota fiscal, Reintegrar no menu Faturamento > Consultas / Relatórios > Operações Fiscais.

 Se o lançamento é referente ao Financeiro, Reintegrar no Menu Financeiro > Lançamentos > Reintegração Contábil Financeiro.