Manual do processo completo do atendimento de campo/atendimento externo
Produto | Linx DMS/Bravos |
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Menu | Oficina > Atendimento Oficina |
Data | |
Autor | |
Área | RC Automotivo |
Esta página é destinada a todos os clientes Linx DMS/Bravos/Linx DMS Toyota/Linx DMS HPE
Esta página tem por finalidade apresentar o processo completo do atendimento de campo/atendimento externo
Cadastro de transações
Para realizarmos o processo, primeiramente precisamos parametrizar as transações, tanto de saída, como de entrada.
Portanto, dentro do menu: Faturamento > Cadastros > Tipos de Transação, vamos parametrizar a transação de saída, que será utilizada na nota fiscal de remessa de peças, a transação precisa estar com o Tipo igual a Saída e o Subtipo Transação igual a Terceiros.
Já a transação de entrada, que será utilizada na devolução da nota fiscal de remessa, ou seja, as peças estarão retornando para o sistema, essa transação deverá estar com o Tipo igual a Entrada e o Subtipo Transação igual a Devolução.
Referências cruzadas
Após a parametrização das transações, faça a criação das referencias cruzadas, tanto para nota de saída de remessa, tanto para nota de entrada de devolução da nota de remessa. Para fazer esse cadastro acesse o menu: Faturamento > Cadastros > Referência Código Fiscal Operação.
Além da referencia cruzada do código fiscal, precisamos também fazer a referencia cruzada de pagamento, que é feito através do menu: Faturamento > Cadastros > Referência Cruzada Pagamento. Caso tenha alguma dúvida ou precise do processo completo, segue Share sobre o processo: Condição de pagamento não aparece para seleção em um atendimento. Geralmente a condição de pagamento é simples remessa(livre de débito) tanto saída quanto entrada.
Esse processo não precisa ser necessariamente após a parametrização das transações, mas precisa existir o cadastro da referência cruzada de pagamento e do código fiscal antes de fazer o processo de emissão da notas fiscais, se não o sistema irá acusar mensagens informando a falta desse processo ou não apresentará nenhuma condição de pagamento e não conseguirá seguir com o processo.
Parametrização do atendimento de campo/atendimento externo
Para realizar o processo de atendimento de campo/atendimento externo, será necessário ter uma Transação Padrão para as notas de remessa. Acesse o menu: Oficina > Parâmetros > Módulo>Aba Atendimento, preencha o campo Atendimento de Campo, Tipo de Transação p/Remessa de Peças com a transação de saída configurada no passo anterior.
Abertura da ordem de serviço
Após realizar todas as parametrizações acima, abra um atendimento pelo menu: Oficina > Atendimento Oficina.
Com a tela do atendimento em aberto, para realizarmos o processo de atendimento de campo/atendimento externo, dentro da aba Informações Gerais precisa ser ativado a opção Externo.
Opção Externo sempre preenchida
Caso o processo sempre seja feita por um usuário específico, ou caso queira que sempre o campo venha preenchido, acesse o menu: Configuração > Cadastros > Menus / Usuários > Usuários e Permissões, selecione o usuário desejado, na aba Usuário, sub aba Configuração, sub aba Oficina, ative a opção Marcar automaticamente a opção <Externo> ao abrir um atendimento na oficina.
Após marcação da opção Externo, continuar com a abertura da ordem de serviço normalmente.
Inclusão de itens na ordem de serviço
Após a abertura da ordem de serviço conforme passos anteriores, precisa ser incluso algumas peças, para que seja realizado o serviço externo. O passo a passo para incluir as peças, segue o mesmo padrão de qualquer outra ordem de serviço, porém a situação da peça fica diferente do habitual, quando a peça é incluída na O.S a quantidade informada fica como Orçada na consulta do item, em seguida da inclusão das peças quando for requisitar, normalmente o situação da peça fica R. Já no processo de atendimento de campo/atendimento externo, a situação da peça fica como T e dentro da consulta do item a quantidade de Orçada vai para o campo Terceiro. Segue abaixo passo a passo para inclusão de peças.
Na tela da Manutenção da OS, clicar no botão +Peças/Serviços (671) e inserir o item na Ordem de Serviço.
Conforme descrito anteriormente, após a requisição das peças, a situação da peça fica como T(Terceiros).
Com esse processo feito, antes de emitir a nota fiscal de remessa, na tela de consulta de itens menu: Peças > Consultas > Itens do Estoque.
A peça já requisitada com romaneio emitido fica com a quantidade dentro do campo Terceiros.
Dentro da aba Detalhes, sub aba Terceiros, apresenta algumas informações, como exemplo, o número da ordem de serviço, quantidade e o cliente da ordem de serviço.
Após emitir a nota fiscal de remessa, os campos que estão faltando na tela acima, serão preenchidos.
Nota fiscal de Remessa para Atendimento de Campo
Para fazermos a nota fiscal de remessa, acesse o seguinte menu: Oficina > Atendimento de Campo > Nota Fiscal de Remessa de Peças.
Irá abrir uma tela, onde é preciso informar no campo Nro. Romaneio, na qual deve ser preenchido com o número do romaneio conforme gerado ao requisitar as peças, feito isso, clique no botão Enter no teclado, após esse processo clique na tecla Tab do seu teclado, assim o campo Cliente P/Emissão da N.F. será preenchido automaticamente com o código e nome do cliente da ordem de serviço.
Após clicar em OK, abrirá a tela da condição de pagamento que será utilizada.
No exemplo, informei a transação L18 e condição de pagamento 902 - LIVRE DE DÉBITO.
Após informar a condição de pagamento, os itens foram enviados ao Frente de Caixa.
Dentro do Frente de Caixa, agora basta só emitir a nota fiscal, feito isso a peça continuará como Terceiros, e dentro da aba Terceiros na consulta de itens, irá trazer as informações da nota fiscal de remessa.
Nota de devolução do atendimento de campo
Feito o processo de saída da nota fiscal de remessa de peças, após o mecânico terminar o serviço e ter retornado para a revenda, precisamos fazer a entrada dessas peças e requisitá-las na ordem de serviço para posteriormente ser faturado.
Para fazer o retorno dessas peças, precisa ser feito a entrada delas, então acesse o menu: Peças > Transações > Entradas > Notas de Entrada.
Clique no botão Incluir registro-F3(símbolo de +, ou clique na tecla atalho do seu teclado F3), irá abrir uma mensagem perguntando se deseja emitir(imprimir) a nota fiscal, nesse caso vamos selecionar a opção Yes.
Logo em seguida selecione a transação de entrada com o subtipo devolução que fizemos a parametrização no início desse manual, feito a seleção da transação, clique no botão Importar.
Será aberto uma nova tela, para ser informado a nota fiscal que deseja importar, nesse processo vamos informar os dados da nota fiscal de remessa que fizemos a saída anteriormente. Após completar todos os campos com as informações, clique no botão Ok.
O sistema irá identificar essa nota, e trazer em tela os itens da nota fiscal de remessa, selecione os itens, considerando todos os itens, os aplicados no veículo e também os que não foram utilizados no serviço.
Feito isso, continue o processo normal de entrada de peças, informando os dados solicitados em tela conforme necessidade. Totalize a nota, informe uma condição de pagamento e consolide a mesma, assim a nota irá para o frente de caixa para emissão.
Com a entrada feita, os itens irão sair do campo Terceiros e irão para o campo Alocada, na aba Movimentação(15) mostra as transações feitas, a nota fiscal de saída de remessa e o retorno da mesma. Na aba Alocações(16) é informado a ordem de serviço que a peça está alocada, e na aba Terceiros as informações que estavam contidas anteriormente não irão mais aparecer.
Finalizando a ordem de serviço
Com a nota fiscal de entrada finalizada, as peças voltam para a ordem de serviço, dentro da aba Peças a situação das peças ficam como R(requisitada), além disso os campos Requisição, NF Remessa, Data Remessa, NF Devolução e Data Devolução são preenchidos.
Caso alguma peça não tenha sido utilizada no atendimento de campo/atendimento externo, ou por algum outro motivo precise ser devolvida ao estoque, com os itens requisitados dentro da O.S, temos a opção de fazer a devolução simplesmente clicando com o botão direito do mouse em cima da peça requerida e selecionar a opção Devolver Peça(444), após isso seguir o processo normal de devolução de peças dentro da O.S.
Com a O.S finalizada, constando todas as informações corretamente, agora basta fazer o encerramento e o faturamento, esse processo segue o mesmo padrão de qualquer outra O.S, clicar no botão Encerrar O.S selecionar uma forma de pagamento, enviar ao frente de caixa e emitir a nota fiscal.
Após a emissão da nota fiscal, dentro das movimentações dos itens faturados, ficará a informação da emissão da ordem de serviço.
Cancelamento da nota fiscal de remessa
Caso por algum motivo precise cancelar a nota fiscal de remessa, dentro da O.S temos a informação da nota fiscal contida dentro do registro da peça.
Acesse o menu: Faturamento > Consultas / Relatórios > Operações Fiscais, busque pela nota fiscal em questão, clique no botão Inutilizar Número(59), ao aparecer a mensagem se confirma a inutilização, clique no botão Yes.
Dentro da ordem de serviço em questão, as informações da nota fiscal de remessa e a data da remessa, irão ficar em branco. Além disso, a peça continua com a situação T(Terceiros) mesmo com a nota cancelada. Portanto para conseguirmos dar andamento no processo, precisamos clicar com o botão direito na peça e selecionar a opção Transfere de Terceiros para Alocado.
Feito o processo, a peça ficará com a situação R(Requisitada), portanto, agora vamos fazer o processo da emissão do romaneio de devolução, para retornar essa peça ao estoque.
Assim a peça ficará devolvida dentro da ordem de serviço, e para fazer uma nova nota de remessa, precisará ser incluída novamente, iniciando o processo a partir da parte de inclusão de itens na ordem de serviço.
