Associação Automática na Entrada XML (NF-e)

A Associação Automática de produtos é uma funcionalidade que facilita o vínculo automático de novos produtos ao importar uma nota fiscal no formato XML. Esta funcionalidade tem como objetivo oferecer a você uma forma simples de identificar quais produtos da nota fiscal já possuem cadastro no sistema e realizar o vinculo entre o produto que se encontra na nota à um produto já cadastrado. 

Quando um produto da nota fiscal já está registrado no sistema, ele é automaticamente associado ao cadastro existente. Esses produtos vinculados são conhecidos como "produtos associados". A Associação Automática garante que o processo de registro e atualização de produtos seja mais eficiente e menos propenso a erros, permitindo uma gestão mais ágil e precisa do seu estoque. 

Produtos sem vínculo são aqueles que aparecem na nota fiscal, mas que podem não possuir cadastro no sistema ou não possuir vínculo entre o XML e o Microvix. Por exemplo, o produto já possui cadastro com outro fornecedor no Microvix ERP, porém, foi realizada a compra de um mesmo produto com um fornecedor diferente, ao qual a nota fiscal foi gerada, sendo necessário realizar a associação desse produto com esse outro fornecedor. Então, eles são identificados como novos produtos que precisam ser registrados no Microvix e que ainda não têm uma correspondência com um cadastro existente no sistema.

Produtos com vínculo, por outro lado, são produtos que já estão cadastrados no Microvix e possuem uma correspondência direta com o que foi importado na nota fiscal. Esses produtos já têm um cadastro existente no sistema já que estão associados com produtos já cadastrados no Microvix.

Relação com a Associação Automática: A Associação Automática é a funcionalidade que facilita o vínculo entre produtos da nota fiscal e os produtos já cadastrados no sistema. Quando você importa uma nota fiscal, o sistema verifica quais produtos da nota já têm cadastro no Microvix e realiza a associação automática com esses produtos cadastrados. Os produtos identificados e vinculados automaticamente são considerados produtos associados (com vínculo). Produtos que não possuem um cadastro prévio no sistema são classificados como produtos sem vínculo e precisam ser cadastrados/associados.

Para realizar a associação automática, a partir da nova Entrada XML, você deverá acessar a funcionalidade de Entrada XML (NF-e), que se encontra no menu Suprimentos → Estoque → Entrada XML (NF-e). Após acessar essa tela, você deverá selecionar uma nota fiscal eletrônica exibida na tela inicial e em seguida selecionar a opção Finalizar. 

Em seguida, será verificado se os produtos que se encontram na nota já se encontram cadastrados no sistema, ou seja, se já possuem vínculo. Então, ao selecionar a opção Finalizar, será realizada a comparação dos códigos, códigos de barras, código auxiliar e descrições para verificar se os produtos já estão registrados. Caso seja encontrada uma correspondência, ótimo, os produtos encontrados não precisarão ser cadastrados e apenas será exibida a tela de cadastro e associação de produtos, se existirem produtos que ainda não possuem associação (vínculo) no Microvix.

Lembrando que para ser exibida a nova tela de cadastro e associação de produtos, como acima, você deverá habilitar o parâmetro Ativar nova tela de cadastro de produto nas configurações da Entrada XML.

Pronto! Agora você precisa realizar o cadastro ou a associação dos produtos que ainda não se encontram no Microvix. Uma das possibilidades seria realizar a associação desses produtos com algum produto que já esteja cadastrado no sistema. Para isso, você pode realizar a associação automática ao selecionar a opção chamada Associação Automática.

Será então exibida a tela onde você precisará selecionar as opções nos campos De: Identificador XML e Para: Identificador Microvix. Isso é necessário para que o sistema consiga encontrar qual produto já cadastrado (Identificador Microvix) corresponde ao produto da nota fiscal Identificador (XML).

No campo De: Identificador XML serão exibidas 2 opções para seleção:

• Código do Produto (tag 'cProd')
• Código de Barras (tag 'cEAN')

Já no campo Para: Identificador Microvix serão exibidas 4 opções para seleção:

• Código do Produto
• Código de Barras
• Código Auxiliar
• Referência

Após selecionar as opções desejadas, basta que você selecione a opção Associar automaticamente que o sistema irá realizar uma validação a fim de encontrar essas informações.

Então, por exemplo, se no campo De: Identificador XML você escolher a opção Código do Produto (tag 'cProd') e no campo Para: Identificador Microvix você escolher a opção Referência, o sistema irá procurar se já existe algum produto cadastrado no Microvix que possua na sua referência o mesmo valor que se encontra na tag “cProd” do xml. Caso exista, será realizada a associação automaticamente. Lembrando que produtos desativados, não serão considerados nessa associação.

Se no campo Para: Identificador Microvix você selecionar as opções Código Auxiliar ou Referência para realizar a associação automática, o sistema validará somente produtos que possuam o mesmo código encontrado no XML (cProd ou cEAN) e que possuam vínculo com o fornecedor relacionado à nota fiscal gerada.

Sim! É possível definir os campos que sempre serão selecionados para realizar essa verificação, na associação automática. Para isso, basta que você habilite o parâmetro "Definir um padrão para sugestão de associação de produtos" na tela de configurações da rotina de Entrada XML (menu Suprimentos → Estoque → Entrada XML (NF-e) → opção Configurações, representada pelo ícone ).

Uma vez que você marque esse parâmetro e selecione as opções que serão exibidas nos campos "De" e "Para", automaticamente quando você estiver na tela de associação automática, essas opções ficarão selecionadas como uma sugestão. E caso deseje, você poderá selecionar outras opções nos campos "De: Identificador XML" e "Para: Identificador Microvix" na tela de associação automática. 

Mas se mesmo assim, você não quiser ficar alterando as opções nos campos "De: Identificador XML"  e "Para: Identificador Microvix" na tela de associação automática, você pode habilitar outro parâmetro chamado "Bloquear a alteração de sugestão de produtos 'De/Para'", que também se encontra na tela de configurações da rotina de Entrada XML (menu Suprimentos → Estoque → Entrada XML (NF-e) → opção Configurações, representada pelo ícone ).

Sim! É possível realizar a associação de um mesmo produto com fornecedores diferentes. Para isso, basta que você habilite o parâmetro "Associar um Produto com Fornecedores Diferentes" na tela de configurações da rotina de Entrada XML (menu Suprimentos → Estoque → Entrada XML (NF-e) → opção Configurações representada pelo ícone ).

Ao habilitar esse parâmetro, mesmo que você selecione a opção "Referência" ou "Código Auxiliar" no campo "Para: Identificador Microvix", na tela de associação automática, serão identificados os produtos já cadastrados no ERP que possuam o mesmo código encontrado no XML mesmo que o fornecedor principal do produto seja diferente do fornecedor que se encontra na nota, sendo possível então, realizar essa associação. Então, mesmo se o produto estiver cadastrado com um fornecedor diferente do da nota, essa associação será permitida pois é o mesmo produto, com o mesmo código de barras/código do produto e não deverá existir essa diferenciação.

Sendo assim, a associação realizada com o mesmo produto de fornecedores diferentes, serão alteradas no relacionamento Produto x Fornecedor. Se já existir uma associação com o mesmo produto, com o mesmo fornecedor, porém, com outro código auxiliar, será criado um relacionamento Produto x Fornecedor com o código auxiliar que consta na nota e o fator de conversão deverá ser o mesmo já cadastrado no relacionamento.

No Microvix, é possível realizar o cadastro de um mesmo produto com diferentes fornecedores. Isso permite uma gestão mais flexível e eficiente das suas compras e estoque. Aqui está o que pode estar acontecendo:

1. Cadastro Inicial do Produto: Quando você compra um produto de um fornecedor e esse produto não está previamente cadastrado no sistema, o produto será registrado automaticamente com esse fornecedor na nota fiscal (XML) correspondente.

2. Compra de Novo Fornecedor: Se você comprar o mesmo produto de um fornecedor diferente em um momento posterior, o sistema identificará que o produto já está cadastrado, mas não automaticamente vinculado ao novo fornecedor.

3. Necessidade de Associação: Para que o sistema reconheça o produto como pertencente também ao novo fornecedor, é necessário realizar uma associação adicional. Isso garante que todos os fornecedores do produto sejam registrados corretamente e que você tenha uma visão completa das suas relações comerciais. A partir dessa associação, será realizada uma atualização no relacionamento Produto x Fornecedor.

Resumo: O produto está aparecendo como não cadastrado porque, embora já esteja registrado com um fornecedor, a associação com o novo fornecedor ainda não foi realizada. Para resolver isso, basta que você realize a associação do produto com esse outro fornecedor.

Atualmente, na nova tela reformulada para a associação automática, não é possível visualizar diretamente os produtos que foram associados. A funcionalidade de associação automática realiza o processo de vinculação dos produtos de forma automática, sem fornecer uma visualização detalhada dos produtos relacionados.

Se você precisar revisar ou confirmar os produtos que foram associados, desmarque o parâmetro Ativar nova tela de cadastro de produto nas configurações da Entrada XML, para visualizar a tela de cadastro e associação de produtos com o antigo layout.

Se você realizou a associação de um produto novo por engano, durante o cadastro e a associação de produtos a partir da Entrada XML, pode facilmente desfazer a associação nessa tela. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Localize o produto: Na aba de Produtos Cadastrados/Associados, encontre o produto que deseja desassociar.
2. Desassociar: Clique no ícone de Desassociar Produto () localizado ao lado do produto. Essa opção apenas estará disponível para produtos novos que foram associados durante essa importação.

Porém, se o produto já estava cadastrado no sistema antes de você realizar a entrada de compra dos produtos que se encontram nessa nota fiscal, o botão de desassociação não será exibido. Nesse caso, para desassociar o produto, você deverá utilizar a funcionalidade de Produtos Vinculados. Para acessá-la:

1. No Microvix ERP, acesse o menu Suprimentos → Estoque → Opções dos Produtos e clique na opção Produtos Vinculados (Entrada NF-e).
2. Na tela de Produtos Vinculados, realize a pesquisa pelo fornecedor da nota e localize os produtos que foram associados incorretamente. Em seguida, selecione os produtos que deseja desassociar e clique na opção Desvincular.
3. Após realizar a desassociação dos produtos desejados, você precisará realizar o cancelamento da nota de entrada. Para isso, deverá acessar a funcionalidade Cancelar Nota de Entrada (menu Suprimentos → Estoque → Entrada de Compras → Cancelar Nota de Entrada).
4. Após realizar o cancelamento da nota, você poderá prosseguir novamente para a funcionalidade de Entrada XML (NF-e) (menu Suprimentos → Estoque → Entrada XML (NF-e)), realizar a entrada da nota de compra novamente e finalmente realizar a associação do produto corretamente.