INTRODUCCIÓN

El módulo de Apertura y Cierre de Tienda en Bridge Manager permite gestionar de forma eficiente los períodos y turnos de las operaciones diarias en una tienda, asegurando que cada etapa de la jornada laboral esté debidamente registrada y conciliada. Esta funcionalidad es esencial para mantener el control de las actividades comerciales y el flujo de caja, y se alinea con los procesos operativos de control y cierre de transacciones, facilitando la supervisión de las operaciones en tiempo real.

El proceso de apertura y cierre está dividido en dos niveles: período de tienda y turno de caja.

• Período de Tienda: Representa el ciclo completo de actividades de la tienda, desde el inicio del día hasta su finalización. Este proceso incluye la apertura y cierre de todas las terminales y puntos de venta dentro de la tienda, garantizando que todo el inventario y las transacciones estén sincronizados y contabilizados.
• Turno de Caja: Corresponde a los turnos individuales de cada caja o terminal de punto de venta (POS). Cada operador inicia y cierra su turno de forma independiente, permitiendo un control preciso sobre las operaciones individuales de cada caja, así como una mejor gestión del flujo de dinero.

El módulo también está diseñado para realizar diversas validaciones automáticas antes de permitir el cierre de un período o turno. Estas validaciones aseguran que todas las transacciones estén debidamente conciliadas y que no existan inconsistencias en el sistema, como ventas sin registrar, transacciones en proceso o discrepancias en el flujo de efectivo. En caso de que alguna validación falle, el sistema requerirá la intervención de un supervisor autorizado para forzar el cierre, preservando la integridad de la información.

El proceso de apertura y cierre de tienda no solo organiza la operación diaria, sino que también garantiza que el inventario y las transacciones estén actualizados, minimizando errores y reduciendo la posibilidad de pérdidas financieras. Esta estructura de períodos y turnos permite una trazabilidad detallada, ya que se registran todos los eventos relevantes durante el día, facilitando auditorías y análisis posteriores.

APERTURA / CIERRE DE TIENDA

La pantalla principal del módulo Apertura / Cierre de Tienda en Bridge Manager Tienda (BMT) permite gestionar de manera integral el estado operativo de la tienda a través de la administración de períodos y subperíodos (turnos). Esta funcionalidad es esencial para habilitar las operaciones de ventas, ya que cuando la tienda se encuentra en estado "Cerrada", las terminales no pueden realizar transacciones, garantizando así un control operativo riguroso.

Conceptos Fundamentales

• Período: Generalmente corresponde a un día de negocio completo. Es el marco temporal que agrupa todas las transacciones realizadas durante una jornada.
• Subperíodo: Representa un turno dentro del día de negocio, permitiendo segmentar las operaciones diarias y facilitando la gestión por franja horaria.

La pantalla principal presenta diversas acciones para la gestión de la tienda, adaptadas al estado actual de la operación:

• Abrir Período/Turno: Esta opción permite iniciar un nuevo período de ventas o un nuevo turno, habilitando la operación de las terminales y la ejecución de transacciones en la tienda.
• Cerrar Período/Turno: Realiza las validaciones correspondientes y procede a cerrar el período o subperíodo en curso, inhabilitando las operaciones de las terminales hasta la siguiente apertura. Esta acción asegura la correcta finalización de las actividades y prepara el sistema para un nuevo período o turno.

Validaciones al Cerrar un Período o Turno

El proceso de cierre de un período o turno incluye una serie de validaciones automáticas que garantizan la integridad de las operaciones:

• Verificación de Terminales: Comprueba que todas las terminales estén cerradas y que no haya operadores conectados.
• Revisión de Transacciones Suspendidas: Identifica y señala transacciones que hayan quedado en estado suspendido para que puedan ser gestionadas antes de proceder con el cierre.
• Conciliación de Lotes: Valida que las transacciones procesadas por Bridge API concuerden con las generadas por las terminales. Esto asegura que no existan discrepancias que puedan afectar el control de las operaciones.

En caso de detectar inconsistencias o fallos en alguna de las validaciones, el sistema notificará al usuario, quien deberá resolver los inconvenientes antes de continuar con el proceso de cierre.

Proceso de Gestión

Desde la pantalla principal, y de acuerdo con el estado de la tienda, el usuario puede realizar las siguientes acciones:

• Abrir un nuevo período o subperíodo: Permite iniciar el proceso de ventas y registrar transacciones.
• Cerrar un período o subperíodo: Garantiza que todas las operaciones sean registradas correctamente y que la tienda esté lista para comenzar un nuevo ciclo operativo.

Comportamiento del Sistema

Dependiendo del estado actual de la tienda y de las configuraciones establecidas en Configuración del sistema → Tienda → Apertura y cierre de tienda, la pantalla principal mostrará opciones específicas. Por ejemplo:

• Apertura Automática de Turnos: Si el parámetro "Realizar apertura automática cada vez que se realiza un cierre de tienda" está configurado en "No", tras el cierre de un turno, la pantalla principal mostrará el botón Abrir Turno para permitir al usuario iniciar un nuevo subperíodo de forma manual.
• Operatividad de las Terminales: Con un turno cerrado, las terminales quedan deshabilitadas y no podrán realizar operaciones hasta que se inicie un nuevo período o turno.

TIENDA CON ESTADO ABIERTA: Cierre de período.

Cuando la tienda se encuentra en estado ABIERTA, es posible ejecutar las siguientes acciones:

• Cerrar período
• Cerrar turno

Al seleccionar la acción Cerrar período o Cerrar turno, el sistema Bridge Manager realiza automáticamente una serie de validaciones para asegurar que el cierre se ejecute correctamente y cumpla con los parámetros definidos en la configuración de la tienda.

Una vez presionado el botón de la acción "Cerrar período" o "Cerrar turno", se realizarán las siguientes validaciones al realizar cierres.

Validaciones al Realizar Cierres

El proceso de cierre de un período o turno incluye diversas validaciones para garantizar la integridad de las operaciones y la continuidad adecuada de los procesos. A continuación, se describen estas validaciones junto con sus parámetros asociados:

• Verificar si todas las terminales están cerradas y los operadores desconectados: El sistema revisa que todas las terminales estén en estado de cierre y que no existan operadores activos. Esta validación garantiza que no haya actividad en curso que pueda comprometer el proceso de cierre.
• Verificar si existen transacciones suspendidas: Se realiza una revisión de las transacciones que hayan quedado en estado suspendido. Esto permite identificar y gestionar cualquier operación que no se haya completado, asegurando un cierre limpio y sin inconsistencias.
• Verificar si se ha superado la cantidad máxima de períodos no conciliados: El sistema evalúa si se ha alcanzado el límite de períodos que pueden quedar sin conciliar, en base a la configuración definida en la tienda.

En caso de que alguna de estas validaciones falle y detenga el cierre, es posible continuar con el proceso mediante la autorización de un supervisor que posea los permisos suficientes. Si el usuario que está conectado a la consola de administración cuenta con dichos permisos, podrá proceder sin necesidad de una autorización externa.

Proceso de Autorización y Continuidad

Si una validación no se cumple, el sistema solicitará la intervención del usuario mediante el ingreso de sus credenciales:

• Ingreso de usuario y clave: Se requiere que el usuario ingrese sus credenciales y presione el botón "Autorizar cierre" para continuar con el proceso.
• Validación de credenciales: En caso de que las credenciales sean incorrectas, el sistema notificará el error en el margen superior derecho de la pantalla.
• Continuidad del proceso: Si las credenciales son correctas, el proceso de cierre avanzará a la siguiente validación.

• • En caso de ingreso de un usuario o clave inválida, se informará en el margen superior derecho

Continuará con la próxima validación del cierre:

• Validar terminales que no reconocen el cierre 

• Si no se cumple la validación, se solicita el ingreso de usuario y clave para autorizarlo. 

• Conciliación de transacciones procesadas por Bridge API y terminales: Se comprueba que las transacciones procesadas por Bridge API coincidan con las registradas por las terminales. Si se detectan discrepancias, se detallará la cantidad de operaciones involucradas, y se permitirá que un supervisor con los permisos adecuados autorice la continuidad del proceso de cierre.

• De ocurrir diferencias se informarán con el detalle de la cantidad de operaciones. Esto pudiera ser autorizado por un supervisor para continuar con el resto de los pasos del cierre de período.
  
  

Finalización del Proceso de Cierre

Una vez que todas las validaciones han sido aprobadas y las autorizaciones pertinentes han sido concedidas, el sistema continúa con el cierre del período o turno. El botón "Autorizar cierre" quedará bloqueado mientras se ejecuta el proceso, hasta que se informe el resultado final del cierre.

Al concluir el cierre, la pantalla principal actualizará la información y mostrará el nuevo período actual y el subperíodo actual, según corresponda al tipo de cierre realizado.

TIENDA CON ESTADO CERRADA: Abrir turno.

Cuando una tienda se encuentra en estado CERRADA con un turno también cerrado, es posible realizar la apertura de un nuevo período o turno. Esta funcionalidad es esencial para reanudar las operaciones de venta y demás actividades en las terminales.

CONFIGURACIÓN REALIZAR APERTURA AUTOMÁTICA CADA VEZ QUE SE REALIZA UN CIERRE DE TIENDA = NO

La posibilidad de abrir un nuevo turno después de un cierre depende del parámetro de configuración “Realizar apertura automática cada vez que se realiza un cierre de tienda”. Si este parámetro está configurado en NO, al finalizar el cierre de un turno, el estado de la tienda permanecerá en CERRADA y se habilitará el botón "Abrir turno" en la pantalla principal para iniciar manualmente la próxima apertura.

Procedimiento para Abrir un Turno

• Visualización del estado actual: Cuando el estado de la tienda es CERRADA tras el cierre de un turno, la pantalla principal mostrará la opción para realizar una apertura.

• Acción de apertura: El usuario debe presionar el botón "Abrir turno" para comenzar el proceso de apertura. Esta acción es necesaria para permitir que las terminales vuelvan a operar y que se reanuden las transacciones de ventas.
• Notificación de proceso en curso: Una vez presionado el botón, el sistema informará que el proceso de apertura está en curso. Esta notificación aparece en la pantalla para indicar al usuario que el procedimiento se está llevando a cabo.

• Resultado de la apertura: Cuando el proceso de apertura se completa con éxito, la tienda cambia su estado a ABIERTA, lo que habilita las opciones para cerrar un período o un turno en el futuro.

Consideraciones Adicionales

• Flujo de trabajo: La apertura de un turno es un paso necesario después de cerrar un turno previo para reanudar las operaciones de la tienda.
• Operatividad de las terminales: Las terminales permanecen inactivas e inhabilitadas para procesar transacciones mientras la tienda esté en estado CERRADA. La acción de apertura es la que reactivará la operatividad de las terminales y las funciones de venta.
• Visualización en pantalla: La interfaz de Bridge Manager mostrará la notificación de que la apertura está en curso y, una vez concluida, actualizará el estado de la tienda en la cabecera, indicando que se encuentra en ABIERTA.

TIENDA CON ESTADO CERRADA: Abrir tienda.

Cuando la tienda se encuentra en estado CERRADA con un período cerrado, es posible realizar la apertura de un nuevo período. Esta acción es esencial para que la tienda vuelva a estar operativa y las terminales puedan procesar transacciones de venta y otras operaciones.

CONFIGURACIÓN REALIZAR APERTURA AUTOMÁTICA CADA VEZ QUE SE REALIZA UN CIERRE DE TIENDA = NO

El comportamiento del sistema al finalizar un cierre de período depende de la configuración del parámetro “Realizar apertura automática cada vez que se realiza un cierre de tienda”. Si este parámetro se encuentra configurado en NO, al finalizar el cierre de período, la tienda mantendrá su estado en CERRADA y la pantalla principal mostrará el botón "Abrir período" como la próxima acción disponible.

Procedimiento para Abrir un Período

• Estado de la tienda: Cuando la tienda está en estado CERRADA después de un cierre de período, se habilita la opción de apertura.
• Acción de apertura: El usuario debe presionar el botón "Abrir período" para iniciar el proceso de apertura, lo que permitirá que las terminales y la operación de la tienda se reactiven.

Consideraciones Adicionales

El proceso de apertura de la tienda después de un cierre es un paso crítico para la operatividad y continuidad de las actividades diarias. La gestión de aperturas y cierres asegura un control riguroso sobre las transacciones y el flujo de operaciones, minimizando posibles errores y manteniendo un registro adecuado.

CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS DE APERTURA Y CIERRE DE TIENDA

Parámetros que permiten configurar las características del cierres

VALIDACIONES 

ANEXO 

EJEMPLOS CUANDO LAS VALIDACIONES NO REQUIEREN DE AUTORIZACIÓN

Bridge Manager al validar uno de los pasos, detecta que no requiere autorización por cumplir el paso. En ese caso, se habilita el botón "Continuar cierre de turno" o "Continuar cierre de período".

EJEMPLO DE TERMINALES QUE NO RECONOCEN EL CIERRE EN CIERRE DE TURNO

EJEMPLO DE TERMINALES QUE NO RECONOCEN EL CIERRE EN CIERRE DE PERÍODO

EJEMPLO DE VALIDACIÓN DE CONCILIACIÓN DE TRANSACCIONES EN CIERRE DE TURNO 

EJEMPLO DE VALIDACIÓN DE CONCILIACIÓN DE TRANSACCIONES EN CIERRE DE PERÍODO