Auditoria e Conciliação Financeira

Visualização dos Caixas

Os caixas poderão ser buscados e visualizados das seguintes formas: por usuário, agrupar por dia e agrupar e totalizar por filial.

Por usuário

Ao selecionar a opção por usuário, o gerente poderá inserir solicitação de ajuste do caixa; solicitar estorno de um vale e correções referentes à sobras e faltas. Quando selecionada, será habilitado o campo Usuário do Caixa que serão listados todos os usuários que abriram caixas na data em questão. Quando desejar visualizar o caixa de ‘Todos os Usuários’, o campo ao lado “Número/Data do Caixa”, ficará preenchido com a opção: Geral. Mas se selecionado um usuário específico, ao lado serão listados todos os caixas que foram abertos pelo mesmo, sendo possível visualizá-los juntos ou individualmente.

Após realizar os filtros desejados e pressionar Enter, as movimentações encontradas serão apresentadas em tela com as seguintes informações: Data de abertura; Nome do usuário e o Número do caixa; o Tipo de movimento (Dinheiro ou Cheque); o Valor total de Recebimentos; as Sobras e Faltas de caixa; Valor Movimentado; Correções de Sobra e Falta; e, por último, o Valor Final Movimentado.  Para esta opção, estarão disponíveis os atalhos:

• "F9-Justificativas", para cadastrar as justificativas que serão utilizadas no momento das correções de sobras e faltas. Será possível cadastrar justificativas para serem aplicadas em correções do dia, ou justificativas específicas por usuário. Após serem cadastradas, as mesmas poderão ser inativadas e reativadas, bastando selecioná-las com duplo clique e alterar sua situação para Ativo/Inativo. A justificativa também poderá ser inativada através do botão “Excluir” ou reativada pelo atalho “F5”;
• "F10-Solicitar Correções" que abrirá uma tela onde as correções de sobras e faltas poderão ser registradas. Nesta tela, será apresentado o valor que sobrou ou faltou no caixa seleciona-do na tela principal e terão os campos para que seja inserido o valor para correção da sobra ou falta. Logo abaixo, serão listadas todas as justificativas cadastradas através do atalho “F9”. Se a justificativa para a correção não for nenhuma das cadastradas, o usuário poderá informá-la no campo “Justificativas para Correções”. Após informar ou selecionar a justificativa será obrigatório inserir uma observação, referente a mesma, no quadro “Complemento”. O último quadro “Retorno de Auditoria Referente às Correções”, será utilizado para que o gerente/superior registre seu posicionamento/conclusão quanto ao caixa que está sendo auditado.

Para as movimentações dos caixas abertos após a loja estar atualizada, além de poder inserir solicitação de ajuste do caixa, o gerente também poderá estornar vales que foram gerados a partir de faltas que ocorreram.
Do lado direito da tela aparecerão a data de emissão e de vencimento do vale. Logo abaixo estará o campo “Solicitar estorno”, quando este campo for marcado o vale, que anteriormente tinha sido gerado para o funcioná-rio, será estornado quando o caixa for sinalizado como auditado, através do botão “Auditar”.

• Por exemplo: Houve uma falta de R$100,00 e no fechamento do caixa, foi gerado um vale neste valor para o funcionário. Porém, durante a auditoria foi solicitado correção deste valor, pois o mesmo foi encontrado posteriormente. Quando este campo for marcado, ao retornar à tela principal e pressionar o botão “Auditar”, o vale será automaticamente estornado da conta do funcionário. Ressaltamos que a marcação deste parâmetro apenas estornará os vales/títulos gerados para o funcionário no fechamento do caixa. Não lançará novos vales, no caso de solicitar a correção parcial do valor faltante.

• Por exemplo: Houve uma falta de R$100,00 e no fechamento do caixa, foi gerado um vale neste valor para o funcionário. No entanto, durante a auditoria foi solicitado correção de R$60,00 que foi encontrado. Ou seja, a falta passou a ser apenas R$40,00. Ao marcar este parâmetro, retornar à tela principal e pressionar o botão “Auditar”, o vale de R$100,00 será automaticamente es-tornado, porém não gerará um novo vale no valor de R$40,00. Este, deverá ser lançado MANUALMENTE, no movimento de Contas a Receber, para o usuário.

Após gravar a solicitação de correção, pressionando em “Ok”, na tela principal, as informações serão atualizadas de acordo com as correções realizadas.

Agrupar por dia

A opção agrupar por dia proporcionará uma visão sintética de valores e divergências, possibilitando buscar pelos caixas de uma data em específico ou por todos os caixas abertos em determinado mês. Quando selecionada, os campos “Usuário do Caixa” e “Número/Data do Caixa” serão automaticamente preenchidos respectivamente como: “Geral – Caixas agrupados” e “Geral”.

Ao buscar os caixas por esta opção de visualização, serão apresentadas as seguintes informações do caixa: Filial a qual pertence; Data de abertura; Usuário e Caixa (por se tratar de uma busca agrupada, sempre aparecerá como “Vários”); o Tipo de movimento (Dinheiro ou Cheque); o Valor total de Recebimentos; as Sobras e Faltas de caixa; Valor Movimentado; as correções de Sobras e Faltas; o valor de Fundo fixo da filial; Valor Final Movimentado; Transporte de Valores; Depósito Bancário; Cheque ADM; e, Diferença do Período.

Como os caixas serão filtrados por uma data ou mês específico, ao se-lecionar um recebimento pressionar o botão “Auditar”, o sistema considerará que todos os recebimentos, em dinheiro e cheque, daquele respectivo dia/mês já foram auditados. Ou seja, ficarão sinalizados com a bolinha verde.

Para esta opção de visualização, estarão disponíveis os atalhos “F9”, pa-ra o cadastro de justificativas e <Enter>, para as justificativas e observações do setor Administrativo.

Agrupar e Totalizar por Filial

Esta última opção proporcionará uma visão consolidada, das movimentações de cada filial, para os gerentes gerais e proprietários das lojas. Da mesma forma que a opção anterior, quando selecionada, os campos “Usuá-rio do Caixa” e “Número/Data do Caixa” serão automaticamente preenchidos respectivamente como: “Geral – Caixas agrupados” e “Geral”.

Na busca agrupada e totalizada por filial, serão apresentadas as seguin-tes informações para o período selecionado: Filial da movimentação; Tipo de movimento (Dinheiro ou Cheque); o Valor total de Recebimentos; o total de Sobras e Faltas da respectiva filial; Valor Movimentado; o total de correções de Sobras e Faltas; o valor de Fundo fixo da filial; Valor Final Movimentado; Transporte de Valores; Depósito Bancário; Cheque ADM; e, Diferença do Período.

Também estarão disponíveis os atalhos “F9”, para o cadastro de justificativas e <Enter> para, se necessário, informar uma justificativa final para os caixas agrupados abertos no período informado pelo usuário. Após esta justificativa, o mesmo poderá ser auditado (botão “Auditar”).

Os campos Usuário do Caixa / Número/Data do Caixa se comportarão de acordo com a opção de visualização de caixa selecionada. E no campo Movimentações em deve selecionar se deseja visualizar as movimentações em Cheque; Dinheiro ou Ambas. Em tela, as movimentações serão destacadas em cores de diferente para facilitar sua identificação. Quando for “Dinheiro”, será sinalizada com fundo amarelo e quando se tratar de "Cheque", a mesma aparecerá com fundo verde.

• As movimentações "A Prazo" e a "Cartão", não serão contempladas neste processo de auditoria, pois o Softpharma já proporciona meios para encontrálas de forma segura e eficaz.