Conceito

Monta-se um Mapa (INVE0240), que é na verdade, uma espécie de guia de localização, onde são discriminados os "Códigos de Área", ou seja, o setor na Seção de Peças onde se encontra um determinado produto.

Com este mapa em mãos, a pessoa que controla o recebimento dos cartões, aloca um funcionário p/ fazer a contagem em outra área. As pessoas envolvidas na contagem e na digitação do inventário, não são as pessoas do departamento de peças, são funcionários de outros departamentos, como por exemplo: contador, gerente de vendas, auxiliar administrativo, etc.. Os funcionários do departamento de peças, só participam para dar suporte em algumas dúvidas, ocorrências e para o fechamento do inventário.

Os cartões impressos possuem o Código da Área, para a localização dos produtos a serem contados, facilitando a identificação e a digitação dos mesmos.

Preparando o Inventário

O INVENTÁRIO além de contar peças, "arruma o estoque" e mede a eficácia da gerência de peças.

Exemplo de um inventário que será realizado num Sábado: na 4ª feira anterior, proceder da seguinte maneira:
1. Checar se todos os produtos têm localizador e se estão corretos (INVE0240).
2. Executar o programa p/ selecionar os produtos e atribuir um número de cartão p/ cada produto (INVE0240).
3. Montagem do MAPA de ÁREA (INVE0240):
O código de Área = Setor "001", vai armazenar os produtos a partir da Locação "A", gerando da letra "A" até a última locação antes da primeira locação do próximo parâmetro.
O código de Área = Setor "002", vai armazenar os produtos a partir da Locação "C", gerando da letra "C" até a última locação, antes da primeira locação do próximo parâmetro. E assim por diante.

Ao término deste programa, é impresso um relatório denominado "Mapa de Áreas p/ Contagem" que será usado pela pessoa que controla o recebimento dos cartões p/ alocar/realocar um funcionário p/ contar em outra área.

Após gerar o Mapa de Áreas, são impressos os cartões (INVE0250) que possuem um formulário contínuo com as informações dos produtos, como a localização no estoque de peças (Mapa) e a locação física.

Nos cartões é impresso um número sequencial (por exemplo: foi gerado para contar 4.500 itens, o programa começa do 1 e vai até 4.500, onde estes números serão usados para digitar o inventário - uma espécie de código reduzido do produto).

O sistema possui o controle dos cartões já impressos e é possível a impressão de todos os cartões por "Código de Área", ou por "Locação (Inicial e Final)", bem como a reemissão de cartões caso algum rasgue ou se extravie.

Com isso, no caso do inventário ter 4.500 cartões e já terem sido impressos 3.500, na hora da impressão se o usuário informar que quer imprimir todas as etiquetas, só serão impressos o restante, ou seja, 1.000 cartões.

APÓS A IMPRESSÃO DOS CARTÕES, NENHUM LOCALIZADOR PODERÁ SER ALTERADO (PROP1005 E PROP1006).

Se tiver que cadastrar "itens novos", é colocado um localizador específico (ex: INVENTAR) p/ que na 6ª feira sejam impressos os cartões.
Na 6ª feira é incluído no Mapa de Área o localizador INVENTAR, sendo gerados e impressos os cartões p/ os "itens novos". À noite são feitos: o "encerramento das O.S.'s", a "checagem de PEDIDOS de VENDA em aberto" e o "fechamento do dia", congelando o mesmo, p/ servir de base para a comparação do estoque digitado com o do sistema (INVE0200).

Digitando o Inventário

No programa de digitação do inventário (INVE0260), como os cartões não vêm em ordem sequencial, deve ser informado o "código" que o sistema gerou sequencialmente como sendo a chave para a digitação do inventário.

No início do programa é informado o "Código de Área", caso digite algum cartão que não seja da área, a digitação é bloqueada e seguida de um aviso.

Na digitação da segunda contagem, se a quantidade for diferente da primeira, recebe o aviso de que as quantidades são diferentes (não mostrando a quantidade da primeira), para que alguém do departamento de peças conte novamente, podendo dar continuidade na digitação.

Caso o usuário tenha autorização para manutenção, ele consegue alterar a quantidade da digitação das contagens, caso contrário, o usuário não consegue acertar a contagem, apenas digitá-la.

Encerrando o Inventário

O sistema verifica se a primeira contagem bate com a segunda e se todos os produtos foram contados (INVE0220).

Após conferir as quantidades digitadas e certificar que todos os produtos foram contados, é emitido o relatório das diferenças positivas e negativas, em ordem de valor. Se tiver algum produto que vale a pena verificar, o mesmo é verificado, caso contrário, executa os acertos do inventário (INVE0231).