1 Conceito

Contas a pagar são os lançamentos a pagar da empresa. O sistema realizará os lançamentos automaticamente e permitirá realizar os lançamentos manualmente, podendo lançar através da rotina de nota fiscal ou pela rotina de movimentação de contas.

2 Requisitos

Para utilizar a rotina de contas a pagar será necessário configurar as permissões de acesso no módulo Gerencial.

3 Configurações

Para o funcionamento da rotina Contas a Pagar será necessário realizar algumas configurações no módulo Gerencial.

As permissões de acesso podem ser liberadas ou restritas de acordo com as políticas da empresa e seus respectivos grupos de usuários. Para configurar as permissões de usuário acessar Configurações > Usuários > Grupos de Usuários > aba Configurações, a seguir a lista das permissões disponíveis:

• Contas a Pagar > Impressão de Cheques;
• Contas a Pagar > Pagamento de fornecedores;
• Contas a Pagar > Permite realizar lançamento pelo botão 'Contas' (Contas a Pagar);
• Movimentação de Contas > Permitir ao usuário acessar a rotina de contas a pagar.

Conforme exemplo a seguir:

4 Funcionalidades

Contas a pagar são os lançamentos a pagar da empresa. O sistema permitirá realizar os lançamentos de três formas que serão detalhadas nos próximos capítulos.

4.1 Lançamentos de Contas a Pagar - Rotina Nota Fiscal

Após realizar o lançamento de notas fiscais será possível realizar o pagamento da fatura ao fornecedor e lançá-la no Contas a Pagar do sistema. Para isto acessar o módulo Gerencial > Estoque > Entradas > Registrar Nota de Entrada.

4.2 Lançamentos de Contas a Pagar - Opção Contas a Pagar

Para acessar o contas a pagar acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Contas a Pagar > Contas a Pagar. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Fornecedor: informar o fornecedor;
• Conta: informar a conta;
• Empresa: informar a empresa;
• Vencto. entre: informar o período de vencimento;
• Emissão entre: informar o período de emissão;
• Pagto. entre: informar o período de pagamento;

O filtro Situação permitirá selecionar as opções:

• Pagas: exibirá somente os lançamentos pagos;
• Em atraso: exibirá somente os lançamentos em atraso;
• A vencer: exibirá somente os lançamentos a vencer.

O filtro Exibir permitirá selecionar as opções:

• Movimento de contas filhas: exibirá os lançamentos de contas filhas;
• Títulos com código de barras vinculado: exibirá títulos com código de barras vinculado.

Após preencher os filtros, clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:
Esta tela possui os botões:

• Filtrar: permitirá retornar a tela Contas a pagar – Filtrar;
• Baixar: permitirá realizar a baixa de lançamentos;
• Renegociar: permitirá renegociar os lançamentos;
• Aprovar: permitirá aprovar o lançamento;
• Recusar: permitirá recusar o lançamento;
• Borderô: permitirá lançar o borderô de um lançamento;
• Imprimir: permitirá imprimir um lançamento;
• Colunas: permitirá definir as colunas exibidas na relação de contas a pagar. Exibirá a tela conforme imagem a seguir:

Habilitar os campos desejados e clicar no botão Confirmar.

• Nova: permitirá realizar um novo lançamento de movimentação financeira;
• Editar: permitirá editar um lançamento;
• Excluir: permitirá excluir um lançamento;
• Rastrear: exibirá o rastreamento do lançamento selecionado.
• Imprimir: permitirá imprimir um relatório de histórico de contas a pagar e despesas pagas;
• Fechar: permitirá fechar a tela.

A aba Pagas exibirá a relação de contas pagas de acordo com os filtros informados. A seguir imagem da aba:

A aba Pagamentos Agendados exibirá a relação de pagamento agendados com os filtros informados.

4.2.1 Lançar Movimentações Financeiras

Para realizar lançamentos, clicar no botão Novo, será exibida a tela conforme imagem a seguir:

Selecionar o motivo de movimentação desejado e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os campos:

• Empresa: informar a empresa;
• Data movto.: informar a data de movimentação;
• Turno: informar o turno do módulo caixa;
• Usuário: exibirá o operador de caixa do turno selecionado;
• Motivo: exibirá o motivo de movimentação selecionado;
• Débito: informar a conta de débito;
• Crédito: informar a conta de crédito;
• Documento: informar o número do documento;
• Data doc.: informar a data de emissão do documento;
• Borderô: informar borderô;
• Lote: informar o número do lote;
• Pessoa: informar a pessoa;
• Vencimento: informar a data de vencimento;
• Valor: informar o valor do lançamento;
• Cód.barras: informar código de barras;
• Observação: informar uma observação.

Esta tela possui os botões:

• Confirmar: permitirá confirmar o lançamento da movimentação;
• Cent. Custo: permitirá adicionar um centro de custo ao lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir:

Nesta tela será possível adicionar ou excluir centros de custo. Após realizar as configurações, clicar no botão Confirmar – F5 para registrar as alterações.

• Informações: permitirá incluir informações adicionais a este lançamento. Exibirá a tela conforme imagem a seguir:

Esta tela possui os campos:

• Placa: informar a placa do veículo;
• Veículo: informar o modelo do veículo;
• Km: informar a quilometragem;
• Motorista: informar o motorista.
• Cancelar: permitirá cancelar a emissão do lançamento.

Após preencher os campos, clicar no botão Confirmar para registrar o lançamento das movimentações financeiras.

4.2.2 Baixar Lançamentos

Para realizar a baixa das movimentações lançadas na relação, selecionar os lançamentos desejados e clicar no botão Baixar. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui a guia Contas a pagar onde será possível visualizar os lançamentos selecionados para baixa.
Esta guia possui o botão:

• Editar: permitirá editar as informações do lançamento.

Esta guia possui os campos:

• Multa: informar o valor da multa;
• Juros: informar o valor dos juros;
• Desconto: informar o valor ou porcentagem do desconto;
• Compensação: clicar no botão para adicionar os valores de compensação.

A compensação será incluída na guia Formas de Pagamento. Esta guia possui os botões:

• Adicionar: permitirá incluir formas de pagamento;
• Editar: permitirá editar as formas de pagamento;
• Excluir: permitirá excluir formas de pagamento.

Para adicionar formas de pagamento clicar no botão Adicionar. A tela a seguir será exibida:

Selecionar o motivo de movimentação de baixa e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os campos:

• Empresa: selecionar a empresa;
• Data movto.: informar a data da movimentação;
• Turno: informar o turno;
• Usuário: exibirá o operador de caixa do turno selecionado;
• Motivo: exibirá o motivo de movimentação selecionado;
• Débito: exibirá a conta a debitar;
• Crédito: exibirá a conta a creditar;
• Documento: exibirá o número do documento;
• Data doc.: exibirá a data do documento;
• Borderô: informar borderô;
• Lote: informar o número do lote;
• Pessoa: informar a pessoa que será vinculada a baixa;
• Vencimento: exibirá a data de vencimento
• Valor: exibirá o valor do documento;
• Observação: exibirá observações referentes a baixa.

Esta tela possui os botões:

• Confirmar: permitirá confirmar a forma de pagamento;
• Cent. Custo: permitirá adicionar centro de custo;
• Informações: permitirá inserir informações adicionais
• Cancelar: permitirá cancelar a forma de pagamento.

Após realizar as configurações de baixa, clicar no botão Confirmar. O sistema realizará a baixa do lançamento e exibirá novamente a tela de Contas a pagar.

4.3 Lançamentos de Contas a Pagar - Botão Contas

Será possível realizar o lançamento de contas também através do botão Contas no módulo Gerencial, ou através do menu Financeiro > Movimentação de Contas. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Conta: informar a conta Contas a Pagar;
• Período: informar o período de emissão dos lançamentos;
• Turno: informar o turno;
• Empresa: informar a empresa;
• Pessoa: informar a pessoa;
• Grupo: informar o grupo de pessoas;
• Marcador: informar marcador;
• Documento: informar o número do documento;
• Placa: informar a placa do veículo;
• Lote: informar o número do lote;
• Vencto.: informar a data de vencimento;
• Período baixa: informar o período de baixa;
• Valor: informar o valor do lançamento;
• Obs.: informar a observação;
• Exibir: permitirá habilitar as opções:  Apenas lançamento pendentes, Aguardando aprovação ou Recusados.

Após preencher os filtros, clicar no botão Confirmar.
A tela a seguir será exibida:

Para realizar lançamentos ou baixas clicar no botão Novo. A tela a seguir será exibida:

Selecionar o motivo de movimentação, e clicar no botão Confirmar. A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa;
• Motivo de baixa: informar o motivo de baixa;
• Motivo: informar o motivo de movimentação;
• Pessoa: informar a pessoa;
• PDD: informar uma regra do PDD;
• Grupo de pessoa: informar o grupo de pessoas;
• Documento: informar o número do documento;
• Número do lote: informar o número do lote;
• Data de lançamento: informar a período de lançamento;
• Vencto até: informar o período de vencimento.

Após preencher os filtros, clicar no botão Próximo. A tela a seguir será exibida:

Na guia Relação dos lançamentos encontrados, selecionar os lançamentos desejados e clicar no botão Próximo. A tela a seguir será exibida:

Na tela do Assistente selecionar a conta para entrada do valor baixado e preencher os campos:

• Data baixa: informar a data da baixa;
• Subtotal: exibirá o valor subtotal;
• Multa: informar o valor da multa;
• Juros: informar o valor de jutos;
• Desconto: informar a porcentagem de desconto;
• Compensação: clicar no botão para adicionar os valores de compensação.
• Total: exibirá o valor total;
• Observação: informar uma observação;
• Forma baixa: selecionar a forma de baixa.

Após preencher os campos, clicar no botão Concluir. A tela a seguir será exibida:

Clicar no botão Sim para confirmar a baixa dos lançamentos selecionados.
O sistema realizará a baixa dos lançamentos, e será possível retornar a tela inicial do assistente ao clicar no botão Início.

5 Relatórios

Os relatórios são uma importante ferramenta para a tomada de decisões, o Linx Postos AutoSystem® possui alguns relatórios que auxiliarão no controle das contas a pagar.

5.1 Comissão Mercantil

Exibirá as informações referentes aos valores de compra, venda, margem de lucro, e porcentagem sobre a quantidade comprada pelo posto no período. Para utilizar este relatório acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Relatórios > Contas a Pagar > Comissão Mercantil.
A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa (este campo é exibido apenas quando a base for multiempresa);
• Produto: informar o produto;
• Emissão: informar o período de emissão;
• Valor pago: informar o valor pago;
• Comissão %: informar a comissão em porcentagem;
• Diferenciar por produto: diferenciará por tipo de combustível a quantidade limite e a porcentagem.

Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar, o relatório será exibido, conforme imagem a seguir:

5.2 Contas a Pagar em Aberto

Exibirá os valores a pagar de uma determinada conta informada, poderá ou não considerar contas filhas dependendo do filtro selecionado. Para utilizar o relatório acessar o módulo Gerencial > Financeiro > Relatórios > Contas a Pagar > Contas a Pagar em Aberto.
A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Grupo empresa: informar o grupo de empresa;
• Empresa: informar a empresa;
• Conta: informar a conta;
• Grupo pessoa: informar o grupo de pessoa;
• Pessoa: informar a pessoa responsável pela conta;
• Marcador: informar marcador;
• Período: informar o período;
• Vencimento: informar o período de vencimento;
• Data documento: informar o período da data do documento;
• Referência: informar a data de referência;
• Selecionar permitirá selecionar as opções:
• Subcontas: buscará as informações nas subcontas da conta selecionada;
• Lançamentos: permitirá selecionar quais lançamentos serão exibidos no relatório.

A opção Agrupar permitirá selecionar as opções:

• Não agrupar: exibirá as informações sem nenhum agrupamento;
• Data: exibirá as informações agrupadas por data;
• Pessoa: exibirá as informações agrupadas por pessoa; 
  • Semana: exibirá as informações agrupadas por semana;
• Empresa: exibirá as informações agrupadas por empresa;
• Marcador: exibirá as informações agrupadas por marcador.

Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido, conforme imagem a seguir:

5.3 Contas Pagas

Exibirá as informações referentes as contas pagas. Para utilizar este relatório acessar Financeiro > Relatórios > Contas a Pagar > Contas Pagas.
A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa;
• Conta: informar a conta;
• Fornecedor: informar o fornecedor;
• Contra partida: informar a conta de contra partida;
• Período: informar o período;
• Vencimento: informar o período de vencimento.

A opção Exibir permitirá selecionar a opção:

• Contas filhas: permitirá que sejam exibidas as contas filhas.

A opção Agrupar permite selecionar as opções:

• Não agrupar: exibirá as informações sem nenhum agrupamento;
• Data pagamento: exibirá as informações agrupadas por data de pagamento;
• Fornecedor: exibirá as informações agrupadas por fornecedor;
• Contra partida: exibirá as informações agrupadas por contra partida.

Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar, o relatório será exibido, conforme imagem a seguir:

5.4 Despesas

Exibirá as informações referentes as despesas lançadas no sistema. Para utilizar este relatório acessar Financeiro > Relatórios > Contas a Pagar > Despesas.
A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa;
• Conta: informar a conta;
• Emissão: informar o período de emissão;
• Pagamento: informar o período do pagamento;

A opção Exibir permitirá selecionar a opção:

• Contas filhas: permitirá exibir as contas filhas;

Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar, o relatório será exibido, conforme imagem a seguir:

5.5 Históricos Contas a Pagar e Despesas Pagas

Exibirá as informações de histórico referentes ao contas a pagar, como também podendo exibir o histórico das despesas pagas no sistema. Para utilizar este relatório acessar Financeiro > Relatórios > Contas a Pagar > Histórico de Contas a Pagar e Despesas Pagas.
A tela a seguir será exibida:

Esta tela possui os filtros:

• Empresa: informar a empresa;
• Fornecedor: informar o fornecedor;
• Conta creditar: informar a conta a creditar;
• Conta debitar: informar a conta a debitar;
• Movimentação: informar o período da movimentação;
• Vencimento: informar o período de vencimento;
• Pagamento: informar o período do pagamento.

A opção Agrupar permitirá selecionar as opções:

• Não agrupar: exibirá as informações sem nenhum agrupamento;
• Data pagamento: exibirá as informações agrupadas por data de pagamento;
• Fornecedor: exibirá as informações agrupadas por fornecedor;
• Contra partida: exibirá as informações agrupadas por contra partida;

A opção Situação permitirá selecionar as opções:

• Todas as contas a pagar: exibirá todas as contas a pagar;
• Contas a pagar em aberto: exibirá apenas as contas em aberto;
• Contas a pagar em aberto vencidas: exibirá apenas as contas em aberto que passaram do vencimento;
• Contas a pagar em aberto a vencer: exibirá apenas as contas em aberto que estão a vencer;
• Contas a pagar pagas: exibirá apenas as contas pagas;
• Contas a pagar pagas em atraso: exibirá apenas as contas pagas que passaram do vencimento;
• Contas a pagar pagas até o vencimento: exibirá apenas as contas pagas que não passaram do vencimento;

A opção Despesas pagas listará os documentos de despesas que já foram pagos.

Após selecionar os filtros desejados clicar no botão Visualizar, o relatório será gerado, conforme imagem a seguir: