INTRODUCCIÓN

La funcionalidad de Conciliaciones en el módulo de operaciones de Bridge Manager permite gestionar y ajustar las cuentas contables generadas a partir de las operaciones diarias, tales como ventas, devoluciones, dotaciones y retiros, exclusivamente desde Bridge Manager Tienda (BMT). Esta herramienta es esencial para garantizar que los registros financieros estén alineados con las transacciones ejecutadas en cada período o turno, preservando la exactitud del flujo de caja y del inventario en cada tienda.

Desde BMT, los usuarios pueden acceder a una interfaz que permite realizar la conciliación de cuentas para cada período o turno en una tienda específica, asegurando así el control directo en el sitio de operación. En cambio, desde Bridge Manager Central (BMC) se permite únicamente visualizar los registros de conciliación, sin posibilidad de realizar ajustes o confirmaciones.

¿Qué es una Conciliación en Bridge?

En el contexto del sistema Bridge Manager, una conciliación se refiere al proceso detallado de revisión y ajuste de registros contables que se generan a partir de las operaciones diarias de cada tienda, como ventas, devoluciones, dotaciones y retiros. Este proceso se lleva a cabo para verificar que los datos financieros registrados coincidan fielmente con las transacciones reales, garantizando la exactitud en los flujos de caja e inventario.

El proceso de conciliación en Bridge Manager es crucial para la precisión de la contabilidad y el control de los recursos en cada tienda. Al conciliar los períodos y turnos en BMT, el sistema permite que las transacciones diarias se reflejen correctamente en los registros financieros, eliminando inconsistencias y reforzando la integridad de los datos contables. BMC, por su parte, proporciona una plataforma de supervisión centralizada que ayuda a monitorear el estado general de las conciliaciones en toda la organización, sin intervenir en los procesos locales de ajuste.

Configuraciones Clave para la Conciliación en Tienda

Para un funcionamiento óptimo, existen configuraciones clave desde el módulo de tesorería, que definen el alcance y el comportamiento de la conciliación en tienda. Estas configuraciones permiten adaptar la vista y el control de las cuentas según las necesidades específicas del negocio:

• Convertir arqueos en retiros: Esta opción determina si los arqueos deben considerarse como retiros en el proceso de conciliación. Configurada en “NO,” permite mantener los arqueos y retiros como movimientos independientes en el registro contable.

• Cantidad de períodos a mostrar: Configurado en “30,” limita el número de períodos visibles en la interfaz de conciliación, proporcionando una vista manejable de los períodos recientes.

• Mostrar cobranzas en conciliación: Esta configuración, establecida en “NO,” excluye las cobranzas del resumen de conciliación, simplificando el análisis al centrarse en movimientos críticos como ventas y devoluciones.

• Mostrar ventas y devoluciones en conciliación: Al estar en “SI,” esta configuración asegura que tanto las ventas como las devoluciones se incluyan en el proceso de conciliación, facilitando una visión completa de las operaciones que afectan el flujo de caja e inventario.

• Permitir conciliar períodos abiertos: Con la opción “SI,” el sistema permite a los usuarios en tienda conciliar períodos abiertos, agilizando la conciliación en escenarios de alta frecuencia de transacciones.

Proceso de Conciliación

El proceso de conciliación en BMT comienza desde la pantalla principal, donde los usuarios pueden aplicar filtros para acotar los períodos a revisar, según criterios como la fecha, el estado de conciliación y la cuenta contable. Al seleccionar un período, se despliega una lista de cuentas contables con sus respectivos movimientos, lo que facilita la identificación de registros pendientes de conciliación o que requieren ajustes. A partir de aquí, los usuarios pueden completar la conciliación de cada cuenta individual o del período completo, asegurando que todos los registros contables estén alineados con las operaciones diarias.

La conciliación en tienda valida y compara las transacciones procesadas en los diferentes puntos de venta, brindando así transparencia y precisión en el manejo de los recursos, y garantizando un control exhaustivo de la tesorería de cada tienda.

CONCILIAR PERÍODO

La sección "Conciliar Período" en el sistema de Bridge Manager se enfoca en el proceso de gestión y revisión de cuentas contables correspondientes a períodos específicos. Este proceso es esencial para asegurar la integridad y precisión de los registros financieros derivados de las transacciones diarias, como ventas, devoluciones, dotaciones y retiros.

Tanto en Bridge Manager Central (BMC) como en Bridge Manager Tienda (BMT) se visualizara la información detallada sobre los períodos y su estado de conciliación, pero desde BMT, los usuarios pueden conciliar períodos, realizando los ajustes y verificaciones necesarios directamente en la tienda. Esta opción es clave para mantener el control en el punto de operación. En contraste, en BMC solo se permite la consulta de los datos de conciliación, sin opción para ejecutar el proceso de conciliación. Esto asegura que las revisiones y ajustes finales se realicen exclusivamente a nivel de tienda.

Elementos en pantalla:

• Filtros de Búsqueda:

En Bridge Manager, los filtros en las pantallas de conciliación presentan algunas diferencias clave entre BMC (Bridge Manager Central) y BMT (Bridge Manager Tienda) para adaptarse a las necesidades de cada entorno:

• • Filtros en BMT (Bridge Manager Tienda):

    • Tienda/Estación: Permite seleccionar la tienda o estación específica para consultar los períodos.
    • Fecha Contable: Permite acotar los registros según una fecha específica.
    • Período Contable: Ofrece un rango de períodos contables, desde una fecha de inicio hasta una de fin, para delimitar los registros visualizados.
    • Rango de Período Desde - Hasta: Define un rango específico de períodos contables, desactivando el filtro de fecha contable al ser utilizado.
      Estos filtros permiten un mayor nivel de detalle y control, adecuados para la gestión directa en el entorno de la tienda.

  • Filtros en BMC (Bridge Manager Central):

    • Tienda/Estación: Similar al de BMT, permite elegir la tienda o estación específica para visualizar los registros.
    • Fecha Contable: Permite establecer un rango de fechas para filtrar los períodos y turnos de varias tiendas.

    Los filtros en BMC son más limitados en comparación con los de BMT, ya que solo están orientados a la visualización y consulta de información, sin opciones para realizar ajustes directos en los períodos.

• Tabla de Resultados:

  • Columnas:
    • Conciliado: Muestra un ícono que indica si el período ha sido conciliado (check) o si aún está pendiente (ícono de advertencia).
    • Tienda: Nombre de la tienda asociada al período.
    • Período y Turno: Números de identificación para cada período y turno.
    • Fecha Contable: Fecha que corresponde al período mostrado.
    • Fecha de Inicio y Fecha de Fin: Muestra los momentos específicos de inicio y fin de cada período/turno.
  • Acciones:
    • Ver Detalles: Opción que permite revisar la información y transacciones asociadas al período.
    • Conciliar: Inicia el proceso de conciliación para el período seleccionado, siempre que el usuario tenga los permisos necesarios. (Solo disponible en BMT)

Operativa y Funcionalidades:

• Visualización Rápida: Los operadores pueden ver de forma inmediata el estado de conciliación de los períodos, lo que permite identificar rápidamente cuáles necesitan ser revisados o conciliados.
• Iniciar Conciliación: Al seleccionar la opción "Conciliar", el sistema guía al usuario a través de un proceso para revisar y confirmar que todas las transacciones estén correctamente alineadas y procesadas.
• Verificación de Transacciones: La opción "Ver" ofrece una vista detallada de las transacciones realizadas durante el período, incluyendo ventas, devoluciones, dotaciones y otros movimientos.

Consideraciones Importantes:

• Control de Permisos: Las acciones disponibles en la pantalla pueden estar limitadas según los permisos asignados al usuario. Es fundamental que solo los usuarios con las credenciales adecuadas puedan iniciar o confirmar conciliaciones.
• Consistencia de Datos: Todas las acciones realizadas en BMT se reflejan en Bridge Manager Central (BMC), lo que garantiza que la información esté sincronizada en toda la plataforma.
• Validación y Resolución de Discrepancias: Si existen discrepancias entre las transacciones procesadas y los registros contables, estas deben resolverse antes de completar la conciliación.

La pantalla principal de Conciliaciones en BMT es una herramienta clave para mantener la transparencia y precisión en la gestión de operaciones de la tienda, facilitando a los administradores un control eficiente y seguro sobre el estado de los períodos y turnos.

CONCILIAR

El proceso de conciliación permite al usuario verificar y ajustar los registros financieros de un período o turno, asegurando la coherencia de las transacciones realizadas en el sistema. Para iniciar la conciliación de un período o turno, sigue los pasos detallados a continuación:

• Seleccionar la Acción de Conciliación
  En el listado de períodos, identifica el período o turno que deseas conciliar. Haz clic en el botón Acciones junto al registro correspondiente y selecciona la opción Conciliar en el menú desplegable.
  
  
  
  

• Visualizar la Lista de Cuentas Contables
  Una vez seleccionada la opción de conciliación, el sistema mostrará una lista de las cuentas contables asociadas al período o turno. Esta lista incluye todas las transacciones que requieren verificación y posibles ajustes.

• Seleccionar la Cuenta Contable a Conciliar
  En la lista de cuentas contables, selecciona la cuenta específica que deseas conciliar. Este paso permite realizar un análisis detallado de cada cuenta, facilitando la detección de posibles discrepancias o ajustes necesarios.

• Realizar los Ajustes Necesarios
  Si encuentras diferencias en la cuenta seleccionada, procede a realizar los ajustes correspondientes. Estos ajustes pueden implicar la revisión de dotaciones, retiros, ventas y otros movimientos registrados durante el período o turno.

• Guardar y Finalizar la Conciliación
  Una vez completados los ajustes en todas las cuentas contables necesarias, guarda los cambios para finalizar el proceso de conciliación. El sistema actualizará el estado del período o turno a "Conciliado", reflejando que las cuentas han sido revisadas y ajustadas conforme a las operaciones registradas y surgirá finalmente el mensaje "La operación ha sido exitosa" dentro del listado de registros.

Filtros disponibles:

• Operador/Terminal: Permite filtrar las cuentas contables asociadas a un operador o terminal específico, según la contabilidad. Esto es útil para enfocarse en las transacciones realizadas por un usuario o punto de venta particular, facilitando la identificación y resolución de discrepancias en cuentas específicas.

• Estado de Conciliación: Posibilita filtrar las cuentas según su estado, ya sea Conciliado o No Conciliado. De esta manera, el usuario puede identificar rápidamente las cuentas pendientes de conciliación o verificar aquellas que ya han sido conciliadas, optimizando el flujo de trabajo y priorizando las acciones necesarias.

Exportación de información:

Además de los filtros, la pantalla ofrece la opción de exportar la información visualizada a una hoja de cálculo para un análisis más detallado o para mantener registros externos. Al presionar el botón "Generar Excel", se descarga un archivo en formato Excel que contiene todos los datos filtrados. Esta funcionalidad es especialmente útil para:

• Análisis Externo: Permite manipular y analizar los datos con mayor profundidad utilizando herramientas de hojas de cálculo.
• Informes y Reportes: Facilita la creación de informes personalizados para presentaciones o auditorías.
• Respaldo de Información: Proporciona una copia de seguridad de los datos en un formato accesible y comúnmente utilizado.

SECCIÓN: RESUMEN DE TIENDA

El Resumen de Tienda muestra una vista consolidada de los valores correspondientes a todas las cuentas contables asociadas a un turno o período específico. Los datos presentados en esta sección representan la suma total de todas las transacciones agrupadas por tipo, proporcionando una visión global del estado financiero de la tienda para el período seleccionado. Esta consolidación permite al usuario obtener un resumen rápido y efectivo de los montos acumulados en dicho turno o período, facilitando la revisión y la toma de decisiones sin necesidad de revisar cada cuenta contable individualmente.

SECCIÓN: DETALLE POR CUENTA CONTABLE

La sección Detalle por Cuenta Contable desglosa la información de cada cuenta contable asociada a un terminal o un operador, proporcionando una vista detallada de los movimientos financieros para facilitar el proceso de conciliación.

Cada registro incluye los siguientes campos:

• Conciliado: Indica el estado de conciliación de la cuenta. Las cuentas que ya han sido conciliadas se marcan con el símbolo , mientras que las pendientes de conciliación se identifican con el símbolo .
• Cuenta Contable: Hace referencia a la cuenta contable específica asociada al terminal o al operador correspondiente.
• Dotación: Muestra el total de dotaciones registradas en la cuenta contable del terminal u operador.
• Ventas: Refleja el total de ingresos por ventas acumulados en la cuenta contable del terminal u operador.
• Devoluciones: Registra el total de egresos por devoluciones correspondientes al terminal u operador.
• Retiros/Rendiciones: Indica el total de retiros o rendiciones realizados por el terminal u operador.
• Arqueado: Presenta el monto total arqueado en el terminal u operador, según los registros contables.
• Sobrante: Muestra el total de los sobrantes detectados en el terminal u operador.
• Faltante: Refleja el total de los faltantes identificados en el terminal u operador.

Para cada cuenta contable, se proporciona un desglose detallado que incluye la lista de medios de pago utilizados y, en caso de estar configurada, la cuenta secundaria correspondiente. A continuación, se describe la información mostrada para el caso en pantalla:

• Medios de Pago: Se presenta un desglose por cada medio de pago registrado en la cuenta contable:
  • EFECTIVO: Total de ventas en efectivo, mostrando un ingreso de $200.00.
  • DÓLARES (convertidos a pesos): Desglose de transacciones en dólares convertidos a pesos, detallando:
    • Dotaciones: $16,000.00 con 100 transacciones.
    • Ventas: $1,000.00 con 10 transacciones.
    • Retiros/Rendiciones: $10,000.00 con 0 transacciones.
    • Faltante: $7,000.00 con un total de 110 transacciones que no cuadraron con el balance esperado.

Este desglose proporciona una vista detallada de las transacciones por medio de pago, permitiendo identificar las variaciones específicas dentro de cada cuenta contable. Además, facilita el análisis de los valores asignados a cada tipo de transacción, como dotaciones, ventas, devoluciones, retiros/rendiciones, arqueo, sobrantes y faltantes.

PASOS PARA LA CONCILIACIÓN

• Seleccione el período deseado y haga clic en el botón "Conciliar" en el registro correspondiente.
• A continuación, se mostrará un listado detallado de las cuentas contables, de acuerdo con el tipo de contabilidad configurado. Además, se incluirá una línea general que presenta el acumulado total de las transacciones para el período a conciliar, denominado "Resumen de tienda".
• Al seleccionarse la opción  se listará el desglose por medio de pago.
  
  
  
  

• La columna "Sobrante/Faltante" presenta el resultado del siguiente cálculo:

  Sobrante/Faltante = (Dotaciones + Ventas) - (Retiros/Rendiciones + Devoluciones + Arqueado)

  Este valor indica si existe un sobrante o faltante en función de las transacciones registradas en el período, ayudando a identificar discrepancias en los movimientos contables.

  El sobrante o faltante es respecto a la tienda, no a la cuenta contable

• Si el administrador de tienda autoriza la conciliación, presiona el botón "conciliar" de la cuenta y la misma quedará conciliada.

• Una vez que la cuenta ha sido conciliada, se mostrará una notificación en la esquina superior derecha confirmando la acción. En el registro de la cuenta contable conciliada, solo estará disponible el botón "Generar Reporte", y el ícono de estado de conciliación cambiará a una tilde amarilla , indicando que la cuenta ha sido conciliada exitosamente.

• Una vez que todas las cuentas contables hayan sido conciliadas, el turno o período estará listo para la conciliación final.
• Para completar este proceso, se podrá presionar el botón "Conciliar" a nivel de tienda.
• Al hacerlo, se mostrará un pop-up de conciliación donde se podrán ingresar comentarios adicionales, si corresponde.

Una vez finalizada la conciliación, el sistema procesa el período y redirige automáticamente a la pantalla principal de "Conciliar Período", donde se puede verificar que el proceso ha sido completado con éxito.

• Al acceder nuevamente al período o turno ya conciliado mediante la opción "Ver", el sistema mostrará el estado "CONCILIADO" tanto en la sección de cabecera como en el resumen general de la tienda, confirmando visualmente que todas las cuentas han sido correctamente revisadas y ajustadas.

GENERAR EXCEL A NIVEL CABECERA

Si se selecciona el botón "Generar excel" a nivel cabecera, se realiza la descarga del archivo al browser 

El excel listará:

ACCIONES: GENERAR REPORTE

• Al hacer clic en el botón "Generar Reporte," se generará un archivo en formato PDF, que se descargará automáticamente en el directorio de descargas del navegador, proporcionando un informe detallado para su revisión.
  
  
  
  
  
• El formato del pdf será:
  

ACCIONES: VER

• Al acceder a un registro de conciliación mediante la opción "Ver," únicamente estarán disponibles las funciones "Generar Excel" y "Generar Reporte". Las acciones de "Conciliar" tanto a nivel de cabecera como de cuenta contable no estarán habilitadas en este modo de visualización.