A transferência de mercadorias entre filiais é um método simples que permite o envio e recebimento de itens entre as unidades de forma rápida e automatizada. Para que seja possível utilizar essa rotina, é necessário realizar algumas configurações que permitirão o correto funcionamento.
Configuração de Filiais
Vamos utilizar como exemplo as empresas fictícias A e B que fazem parte de um mesmo portal e realizarão a transferência. No entanto, antes de qualquer coisa é necessário cadastrá-las como clientes/fornecedoras, desta forma acesse:
- Logado na empresa A em CRM > Cadastro, cadastre-a como cliente/fornecedora. O código gerado a partir deste cadastro foi 12. Ainda logado na empresa A, acessar Empresa > Dados da Empresa > grupo "Dados Adicionais" > Campo Filial e inserir o código 12 e salvar;
- Logado na empresa B em CRM > Cadastro, cadastre-a como cliente/fornecedora. O código gerado a partir deste cadastro foi 11. Ainda logado na empresa B, acessar Empresa > Dados da Empresa > grupo "Dados Adicionais" > Campo Filial e inserir o código 11 e salvar;
Configuração de Natureza de Operação
Para que a transferência ocorra é necessário que as naturezas de operações estejam configuradas corretamente. Ambas as empresas, A e B, devem possuir as seguintes naturezas cadastradas:
- Transferência de Mercadoria – Filiais (Saída);
- Transferência de Mercadorias - Filiais (Entrada).
Lembrando que elas devem ter marcada as opções "Transferência entre filiais" e "Gerar integração com financeiro/contabilidade" para que a nota seja gerada corretamente.
Dica
Para que a operação de transferência funcione corretamente, é necessário o auxílio de um contador para realizar o Detalhamento de Configuração Tributária.
Ajuste de Configuração Tributária
Ao associar a natureza de operação à configuração tributária do produto, a natureza de saída deve possuir a classe fiscal da empresa destinatária e a natureza de entrada deve possuir a classe fiscal da empresa emitente.
Configuração da Operação Padrão
A operação de transferência entre filiais utiliza quatro operações específicas. Para tanto, deve-se acessar Adm./Financeiro > Contabilidade > Operações Padrões e configurar as opções:
- Transferências entre filiais – Saída (1134);
- ICMS Transferências entre filiais – Saída (1135).
- Transferências entre filiais – Entrada (1136);
- ICMS Transferências entre filiais – Entrada (1137);
Para cada operação, deve ser informado Histórico Contábil, Conta Débito, Conta Crédito e Centro de Custo. Desta forma, quando uma nota de saída for emitida com uma natureza de operação que indique transferência entre filiais utilizará a operação padrão de saída (1134) e caso gere algum valor de ICMS o lançamento contábil utilizará a operação de saída com ICMS (1135). Do mesmo modo, as conferências de transferência utilizarão as operações de entrada (1136) e caso gerem valor de ICMS, entrada com ICMS (1137).
Nota
Referente a configuração da natureza de operação
Caso seja realizada a emissão de uma nota de entrada ou saída que gere algum valor de ICMS e a natureza de operação utilizada não tenha sido configurada com a opção "Gera integração com o financeiro/contabilidade", as operações padrões que o sistema utilizará para contabilização serão "Crédito de ICMS em compra sem integração com o financeiro (153)" para entrada e "ICMS sob venda de mercadorias (33)" para saída, desconsiderando assim as operações específicas de transferência.
Configuração de Parâmetros
Para concluir as configurações, em Empresa > Parâmetros Globais > Faturamento – Transferências, de ambas as empresas (A e B), devem ser definidos seguintes parâmetros:
Parametrização para transferência entre filiais
Para nota de Saída:
- Série Sugerida: que será utilizada na nota de saída;
- Vendedor Sugerido: que será carregado automaticamente ao selecionar a Natureza de Operação;
- Plano Sugerido: que será utilizado na nota.
Para nota de Entrada:
- Natureza de Operação: que será utilizada na nota de entrada;
- Conferência rápida: determina se os produtos serão conferidos automaticamente, restando ao usuário apenas confirmar a operação.
Execução - Emissão de Nota Fiscal
Ainda utilizando o exemplo acima, para realizar uma transferência em que a empresa A enviará itens para B, acesse Faturamento > Emissão de Nota Fiscal.
Emissão de nota fiscal – transferência entre filiais
Insira uma data de emissão, o código do cliente correspondente à empresa B (neste caso 11), escolha a série de saída configurada nos parâmetros globais e selecione a natureza de operação de saída para transferência entre filiais, conforme configurado anteriormente. O campo correspondente ao vendedor será preenchido automaticamente seguindo a parametrização.
Na página seguinte será possível inserir os itens que serão transferidos. A transferência entre filiais utiliza o conceito de fator de conversão, para mais informações sobre a inclusão de itens através do fator de conversão vide tópico Inclusão de Itens na Nota Fiscal de Origem Manual, item Inclusão de Itens - Fator de Conversão.
Na página de cadastro de nota fiscal, o clicar no ícone será aberta uma janela com todas as pré-transferências pendentes e a opção de exclusão.
Pré-transferências pendentes
Caso o parâmetro "Bloqueia exclusão de pré-transferência" (empresa > segurança > faturamento > permissões gerais do grupo faturamento) esteja habilitado, ao tentar excluir uma pré-transferência o sistema apresentará um alerta, caso contrário será realizada a exclusão normalmente.
Alerta de bloqueio
Nota
Referente a obrigatoriedade do CEST
Se o produto não possuir um CEST configurado e o parâmetro "Habilitar obrigatoriedade do código CEST" estiver ativo, não será permitido realizar a inclusão do item na nota. Mais informações sobre a configuração do CEST vide tópico Habilitar obrigatoriedade do código CEST.
Ao finalizar a operação, serão apresentados os dados da contabilização da operação e ao confirmar, a nota será gerada indicando a transferência.
Nota Fiscal de Transferência finalizada
Nota
- Se o usuário logado não possuir permissão para efetuar transferências entre unidades, ao cadastrar a nota de transferência, no campo "Código do Cliente" não será possível informar o código da filial e no campo "Natureza de Operação" não estarão visíveis as naturezas para transferências. Para configurar a permissão de usuário é necessário acessar Empresa > Segurança > Configurar usuários > grupo Faturamento > subgrupo Permissões Gerais do Grupo Faturamento > permissão Transferências.
- Quando a empresa utilizar o parâmetro de validações de séries ativado (via Suporte Técnico Linx - Empresa -> Parâmetros Globais -> Acesso Restrito -> Fiscal -> Ativar validações de série) estará disponível para seleção apenas os modelos de notas fiscal Nota Fiscal (1/1A), Nota Fiscal Eletrônica (55) e Nota Fiscal Venda ao Consumidor, permitindo somente a inclusão de produtos nesses modelos de notas.
- O campo Código do Cliente também poderá apresentar a Razão Social, a Razão Social com o CPF/CNPJ, o Nome Fantasia ou ainda o Nome Fantasia com o CPF/CNPJ do cliente, conforme o que estiver configurado no parâmetro "Exibir Nome Fantasia ou Razão Social" localizado em "Menu Empresa->Parâmetros Globais->CRM->Grupo Outros".
Conferência da Transferência entre Filiais
Realizada a nota de transferência, será necessário logar na empresa B para receber e conferir os itens transferidos. Para tanto, acesse Suprimentos > Estoque > Transferências > Conferência, nesta página estarão listadas todas as transferências recebidas.
Listagem de transferências
- Documento;
- Série;
- Data de Emissão;
- Hora;
- Fornecedor: representa a filial emitente;
- Quantidade de Peças;
- Valor.
Através do ícone será possível conferir a nota e ao acessar este link o sistema pode se comportar de três maneiras:
- Se o parâmetro "Conferência Rápida" (descrito no tópico "Configuração de Parâmetros") estiver marcado será necessário apenas finalizar a conferência, pois o item já será apresentado na coluna "Conferido".
Conferência Rápida
- Caso o parâmetro "Conferência Rápida" não esteja habilitado, a conferência poderá ser manual, bipando ou inserindo o código do produto no campo "Capture o Produto".
Conferência Manual
- Se na nota que estiver sendo conferida, possuir produtos controlados por serial será necessário informa-lo para então finalizar a conferência.
Conferência de itens com controle
Inserir os controles
- Se a nota que estiver sendo conferida, possuir produtos que utilizam o conceito de fator de conversão e unidades de medidas diferentes, na inserção de itens será possível selecionar a unidade que se deseja conferir.
Selecionar unidades
Independente da forma como for realizada a conferência, ao concluí-la, o sistema exibirá a mensagem abaixo e permitirá uma nova conferência.
Conferência Realizada com Êxito
Nota
- Caso haja problemas com a configuração tributária ou natureza de operação, somente será possível realizar a conferência após as devidas correções;
- Se durante a conferência um item for inserido mais de uma vez, de forma que ultrapasse a quantidade que ele possui na nota de transferência, será gerada uma divergência.
Relatório de Itens Transferidos
Para verificar os itens que foram transferidos da empresa A para B, após a conferência, acesse Faturamento > Relatórios > Itens Transferidos entre Unidades. Será possível filtrar as informações selecionando a empresa de origem e destino, o período referente à conferência e o fornecedor.
Filtros do Relatório de Itens Transferidos
A listagem será apresentada conforme os filtros definidos e apresentará os itens recebidos.
Listagem
Conferência Automática
É possível configurar a empresa para realizar conferência automática assim que é gerada a nota fiscal. Para isto é necessário acessar Empresa > Parâmetros Globais > Faturamento-Transferência > Realizar conferência automática. Com o parâmetro marcado, ao emitir a nota fiscal será apresentado o botão "Realizar Conferência Automática".
Através do campo de seleção "Depósito destino da transferência" será possível definir em qual dos depósitos da empresa de destino que será realizada a entrada do produto. Ao acionar o botão "Realizar conferência automática", o sistema apresentará a mensagem de sucesso e o produto já estará no estoque da empresa de destino.
Mensagem de sucesso da conferência automática