Acessando a Rotina
Para acessar esta rotina, vá no menu Adm./Financeiro > Gestão Financeira, clique na aba Contas a Pagar;
Faça o filtro para encontrar a(s) fatura(s) a ser(em) baixada(s), selecione a(s) fatura(s) encontrada(s), e então, clique no botão "BAIXAR", para abrir a tela de Baixa de Faturas.
É possível baixar várias faturas de uma só vez.
Permissão de acesso:
- Para realizar a baixa de faturas, é necessário que o parâmetro "Baixa de Faturas" esteja MARCADO, no menu: "Empresa > Segurança > Configurar usuários > Listar > Configuração do usuário específico > Financeiro contas a Pagar > Permissões gerais do grupo financeiro-Contas a Pagar",
Restrição de Baixa de faturas:
- É possível restringir quais campos o usuário NÃO poderá realizar edição de valores, nos cálculos da baixa de fatura. Para isso, é preciso MARCAR os parâmetros referentes aos campos, no menu "Empresa > Segurança > Configurar usuários > Listar > Configuração do usuário específico> Financeiro contas a Pagar > Não alterar na baixa de faturas";
- Outra restrição é o parâmetro "Não baixar faturas de outras empresas", que pode estar MARCADO, no menu: "Empresa > Segurança > Configurar usuários > Listar > Configuração do usuário específico > Financeiro contas a Pagar > Permissões gerais do grupo financeiro-Contas a Pagar",
Baixar Faturas
Ao abrir a tela de Baixa de Faturas, as faturas selecionadas na tela anterior são listadas individualmente na tela, com as seguintes colunas:
Tela de Baixa de Faturas
- Vencimento: detalha a data de vencimento de cada fatura;
- Fatura: destaca o "número da fatura";
- Emissão: consta a "data de emissão";
- Cliente;
- Documento;
- Status;
- Quando uma fatura for gerada a partir da baixa parcial de uma fatura de origem, ela exibirá o ícone na coluna Detalhes, e ao posicionar o mouse sobre esse ícone, será exibida informações sobre a fatura de origem.
Detalhe sobre a fatura de origem
- Valor: exibe o valor nominal de cada fatura;
- Juros, Taxa Financeira e Desconto: esses campos podem ser preenchidos ou alterados conforme a necessidade, para serem calculado com o valor da fatura;
- Total: nesta coluna, é exibido o resultado do cálculo: Valor + Juros + Taxa Financeira - Desconto - Abatimento, para cada fatura, e vai sendo atualizado, na medida em que esses campos vão recebendo valores.
- Pagar com: essa coluna será exibida apenas se houver ao menos um fornecedor que possua faturas de adiantamento ou crédito disponíveis para uso; Ou caso haja ao menos um CNPJ vinculado no cadastro do fornecedor, que possua saldo de crédito ou adiantamento.
Dica
Para conhecer mais sobre a rotina de Baixa de Faturas com Adiantamento e Crédito de Fornecedores, acesso o manual clicando aqui.
Logo abaixo da lista das faturas, há um totalizador, exibindo a soma individual de cada uma das colunas "Valor", "Juros", "Multa", "Protesto", "Desconto" e, também, a soma do "Total" de todas as faturas.
Caixa/Banco
Quando for selecionada apenas uma fatura para a realização da baixa, este campo exibirá a conta fluxo que já está vinculada à esta fatura no momento. Porém, caso necessário, neste mesmo campo é possível alterar manualmente para uma outra conta fluxo.
Mas se forem selecionadas mais de uma fatura, este campo virá vazio, sendo possível definir manualmente, uma conta de Caixa/Banco (Conta fluxo), onde será registrado o recebimento dessas faturas selecionadas.
NOTA
- Sempre que a conta fluxo for alterada no momento da baixa, esta nova conta fluxo substituirá a anterior, e a partir daí ficará vinculada à essa(s) fatura(s) selecionada(s).
Data da Baixa
Por padrão este campo irá sugerir o dia atual (de hoje), porém, é possível alterar manualmente para uma outra data, tanto digitando no campo como usando o calendário que fica disponível.
Detalhe da configuração da data de baixa
Após definir e conferir todos os dados, estando tudo certo, basta clicar no botão "BAIXAR", para concluir a operação de Baixa das faturas selecionadas.
Baixa do valor total
Após isso, será necessário definir se a baixa vai ser do valor total, ou valor parcial, das faturas selecionadas.
Caso seja do valor total, basta clicar no botão "BAIXAR", para finalizar o processo diretamente.
Baixa de valor total da(s) fatura(s) selecionada(s)
Baixa do valor parcial
Caso queira realizar baixa parcial do valor, é necessário habilitar o botão "PAGAMENTO PARCIAL".
Em seguida, defina a data do novo vencimento da fatura que ficara com o valor restante
E defina o valor parcial que será pago agora.
Baixa de valor parcial do total da(s) fatura(s) selecionada(s)
Neste caso, será gerada outra fatura com o valor restante, para a nova data de vencimento que ficou definida.
Após definir entre valor total ou parcial, clique no botão "BAIXAR", para finalizar o processo.
Download de Planilha com dados de faturas baixadas
Ao concluir a realização da baixa da(s) fatura(s) de forma individual ou em lote, surgirá a opção para fazer ou não o download dos dados da(s) fatura(s) baixada(s) em uma planilha.
Mensagem para download de faturas baixadas
Ao clicar em "SIM", será feito o download de um arquivo.xlsx, uma planilha que pode ser aberto no Excel, constando os seguintes dados das faturas: Vencimento, Valor, Juros, Multa, Protesto, Taxa Adm. Cartão, Desconto, Caixa/Bancos e Data da baixa.
Planilha com dados da(s) fatura(s) baixada(s)
Inserir Anotações
Ao clicar na botão dos 3 pontinhos , na parte inferior da tela, e em seguida na opção "Anotações", abrirá a tela "Inserir Anotações", e será possível listar, visualizar, incluir novas, editar e excluir anotações, das faturas que estão sendo baixadas.
Inserir anotações a partir da tela de Baixa de Faturas
Para mais informações sobre Inserir Anotações nas faturas, acesse: Inserir Anotações - A Pagar.
Inserir Anexos
Ao clicar na botão dos 3 pontinhos , na parte inferior da tela, e em seguida na opção "Anexos", abrirá a tela "Inserir Anexo", e será possível visualizar a lista, incluir novos, baixar e excluir anexos, das faturas que estão sendo baixadas.
Inserir anexos, a partir da tela de Baixa de Faturas
Para mais informações sobre Inserir Anexos nas faturas, acesse: Inserir Anexo em Faturas - A Pagar.
Nota
- Ao realizar a baixa de uma fatura, não é permitido alterar o valor rateado.
- Realizando a baixa de uma fatura gerada com rateio por Centro de Custo, será considerado na contabilidade o Centro de Custos da fatura de origem.
- Para mais informações sobre o Rateio, acesse: Lançar Fatura - A Pagar.