Lançar Fatura - A Pagar

Acessando a rotina

Para acessar esta rotina, vá no menu: Adm./Financeiro > Gestão Financeira, clique na aba Contas a Pagar e então clique no botão "LANÇAR".

Então abrirá a tela de Inclusão de faturas, onde se pode preencher os campos necessários, com os dados da nova fatura.

Os campos que estão descritos com um asterisco ( * ) são de preenchimento obrigatório, já os demais são opcionais.

Tela de lançamento de faturas

Dados iniciais

Seção de dados iniciais

• Fornecedor: Para definir o Fornecedor, clique no botão "SELECIONE", e então, abrirá um campo de filtragem para a buscar. É possível pesquisar o cliente, pelo código, pelo nome, pelo CNPJ ou pelo CPF e ao encontrar o cliente desejado, clique sobre ele, na lista da busca que aparece, para selecionar.

Campo de filtro para seleção do cliente

• Data de Emissão e Data de Lançamento: esses campos são definidos por padrão, com a data atual (de hoje), porém pode ser alterado conforme a necessidade;
• Documento: campo aberto, para se preencher o número do documento;
• Série, Empresa, Comprador e Portador: esses campos exibem seus dados previamente cadastrados no sistema, bastando escolher na lista conforme a necessidade. Caso não conste os dados necessários na lista desses campos, é preciso realizar os respectivos cadastros, ou talvez seja porque o usuário não tenha acesso à uma das empresas cadastradas;
• Formato/Configuração para CNAB: campo para selecionar o formato do CNAB de cada banco
• Forma de Lançamento: para escolher a forma como vai ocorrer o lançamento, com base no item selecionado no campo Formato/Configuração para CNAB.

Detalhamento Fatura

Seção de detalhamento da fatura

• Valor: Neste campo, é necessário informar o tipo da moeda, e então, o valor total da fatura;
• Desconto: Caso haja desconto no valor, deve ser informado neste campo.
• Forma de Pagamento: Campo de seleção fixa com as opções: "1 - Dinheiro", "2 - Cheque a Vista", "3 - Cheque a prazo", "4 - Crediário", "5 - Cartão", "6 - Convênio", "8 - PIX, "9 - Depósito Bancário;
• Status: este campo exibe uma lista de status personalizado. Basta selecionar o status adequado em cada caso.
  • É possível criar status personalizados por meio da rotina "Cadastro de Status para faturas" no menu: Adm/Financeiro > Cadastros Auxiliares > Contas a Receber > Status.
    
• Parcelas: nesse campo deve-se informa a quantidade de parcelas para o valor total, sendo, 1 ou mais. E então, logo abaixo, surgirão os campos de "Nosso Número, "Vencimento", "Valor" e "Observação padrão" e "Cód. Barras/Linha digitável", na quantidade que foi definida neste campo. No exemplo abaixo foi definida duas parcelas para esta fatura. Logo, abriram dois blocos com a data de vencimento de cada parcela e o valor rateado entre elas.
  • Nosso Número: campo para digitar o "Nosso Número" de cada parcela da fatura.
  • Vencimento: data de vencimento de cada parcela
  • Valor: consta o valor de cada uma das parcelas
  • Observação padrão: campo de descrição de observação padrão da parcela. Caso queira que este campo seja preenchido com os dados bancários do fornecedor, basta clicar no ícone , que está neste campo, e caso tenha dados do fornecedor, será preenchido conforme solicitado. Caso não tenha dados, eles podem ser cadastrados no menu "CRM > Cliente/Fornecedor".
  • Cód. Barras/Linha digitável: campo para digitar o código de barras, de cada parcela

Detalhe da quantidade de parcelas definidas

• Prazos: neste campo deve ser definida a quantidade de dias entre as parcelas. Por padrão, já vem definido para 30 dias, mas é possível alterar conforme a necessidade.

  • Ao habilitar o botão "GERAR VENCIMENTO FIXO". O campo Prazos ficará desabilitado, e o prazo de vencimento ficará fixado em 30 dias para cada parcela.

Detalhe do botão Gerar Vencimento Fixo

• Adiantamento: Caso seja necessário incluir um adiantamento, basta habilitar o botão "ADIANTAMENTO",  e então o campo "Nº do Pedido" ficará disponível para preenchimento. 

Detalhe do botão "Adiantamento"

Contabilidade

Seção de Contabilidade

• Categoria Financeira: neste campo defina uma das Categorias Financeiras, que estão cadastradas em: "Adm/ financeiro > Cadastros Auxiliares > Categorias Financeiras".
• Histórico: neste campo defina um dos históricos que estão cadastrados no menu: "Adm/financeiro > cadastro auxiliares > contabilidade > histórico";
• Centro de Custo: quando houver uma centro de custo vinculado ao "Histórico" que foi definido acima, este campo será preenchido automaticamente. Caso contrário, ficará vazio. É possível selecionar um centro de custo manualmente. 
• Conta Débito: quando houver uma conta débito vinculada ao "Histórico" que foi definido acima, este campo será preenchido automaticamente. Caso contrário, ficará vazio. É possível selecionar uma conta débito manualmente. 
• Conta Crédito: quando houver uma conta crédito vinculada ao "Histórico" que foi definido acima, este campo será preenchido automaticamente. Caso contrário, ficará vazio. É possível selecionar uma conta crédito manualmente.
• Conta Fluxo: quando houver uma conta fluxo vinculada ao "Histórico" que foi definido acima, este campo será preenchido automaticamente. Caso contrário, ficará vazio. É possível selecionar uma conta fluxo manualmente.

Em "Contabilidade", caso o campo "Histórico" seja preenchido anteriormente com uma operação indicando rateio, estará disponível a seção: "Rateio por Centro de Custos".

Existem duas possibilidades de Rateio: FIXO e VARIÁVEL.

Caso o histórico esteja configurado para fazer o Rateio Fixo, a tela de "Rateio por Centro de Custos - Fixo" apresentará o rateio com base nos Centros de Custos vinculados ao Histórico, como mostra a imagem abaixo. Nesta tela, também é possível conferir o "Centro de Custo", "Porcentagem" e "Valor".

Tela de rateio por Centro de Custos - Fixo

Caso o rateio selecionado seja o FIXO e não possua o Centro de Custo para a empresa da Fatura (ou para todas as empresas), uma notificação será apresentada na tela para que a configuração seja ajustada corretamente, como mostra a imagem abaixo:

Configurando o histórico para fazer o Rateio Variável, a tela de "Rateio por Centro de Custos - Variável" apresentará os centros de custo da conta da empresa conectada e de todas as demais empresas, estando vinculadas ao cadastro ou não.
Nesta tela, é possível "Selecionar todos" e/ou "Remover todos", além de conferir o "Centro de Custo", "Porcentagem" (campo editável) e "Valor" (campo editável).

Também é possível ratear por "Porcentagem" ou "Valor".

Tela de rateio por Centro de Custos - Variável

Ainda nesta tela, no canto superior direito da sessão de rateio, há um botão com a opção "Ratear igualmente", onde o valor será rateado igualmente para cada centro de custo da listagem.
Caso algum centro de custo seja excluído, o valor será recalculado.

Nesta tela, existe um totalizador indicando o "Restante do rateio" e "Valor total", como mostra a figura de exemplo abaixo. A fatura só será registrada caso a soma da porcentagem rateada seja 100%.

Após o correto preenchimento dos campos necessários, clique no botão "INCLUIR", para lançar a nova fatura.

Ao concluir a inclusão da Fatura, clicando em "Repetir último lançamento" será possível incluir uma nova fatura com mesmos dados informados na última. Assim como poderá incluir uma nova fatura clicando em "Novo lançamento". 

Em caso de dúvidas, consulte a sua contabilidade, para saber o correto preenchimento de todos os campos, em cada caso.