Quais rotinas financeiras estarão contempladas?

As despesas devem ser incluídas manualmente e os campos a serem informados são:

• Cód. do Fornecedor: identificação do fornecedor da fatura. Através do recurso de busca ()  será possível pesquisá-lo. 
• Data de Emissão: data em que a fatura foi emitida; 
• Documento: número da nota fiscal de entrada relacionada a fatura;
• Série: série na nota fiscal de entrada relacionada a fatura; 

• Data de Lançamento:  data do cadastro da fatura no sistema;

• Valor total:  valor total da fatura;
• Parcelas: quantidade de faturas que o sistema irá gerar. É possível alterar a quantidade máxima de parcelas a serem geradas, por padrão a quantidade máxima já cadastrada é 36 parcelas.
• Prazo: prazo entre as parcelas. A partir da data de emissão do documento são adicionados os dias informados neste campo para calcular a data de vencimento da primeira fatura. As demais levarão em consideração a quantidade de dias da primeira fatura como prazo entre elas.
• Gerar vencimento fixo: alguns meses possuem mais dias, então o dia do vencimento das faturas pode variar, ao selecionar esta opção o dia do vencimento será fixo. Caso a data de vencimento de alguma fatura caia no final de semana (sábado ou domingo) o vencimento será transferido para segunda-feira, para que isso aconteça é necessário habilitar o parâmetro "Vencimentos de faturas apenas em dias de semana:" disponível em Empresa > Parâmetros Globais > Financeiro > grupo Financeiro;
• Forma de Pgto: para lançamento de faturas a pagar as formas de pagamento disponíveis são: Chq. Vista, Chq. Prazo, Crediário, Cartão e Convênio;
• Empresa: empresa do lançamento da fatura. O usuário poderá estar logado em uma unidade, mas realizar o lançamento por outra empresa, selecionando uma opção neste campo;

• Desconto: valor de Desconto que será aplicado sobre o valor total da fatura.

Filtros do Lançamento de Faturas do Contas a Pagar

Contabilidade

Para que ocorra a integração contábil é necessário informar alguns campos, são eles:

• Histórico: histórico da operação. O usuário poderá pesquisar um histórico através do recurso da lupa. Os campos para as contas de débito e crédito serão exibidos de acordo com o histórico e o tipo de rateio selecionados;
• Conta débito: deve ser selecionada uma conta débito, para selecionar mais de uma conta débito é possível desmembrar o valor da fatura através do ícone ();
• Conta crédito: deve ser selecionada uma conta crédito;
• Conta de fluxo de caixa: a conta de fluxo de caixa escolhida será o local de saída do dinheiro quando a fatura for paga, em caixa ou banco;
• Centro de Custo: será possível selecionar um ou mais centros de custo para a operação.

Quadro Contabilidade da página de lançamento de faturas

Ao clicar no ícone () ao lado do campo "Conta Débito" é possível desmembrar o valor da fatura em mais de uma conta débito, será exibida uma nova janela para que sejam incluídas as novas contas. O valor total da fatura poderá ser desmembrado em no máximo 10 contas débito.

Desmembramento do Débito

A soma dos valores rateados entre as contas débito deverão ser igual ao valor total da fatura, caso seja distribuído um valor incorreto será exibida uma mensagem de alerta.

Mensagem de alerta para valor incorreto

Todas as contas selecionadas deverão ser distintas, ao selecionar contas iguais será exibida uma mensagem de alerta.

Mensagem de alerta para contas repetidas

Ao clicar em salvar, o campo "Conta Débito" não poderá ser alterado. Caso o valor total da fatura ou o histórico contábil sejam modificados, o desmembramento será cancelado. 

Os últimos dados a serem informados para o lançamento da fatura são: Comprador, Usuário e Observação Padrão.

Dados do Lançamento de Fatura

• Opção "Adiantamento":  para lançar uma fatura de adiantamento referente a um pedido, é necessário ativar a opção "Adiantamento".  Ao selecionar esta opção será exibido o campo "Nº do Pedido" para que seja informado o número do pedido desejado;

Campo "N° do Pedido"

• Comprador: deve ser informado o comprador;
• Usuário: deve ser informado o usuário responsável pelo lançamento da fatura;
• Observação Padrão: este campo permite incluir informações complementares do lançamento. 

Através do ícone () os dados bancários  da conta principal do fornecedor serão copiados para este campo.

Dados bancários do fornecedor copiados através do ícone ()

• Categoria Financeira: deve ser informada uma categoria financeira, caso a escolhida não esteja cadastrada, ao descrevê-la será apresentado um link para que seja possível cadastrá-la.

Após a confirmação dos dados será possível alterar os campos: número, vencimento, valor, observação e portador. 

Detalhamento das Faturas.

Ao finalizar o lançamento o usuário será direcionado para a última tela da rotina, nela serão apresentadas algumas informações tais como: o número de controle da fatura, o código e o vencimento. Também estão disponíveis opções para imprimir a autorização de pagamento, repetir o último lançamento e continuar lançamento de faturas.

Impressão de faturas

Para iniciar o processo deve ser informado o código da fatura, ou buscá-los através dos filtros disponíveis em tela.

Alteração individual de faturas

O usuário poderá modificar os dados da fatura, exceto: fornecedor, quantidade de parcelas e o prazo entre elas. Além disso, somente faturas com o status "Em aberto" poderão ser alteradas.

Para incluir uma ou mais anotações sobre as alterações realizadas na fatura, basta clicar no link  "clique aqui' ao lado do campo "Para inserir anotações". As anotações não poderão ser alteradas ou excluídas, nelas ficarão salvas informações de usuário, data e hora. Este campo é alfanumérico, caracteres especiais não serão aceitos. A quantidade de caracteres se limitará a 50. No campo de categoria Financeira deve ser informada uma categoria para a fatura, caso a escolhida não esteja cadastrada, ao descrevê-la será apresentado um link para que seja possível cadastrá-la.

Dados da Fatura

Sempre que na entrada de compras o código de barras da fatura for informado, o mesmo passará a ser exibido no campo "Linha Digitável".

Para apagar uma fatura, é necessário selecionar a opção "Excluir" e inserir o motivo da exclusão. Faturas integradas somente poderão ser excluídas por usuários habilitados para esta operação.

Excluir faturas

Depois de confirmar as alterações, o usuário será direcionado para a última tela da rotina na qual será exibida uma mensagem de sucesso e será possível imprimir autorização de pagamento clicando no ícone () ou continuar alterando/excluindo faturas.

Imprimir autorização de pagamento

RECURSO DE PESQUISA ATRAVÉS DOS FILTROS

Ao inserir as informações nos filtros e clicar em "Pesquisar" será exibida uma listagem de faturas com os dados informados na busca.

Resultado da busca através dos filtros

Através do link no código da fatura, disponível na coluna "Fatura/Emp" o usuário será direcionado a tela de alteração/exclusão de faturas já com o código inserido no campo "Código da fatura".

Código inserido através do link no código da fatura

• O sistema dispõe do recurso de envio de e-mail ao fornecedor, desta forma, ao realizar uma baixa de fatura a pagar, um e-mail é enviado ao fornecedor para notificá-lo do pagamento. Para utilizar este recurso é necessário habilitar o parâmetro "Enviar e-mail ao fornecedor na baixa da fatura Contas a Pagar" disponível em Adminitrativo > Parâmetros Globais > Financeiro > grupo Baixa de faturas. Para o remetente do e-mail o sistema considerará primeiramente o endereço de e-mail cadastrado no WorkFlow (Administrativo > Parâmetros Globais > Workflow, item "Contas a Pagar"), caso não esteja configurado o remetente será o e-mail do responsável informado em Dados da Empresa.

Parametrização Restrita

Baixa Individual Total

Na baixa individual total de faturas o usuário deve inserir o código de identificação da fatura no campo "Número da fatura" e prosseguir.

Campo "Número da fatura"

Ao prosseguir, será direcionado para a baixa de faturas em que será possível modificar alguns campos, exceto: Cliente, Parcela, Documento, Vencimento, Número da fatura/Empresa e Valor da Fatura. Os campos são:

• Data da Baixa: poderá ser escolhida uma data para a baixa, por padrão o sistema sugerirá o dia atual;
• Juros (R$): será possível definir o valor de juros para baixa; 
• Desconto (R$): poderá ser concedido um valor de desconto;
• Taxa Financeira (R$): é possível inserir uma taxa financeira;
• Abatimento (R$): é um desconto concedido ao cliente na fatura em questão, a diferença de um abatimento para um desconto é que o abatimento é contabilizado em um histórico diferente.
  • Para conceder um abatimento, o sistema buscará as informações configuradas na operação padrão "Abatimentos Obtidos". Para que não ocorra nenhum problema, esta operação padrão deve estar devidamente configurada, para mais informações vide manual Operações Padrões;
    
• Quadro Contabilidade: será possível alterar somente a conta débito, conta crédito e o centro de custo;
• Valor Pago (R$): o usuário poderá alterar o valor a ser pago na fatura em questão, porém, ao alterar o valor o tipo de baixa será automaticamente mudada para Baixa Individual Parcial;
• Complemento do Histórico: é possível inserir uma anotação para o histórico;
• Categoria Financeira: deve ser informada uma categoria financeira, caso a escolhida não esteja cadastrada, ao descrevê-la será apresentado um link para que seja possível cadastrá-la.
  
• Documento/Cheque: caso a fatura seja paga com cheque, o usuário deverá inserir o número do cheque neste campo e selecionar a opção "Lançamento efetivado/compensado" caso o cheque seja efetivado ou compensado;
• Nosso Número: será possível definir o código da fatura neste campo;
• Data para Lançamento na Conta: o usuário poderá definir uma data para o lançamento na conta;
• Portador: é possível alterar o portador da fatura;
• Status: é possível alterar o status da fatura.

Baixa de Faturas

Ao clicar no botão "Confirmar Baixa", será exibida a tela de baixa de fatura com rateio entre centro de custo.  

Baixa de fatura com rateio entre centro de custo

BAIXA INDIVIDUAL PARCIAL

A baixa individual parcial de faturas tem o mesmo processo inicial da baixa individual total, é necessário inserir o número da fatura e prosseguir. Ao prosseguir será possível modificar alguns campos, exceto: Cliente, Parcela, Documento, Vencimento, Número da fatura/Empresa e Valor da Fatura.  

Ao alterar o campo "Valor Pago (R$)" para um valor inferior ao total da fatura será exibida uma mensagem de alerta informando sobre a baixa parcial.

Mensagem de alerta

Ao clicar em "OK" será exibido o grupo Baixa Parcial, no qual será possível conferir o valor restante, informar a nova data de vencimento e uma observação. Ao realizar uma baixa parcial será gerada uma nova fatura com o valor restante da anterior. Também é possível acrescentar juros a nova fatura, através do campo "Juros em R$". Este recurso somente estará disponível caso o parâmetro "Juros/Multa na nova fatura" esteja habilitado.

Grupo Baixa Parcial

Ao clicar no botão "Confirmar Baixa", será exibida a tela de baixa de fatura com rateio entre centro de custo.  

Baixa de fatura com rateio entre centro de custo

Ao confirmar a baixa e o rateio, o usuário será direcionado para a última tela da rotina, na qual será exibida uma mensagem de sucesso e as opções:

• Através do ícone "" será possível imprimir um Comprovante Contábil (Etiq. Lançto.);
• Através do ícone "" será possível imprimir o cheque;
• Através do ícone "" será possível imprimir uma cópia do cheque;
• Continuar a baixa de faturas através do link "Continuar baixando de faturas".

Tela final da rotina de baixa de faturas

Ao finalizar uma baixa de faturas parcial, na última página da rotina será exibido o código da nova fatura gerada.

Código da nova fatura

MAIS INFORMAÇÕES SOBRE A ROTINA

Baixa de fatura com rateio variável entre centro de custo

Na tela "Baixa de fatura com rateio entre centro de custo", caso o rateio configurado na conta for variável, será possível alterar o valor que será dividido entre eles. Se o tipo de rateio for Fixo, somente será necessário confirmar a baixa e o rateio. Isto ocorrerá para a baixa individual parcial e para a baixa individual total. Para mais informações vide manual Históricos.

Baixa de faturas com rateio entre centro de custo

GRUPO DE FILTROS "CASO NÃO SAIBA O NÚMERO DA FATURA, UTILIZE A PESQUISA ABAIXO:"

Caso o número da fatura não seja conhecido, poderão ser utilizados este grupo de filtros, através dos quais o usuário poderá pesquisar as faturas por:

• Faixa de Faturas: permite buscar pela faixa de fatura, digitando os primeiros e últimos números;
• Vencimento entre: permite buscar faturas por data inicial e final;
• Empresa: permite selecionar uma empresa;
• Cliente/Fornecedor: permite buscar faturas por cliente/fornecedor;
• Portador(es): permite buscar por um portador;
• Status: permite buscar faturas por seu status;
• Conta Fluxo de Caixa: permite buscar faturas por sua conta fluxo de caixa;
• Forma de pagamento: permite buscar faturas por sua forma de pagamento;
• Série: permite buscar faturas por sua série;
• Nosso número/cheque: permite buscar faturas por número de cheque;
• Documento (NF): permite buscar faturas pelo número da nota fiscal.

Grupo de filtros para utilizar caso não saiba o número da fatura

BAIXA DE FATURAS DE SERVIÇOS

Ao realizar a baixa individual ou em lote (selecionar mais de uma fatura) de faturas de serviço, o sistema realizará da seguinte forma a contabilização de CSRF e IRRF:

Supondo uma venda cujo valor da nota é de R$1.000,00 em que os valores dos impostos são:
IRRF: 20,00
CSRF: 46,50 (PIS: 6,50; COFINS: 30,00; CSLL: 10,00).

Esta nota foi paga na seguinte proporção: 250,00 no dinheiro (a contabilização do CSRF e IRRF referente a este plano já foi realizada na emissão) e 750,00 no cartão de crédito em 5 parcelas de R$ 140,02 (já deduzido os impostos, supondo que os únicos impostos são IRRF e CSRF). Logo deveríamos realizar o seguinte cálculo para realizar o lançamento contábil do imposto na baixa da fatura:

Valor do lançamento contábil do imposto = (Valor da Fatura / (Total da Nota – Total das retenções) * valor do imposto

Valor do lançamento contábil do IRRF= (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 20,00 =  3,00

Valor do lançamento contábil do PIS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 6,50 =  0,97

Valor do lançamento contábil da COFINS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 30,00 =  4,50

Valor do lançamento contábil da CSLL = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 10,00 =  1,50

Se as operações padrões para as retenções de PIS, COFINS, IRRF E CSLL não estiverem devidamente configuradas o sistema não permitirá que a baixa seja efetuada e será exibida uma mensagem de alerta. Para mais informações vide manual Operações Padrões.

Mensagem de alerta

A baixa de faturas em lote ocorre após a pesquisa realizada através dos filtros abaixo:

• Faixa de Faturas: permite buscar pela faixa de fatura, digitando os primeiros e últimos números;
• Vencimento entre: permite buscar faturas por data inicial e final;
• Empresa: permite selecionar uma empresa;
• Cliente/Fornecedor: permite buscar faturas por cliente/fornecedor;
• Portador(es): permite buscar por um portador;
• Status: permite buscar faturas por seu status;
• Conta Fluxo de Caixa: permite buscar faturas por sua conta fluxo de caixa;
• Forma de pagamento: permite buscar faturas por sua forma de pagamento;
• Série: permite buscar faturas por sua série;
• Nosso número/cheque: permite buscar faturas por número de cheque;
• Documento (NF): permite buscar faturas pelo número da nota fiscal.

Grupo de filtros para utilizar caso não saiba o número da fatura

Ao clicar em "Pesquisar", o sistema apresentará todas as faturas que se encaixam nos filtros configurados. Por padrão algumas informações exibidas serão fixas:

• Emissão;
• Fatura/Emp;
• NF/ Série;
• Parcela;
• Vencimento;
• Valor Fatura;
• Cliente/Fornecedor;
• Plano de Pagamento.

Busca de faturas através dos filtros da baixa de faturas

Depois de selecionadas as faturas desejadas, basta clicar no botão "Baixar a(s) fatura(s) selecionada(s)". O usuário será direcionado para a tela de faturas selecionadas, na qual será possível alterar algumas informações:

• Nosso Número;
• Juros (R$);
• Desconto (R$);
• Abatimento (R$);
• Taxa Financeira (R$).
  

Faturas marcadas para baixa

Através do ícone "" na coluna "Fatura/Vcto" será exibida uma nova janela que permitirá utilizar crédito de adiantamento na fatura. Para obter este crédito o usuário deve lançar uma fatura de adiantamento ou utilizar uma fatura de adiantamento que não está associada a nenhum pedido. Caso o cliente em questão não tenha nenhum crédito para associar este ícone não será exibido.

Relacionamento de Fatura com

Através do ícone "" ao lado do valor a ser pago, será possível incluir um ou mais cheques na fatura. A quantidade de cheques que podem ser inseridos se limitam a trinta (30). Para inserir mais um cheque basta clicar no ícone novamente e para excluí-lo basta clicar no ícone  excluir "".

Ao clicar neste ícone alguns campos serão exibidos para que o usuário preencha com os dados do cheque:

• Nr. do cheque;
• Valor;
• Data de Vencimento;
• Opção "Lançamento efetivado/compensado".

Incluir cheque a fatura

Ao clicar no botão "Prosseguir" o usuário será direcionado para a tela de Integração com Caixa, na qual será possível alterar a conta crédito, data de baixa, data do lançamento na conta, inserir o número do documento/cheque e informar se o lançamento foi efetivado/compensado. Também é possível escolher um portador para as faturas, selecionando a opção "Escolher portador para as faturas".

Nesta tela será possível utilizar cheques de clientes como parte do pagamento, através do ícone "".

Integração com Caixa

Depois de alterados os campos desejados, o usuário deve clicar no botão "Confirmar baixa(s) e débito" e será direcionado para a última tela da rotina, na qual serão apresentadas as informações finais da baixa. Nesta página o usuário terá algumas opções:

• Através do ícone "" será possível imprimir o recibo da baixa;
• Através do ícone "" será possível imprimir  um Comprovante Contábil (Etiq. Lançto. xxxxx);
• Através do ícone "" será possível imprimir o Borderô de Pagamento;
• Através do ícone "" será possível imprimir o cheque;

 O cheque é impresso de acordo com o layout relacionado com a conta fluxo da fatura (o relacionamento é realizado no plano de contas) e o layout deve estar previamente cadastrado. Mais informações de configuração de layout é necessário entrar em contato com o Suporte Técnico Linx, do mesmo modo para tornar o campo "nominal" editável.

• Através do ícone "" será possível imprimir uma cópia do cheque;
• Continuar a baixa de faturas através do link "Baixa de Faturas".

Confirmação da baixa

Para realizar um estorno é necessário informar:

• Número da fatura;
• Motivo do estorno;
• Data do Estorno para lançamento na contabilidade: por padrão a data sugerida será a do dia em questão;
• Mudar status para: ao realizar um estorno o usuário poderá alterar o status da fatura.

Estorno de fatura

Ao clicar no botão "Prosseguir" os dados do estorno e da fatura serão apresentados para conferência e confirmação da operação.

Conferência e Confirmação de dados

Ao confirmar, o usuário será direcionado para a última tela da rotina, na qual será exibida uma mensagem de sucesso e um link para um novo estorno.

Mensagem de sucesso

RECURSO DE PESQUISA

Caso o usuário desconheça o número da fatura, será possível realizar uma pesquisa através dos filtros:

• Cliente/Fornecedor;
• Nosso número/cheque.

Pesquisa de fatura

Ao clicar em "Pesquisar' serão listadas todas as faturas que se encaixaram nos filtros informados.  No link da coluna "Fatura/Emp." de cada linha o usuário será direcionado a tela inicial de estorno com o campo "Número da fatura" já preenchido, e inicia novamente o processo explicado anteriormente.

Listagem de faturas pesquisadas através dos filtros

Para isso, alguns campos devem ser informados:

Lançamento de faturas

• Código do Cliente: Cliente da fatura. O usuário poderá digitar o código ou realizar a busca através do recurso da lupa.
• Data de Emissão: Data de emissão é a data do documento.
• Data de Lançamento: Data de lançamento é a data do cadastramento da fatura no sistema.Por exemplo, o usuário poderá estar lançando uma fatura hoje no sistema (Data de Lançamento), mas ela ter sido emitida ontem, ou seja, a data real do documento de ontem (Data de Emissão). 
• Valor total: Valor total da fatura. A fatura poderá ser lançada em outra moeda, para isso, basta selecionar o símbolo da mesma. 

As moedas em que a empresa irá trabalhar geralmente são definidas na implantação do ERP e a atualização dos valores de cotação do dia é realizada na página de entrada do sistema, após a autenticação do usuário. 

• Parcelas: Quantidade de faturas que o sistema irá gerar. O sistema divide o valor total informado pelo número de parcelas para gerar o valor de cada fatura. Por padrão é possível gerar no máximo até 36 parcelas, mas este número poderá ser alterado em Parâmetros Globais – Financeiro – Campo "Quantidade máxima de parcelas para o lançamento de faturas".
• Prazo: Prazo entre as parcelas. A partir da data de emissão do documento adiciona os dias informados neste campo para calcular a data de vencimento da primeira fatura, para as demais considera esta quantidade de dias como prazo entre elas. 
• Gerar vencimento fixo: Ao gerar a data de vencimento das faturas como alguns meses possuem mais dias, o dia de vencimento poderá variar. Exemplo: Data de emissão: 06/12 então a data de vencimento das faturas ficará: 05/01, 04/02 e 06/03. Marcando esta opção, as parcelas a serem geradas terão o dia de vencimento fixo, por exemplo: Data de emissão: 06/12, assim, data de vencimento das faturas: 06/01, 06/02 e 06/03. Caso a data de vencimento de alguma fatura caia no final de semana (sábado ou domingo) e nos Parâmetros Globais – Financeiro – a opção "Vencimentos de faturas apenas em dias de semana:" estiver marcada, o sistema colocará o vencimento da fatura em questão para a segunda-feira.

• Documento: Número da nota fiscal de saída relacionada a esta fatura a receber. 

• Série: Série na nota fiscal de saída relacionada a esta fatura. As séries utilizadas no lançamento de faturas a receber são as séries de saída, porque fatura a receber é originada de uma nota fiscal de saída. Estas séries deverão ser previamente cadastradas (Menu Faturamento -> Cadastros auxiliares -> Série de Nota Fiscal). 

• Forma de Pgto: Tipo de documento da fatura, que pode ser: Chq. Vista, Chq. Prazo, Crediário, Cartão, Convênio e Financeira.

•  Empresa: Empresa do lançamento da fatura. O usuário poderá estar logado em uma unidade, mas fazer o lançamento por outra empresa, escolhendo a mesma neste campo.
• Contabilidade: Os dados para a integração contábil também deverão ser informados. O usuário deverá selecionar o histórico da operação ou utilizar o recurso da lupa para localizar o histórico desejado. As contas débito e crédito serão exibidos de acordo com o histórico selecionado e o tipo de rateio também depende do histórico (Mais detalhes sobre os tipos de rateio ver manual de Contabilidade).

A conta fluxo de caixa representa o local de previsão para a entrada do dinheiro quando a fatura for paga e geralmente é caixa ou bancos.

Dados de contabilidade

Os últimos dados a serem informados são: vendedor, usuário do lançamento da fatura e uma observação também poderá ser inserida. Ao informar o código do cliente o sistema sugere automaticamente o vendedor configurado em seu cadastro, mas, permitindo o usuário alterar esta informação.

Dados da conta a receber.

Para lançar uma fatura de adiantamento referente a um orçamento/pedido é necessário ativar a opção "Adiantamento" e no campo "Nº do Pedido" (exibido caso a opção "Adiantamento" for ativada) informar o número do orçamento/pedido desejado.
Após a confirmação dos dados o usuário poderá alterar a data de vencimento de cada fatura, bem como os valores, inserir uma observação diferenciada para cada fatura e também configurar o portador das mesmas.

Gerar faturas à receber

Caso a forma de pagamento escolhida em tela for "Cheq. Vista" ou "Cheq. Prazo" será solicitado os números dos cheques.

Detalhamento das Faturas

Ainda é possível alterar o prazo podendo-se estabelecer um prazo maior ou menor entre as faturas. Para alterar o prazo entre as faturas, é necessário clicar sobre o link "Vcto." e na janela que se abrirá alterar os prazos desejados.

Alteração do prazo de vencimento.

Se o histórico selecionado para o lançamento da fatura estiver relacionado ao rateio variável, os centros de custo serão abertos para que seja informado o valor para cada centro de custo.

Rateio entre centro de custos

Na última página será possível imprimir dois documentos: O boleto da fatura em Laser/Deskjet (para ser pago em banco) e a Duplicata Mercantil. Para a impressão do boleto bancário é necessário que a fatura esteja configurada com uma cobrança eletrônica previamente cadastrada e associada à conta fluxo da fatura. (Mais explicações ver Manual de Contabilidade – Plano de Contas).

Impressão de fatura

Esta rotina ainda conta com um recurso de envio de faturas para o e-mail do cliente, basta clicar no botão de envio na última página e selecionar as faturas as serem enviadas.

Enviar faturas por e-mail

Para a reimpressão de faturas basta informar o número e escolher o formato: boleto, duplicata ou comprovante de pagamento. E para a reimpressão de carnês será necessário informar o número da nota/cupom, série e ECF. Estes recursos encontram-se ao fim da página de lançamento de faturas.

Reimpressão de faturas

A página inicial de alteração/exclusão de faturas é dividida em duas partes funcionais: Alteração de Faturas e a pesquisa de faturas para proceder à alteração. Este recurso permite a alteração individual de faturas.

Pesquisa de fatura

Caso o usuário não saiba o número da fatura para alteração, poderá utilizar a parte de pesquisa de faturas, informando o cliente e outros filtros poderão ser utilizados, como: Nosso número, documento e série.

Pesquisa de fatura

O usuário poderá modificar todos os seus dados (exceto cliente, parcelas e  documento), incluindo a configuração de cobrança eletrônica para emissão de boletos e o campo "nosso número" da fatura. No lançamento de faturas que utiliza a forma de pagamento "cheque", o nosso número assume o número do cheque informado. Além disso, será necessário informar alguns dados do cheque, como Autorização da Garantidora, Banco, Agência e Conta. Caso a fatura tenha sido originada com a forma de pagamento cheque e posteriormente alterada para outro tipo de pagamento, o sistema ainda assim guardará estes dados, desta forma, se usuário modificá-la novamente para cheque os dados serão re-exibidos.

Dados do cheque

É possível  excluir a fatura informando um motivo de exclusão. Faturas integradas somente poderão ser excluídas por usuários habilitados para esta operação.

Excluir faturas

Também há uma área para inclusão de anotações para a fatura. 

Inserir alterações

Pode ocorrer de várias maneiras:

• Individual total ou individual parcial: pelo número de cada fatura. Para realizar a baixa parcial é necessário que a permissão de usuário "Valor pago", disponibilizada em (Financeiro-Contas a Receber > Não alterar na Baixa de Faturas) esteja desmarcada;
• Em lote: através do relatório de faturas do contas a receber, relatório de extrato de cliente ou do relatório que há abaixo da tela inicial da rotina de baixa de faturas;
• Via CMC7: através da rotina de Baixa de faturas via CMC7, específica para cheques (Contas a Receber > Baixa de Faturas via CMC7);
• Via arquivo retorno: para empresas que utilizam a Cobrança Eletrônica;
•  Através do módulo Loja.

Após a baixa da fatura, independente de qual rotina foi utilizada, haverá opção para impressão de recibo e serão criados os lançamentos contábeis referente à fatura.
Através da rotina de baixa de faturas poderá ser efetuada a baixa individual total ou parcial. Na página inicial é necessário informar o número da fatura a ser quitada.

PESQUISA DE FATURA

Para casos em que o número da fatura é desconhecido será possível pesquisa-la, conforme abaixo:

Pesquisa de faturas

A pesquisa poderá ser realizada utilizando os seguintes filtros:

• Faixa de faturas: permite buscar por uma faixa de números correspondentes as faturas, por exemplo: de 1 a 100;
• Vencimento entre: permite buscar as faturas conforme a data de vencimento;
• Empresa: permite selecionar as empresas em que a fatura pode ter sido gerada;
• Cliente/Fornecedor: apresenta as faturas geradas para um determinado cliente/fornecedor;
• Classe: permite buscar as faturas conforme a classe associada ao cadastro do cliente no CRM;
• Portador(es): permite listar as faturas conforme os portadores informados;
• Status: permite selecionar o status da fatura: em aberto, pago ou compensado;
• Conta fluxo de caixa: filtra pelas contas cadastradas;
• Forma de pagamento: busca pelo meio de pagamento utilizado na fatura;
• Plano(s) de pagamento: busca por todos os planos de pagamentos vinculados às formas de pagamento utilizadas nas faturas.
• Série: busca pela série utilizada na fatura;
• Nosso número/cheque: apresenta as faturas com um número de cheque cadastrado;
• Documento (NF): busca as faturas pelo número de nota fiscal informado.

Ao selecionar uma ou mais formas de pagamento, o relatório trará todos os planos vinculados à elas. Para identificar o plano de pagamento que originou a fatura, basta marcar o filtro "Mostrar plano de pagamento que originou a fatura", desta forma será exibida a coluna "Plano de Pagamento" no relatório. Caso não seja selecionada nenhuma forma de pagamento, então serão apresentados todos os planos de pagamento.

Caso o usuário tenha conhecimento do código da fatura a ser baixada, basta informar seu número no campo "Número da fatura" e prosseguir.

Baixa de faturas

Se o cliente tiver faturas em aberto com vencimento anterior à fatura que está sendo baixada, o sistema mostrará uma mensagem de advertência.

Mensagem de advertência

LISTAGEM DE FATURAS ATRAVÉS DA PESQUISA 

Após realizar a pesquisa, alguns dados fixos serão apresentados: Data de Emissão, Fatura/Empresa, NF/Série, Parcela, Vencimento, Valor Fatura, Cliente/Fornecedor e Plano de Pagamento. A data da baixa o sistema sugere, mas pode ser modificada pelo usuário. 

Resultado da pesquisa

Como faturas em outras moedas podem ser recebidas no sistema, o índice de conversão para reais da moeda será sugerido de acordo com o valor que está cadastrado na cotação, mas o usuário poderá alterar. Através deste índice o sistema irá converter o valor da fatura, pois a baixa é realizada sempre em reais.

Índice

Ao selecionar uma ou mais faturas para a realização da baixa e prosseguir, serão apresentadas as informações referente a Juros, Desconto, Custo Protesto, Multa e Valor Pago.

Desconto e juros

O cálculo de juros e desconto é efetuado somente para faturas que tenham a forma de pagamento Crediário (4) e eles influenciam diretamente no valor pago sugerido pelo sistema.

• Desconto:o sistema calcula multiplicando o valor da fatura pelos dias de antecedência e pelo valor do desconto diário informado nos Parâmetros Globais do Financeiro. Se o valor de desconto calculado para a fatura ultrapassar o estabelecido, o que foi configurado nos parâmetros que será sugerido pelo sistema.
• Juros: o sistema calcula considerando os dias de atraso, a taxa de juros diária em % informada nos Parâmetros Globais do Financeiro juntamente com o tipo de juros escolhido pelo usuário: simples ou composto.

Configurações de juros

Há dois fatores que influenciam diretamente no cálculo dos juros: Carência e Compensação.

É possível utilizar a carência para cobrança de juros nas faturas vencidas. Para isso, é necessário informar a quantidade de dias, em: Parâmetros Globais -> Financeiro, item "Dias de carência para juros". Assim, será possível determinar a quantidade de dias de carência antes da cobrança de juros nas faturas vencidas.

Exemplo: Carência configurada como 2 dias.
Situação A:
Data atual: 15/08/2007
Data de Vencimento: 13/08/2007
Qtde de dias de atraso: 2 dias.

→ Como a carência é de 2 dias, não será calculado juros se a baixa for hoje.
Situação B:
Data atual: 15/08/2007
Data de Vencimento: 12/08/2007
Qtde de dias de atraso: 3 dias.

→ Como a carência é de 2 dias, será calculado juros normalmente se a baixa for hoje, isto é, juros pelos três dias de atraso. A carência somente determina uma quantidade de dias após o vencimento da fatura que não será calculado juros, mas não reduz a quantidade de dias de atraso para o cálculo de juros, como acontece com a compensação. 
É possível configurar uma quantidade de dias para compensação para cobrança de juros nas faturas vencidas. 
Compensação representa a quantidade de dias que após o vencimento da fatura a receber não será calculado juros, pois é o tempo necessário para a compensação do cheque. Um exemplo disso, é o pagamento de uma fatura pelo cliente no dia do vencimento, mas o banco deposita (compensa o cheque) na conta da empresa em até dois dias após o vencimento. Então este período não pode ser cobrado como juros do cliente. No sistema, representa a quantidade de dias que será descontado dos dias de atraso para o cálculo de Juros:
Exemplo: Compensação D+2.
Situação A:
Data atual: 15/08/2007
Data de Vencimento: 12/08/2007
Qtde de dias de atraso: 3 dias.

→ Como a compensação é D+2: 
Qtde de dias de atraso – compensação: 3 – 2 = 1
Desta forma será calculado juros sobre 1 dia de atraso. 
Para saber a compensação da fatura: Deve-se verificar a conta fluxo da fatura (Rotina de Alteração de Faturas) e no plano de contas, verificar qual cobrança eletrônica está associada.

Saldo da conta

Neste exemplo a conta fluxo da fatura é "28-Bradesco" e a Configuração de Cobrança associada é a "Bradesco (088775-7)", assim, é possível acessar esta configuração de cobrança (Menu Adm/Financeiro -> Contas a Receber -> Cobrança Eletrônica -> Configurar) e verificar a compensação que será aplicada na baixa da fatura. 

Compensação

Nas rotinas de baixa de faturas a receber (Baixa individual, Baixa em lote e Recebimento de faturas) também é possível considerar um valor de multa sobre a fatura que estiver em atraso. Para habilitar este recurso:
1 - Deverá ser informado um percentual de multa em Parâmetros Globais - Financeiro - Campo "Percentual multa %".
Observações: O percentual é calculado sobre o valor da fatura e o resultado será sugerido no campo "Multa (R$)" quando a fatura estiver em atraso; a multa não é diária, ou seja, não é incrementada a cada dia de atraso e este percentual pode ser configurado um valor diferente para cada empresa. O cálculo de Multa é efetuado para toda a forma de pagamento, isto é, não somente para faturas que tenham a forma de pagamento Crediário (4).
2 - Em Empresa -> Parâmetros Globais -> Financeiro no campo "Dias de carência para multa" poderá ser informado um número de dias de carência para cobrança de multa de faturas atrasadas. Se não for informado nenhum valor, o sistema vai considerar o valor 0 para o número de dias. A carência para cobrança de multa funciona da mesma forma que a carência para cobrança de juros, ou seja, indica após quantos dias, a contar da data de vencimento da fatura, o valor da multa vai ser cobrado.

Exemplo: Carência configurada como 5 dias.

Situação A:
Data atual: 20/04/2010
Data de Vencimento: 15/04/2010
Quantidade de dias de atraso: 5 dias.
→ Como a carência é de 5 dias, não será cobrada multa se a baixa for feita na data atual (20/04/2010).

Situação B:
Data atual: 21/04/2010
Data de Vencimento: 15/04/2010
Quantidade de dias de atraso: 6 dias.
→ Como a carência é de 5 dias e a quantidade de dias de atraso é maior que 5, será cobrada multa normalmente se a baixa for feita na data atual, isto é, será somado ao valor da fatura o percentual de multa configurado em Parâmetros Globais –> Financeiro no campo "Percentual multa %".

3 - Deverá ser configurada a operação padrão para o recebimento do valor da multa: Multa sobre faturas a receber (999).
4 - Em permissões de usuário - Financeiro Contas a Receber - Quadro "Não alterar na Baixa de Faturas" - Campo "Valor Multa", poderá ser informado se o usuário terá a permissão de alterar ou não o valor da multa nas rotinas de baixa de faturas.

No campo "Protesto (R$)", será possível informar o custo do protesto referente a fatura vencida, o valor informado será somado no campo Valor Pago da fatura. Para utilizar este recurso, é necessário primeiramente configurar a operação padrão do grupo "Financeiro" item "Protesto sobre faturas a receber", não é recomendada a alteração sem auxílio do Suporte Técnico Linx.
Quando a fatura a ser recebida for originada de uma baixa parcial, será exibido um ícone com a descrição "Fatura Origem", assim, basta passar com o mouse para que sejam mostrados os dados da fatura de origem: código, data de emissão, data de vencimento, data de pagamento e valor pago.

Dados da fatura de origem

Quando a fatura a ser recebida for originada de um cheque a prazo com juros e multa antecipados pela rotina de Recebimento de Faturas pelo Frente de Loja, será exibido um ícone ao lado da calculadora, com a descrição "Este é um cheque a prazo com juros e multa antecipados", assim, basta clicar em cima da figura para obter mais informações. (Mais informações vide Manual Frente de Loja, item Recebimento de Faturas, explicações sobre valor de juros e multa antecipados).
Neste caso os valores de juros e multa não serão recalculados na Baixa da Fatura, pois são valores acordados e informados na geração do cheque, mas, poderão ser alterados pelo usuário, caso necessário. A compensação e a carência já foram consideradas na geração do cheque, por isso, não serão consideradas novamente na baixa.

Juros e multa antecipados

Ao alterar o campo "Valor Pago (R$)" para um valor inferior ao total da fatura será exibido um alerta para informar sobre a baixa parcial.

Mensagem de alerta

Ao clicar em "OK" será exibido o grupo Baixa Parcial, no qual será possível conferir o valor restante, informar a nova data de vencimento e incluir uma observação. Ao realizar uma baixa parcial será gerada uma nova fatura com o valor restante da anterior. Além disso, será possível informar um valor de juros para a nova fatura que será gerada, através do campo "Juros em R$". Este recurso somente estará disponível se o parâmetro "Juros/Multa na nova fatura" estiver marcado em Empresa > Parâmetros Globais > Financeiro > Grupo Baixa Parcial de Faturas. 

Grupo Baixa Parcial

Os dados para o lançamento na contabilidade deverão ser informados: histórico, conta débito e conta crédito. Um complemento para o histórico também poderá ser informado. Se a fatura for paga com cheque o usuário deverá inserir o número do cheque no campo "Documento/Cheque" e marcar se o lançamento é efetivado.
O nosso número traz o número do cheque da fatura (se a forma de pagamento da fatura quando cadastrada foi cheque) e o sistema sugere a data para lançamento na conta, podendo ser alterado pelo usuário.
O portador e o novo status para a fatura também poderão ser informados na baixa.

Alteração de fatura

Na página seguinte é possível utilizar cheque de terceiro para efetuar o pagamento e o usuário deverá confirmar a baixa e o rateio. Quando o tipo de rateio for "variável" os valores para cada centro de custo poderão ser alterados nesta tela.

Baixa de fatura com rateio

Caso a fatura a ser baixada seja originada de uma nota fiscal cujo o plano de pagamento foi "Crediário" será apresentada a opção "Usar crédito de terceiros como parte do pagamento" onde será apresentado o saldo dos créditos disponíveis e poderá ser informado o valor de créditos a descontar para realizar o pagamento da fatura..

Créditos

Na última página poderá ser impresso o comprovante de pagamento (recibo).

Impressão de comprovante de pagamento, impressora fiscal, impressora matricial, etiqueta de lançamento contábil

Ao finalizar uma baixa de faturas parcial, na última tela da rotina será exibido o código da nova fatura gerada.

Código da nova fatura

Depósitos não Identificados

Ao lado do número da fatura/empresa é exibido o link  que abre uma janela pop-up listando os lançamentos de depósitos não identificados.

Caso o usuário selecione um lançamento da listagem o mesmo será cancelado. Esta operação deve ser realizada quando a fatura a ser baixada refere-se ao lançamento de depósito não identificado, então, o mesmo precisa ser anulado porque será feito um novo lançamento na baixa da fatura.

Lançamento de depósitos não identificados

BAIXA DE FATURAS DE SERVIÇOS

Ao realizar a baixa individual ou em lote (selecionar mais de uma fatura) de faturas de serviço, o sistema realizará da seguinte forma a contabilização de CSRF e IRRF:

Supondo uma venda cujo valor da nota é de R$1.000,00 em que os valores dos impostos são:
IRRF: 20,00
CSRF: 46,50 (PIS: 6,50; COFINS: 30,00; CSLL: 10,00).

Esta nota foi paga na seguinte proporção:  250,00 no dinheiro (a contabilização do CSRF e IRRF referente a este plano já foi realizada na emissão) e 750,00 no cartão de crédito em 5 parcelas de R$ 140,02 (já deduzido os impostos, supondo que os únicos impostos são IRRF e CSRF). Logo deveríamos realizar o seguinte cálculo para realizar o lançamento contábil do imposto na baixa da fatura:

Valor do lançamento contábil do imposto = (Valor da Fatura / (Total da Nota – Total das retenções) * valor do imposto

Valor do lançamento contábil do IRRF= (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 20,00 =  3,00

Valor do lançamento contábil do PIS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 6,50 =  0,97

Valor do lançamento contábil da COFINS = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 30,00 =  4,50

Valor do lançamento contábil da CSLL = (140,02/(1000,00 - 66,50)) * 10,00 =  1,50

A baixa de faturas em lote ocorre após a pesquisa realizada através dos filtros abaixo:

• Faixa de Faturas: permite buscar pela faixa de fatura, digitando os primeiros e últimos números;
• Vencimento entre: permite buscar faturas por data inicial e final;
• Empresa: permite selecionar uma empresa;
• Cliente/Fornecedor: permite buscar faturas por cliente/fornecedor;
• Portador(es): permite buscar por um portador;
• Status: permite buscar faturas por seu status; 
• Conta Fluxo de Caixa: permite buscar faturas por sua conta fluxo de caixa;
• Forma de pagamento: permite buscar faturas por sua forma de pagamento;
• Planos de Pagamento: deve ser informado o plano de pagamento;
• Série: permite buscar faturas por sua série;
• Nosso número/cheque: permite buscar faturas por número de cheque;
• Documento (NF): permite buscar faturas pelo número da nota fiscal.

Grupo de filtros para utilizar caso não saiba o número da fatura

Ao clicar em "Pesquisar", o sistema apresentará todas as faturas que se encaixam nos filtros configurados. Por padrão algumas informações exibidas serão fixas:

• Emissão;
• Fatura/Emp;
• NF/ Série;
• Parcela;
• Vencimento;
• Valor Fatura;
• Cliente/Fornecedor;
• Plano de Pagamento.

Listagem

Depois de selecionada as faturas desejadas, o usuário deve clicar no botão "Baixar Faturas Selecionadas" e será direcionado para a página Faturas marcadas para baixa onde o usuário poderá informar os seguintes dados: 

Faturas marcadas para baixa

• Nosso Número;
• Juros (R$);
• Desconto (R$);
• Custo Protesto (R$);
• Multa (R$);
• Vlr. Pago (R$);

Ao prosseguir o usuário será direcionado para a integração com o caixa, onde verá informar a contra débito, ou seja, a conta que irá receber o dinheiro e as datas de baixa e do lançamento na conta e o número do cheque, se necessário.

Integração com caixa

Ao prosseguir será confirmada a baixa e serão apresentadas algumas informações complementares, como Imprimir Borderô, Imprimir Cheque e Imprimir Cópia do Cheque.

Confirmação de baixa

Impressão do Borderô

Através do ícone  (Clique aqui para imprimir Borderô) serão apresentadas as informações da fatura. O borderô é utilizado como uma forma de consulta dos dados de pagamento das faturas baixadas, ao acessá-lo será possível gerar um arquivo em Excel das informações apresentadas.

Borderô

Borderô em Excel

Para realizar este procedimento basta informar o número da fatura, um motivo do estorno e a data do estorno para lançamento na contabilidade. O status da fatura também poderá ser alterado neste momento.

Estorno de fatura

Caso o usuário não saiba o número da fatura, poderá realizar a pesquisa abaixo, informando o cliente ou o nosso número.

Pesquisa de fatura

Após a confirmação, os dados do estorno e da fatura serão mostrados para conferência e confirmação da operação de estorno.

Conferência e confirmação de estorno

Permissão de Usuário

• A permissão de usuário "Previsão de fluxo de caixa" disponível em Administrativo > Usuários > Listar > Grupo "Tesouraria" > Subgrupo "Permissões Gerais para o Grupo Tesouraria" deve estar marcada.

Para gerar o relatório Fluxo de Caixa é necessário acessar Financeiro > Fluxo de Caixa, e definir os seguintes filtros:

Filtros

• Empresas: devem ser selecionadas uma ou mais empresas. Por padrão estará selecionada a empresa logada;
• Período: deve ser informado se o período demonstrado no relatório deve ser diário ou mensal.
  • Diário: o relatório demonstrará os valores de fluxo de caixa por dia do período selecionado;
  • Mensal: o relatório demonstrará os valores de fluxo de caixa por mês do período selecionado;
• Data Inicial: deve ser informado dia, mês e ano inicial para a busca;
• Data final: deve ser informado dia, mês e ano final para a busca;
• Contas: devem ser selecionadas uma ou mais contas para a geração do relatório, por padrão, todas serão apresentadas como selecionadas. Somente serão exibidas contas analíticas classificadas como Conta Fluxo;
• Tipo de Fluxo: deve ser selecionado o tipo de fluxo de caixa que o relatório apresentará.
  
  • Previsto: demonstra os valores de fluxo de caixa previsto, ou seja, os valores de faturas em aberto com vencimento no período selecionado;
  • Realizado: demonstra os valores de fluxo de caixa realizado, ou seja, os valores de faturas baixadas no período selecionado;
  • Previsto x Realizado: realiza um comparativo referente aos valores previstos e realizados;
• Visão: deve ser selecionada a forma de exibição do relatório.
  
  • Vertical: apresenta o relatório na vertical;
  • Horizontal: apresenta o relatório na horizontal;
• Considerar: 
  • Previsões de despesas não compensadas: quando marcado o relatório listará as despesas com data de vencimento dentro do período informado e que estão cadastradas em Tesouraria > Previsão de despesas. Esta opção somente estará disponível para as visões "Previsto" e "Previsto x Realizado";
    
  • Transferências: quando marcado o relatório considerará as transferências entre contas do período informado. Esta opção somente estará disponível para as visões "Realizado" e "Previsto x Realizado";
  • Utilizar previsão para dinheiro e débito: quando marcado habilita o campo "Porcentagem de Projeção", após informar a porcentagem os campos "Dinheiro" e "Cartão" passarão a apresentar valores relativos aos recebimentos considerando o percentual de projeção;
    • Porcentagem de Projeção: deve ser informado o percentual de projeção desejado referente aos valores de dinheiro e débito, ou seja, caso seja informado "10" o relatório apresentará o valor de dinheiro e débito do mesmo período do ano anterior com adicional de 10%, para informar percentuais negativos basta adicionar o sinal de menos (-) antes da porcentagem desejada.

Permissão de Usuário

A permissão de usuário "Conciliador Bancário" disponível em Administrativo > Usuários > Listar > Tesouraria deve estar marcada.

Obs.: ao marcar a permissão de usuário citada acima, o usuário terá acesso a toda a rotina de conciliação bancária, ou seja, através do conciliador o usuário poderá acessar o plano de contas, lançamento e baixa de faturas a receber e a pagar. Vale lembrar que cada uma dessas funcionalidades possuem suas próprias permissões, desta forma, se o usuário tiver apenas a permissão do conciliador, não poderá acessar essas funcionalidades individualmente. 

Ao acessar o Conciliador Bancário, em Financeiro > Conciliador Bancário, serão apresentadas as contas configuradas como "Bancárias" no plano de contas.

Conciliador bancário

No cabeçalho do conciliador bancário será possível realizar algumas ações, tais como: Seleção de Empresa, Upload de Extrato Bancário, Acessar Plano de Contas e Acessar Cadastro de Regras. Além disso, a listagem das contas bancárias permite: Acessar Conciliação, Acessar Relatório de Extrato Bancário e Editar Conta Contábil.

Cabeçalho

A seleção de empresa pode ser realizada para que a listagem apresente as contas bancárias de uma ou várias empresas. As empresas exibidas neste campo serão apenas as que o usuário tem permissão, e por padrão, estará selecionada a empresa logada.

Seleção de Empresas

Para conceder ou retirar a permissão do usuário em alguma empresa é necessário acessar Empresa > Segurança > Configurar usuário > Listar > Alteração dos dados cadastrais.

Para realizar o upload do extrato bancário é necessário selecionar o arquivo que deve estar salvo no computador. O sistema apresentará a logo do banco e as contas contábeis que não estão vinculadas a conta corrente do banco, o usuário deve selecionar a conta contábil desejada e clicar em "Salvar".

Upload de arquivo

Após importar o arquivo será apresentada a página do conciliador bancário.

Como Obter o Extrato Bancário

Para realizar o download do extrato bancário é necessário acessar a conta corrente (via Internet Banking) e realizar o download no formato "OFX".

Conciliação Automática

Após o upload do arquivo OFX, o sistema tentará realizar conciliações automáticas caso encontre lançamentos (Faturas e Transferências) correspondentes aos lançamentos verificados no extrato bancário.

Regras para a Conciliação Automática

O sistema realizará uma busca no Microvix ERP para encontrar faturas/lançamentos correspondentes aos lançamentos do extrato, considerando as seguintes regras:

1. Faturas em aberto: valor da fatura e data do vencimento igual ao valor do extrato;
2. Faturas baixadas: valor pago e data pagamento igual ao valor do extrato;
3. Lançamentos (transferências): data de emissão e valor igual ao do extrato.
   
   

Caso não encontre nenhuma fatura/transferência baseada na primeira regra para a conciliação automática, o sistema tentará aplicar as regras criadas pelo usuário (se houver, para mais informações clique aqui), para o lançamento em questão. Além disso, caso não seja encontrada fatura/lançamento baseada na primeira regra e não exista regra e/ou não se enquadrou em nenhuma regra do segundo item, o sistema buscará faturas/transferências para listar como sugestão.

Sugestões 

Caso o conciliador não consiga conciliar nenhuma fatura/transferência baseado-se nas regras acima, ele irá sugerir faturas/transferências que se assemelham ao lançamento bancário. O usuário poderá selecionar a sugestão e concilia-la manualmente com o extrato. Regras para as sugestões:

1. Faturas em aberto: valor do extrato deve estar entre valor da fatura com uma diferença de + ou - 0,10 centavos e a data do extrato deve estar entre data vencimento com uma diferença de + ou - dias;
2. Faturas baixadas: valor do extrato deve estar entre valor pago + 0,10 centavos e valor da fatura - 0,10 centavos e a data do extrato deve estar entre a data da baixa com uma diferença de + ou - dias;
3. Lançamentos (transferências): data de emissão e valor igual ao do extrato.
   
   

Observações Gerais:

Conciliação Automática:

Para conciliação automática deve existir apenas um lançamento do sistema idêntico ao lançamento do extrato, caso existam duas faturas/lançamentos a conciliação automática não será realizada (serão exibidas como sugestão).  Caso a fatura esteja em aberto e a conciliação automática aconteça, será efetuada a baixa automática da fatura. Além disso, para conciliação automática não deve existir dois lançamentos (fatura e transferência) com o mesmo valor.

Conciliação por Sugestão:

Caso o usuário selecione uma sugestão cuja fatura esteja baixada e possua a data da baixa e/ou o valor pago divergente, será realizado o estorno da baixa e baixada novamente com a data e o valor pago de acordo com o extrato.

Após importar o arquivo, o sistema realizará a conciliação automática (para mais informações vide item "Upload de Extrato Bancário") e em seguida apresentará a página de conciliação que é dividida em quatro partes: Cabeçalho, Lançamentos Importados,  Sugestão de Conciliação / Lançamentos Conciliados e Rodapé.

Página de Conciliação

Cabeçalho

O cabeçalho apresenta:

Cabeçalho

• Logo do banco: a logo será apresentada conforme extrato;
• Nomenclatura da conta bancária utilizada e número da conta corrente;
• Saldo da conta: saldo da conta contábil;
• Último Lançamento Importado: data do último lançamento importado;
• Conciliado: apresenta a porcentagem conciliada, tomando como base o total de lançamentos do extrato;
• Período: será apresentada a data que consta no extrato importado, podendo ser alterado manualmente. 

Caso seja informado um período, no cabeçalho, que não possui extrato será apresentado o seguinte alerta:

Sem extrato para o período

Lançamentos Importados

O grupo apresenta as seguintes informações referente aos lançamentos do extrato:

Lançamentos Importados

• Data: data do lançamento no extrato;
• Lançamento: descrição do lançamento;
• Situação: se a fatura está conciliada ou não, além disso, em algumas situações exibe um ícone informando que a fatura tem sugestão de conciliação.

Sugestão de conciliação / Lançamentos Conciliados

Quando não possuir sugestão de conciliação o sistema apresentará três alternativas ao usuário: Novo Lançamento, Buscar Lançamento e Excluir.

Listagem de Sugestões

As faturas listadas para sugestões de conciliação manual seguem as regras:

1. Lançamento aproximado pelo valor encontrado: serão sugeridas faturas com diferença de até 10% do valor do extrato, mas aproximando o valor em 10% para mais ou para menos

2. Lançamento aproximado pela data encontrada: serão sugeridas faturas com diferença de até 3 dias da data da baixa (no caso de faturas baixadas) ou da data de vencimento (no caso de faturas em aberto ou transferência), ou seja, Data + ou - 3 dias.

Na sugestão de conciliação serão apresentadas as seguintes colunas:

Sugestão de conciliação

• Data: será apresentada a data da baixa, quando a fatura estiver baixada e a data de vencimento, quando a fatura estiver em aberto;
• Fat/lanç: será apresentado o número da fatura;
• Valor: será apresentado o valor da fatura;
• Cliente/Fornec: será apresentado o cliente ou fornecedor da fatura, no caso de transferências esta informação não será apresentada;
• Info: ao selecionar esta opção serão apresentadas mais informações sobre este lançamento:
  • Tipo: se o lançamento em questão é fatura ou transferência;

  • Status: será apresentado o status da fatura, que pode ser baixada ou em aberto. No caso de transferência esta informação não será apresentada;

  • Data Emissão: será apresentada a data de emissão da fatura. No caso de transferência esta informação não será apresentada;

  • Nr. Doc.: será apresentado o número da nota fiscal que originou a fatura. No caso de transferência esta informação não será apresentada;

  • Empresa: será apresentada a empresa em que foi realizado o lançamento.

Caso o extrato importado tenha lançamentos dentro do período de proteção contábil, mesmo que o Microvix possua uma fatura correspondente ao lançamento, não haverá conciliação e será apresentado um alerta ao usuário. Neste caso deverá ser gerada uma nova fatura ou o usuário terá que realizar a alteração da data de proteção.

Alerta de proteção de lançamento contábil

Ao realizar a baixa de faturas através do conciliador bancário, o sistema utiliza a data do extrato como a data da baixa, sendo assim, se a data de lançamento da fatura for superior, será apresentado um erro.

Data da baixa inferior a data do lançamento

Rodapé

O rodapé disponibiliza algumas ações que auxiliarão na conciliação, como: Conciliar, Desconciliar, Nova Fatura a Pagar, Nova Fatura a Receber, Nova Transferência, Buscar Lançamento e Excluir.

Rodapé

Esta opção estará disponível apenas quando forem listadas sugestões de conciliação.

Conciliar

Sendo assim, ao selecionar a fatura que deve ser conciliada e selecionar esta opção ocorrerá a conciliação manual. Lembrando que a sugestão de conciliação segue as seguintes regras:

1. Lançamento aproximado pelo valor encontrado: serão sugeridas faturas com diferença de até 10% do valor do extrato, mas aproximando o valor em 10% para mais ou para menos

2. Lançamento aproximado pela data encontrada: serão sugeridas faturas com diferença de até 3 dias da data da baixa (no caso de faturas baixadas) ou da data de vencimento (no caso de faturas em aberto ou transferência), ou seja, Data + ou - 3 dias.

Para faturas com status "Faturadas" 

• Se a fatura possuir diferença de valor o conciliador estorna a baixa e seu lançamento contábil, e realiza uma nova baixa e lançamento contábil com o valor apresentado no extrato.
• Se a fatura possuir diferença de dias o conciliador altera a data de vencimento para a apresentada no extrato.

Para faturas com status "Em Aberto" 

• Se a fatura possuir diferença de valor o conciliador altera e realiza a baixa, essa diferença é apresentada nos relatórios que listam faturas como juros ou desconto, mas o lançamento contábil realizado é com o valor do extrato.
• Se a fatura possuir diferença de dias o conciliador altera a data da baixa para a apresentada no extrato.

Para os lançamentos conciliados, esta opção permitirá efetuar o desvínculo através do botão "Desconciliar". 

Desconciliar

Executando a Rotina

Na página de conciliação, basta selecionar um lançamento com o status "Conciliado" e clicar em "Desconciliar" disponível no rodapé da página. 

Desconciliar lançamento

Ao selecionar a opção "Desconciliar" será necessário confirmar a operação na mensagem exibida. 

• Não permitir mais conciliação automática para este lançamento: marcando esta opção, antes de confirmar a operação, será desabilitada a conciliação automática dos mesmos lançamentos cuja a desconciliação já foi realizada ao selecionar o período de busca de extrato;

Confirmar desconciliação

Impactos da Desconciliação

As conciliações ocasionarão um lançamento contábil e somente poderão ser desconciliadas desde que não estejam dentro do período de proteção contábil (disponível em: Empresa > Parâmetros Globais > Contabilidade, item "Proteção de lançamentos contábeis). 

As faturas baixadas através do ERP e conciliadas no Conciliador Bancário, ao serem desconciliadas por algum motivo não sofrerão alterações. No entanto, ao efetuar a baixa de uma fatura através do Conciliador Bancário, conciliá-la e depois desconciliá-la, a fatura voltará para o status "em aberto" e será realizado um lançamento de estorno. Além disso, faturas conciliadas com alteração de data ou valor, quando desconciliadas retornam ao status inicial.

Para transferências geradas no Conciliador Bancário, ao realizar a desconciliação, o lançamento contábil será excluído. Caso a operação faça parte de uma transação entre duas contas diferentes constantes no Conciliador, e em ambas, as transferências estejam conciliadas, ao realizar a desconciliação em uma delas o sistema exibirá um alerta solicitando que seja confirmada a ação.

Alerta

Ao selecionar a opção "Sim" a desconciliação ocorrerá nas duas contas e os lançamentos serão excluídos.

Regras exclusivas para estorno de faturas 

As faturas conciliadas e baixadas através do conciliador somente poderão ser estornadas por usuários com a permissão "Conciliação Bancária", desta forma, o lançamento do extrato ficará com o status "Não conciliado" e o lançamento contábil também será desfeito. Sempre que uma fatura for estornada, para que ela volte ao status "Conciliada" será necessário acessar a rotina novamente e realizar o vínculo com o lançamento. Para faturas lançadas diretamente no Conciliador, ao efetuar a desconciliação, ela será excluída. 

Para faturas conciliadas em lote não será possível realizar o estorno e o sistema exibirá a seguinte mensagem:

Alerta

Regras exclusivas para exclusão de transferência

As transferências poderão ser excluídas livremente pelo usuário, desta forma, o lançamento correspondente será desconciliado e os lançamentos contábeis também serão deletados. Para tanto, o usuário deverá possuir a permissão "Conciliação Bancária".

Lançamentos Contábeis

Os lançamentos contábeis das faturas lançadas no conciliador ou transferências não poderão ser alterados, ao acessar as rotinas abaixo e tentar alterá-los ou excluí-los, será exibida uma mensagem de alerta.

• Adm/financeiro > Contabilidade > Lançamento Contábil > Alteração de Lançamento;
• Adm/financeiro > Contabilidade > Relatórios > Livro Razão;
  
• Adm/financeiro > Tesouraria > Transferência.
  

Alerta

O botão "Nova Transferência" será apresentado para lançamentos a pagar e a receber que não estejam conciliados.

Nova fatura a Receber

A tela de lançamento apresentará os seguintes campos:

Transferência

• Data: apresentará a data importada do arquivo;

• Valor: apresentará o valor importado do arquivo;

• Histórico: deve ser informado um histórico contábil;

• Conta de Saída: deve ser informada uma conta de saída. Este campo ficará desabilitado quando o lançamento do extrato for negativo;

• Conta de Entrada: deve ser informada uma conta de entrada. Este campo ficará desabilitado quando o lançamento do extrato for positivo;

• Centro de custo: deve ser informado um centro de custo. Este campo é obrigatório quando o lançamento do extrato for positivo;

• Observação: permite inserir informações complementares.

Sempre que finalizada uma transferência será gerado um lançamento contábil com as contas selecionadas nos campos "Conta de Entrada" e "Conta de Saída". 

Exemplo: Transferência entre contas do banco Bradesco para o banco Itaú com o valor de R$ 500,00 (Valor está saindo da conta que está sendo conciliada).

Transferência/ Lançamento contábil:

Saída: (conta crédito): Bradesco - 500,00

Entrada: (conta débito): Itaú - 500,00

O botão "Nova Fatura a Receber" somente será apresentado ao selecionar um lançamento a receber que esteja desconciliado.

Nova fatura a Receber

A tela de lançamento apresentará os seguintes campos:

Fatura a Receber

• Data: apresentará a data importada do arquivo;

• Valor: apresentará o valor importado do arquivo;

• Cliente: deve ser informado o cliente da fatura;

• Observação: permite inserir informações complementares;
• Categoria: deve ser informada uma categoria financeira. Caso a categoria desejada não esteja previamente cadastrada, ao digitar uma nomenclatura será exibido um link de cadastro;
• Empresa: devem ser informadas as empresas nas quais devem ser realizados os lançamentos, por padrão, será apresentada a empresa logada;
• Documento: permite informar um número de nota fiscal, este dado é apenas de nível informativo;
• Série: permite informar uma série de nota fiscal, este dado é apenas de nível informativo;
• Histórico: deve ser informado um histórico contábil;
• Centro de Custo: deve ser informado o centro de custo;
• Conta Débito: deve ser preenchido com a conta débito;
• Conta Crédito: deve ser preenchido com a mesma conta contábil do banco e não será possível alteração.

Ao gerar a fatura, o sistema gera também os lançamentos contábeis correspondentes, baixa a fatura, gera os lançamentos contábeis da baixa e concilia automaticamente. Assim que gerada a fatura seu número passa a ser apresentado no quadro "Lançamentos Conciliados".

O botão "Nova Fatura a Pagar" somente será apresentado ao selecionar um lançamento a pagar que esteja desconciliado.

Nova fatura a pagar

A tela de lançamento apresentará os seguintes campos:

Fatura a Pagar

• Data: apresentará a data importada do arquivo;

• Valor: apresentará o valor importado do arquivo;

• Fornecedor: deve ser informado o fornecedor da fatura;
• Observação: permite inserir informações complementares;
• Categoria: deve ser informada uma categoria financeira. Caso a categoria desejada não esteja previamente cadastrada, ao digitar uma nomenclatura será exibido um link de cadastro;
• Empresa: devem ser informadas as empresas nas quais devem ser feitos os lançamentos. Por padrão, será apresentada a empresa logada;
• Documento: permite informar um número de nota fiscal, este dado é apenas para nível informativo;
• Série: permite informar uma série de nota fiscal, este dado é apenas para nível informativo;
• Histórico: deve ser informado um histórico contábil;
• Centro de Custo: deve ser informado o centro de custo;
• Conta Débito: deve ser preenchido com a conta débito;
• Conta Crédito: deve ser preenchido com a mesma conta contábil do banco e não será possível alteração.

Ao gerar a fatura, o sistema gera também os lançamentos contábeis correspondentes, baixa a fatura, gera os lançamentos contábeis da baixa e concilia automaticamente. Assim que gerada a fatura seu número passa a ser apresentado no quadro "Lançamentos Conciliados".

O botão "Buscar Lançamento" será apresentado para lançamentos a pagar e a receber que não estejam conciliados. O sistema identifica se o lançamento do extrato selecionado é negativo ou positivo e assim acondiciona a busca.

Buscar Lançamento

O botão "Excluir" somente será apresentado quando os lançamentos do extrato bancário estiverem desconciliados.

Excluir

Qualquer lançamento desconciliado poderá ser excluído. Caso algum lançamento tenha sido excluído por engano, basta realizar o upload do arquivo que o lançamento passará a ser exibido novamente.

• Data: deve ser informada a data desejada;
• Valor: deve ser informado o valor a ser transferido;
• Observação: permite inserir uma observação sobre a transferência, porém não é obrigatório;
  
• Histórico: deve ser informado um histórico;
  
• Conta de Saída: deve ser informada uma conta de saída;
• Conta de Entrada: deve ser informada uma conta de entrada;
  
• Centro de Custo: deve ser informado um centro de custo.

Transferência entre Contas

Ao realizar uma transferência uma mensagem de sucesso será exibida.

Mensagem de Sucesso

Será possível visualizar todas as transferências realizadas na Listagem de Transferências, abaixo dos campos de lançamentos. Através da coluna "Ações" será possível excluir ou alterar um lançamento.

Listagem de Transferências

Os lançamentos realizados poderão ser filtrados através do campo "Período", considerando o dia atual, os últimos 7 dias, os últimos 15 dias, os últimos 30 dias ou também uma data específica. Ao escolher filtrar as transferências por "Informar período" serão exibidos dois campos para que sejam incluídas as datas inicial e final da busca.

Informar pedido

Para excluir ou alterar uma transferência basta clicar no ícone  na coluna ações.

Ações

Ao clicar em "Alterar" todas as informações da transferência aparecerão no cadastro para que sejam modificadas e salvas. Ao clicar em excluir será exibida uma mensagem de alerta para que seja confirmada a exclusão.

Mensagem de Alerta