Visão de Faturas - Contas a Receber

Linx Microvix - Como emitir relatórios personalizados de Contas a Receber

Nesta visão, são exibidas as faturas do Contas a Receber, permitindo uma ampla gestão com as seguintes funcionalidades:

• Lançar fatura: Criar novas faturas diretamente na tela.
• Alterar: Editar as informações de uma fatura existente.
• Realizar baixa: Registrar o pagamento de uma fatura.
• Agrupar: Consolidar várias faturas em um único registro.
• Negociar: Ajustar condições de pagamento, como prazos ou valores.
• Excluir ou estornar: Apagar uma fatura ou reverter uma operação realizada.
• Inserir anotações e anexos: Adicionar observações ou arquivos relacionados à fatura.
• Exibir detalhes: Visualizar informações completas da fatura.

Além dessas, há outros recursos disponíveis para facilitar a gestão de recebíveis.

Acessando a Rotina

Para acessar essa rotina, vá ao menu Adm/Financeiro > Gestão Financeira. Na tela que se abrir, clique na aba Contas a Receber, localizada na parte superior.

Em seguida, selecione a sub aba FATURAS, conforme ilustrado na imagem abaixo.

Relatório de Faturas do Contas a Receber

Visualização das Colunas

Clicando no botão , a tela de Configuração de Visualização das Colunas será aberta, permitindo definir quais colunas aparecerão na listagem das faturas.

Para adicionar colunas, basta marcar os campos disponíveis à direita, e eles serão movidos para a lista à esquerda. Para remover uma coluna, clique no botão de retirar (x) ao lado dela, e ela voltará para a lista da direita. As colunas fixas, indicadas com o (x) desfocado, não podem ser removidas.

Também é possível alterar a ordem das colunas selecionadas, clicando e arrastando-as para cima ou para baixo. Elas serão exibidas na listagem na mesma ordem definida, da esquerda para a direita.

Tela de Configuração de Visualização das Colunas

Após definir as colunas necessárias para a visualização na listagem, clique no botão "Salvar".

Filtro de Busca

Para localizar as faturas, é necessário realizar os filtros, definindo o período e demais dados necessários. Para isso, clique no botão "Filtro', ou clique no cabeçalho da tabela, na área de dados da filtragem.

Detalhe dos locais para realizar busca dos dados

Após isso, será aberta a tela de Filtro de Faturas, com as abas: “Filtros” e “Gerenciar Filtros Adicionais".

Na aba "Filtros", a tela será aberta com os campos que vão auxiliar na busca das faturas necessárias, para a listagem.

Tela de Filtro de Faturas 

Por padrão, os campos disponíveis são:

• Grupos Empresariais: exibe os grupos empresariais da empresa, e ao selecionar um grupo empresarial, as empresas exibidas no filtro de Empresa serão limitadas às que pertencem ao(s) grupo(s) selecionado(s), mas caso o grupo empresarial não seja selecionado, o filtro de Empresa continuará funcionando normalmente.
  • A informação do grupo empresarial é obtida a partir do campo Grupo localizado em: Menu > Empresa > Dados da Empresa > Dados Adicionais. 
• Empresa(s): exibe as empresas referentes às faturas de contas a receber, onde é possível selecionar mais de uma empresa.

• Forma de pagamento: é possível filtrar as faturas pelas formas de pagamento de cada uma delas, podendo ainda selecionar mais de um tipo.

• Cliente: exibe o cliente referente às faturas de contas a receber, sendo possível realizar a busca pelo código do cliente, nome, CPF ou CNPJ.

• Situação Fatura: é possível buscar as faturas pela sua situação, sendo: “Em Aberto”, “Vencida” ou “Paga”.

• Visualizar somente faturas excluídas: ao marcar este campo, a busca trará somente as faturas que já foram excluídas, e então, as colunas "Status Fatura" e "Situação Fatura" ficarão apenas com tracinho "-", não tendo tendo a descrição dos status e das situações das faturas.

• Documento (NF): neste campo é possível buscar por faturas pelo número da Nota Fiscal.

• Código da Fatura: é possível buscar as faturas pelo código de uma ou mais faturas e neste caso, os outros campos são desconsiderados.

• Agrupar por: neste campo é possível agrupar as faturas, sendo as opções:  "Vencimento", "Forma Pagamento", "Cliente/Fornecedor", "Vendedor", "Centro de Custo", "Portador", "Empresa", "Conta Débito", "Histórico", "Data Baixa" e/ou "Grupo Empresarial".

  • Ao agrupar por "Data Baixa", serão filtradas apenas as faturas pagas. Caso o agrupamento de faturas seja selecionado, não será possível ordenar as colunas da listagem.

  • Ao agrupar por "Grupo Empresarial", o agrupamento seguirá os grupos empresariais escolhidos no filtro. Se nenhum grupo for selecionado no filtro, a tela apresentará todos os grupos disponíveis. 

 Em situações que a coluna Centro de Custo seja habilitada mas não contenha faturas agrupadas por Centro de Custo, caso a fatura em questão tenha rateio, será exibida na tela com um traço "-" ao invés do Centro de Custo. Então nestes casos, para verificar os Centros de Custos utilizados, selecione o filtro "Agrupar por" com a opção "Centro de Custo".

• Filtrar por: define o tipo de período que será realizada a busca, sendo as opções Data de Vencimento, Data de Lançamento, Data de Emissão ou Data de Baixa. Também é possível selecionar mais de uma data.

• Vencimento Início e Vencimento Fim: nestes campos é possível configurar o período que deseja buscar os dados com base no que foi definido no campo "Filtrar por". Ao lado também é possível selecionar e filtrar por datas pré-definidas clicando no ícone de calendário.

• Conta Débito e Histórico: é possível selecionar a conta débito cadastrada e o histórico ao qual a fatura pertence.

• Também é possível adicionar novos campos para a pesquisa a partir da aba Personalizar.

Para limpar todos os campos de uma só vez, basta clicar no botão "LIMPAR". Após configurar a combinação de filtros necessários, clique no botão FILTRAR. 

Gerenciar Filtros Adicionais

Nesta aba, é possível adicionar novos campos para filtragem conforme necessário. Para adicionar um campo, basta selecionar os campos disponíveis à direita e eles serão movidos para a lista à esquerda, prontos para serem usados na tela de filtragem.

Se desejar  remover um campo da lista, clique no botão de retirar (x) ao lado do campo selecionado, e ele será movido de volta para a lista à direita, não aparecendo mais na tela de filtragem.

Além disso, é possível alterar a ordem dos filtros selecionados na tela de filtragem. Para isso, clique e arraste o campo para cima ou para baixo, reorganizando a sequência na qual os filtros serão exibidos.

Tela de gerenciamento de filtros personalizados

Após selecionar os campos necessários, clique no botão "Salvar", e a tela de Filtro de Fatura sempre será aberta com todos os campos padrões e os novos campos que foram definidos.

Visões de Usuário

Ao lado do botão de "Filtros", existe um ícone de coração onde é possível favoritar a visão da tela de listagem, no qual as configurações de filtros e colunas selecionados serão salvos para que a listagem possa ser gerada e reutilizada mais rapidamente a qualquer momento.

Botão de Visões

Na aba de visões é possível selecionar três diferentes grupos:

• Privadas: somente quem criou a visão privada consegue visualizar, editar e excluir a visão;

• Públicas: todos que tem acesso ao Gestão Financeira podem visualizar, porém somente administradores poderão editar e excluir a visão pública;

• Modelos: todos que tem acesso ao Gestão Financeira podem visualizar a visão modelo; 

Para configurar uma visão da tela, primeiro é necessário selecionar as colunas desejadas clicando em COLUNAS, determinar os filtros clicando em FILTROS e aplicá-los. Posteriormente, acione o ícone de coração , para favoritar a visão da tela e clique no botão "+ Nova visão". 

Passos indicados para configurar uma visão

Ao clicar no botão "+ Nova Visão", abrirá a tela Nova Visão, onde será possível configurar o nome da visão, definir se esta será a visão padrão, definir se esta visão será pública ou não e caso seja uma visão pública é possível definir a permissão dos usuários que poderão editar e excluir esta visão criada.

Tela de criação da nova visão

Também é possível definir uma visão padrão, marcando o campo "VISÃO PADRÃO", que é a principal configuração de colunas e filtros que será apresentada sempre que a tela for aberta. Ou seja, caso já exista uma visão aplicada e definida como padrão a tela iniciará por esta visão padrão. E caso não seja aplicada nenhuma visão ou uma visão seja aplicada mas não selecionada como "visão padrão", a tela iniciará apresentando as colunas e filtros do seu último acesso. 

Após definir se esta visão será padrão e realizar os ajustes necessários, clique no botão "SALVAR", para confirmar.

Para aplicar uma visão determinada como favorita, basta selecionar visão desejada na lista de visões cadastradas, ou ainda realizar a busca pelo nome da visão, e clicar no botão "APLICAR VISÃO". 
Nesse momento, será exibida a tela de "Filtro de Faturas", para que os valores e filtros sejam alterados, caso necessário.

Após as confirmações, basta aplicar os filtros para visualizar a visão. 

Detalhe da visão selecionada para ser aplicada

Editar Visões

Para editar as visões cadastradas, basta clicar no ícone de lápis  ao lado de cada item da lista. É possível editar o "nome da visão", tornar a visão padrão clicando em "visão padrão", torná-la pública clicando em "tornar pública", editar as "colunas", "filtros" e "excluir" a visão selecionada.

Além disso, existe a possibilidade de administrar a visão clicando no ícone de grupo . Nessa ação, é possível realizar a gestão da visão e adicionar/selecionar usuários que terão a permissão para alterar a visão em questão.

Somente administradores de cada visão poderão editá-las e excluí-las. Ainda assim, aquele que não tiver permissão para editar pode tornar uma visão padrão e visualizar as colunas e filtros aplicados.

Detalhe do ícone de edição da visão

Listagem de Faturas

Após realizar a filtragem, por padrão, as faturas serão listadas na tela com os dados baseados na filtragem feita. Em cada linha, exibe uma fatura com todos os seus dados filtrados.

Listagem das faturas com base nos filtros realizados

Clicando na seta do checkbox de seleção, como mostra a imagem abaixo, é possível selecionar as faturas apenas da "Página atual", de "Todas as páginas" ou "Nenhuma".

Detalhe do campo com as opções de seleção

Na parte superior da listagem, fica um resumo dos filtros que estão sendo utilizados no momento. É possível clicar sobre ele, para abrir a janela de filtro de Fatura e realizar outra busca.

Resumo dos filtros da busca na parte de cima da listagem

Ordenação

Na listagem das faturas é possível ordenar os dados do relatório de acordo o campo escolhido. Para isso basta clicar sobre o cabeçalho da coluna desejada. Por exemplo, quando clicar sobre a cabeçalho da coluna Cliente/Fornecedor, a lista de faturas será ordenada em ordem alfabética, com base nos dados deste campo. Se for na coluna Valor, por exemplo, as faturas serão ordenada em ordem crescente ou decrescente com base nos valores desta coluna.

Cada vez que clica na mesma coluna, vai alternando entre ordem crescente e ordem decrescente .

Paginação

As faturas filtradas na busca não ficam todas listadas numa página só, são exibidas em blocos, por páginas. No canto inferior esquerdo há um controle de paginação, onde é possível definir a quantidade máxima de faturas que será listada em cada página, podendo ser 100, 200, 500 e 1.000 no máximo.

Ao lado será exibida a quantidade de faturas que foram encontradas, sendo distribuídas em páginas que podem ser selecionadas pelo número, ou clicando nas setas. 

Paginação das faturas

Totalizadores 

• Totalizador abaixo da listagem de faturas: Mostra a soma de cada coluna individualmente: "Valor", "Multa" e "Juros".
• Exibição condicional de colunas:
  • "Juros", "Multa", "Desconto" e "Protesto" só aparecem na listagem se houver valores preenchidos para elas.
  • "Valor Taxa Adm. Cartão" só é incluída no totalizador se houver faturas de cartão selecionadas que tenham esse valor.

 O totalizador pode ser exibido ou ocultado clicando nas opções “Ver totais” ou “Esconder totais”, localizadas abaixo da listagem.

Totalizador no rodapé da listagem

Além disso, clicando no ícone de informações , é possível conferir as condições do totalizador das colunas onde o "Total selecionado" é igual ao "Valor" + "Juros" + "Multa" - "Desconto" + "Protesto" - "Taxa adm. cartão".

Dados exibidos a partir do ícone de informações

Se não houver faturas selecionadas, o totalizador exibirá a soma referente às colunas citadas, de todas as faturas que estão exibidas na página atual da tela. Porém, se uma ou mais faturas forem selecionadas, o totalizador exibirá a quantidade de faturas que foram selecionadas e a somatória de apenas elas.

Legenda da Listagem

É possível saber a situação atual de cada fatura, observando a coluna "Situação Fatura", onde consta três situações possíveis: "Pagas", "Em aberto" e "Vencidas".

Estas mesmas informações são também informadas do lado esquerdo de cada fatura, onde é exibida uma barra com uma cor que se refere a atual situação de cada fatura, sendo: 

• Verde: Se refere às faturas que estão com situação "Pagas";

• Amarelo: Se refere às faturas que estão com situação "Em Aberto".

• Vermelho: Se refere às faturas que estão com situação "Vencidas";

Exemplo de cada fatura com uma cor relacionada à sua situação

Logo abaixo da listagem das faturas, existem os botões correspondentes, da legenda, informando o significado de cada cor.

Botões de legenda

Ao clicar em um dos botões, apenas aquelas faturas que estão com a situação relacionada ao botão que foi clicado, ficarão visíveis na listagem.

Só é possível selecionar um botão de cada vez, e então, ir alternando entre as situações das faturas. Para tirar a seleção de algum botão, basta clicar nele novamente, e a listagem voltará para a exibição mista, com todas as faturas que estão nas três situações citadas.

Histórico de Movimentações 

Nesta rotina existe uma opção onde é possível conferir o histórico das movimentações dentro do Gestão Financeira.

Ao clicar no botão "Histórico de Movimentações", será aberta uma tela contendo filtros de pesquisa e uma listagem de dados.

Filtros de Pesquisa disponível:

• Data de Movimentação: selecione a data desejada.
• Usuário: neste campo é possível escolher um ou mais usuários cadastrados.
• Código da Fatura: neste campo poderá informar uma ou mais faturas, conforme o desejado.
• Tipo de Ação: poderá selecionar uma ou mais das seguintes opções:
  • Lançamento
  • Baixa
  • Alteração
  • Agrupamento
  • Exclusão
  • Estorno
  • Renegociação
  • Inclusão de anotação
  • Inclusão de anexo

Após definir os filtros, clique em "Mostrar Resultados" e a tela exibirá os dados conforme os filtros selecionados.

As informações serão disponibilizadas através das colunas:

• Data/Hora: Data e hora da movimentação.
• Empresa: Empresa relacionada à movimentação.
• Fatura: ID/número da fatura.
• Usuário: Nome e ID do usuário responsável pela ação.
• Ação: Tipo de ação realizada (exemplo: lançamento, baixa, etc.).
• Descrição: Informações adicionais, como faturas agrupadas, anotações ou detalhes importantes sobre a movimentação.
  
  

Exemplo da tela de Histórico de Movimentações

Operações com Faturas

Nesta mesma tela, é possível realizar as operações necessárias para o controle de faturas, como, "Lançar",  "Alterar", "Baixar", fazer "Agrupamentos de fatura", "Excluir faturas" e adicionar "Anotações".

Botões de operações para as faturas

Para lançar uma nova fatura, basta clicar no botão "LANÇAR".

Já para utilizar as outras operações, será é necessário primeiro selecionar a(s) fatura(s) necessária(s), e então clicar no botão da operação adequada. Só é possível alterar uma fatura de cada vez. Selecione a fatura escolhida e clique no botão "ALTERAR". Para baixar faturas é possível selecionar mais de uma. Seleciona todas as faturas que serão baixadas e clique no botão "BAIXAR".

Ao clicar nos três pontinhos, para abrir mais opções,, listará as opções de "Agrupamento", "Excluir", "Anotações" e "Anexos.

Detalhe do item "Mais opções"

Do lado direito de cada fatura da listagem, tem o botão dos três pontinhos . Ao clicar sobre ele, abrirá outras operações complementares, como: "Detalhes da Fatura" e "Estorno".

Detalhe de operações complementares em cada fatura

Para mais informações sobre as operações com as Faturas a Receber clique nos links abaixo: