TREINAMENTO OPERADORA DE CAIXA

Aqui você vai encontrar:

Vamos realizar um manual completo de PRIMEIROS PASSOS para um operadora de caixa. Nesse documentos iremos reunir o que É PRECISO para um caixa realizar suas operações no seu dia a dia e trabalhar de forma efetiva e eficaz.

Conhecimentos IMPORTANTÍSSIMOS para o Operador de Caixa antes de abrir um caixa

1) Saber a diferença entre NFC-e, NF-e e SAT  

Modelo 65 – Nfc-e (mostrar a imagem do cupom fiscal): é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar operações de venda direta ao consumidor final em estabelecimentos comerciais. Veja como é o modelo:

Modelo 55 – NF-e (mostrar a imagem da nota fiscal eletrônica): é um documento fiscal digital utilizado para registrar operações de venda de mercadorias e prestação de serviços com abrangência nacional

Modelo 59 – SAT (mostrar a imagem do cupom SAT): é um equipamento usado para documentar as operações comerciais. Ele chegou para substituir o ECF – Emissor de Cupom Fiscal, gerando e autenticando as SAT CF-e, e enviando via internet as informações diretamente para a Secretaria da Fazenda.

O primeira coisa que o um caixa deve fazer é realizar a abertura do caixa.

Abertura do Caixa 

Para iniciar o processo de abertura do Caixa, siga os passos abaixo: 

1. Acesse o sistema Seta ERP na sua área de trabalho. 

2.Informe seu usuário e senha de acesso. 

3.Clique no botão "2- Caixa". 

4. Durante a abertura, verifique as seguintes informações: 

Funcionário: Este campo refere-se ao colaborador responsável pela abertura do Caixa. O nome registrado aqui será associado ao código e lote nas vendas, facilitando auditorias futuras.

Computador: Nome do computador cadastrado no Sistema Operacional.

Saldo Anterior: Valor informado no fechamento do dia anterior como "Troco Final". Se o valor estiver zerado, verifique se o nome de usuário do operador de caixa está correto. Certifique-se também de que não houve abertura e fechamento de outro caixa com valores zerados. Caso necessário, insira o valor no campo "Suprimento" referente ao fundo de caixa.

Competência: Data da abertura do caixa.

Suprimento: Este campo representa o valor inicial de troco a ser informado quando não for registrado "Troco Final" no dia anterior.

Essas verificações garantirão uma abertura de caixa precisa e facilitarão a rastreabilidade das operações. 

Realizar uma pré-venda no Seta

Se você precisar realizar uma Pré-venda, Consulte um dos materiais abaixo e depois dê continuidade no tópico 'Realizar uma Venda'

PRÉ-VENDA: Como Criar uma Pré-Venda no SetaERP.

PRÉ-VENDA: Como localizar uma Pré-Venda no SetaERP

PRÉ-VENDA: Pagamento da venda no pré-venda.

Realizar uma Venda no Seta

Depois que você entrar no Seta, Realizar a Abertura do Caixa, siga os passos abaixo:

Passo 1 - Informações do Vendedor 

Para iniciar o registro de uma venda, no Módulo Caixa acesse a aba "1. Início", caso utilize Pré-Venda basta inserir o número desta e dar continuidade. Do contrário informe o nome ou número de cadastro do Vendedor. 

Passo 2 - Informações do Cliente 

Para localizar o cadastro do cliente, na aba "2.Cliente", você pode digitar o nome do cliente, o número de CPF ou código do Seta. 

Caso esse cliente não possua cadastro, clique no botão "F5" do seu teclado  e será aberta a tela de "Cadastro simplificado de clientes", são campos obrigatórios dessa tela. 

1.Nome 

2.Vendedor 

3.Nascimento 

4.CPF/CNPJ 

5.Celular 

6.Status 

7.N do Calçado 

8.CEP 

9.Endereço

10. E-mail

Caso seu cliente faça aniversário naquela semana, você terá essa mensagem em tela, aproveite para parabenizá-lo. 

Passo 3 - Inserção de Produtos da Venda

Chegou o momento de inserir os produtos, para isso basta bipar ou digitar o código do item.  

Passos importantes dessa tela 

1. Escolha a forma de pagamento conforme a disponibilidade em sua tela: Á Vista, A Prazo.
2. Caso necessite excluir o item da venda clique no botão "Delete" do teclado.

Desconto no item 

Para que possa dar desconto na venda fora de uma promoção pode clicar duas vezes sobre o item e assim será possível informar o desconto pelo valor real ou de porcentagem. 

Informar mais de um vendedor 

Quando for preciso incluir mais de um vendedor na venda, nessa tela clique sobre o produto duas vezes e insira o código do vendedor no campo "Código do vendedor".  

Observação: Embora a venda total fique no nome do vendedor principal, cada item terá seu próprio vendedor.  

Informar em uma venda que item é um brinde. 

Por razões fiscais no Seta ERP o brinde fica com valor de R$0,01 para isso temos duas opções: 

1. Clique sobre o produto e na tecla "F6" do seu teclado.
2. Clique sobre o produto duas vezes e marque a opção de "De Brinde".

Informar em uma venda que item é um presente. 

Para informar que o item é um presente no Seta ERP temos outras duas opções: 

1. Clique sobre o produto e na tecla "F5" do seu teclado.
2. Clique sobre o produto duas vezes e marque a opção de "Presente"

Observação: ao lado do item você verá a cor verde indicando que é um presente. 

No final irá mostrar um comprovante para Troca Presente que pode entregue o presenteado ou ele pode trazer na loja para trocar outro produto 

Veja nosso manual para realizar uma venda de um produto para presente: VENDA: Vender um produto Para Presente no SetaERP

Informar Valor de Frete 

Se você precisa incluir um valor de cobrança de Frete, para um entrega seja na sua cidade ou outra ainda nessa tela de Produtos clique em “F3” do seu teclado e será habilitado o campo para informar o valor do frete da venda. 
 

Consulta de Preços 

Em qualquer tela do Seta ERP você pode fazer a consulta de um preço pelo atalho do teclado “Control+P”, nessa tela você terá opções como quantidade total de estoque e por grade de tamanho além do preço de venda. 

Pagamentos 

Sequencialmente na venda temos antes da sua finalização e emissão fiscal a aba “4. Pagamento”, nesta será informado como é feito a negociação dos valores da venda. Temos a opção de informar uma forma única de pagamento ou múltiplas formas. 

Forma única de Pagamento 

Para uma única forma de pagamento basta clicar na linha da forma de pagamento que será utilizada. 

Caso tenha sido selecionada a opção incorreta para corrigir clique “F5” do teclado ou na mensagem “Tecle F5 para zerar as formas de pagamento” e confirme na “Sim” na mensagem seguinte. 

Múltiplas Forma de Pagamento 

Para utilizar mais de uma forma de pagamento selecione a opção e digite o valor de cada opção seguido de “Enter” e faça o mesmo para as outras formas de pagamento. 

Crédito de terceiros  

A utilização de créditos de terceiro, se destina a quando um cliente detentor de um crédito de troca ou devolução permite que outra pessoa utilize esse crédito. 

Veja nosso link de documentação: Realizar uma Venda utilizando o crédito de terceiro no SetaERP

Realizar Troca de Item 

Veja o nosso material como realizar uma Troca: Realizar a troca zerada no SetaERP

Vale Presente 

Este recurso visa atender clientes que desejam presentear alguém, porém não querem levar uma mercadoria, neste manual você irá aprender como realizamos a venda do Vale Presente e sua utilização pela pessoa presenteada. 

Para fazer a venda do Vale Presente, no Módulo Caixa informe o Vendedor e o Cliente nas suas respectivas abas e na aba “3. Produto” clique no botão “Vale Presente” ou no símbolo “+” do teclado.  Informe o valor a ser utilizado e de sequência clicando em “Ok”. 

Material sobre o Vale Presente: Funcionalidade do Vale Presente no SetaERP

Estorno de uma venda ou lançamento 

Primeiro Acesse o SetaERP, entre com seu usuário e senha e entre no módulo Caixa. 

Para realizar Estornos no Caixa Fácil, é necessário clicar no ícone “Es” que fica no canto esquerdo da tela. 

Ou expandir o menu clicando nos 'três risquinhos' que fica no canto superior esquerdo da tela e depois clicar em Estornos, ou ainda, utilizar o atalho ALT + E. 

Será necessário encontrar a movimentação desejada na listagem, selecioná-la com um clique e clicar na primeira opção do lado esquerdo: Estornar. 

Observação: O estorno de emissões de NFCe e SAT são de 30 minutos após a venda e de NFe 24 horas, ambas determinações da SEFAZ. 

Lançar uma Sangria no caixa no SetaERP 

A sangria é utilizada quando é necessário retirar valores do caixa durante o dia, seja para depósitos, para enviar ao financeiro, entre outras situações. 

Realizar uma sangria é simples, para isso, siga os passos abaixo. 

Passo 01: Entre no sistema SetaERP e insira suas credenciais de usuário e senha. Em seguida, clique na opção "Módulo Caixa" e clique no botão Outros lançamentos ou pressione as teclas de atalho Alt + O. 

 Passo 02: No campo Operação, selecione a opção Sangria. 

 O campo Pessoa, Presenteado, item, Tipo Doc. Documento, Pix/Carteiras Dig, Crediário, Operadora, Bandeira, Autoriz/Par, Valor Crédito, Troco, CMC7, Cheque, Banco, Vencimento ficam desabilitados, pois não são necessários para esta operação. 

O campo Movimento fica bloqueado e a informação relacionado a ele fica padrão com o nome de: 'Saída'. 

Passo 03: No campo Descrição, adicione alguma informação que facilite a identificação desta sangria para o caso de futura conferência. 

Passo 04: No campo Conta Operação, defina qual a conta corrente que está cadastrado no sistema será selecionada para esta sangria. 

Passo 04: No campo Valor, informe o desejado (em Dinheiro, Cheque Pré ou Cheque Bom). 

Passo 05: Por fim, clique no botão F8-Ok  e realize a impressão do comprovante. 

Realizar uma reimpressão de um algum lançamento (sangria, adiantamento...) 

• Após realizar o Adiantamento, é possível Reimprimir o Comprovante. Para fazer isso, siga as etapas a seguir: 
• Na tela de Lançamento do Caixa, clique no menu lateral 'Reimpressão'. Isso abrirá uma nova tela contendo todos os lançamentos efetuados no dia. 

• Cada linha representa um lançamento, e as colunas (Lote, Hora, Operação, Pessoa, Valor) fornecem detalhes sobre cada movimento. 
• Selecione a opção que deseja reimprimir e clique no menu lateral 'Reimprimir'. 
• Isso abrirá a tela de Comprovante de Lançamento, onde você tem a opção de Imprimir, visualizar ou Sair da tela clicando na opção Cancelar. 

Resumo de desempenho de Vendas

Para fazer a consulta do total de vendas de um vendedor no SetaERP, siga os passos abaixo. 

Passo 01: Acesse o sistema SetaERP e, em seguida, clique no Módulo Caixa;  

Passo 02: Clique no botão Resumo de Desempenho, ou pressione as teclas de atalho Alt + R; 

Passo 03: Informe o usuário e senha, visto que, somente as pessoas que possuem esse programa liberado poderão visualizar suas informações; 

Passo 04: Após informar o usuário e senha, será aberta a tela Vendas por Vendedores; 

As informações não serão apresentadas por ranking, serão ordenadas alfabeticamente, sendo que, nesta tela, será possível visualizar o seguinte: 

• Vendedor: apresentará o nome do vendedor; 
• Total: irá trazer a soma de todas as movimentações realizadas; 
• Devoluções: trará a soma de todas as devoluções realizadas; 

• Líquido: apresentará o valor das vendas diminuindo o valor das devoluções; 
• Maior venda: irá mostrar o valor da maior venda realizada no período informado; 
• Vendas: irá mostrar a quantidade de vendas realizadas; 
• Vendidos: irá mostrar a quantidade de produtos vendidos em todas as vendas; 
• Devolvidos: irá mostrar a quantidade de produtos que foram devolvidos; 

• Vendas por hora: apresenta o valor das vendas realizadas a cada 8 horas (ex.: valor líquido / 8); 
• Vendas média: apresenta o ticket médio das vendas (ex.: valor líquido / clientes atendidos); 
• Pç/Venda: apresenta a média de peças por atendimento (ex.: vendidos / vendas); 
• Vale-presente: soma dos vale-presentes que foram vendidos. 
• Frete: Soma do valor do frete por vendedor. 

No final da tela, será apresentada a somatória dos lançamentos realizados naquele dia, caso necessário visualizar o valor das vendas realizadas no mês, basta alterar a informação no campo Data da Venda e clicar no botão Filtrar. 

É preciso ter permissão nas configurações globais para visualizar uma período de 30 dias ou mais, por exemplo. 

Para imprimir o relatório ou então visualizar por Ranking de Vendedores, clique no botão Desempenho Diário, onde apresentará o relatório abaixo, ordenado pelo melhor desempenho dos vendedores e as seguintes colunas com seus respectivos valores: Valor de Vendas, Total de Devoluções, Total Líquido, Maior Venda, Vendas por Hora (8 Hrs), Venda Média, Nº de Vendas, Nº de Peças, Nº de Devoluções, Nº de Peças Devolvidas, Média Peças por Venda, Vale Presente. Logo abaixo desse relatório tem o totalizador de cada coluna mencionada.  

Também será possível acessar esse relatório diretamente na tela de Vendas Baixadas, clicando no botão Resumo de Desempenho. 

Caso você tente acessar o Resumo de Desempenho mas seu usuário esteja sem acesso, converse com seu gerente para que ele realize as liberações de acesso. 

 Como realizar um fechamento no caixa 

Será aberta a tela para fechamento de caixa, onde iremos digitar os valores de conferência.  

Temos 3 formas de fechamento no Seta que são definidas a partir do menu na retaguarda > opção global > Financeiro > item automação do fechamento de caixa. 

1 - Sem automação   

2 - Automação Parcial 

3 - Automação total 

E por fim tem os relatórios de fechamento 

Agora vamos informar os campos do Fechamento do Caixa.  

No PDV, clique no menu lateral o botão 'Fechamento do Caixa'. 

Faça um Validação das informações de Abertura do Caixa, pois ficam bloqueadas, porém servem para confirmar se é o caixa correto para o fechamento. O campo código, funcionário, computador, saldo anterior, competência, suprimento. 

Logo abaixo tem os campos que devem ser informados pelo caixa e caso ele fez uma opção de automação e o próprio sistema informe os valores, mesmo assim o caixa deve realizar uma auditoria das informações fornecidas pelo sistema. 

No campo Dinheiro enviado para o Financeiro: É o dinheiro destinado para o financeiro da loja que geralmente será colocado no cofre da empresa ou conta bancária. 

No campo Soma das operações em Cartão: É a soma de todas a transações realizadas em cartão (débito e crédito) 

No campo Soma das operações em Cheque: É a soma de todas a transações realizadas em cheque 

No campo Dinheiro mantido no caixa para troco: É o valor mantido na gaveta do caixa que está realizando o fechamento e será usada pelo caixa do dia posterior. O caixa do outro dia irá começar com esse valor no campo 'Saldo Anterior'. 

Ainda há a opção Fechamento Parcial que permite você ter uma visualização prévia dos valores do fechamento, mas lembrando que só irá saber as informações consolidadas quando fechar realmente o caixa.

O campo anotações se trata das informações que são inseridas no menu do caixa => anotações do caixa. 

Ao término da conferência dos valores clique no botão ok. Será emitida uma mensagem de confirmação de fechamento se tudo estiver finalizado clique em sim. 

Relatórios de fechamento 

Após o fechamento será visualizado em tela um relatório com as entradas e saídas do caixa, no centro deste relatório uma mensagem com 3 possíveis opções: 

Confere para quando o resultado das entradas menos as saídas forem iguais. 

Faltou – Significa que temos mais valores no total de entradas subtraindo as saídas. 

Sobrou – Quando informamos mais valores no total de saída comparado com total de entrada.  

Este relatório nos mostra todas as operações de entradas no sistema na parte superior na cor preta, temos: 

Total de entrada – a soma de todos os valores que entraram no sistema. 

Saldo anterior – o fundo de caixa que abrimos o sistema. 

Recebimento de vendas – Os valores que recebemos das vendas e logo abaixo são apresentadas nas formas de pagamento: 

Cartões – Divididos por operadoras e bandeiras; 

Crediário – Recebimentos de prestações a prazo; 

Crédito do Cliente – Quando utilizamos crédito disponível do cliente e nas devoluções; 

Dinheiro – Vendas recebidas em espécie; 

Vale Presente – Trocas de vouchers de vales presentes; 

Em vermelho temos todas as saídas onde as formas de pagamento crediário, cartão, cheque, dinheiro, troco final e vale presente anulam as entradas de mesmo nome. 

Além das formas de pagamento, nesta parte do relatório irá constar os pagamentos efetuados no caixa e as sangrias se houverem. 

Ao final temos um valor líquido de dinheiro. 

Rolando a barra lateral iremos verificar um resumo de movimentação de venda brutas e líquidas além de algumas estatísticas deste caixa. 

No relatório de fechamento é possível clicar duas vezes e detalhar o lançamento para consultar e tirar alguma dúvida. 

Após conferir o relatório clique em imprimir e uma versão impressa na impressora térmica deste relatório será emitida. 

Uma dica que damos aos clientes, durante o dia tente emitir os documentos fiscais pendentes, pois ao finalizar o caixa o Seta tenta emitir estes documentos. 

Material para o Fechamento de Caixa: Fechamento de caixa